Automatisering af fakturaer

Har du nogensinde tænkt over, hvor meget tid du mister ved ikke at automatisere processer, som kunne gøres hurtigere og bedre af en maskine? Den administrative byrde er blevet en ineffektiv metode til at dræbe medarbejdere og virksomheder. Især er håndteringen af betalinger og fakturaer tidskrævende og kræver et automatiseret workflow. Manuel fakturabehandling begrænser din organisations evne til at opdage dobbeltbetalinger eller sene betalinger, hvilket kan føre til overbetaling. Automatiseret behandling af fakturaer betyder, at alle fakturaer automatisk kan gemmes, tildeles den rette arbejdsgang og sendes elektronisk til godkendelse - så din økonomi kan cirkulere uden afbrydelser, uanset hvor mange fakturaer du har.

Den manuelle faktureringsproces kan skabe mange problemer, som kan opsummeres omkring følgende fejl: 

• Arbejdsstyrke: Manuel fakturering kræver medarbejdere og menneskelige kræfter, som kunne have været brugt til en anden og mere effektiv opgave.
• Tidsstyring: fakturahåndtering og godkendelser Det tager tid.
• Overvågning af data: data skal indtastes manuelt, hvilket øger risikoen for fejlindtastninger og manglende eller forkerte kontaktoplysninger.
• Omkostninger: Dataproblemer kan give ekstra omkostninger og manglende indtægter.
• Mangel på klarhed: Manuel faktureringsproces fører til uklar fakturastatus og problemer med tekstvurdering. 

En indlysende løsning kan hjælpe med disse problemer. Denne artikel fokuserer på automatisering, og hvordan man udvikler en automatiseret faktureringsproces.

Opret fakturaer: Regnskabets indflydelse!

Forretningsprocesser og onlinebetalinger indebærer normalt papirfakturaer og omfattende administrative byrder. Uanset om du bruger papirfakturaer eller elektroniske fakturaer, kan alle dine fakturaer inddeles i to typer:

• Tilgodehavender og ubetalte fakturaer
• Indtægterne og virksomhedens økonomi

Debitorer til automatiseret fakturabehandling

Selv om små virksomheder og virksomhedsejere normalt arbejder med tilbud, er det almindeligt at sende fakturaer, når man har med B2B-professionelle at gøre. Fakturaer fungerer som betalingsanmodninger, repræsenterer det beløb, som kunden skal betale til virksomheden, og forklarer detaljerne i operationen, forfaldsdatoen og eventuelle gebyrer for forsinket betaling. Et faktureringssystem før betaling bruges normalt til at forbedre prognoser og dermed forbedre pengestrømmen.

I regnskabet repræsenterer fakturaen “tilgodehavender” for virksomheden og “gæld” for kunden. Fakturaen fungerer i bund og grund som en betalingsanmodning, der skal gennemføres inden for en bestemt periode (f.eks. 15 eller 30 dage). Forsinket betaling medfører bøder, og der gives normalt rabat til kunder, der betaler tidligt, hvilket får kunderne til at betale hurtigere. Men manuel routing af dokumenter kan føre til yderligere forsinkelser og endda Tabte fakturaer.

Modtagelse og betaling af automatiseret fakturabehandling

Kvitteringer bruges normalt til at garantere kunden, at transaktionen er foregået korrekt og uden problemer. På virksomhedssiden giver det mulighed for korrekt bogføring, registrering og bekræftelse af transaktionen. Kvitteringer er almindelige inden for flere brancher, f.eks. dagligvarebutikker eller online shopping.

Måder at automatisere opgaver i din fakturabehandling på

Der er flere måder at automatisere din faktureringsproces på og øge effektiviteten. Afhængigt af din virksomheds behov kan det være en god idé:

• Brug en alt-i-en-løsning som InvestGlass' løsning til automatisering af fakturaer,
• Brug et dedikeret automatiseringsværktøj, eller
• Stol på indbyggede integrationer og funktioner, der findes i nogle af de apps, du allerede bruger.

De mange forskellige metoder giver dig mulighed for at vælge den, der giver mest mening i forhold til din forretningsmodel og størrelse. Med dette i tankerne introducerer denne artikel seks måder at automatisere dit fakturahåndteringssystem på.

