Hvordan laver jeg en digital elektronisk signatur? En komplet guide til 2025
Overgangen til papirløse arbejdsgange har gjort elektroniske signaturer til et uundværligt værktøj for både virksomheder og enkeltpersoner. Fra underskrivelse af ansættelseskontrakter til indgåelse af forretningsaftaler er evnen til at skabe og anvende en digital elektronisk signatur blevet en grundlæggende færdighed i vores stadig mere forbundne verden. Denne omfattende guide fører dig gennem alt, hvad du har brug for at vide om oprettelse af digitale elektroniske signaturer, fra forståelse af de juridiske rammer til implementering af bedste praksis for sikkerhed.
Forståelse af elektroniske og digitale signaturer
Før vi dykker ned i oprettelsesprocessen, er det vigtigt at forstå, hvad elektroniske og digitale signaturer egentlig er. Selv om disse udtryk ofte bruges i flæng i daglig tale, repræsenterer de forskellige koncepter med forskellige tekniske implementeringer og sikkerhedsniveauer.
En elektronisk signatur (eller e-signatur) defineres af den amerikanske ESIGN-lov (Electronic Signatures in Global and National Commerce) som “en elektronisk lyd, et symbol eller en proces, der er knyttet til eller logisk forbundet med en kontrakt eller et andet dokument og udført eller vedtaget af en person med den hensigt at underskrive dokumentet”. [1] Sagt på en anden måde er en elektronisk signatur enhver elektronisk metode, der bruges til at angive accept af en aftale eller et dokument. Denne brede definition omfatter alt fra at klikke på en “I Agree”-knap på en hjemmeside til at tegne sin underskrift med fingeren på en tabletskærm.
En digital signatur repræsenterer derimod en specifik undergruppe af elektroniske signaturer, der anvender avanceret kryptografisk teknologi. Ifølge DocuSign er digitale signaturer “en specifik type elektronisk signatur baseret på en teknologi, der kaldes Public Key Infrastructure eller PKI.” [2] Denne teknologi bruger matematiske algoritmer til at skabe et unikt digitalt fingeraftryk, der verificerer både underskriverens identitet og dokumentets integritet. Hvis blot et enkelt tegn i et digitalt signeret dokument ændres efter underskrivelsen, bliver signaturen ugyldig, hvilket giver et sikkerhedsniveau, som standard elektroniske signaturer ikke kan matche.
De vigtigste forskelle mellem elektroniske og digitale signaturer
| Funktion | Elektronisk underskrift | Digital signatur |
| Definition | Enhver elektronisk lyd, symbol eller proces, der bruges til at underskrive | Specifik type, der bruger PKI-teknologi (Public Key Infrastructure) |
| Teknologi | Forskellige metoder, herunder indtastede navne, tegnede underskrifter, biometri | Kryptografiske algoritmer med digitale certifikater |
| Sikkerhedsniveau | Grundlæggende til moderat, afhængigt af implementering | Høj sikkerhed med kryptering og registrering af manipulation |
| Autentificering | Kan omfatte e-mailbekræftelse, IP-logning, adgangskoder | Verifikation af certifikatmyndighed (CA) med offentlige/private nøglepar |
| Dokumentets integritet | Begrænset registrering af sabotage | Automatisk ugyldiggørelse, hvis dokumentet ændres |
| Brugsscenarier | Interne dokumenter, rutinekontrakter, B2C-transaktioner | Juridisk bindende kontrakter, finansielle aftaler, regulerede industrier |
| Omkostninger | Generelt lavere eller gratis | Ofte højere på grund af certifikatkrav |
At forstå forskellen mellem disse to typer signaturer er afgørende for at vælge den rigtige løsning til dine behov. Følgende tabel skitserer de primære forskelle:
Valget mellem en elektronisk signatur og en digital signatur afhænger af dine specifikke krav. Til rutinemæssige forretningsdokumenter og interne godkendelser er en standard elektronisk signatur typisk tilstrækkelig. Men til vigtige transaktioner, dokumenter, der kræver streng overholdelse af lovgivningen, eller situationer, hvor dokumentintegritet er altafgørende, giver en digital signatur den ekstra sikkerhed og juridiske beskyttelse, der er nødvendig.
De juridiske rammer for elektroniske signaturer
Et af de mest almindelige spørgsmål om elektroniske signaturer drejer sig om deres juridiske gyldighed. Den gode nyhed er, at elektroniske signaturer er juridisk anerkendte og kan håndhæves i de fleste lande i verden, forudsat at visse betingelser er opfyldt.
Lovgivning i USA
I USA hviler det juridiske grundlag for elektroniske signaturer på to primære lovgivninger:
The Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act blev vedtaget af den føderale regering i 2000 for at lette elektronisk handel og give juridisk anerkendelse til elektroniske signaturer og optegnelser. Loven fastslår, at “en underskrift, kontrakt eller anden optegnelse i forbindelse med en sådan transaktion ikke må nægtes retsvirkning, gyldighed eller håndhævelse, udelukkende fordi den er i elektronisk form.” [3] Denne føderale lov gælder i hele landet og erstatter alle modstridende statslige love, hvilket skaber en ensartet standard i hele landet.