1. Indtastning af butiksdata til fakturabehandling

I løbet af salgsprocessen indsamler salgsteams normalt en stor mængde oplysninger om kunder, potentielle kunder og klienter. Disse oplysninger bruges derefter til at minimere andre teammedlemmers arbejde, f.eks. faktureringsmedarbejdere. Det er her automatisering og især CRM-software vil flytte ind. Salgsautomatisering via formularer flytter arbejdet til kunden i stedet for til medarbejderen. Desuden vil indsamling af data og betalingsdata i et CRM-system forhindre dobbeltindtastning ved at genbruge disse data på et senere tidspunkt i salgsprocessen. Automatisering af arbejdsgange Administrerer automatisk godkendelsesarbejdsgange og sender undtagelser til gennemgang, samtidig med at der opretholdes et dataspor over alle overdragelser mellem mennesker og automatisering. Målet er at reducere omkostninger og manuel dataindtastning med automatisk behandling af fakturaer. Et godt ERP-system bør omfatte automatisering af arbejdsgange for kreditorer. Betalingsbehandling og likviditetsstyring registreres sammen med rabatter for tidlig betaling. Kunstig intelligens kan også hjælpe med at scanne med optisk tegngenkendelse eller OCR-teknologi - machine learning AI.

En CRM er en software til styring af kunderelationer, der letter teamstyring, opgavestyring, kontaktstyring og fakturahåndtering.

Hvis du forbinder dit faktureringsværktøj direkte med dit CRM via API eller integration, sparer du værdifuld tid, da fakturahåndteringssystemet får direkte adgang til data fra CRM, og medarbejderne slipper for dobbeltindtastninger, når de opretter fakturaer.

Dette vil have en direkte indvirkning på tidsstyring, datastyring og korrekthed, da man undgår menneskelige fejl ved genkopiering/indtastning af data. 

2. Generer PDF og gem den til bogføring

Hjørnestenen i et effektivt fakturahåndteringssystem er at holde styr på dine økonomiske transaktioner, uanset om det er på papir eller elektronisk. Faktisk sikrer registrering betaling, sikker revision og gennemsigtighed. At have et klart overblik over dine tilgodehavender forbedrer:

• din evne til at sende opfølgninger og påmindelser,
• din lethed til at matche revisionskrav, og 
• din gennemsigtighed over for dine kunder og styrende organer.

Automatiseringssoftware gør alt dette for dig automatisk ved at gemme fakturaer i PDF-filer i de relevante mapper. Så kan du altid få adgang til de nødvendige oplysninger, uanset hvor du befinder dig.

Det er her, en komplet CRM bliver interessant, da softwaren kan gemme fakturaer i den relevante kontakt, som de hører til. Derudover gemmer den et revisionsspor i tilfælde af utilsigtet fjernelse eller sletning af fakturaer. 

InvestGlass' automatiseringsfunktion gør det muligt automatisk at generere PDF-filer fra fakturaer og gemme dem, hvor det er nødvendigt. Platformen kan også sende dem til en e-mailadresse eller portal til opbevaring eller til deling med kunder.

3. Automatiseret software til behandling af fakturaer

Både i integrerede løsninger og i tillægsløsninger er formularer en kernefunktion. De gør det nemt at indsende data og flytter nogle gange arbejdsbyrden over på kunden. Men når arbejdsbyrden flyttes, skal der lægges stor vægt på kundens oplevelse og engagement.

Udover at formularer normalt udfyldes af kunderne, giver de også andre fordele som konsistens, brugervenlighed og brugerdefineret design. Oplysninger om digitale formularer er direkte knyttet til CRM-systemet og kan nemt genbruges af dine medarbejdere, mens det brugerdefinerede design og den enkle dataindtastning vil holde kunden engageret.

Fra disse formularer kan der automatisk genereres fakturaer via en automatiseringsfunktion. De eneste obligatoriske oplysninger er:

• valutaen, som kan vælges som standard for at undgå problemer,
• forfaldsdatoen, som kan bestemmes ved indsendelse af den digitale formular, og
• fakturanummeret, som kan genereres tilfældigt.

Når disse oplysninger er udfyldt, genereres fakturaen, og den kan sendes til kunder eller potentielle kunder.

Tilbagevendende fakturaer

Ved hjælp af InvestGlass' automatiseringsmuligheder kan der oprettes tilbagevendende fakturaer til langtidskunder på periodisk basis, f.eks. hver måned. Det hjælper med at undgå fejl og at glemme at sende dem. Men det forhindrer også, at oplysningerne skal indtastes igen. Tidsperioden såvel som gentagelsen kan bestemmes manuelt for hver enkelt kunde. 

Denne automatisering har en vigtig effekt på regnskab og budgettering. Det har aldrig været så nemt at forudsige pengestrømmen og holde en sund pengestrøm.

4. Send automatisk e-mails 

At sende en faktura, når den er genereret, kan virke som en nem og ligetil opgave. Men der sker menneskelige fejl, og der skal tages højde for tidsforbruget.

Denne gentagne opgave kan nemt undgås og automatiseres ved at oprette og sende e-mails automatisk ved fakturagenerering. Dine medarbejdere kan automatisk generere og oprette en fakturabaseret e-mail med tilpassede variabler ved hjælp af kontaktoplysningerne. Men e-mailens brødtekst og emne skal stadig specificeres ved hjælp af en færdiglavet eller tilpasset skabelon.

Når e-mailen er sendt ved hjælp af oplysninger fra regnskabssoftwaren, vil den relationship manager, der har ansvaret for den relevante kontakt, modtage øjeblikkelige meddelelser.

5. Opsæt opgaver og påmindelser

E-mails sikrer, at nøjagtige fakturaer modtages hurtigt. Automatisering kan oprettes til at sende automatiske påmindelser for at undgå forsinkede betalinger. Når en betaling ikke er betalt, kan der sendes en automatisk påmindelse i stedet for manuelt at oprette og udføre et workflow for forsinket betaling.

Udover at sende automatiske påmindelser pr. e-mail til kunderne, kan påmindelser også sendes til virksomhedens medlemmer. Det giver dem mulighed for at tjekke med kunden, om alt er i orden hos dem.

Faktureringsopgaver kan også registreres automatisk ved fakturagenerering og afsluttes, når fakturaen er betalt. Administrationsopgaver og andre opgaver meddeles blot til medarbejderen.

Denne type automatisering er vigtig, da ubetalte fakturaer kan påvirke dit cash flow negativt.

Bonus: Det perfekte system til fakturahåndtering

Det ideelle fakturahåndteringssystem ville samle alle dine faktureringsværktøjer og salgsværktøjer generelt. CRM'er og alt-i-en-løsninger samler faktureringssystemer og salgsværktøjer. Markedsføring automatisering/datahåndtering, der tilbyder det bedste alternativ til virksomheder, der ønsker at automatisere deres fakturaer.

InvestGlass kan anvendes på hele din virksomhed og hjælpe med at overvåge dine medarbejderes præstationer via tidsregistrering. Dette er i stigende grad vigtigt for faktureringen, da responstiden kan vurderes og arbejdsgangen tilpasses.

Samtidig med at du forbedrer din fakturering, vil et CRM-system erstatte dine Google Sheets eller dit Google Spreadsheet, som du brugte til at sende fakturaer. Send fakturaer på en enkel måde, og tilføj forretningstips og rabatter, når det er nødvendigt.

Konklusion på løsning til automatisering af fakturaer

Automatisering af fakturaer er en vigtig del af regnskabsprocessen og behøver ikke at komme i vejen. Når alt kommer til alt, handler forretning om at levere tjenester og produkter til dine kunder. Vi håber, at disse tips vil hjælpe dig med at fokusere på det, der betyder mest. For at automatisere skal du holde øje med detaljer om, hvordan du kan arbejde uden om dit regnskab. InvestGlass tilbyder en skybaseret platform, der automatiserer arbejdsgange. Du kan opbygge tilpassede arbejdsgange, der passer til fakturahåndtering. Denne løsning vil hjælpe dit økonomiteam med at udføre vigtigere opgaver.

InvestGlass har en API til at forbinde til et andet regnskabssystem. Hvorfor? Fordi behandlingsworkflowet skal håndtere tilbagevendende fakturering og specifikke momselementer, som du måske allerede har med dit regnskabsteam.