Uniform Electronic Transactions Act (UETA) udgør en supplerende ramme på delstatsniveau. UETA blev vedtaget i 1999 og er blevet vedtaget af 49 stater, District of Columbia, Puerto Rico og De Amerikanske Jomfruøer. [3] Selv om New York ikke har vedtaget UETA, har staten vedtaget lignende lovgivning gennem sin Electronic Signatures and Records Act (ESRA), som giver sammenlignelig juridisk anerkendelse af elektroniske signaturer.
Både ESIGN og UETA fastslår, at elektroniske underskrifter har samme juridiske vægt som traditionelle håndskrevne underskrifter, forudsat at alle parter giver samtykke til at drive forretning elektronisk, og at den elektroniske underskrift kan tilskrives den person, der har underskrevet.
International anerkendelse
Ud over USA nyder elektroniske signaturer udbredt juridisk anerkendelse globalt:
Den Europæiske Union opererer under eIDAS-forordningen (Electronic Identification and Trust Services), som trådte i kraft i 2016. Denne forordning etablerer en omfattende ramme for elektroniske signaturer i alle EU's medlemslande, sikrer anerkendelse på tværs af grænser og definerer tre niveauer af elektroniske signaturer: Simple Electronic Signatures (SES), Advanced Electronic Signatures (AES) og Qualified Electronic Signatures (QES). [4]
Canada anerkender elektroniske signaturer under Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), selvom de specifikke krav kan variere fra provins til provins. Australien giver juridisk anerkendelse gennem Electronic Transactions Act 1999, mens Indien etablerer det juridiske grundlag for elektroniske signaturer gennem Information Technology Act 2000. [4]
Krav til juridisk gyldighed
For at en elektronisk signatur skal være juridisk gyldig og kunne håndhæves, skal den typisk opfylde flere kriterier:
1. intention om at underskrive: Underskriveren skal tydeligt demonstrere sin intention om at underskrive dokumentet elektronisk, ofte gennem en eksplicit handling som at klikke på en “Underskriv”-knap eller tegne sin underskrift.
2. Samtykke til elektronisk handel: Alle involverede parter skal acceptere at gennemføre transaktionen elektronisk i stedet for at bruge papirdokumenter.
3. identitetsverifikation: Der skal være en pålidelig metode til at verificere underskriverens identitet for at sikre, at signaturen er legitim og kan tilskrives den rigtige person.
4. revisionsspor: Mange regler kræver, at der føres detaljerede optegnelser over signeringsprocessen, herunder tidsstempler, IP-adresser og alle handlinger, der udføres under signeringssessionen.
5. Opbevaring af dokumentation: Det underskrevne dokument skal opbevares i et format, der kan reproduceres nøjagtigt og tilgås af alle parter.
Dokumenter, der kan kræve traditionelle underskrifter
På trods af den brede accept af elektroniske signaturer kan visse typer dokumenter stadig kræve traditionelle “våde” underskrifter i nogle jurisdiktioner. Disse omfatter typisk:
-Testamenter, truster og kodiciler
-Retskendelser og officielle retsdokumenter
Adoptions- og skilsmissepapirer
-Meddelelser om opsigelse af forsyningstjenester
-Meddelelser om sundhed og sikkerhed
-Meddelelser om tilbagekaldelse af produkter
-Ejendomsskøder og pantebreve (i nogle stater)
-Visse fuldmagter
Undersøg altid de specifikke krav i din jurisdiktion, før du bruger elektroniske signaturer til disse typer dokumenter.
Sådan opretter du en digital elektronisk signatur: Trin-for-trin metoder
Det er mere ligetil at lave en digital elektronisk signatur, end du måske tror. Der findes flere tilgange, lige fra dedikerede e-signaturplatforme til indbyggede funktioner i almindelige softwareprogrammer. Lad os udforske de mest effektive metoder.
Metode 1: Brug af dedikerede e-signaturplatforme
Dedikerede elektroniske signaturplatforme tilbyder den mest omfattende og sikre løsning til oprettelse og administration af digitale signaturer. Disse tjenester giver robuste funktioner, herunder identitetsbekræftelse, revisionsspor, automatisering af arbejdsgange og overholdelse af forskellige juridiske standarder.
Adobe Acrobat Sign
Adobe Acrobat Sign (tidligere Adobe Sign) er en af de mest udbredte e-signaturløsninger, især for organisationer, der allerede bruger Adobe-produkter.
Oprettelse af en signatur i Adobe Acrobat:
1. Åbn dit dokument: Start Adobe Acrobat, og åbn den PDF-fil, du skal underskrive.
2. Få adgang til værktøjet Fill & Sign: Klik på ikonet “Sign” i værktøjslinjen, eller naviger til “Tools”, og vælg “Fill & Sign”.”
3. Opret din underskrift: Hvis det er første gang, du signerer, ser du panelet Signatur eller initialer med tre oprettelsesmuligheder:
-Type: Indtast dit navn i tekstfeltet, og vælg mellem flere signaturtyper. Du kan klikke på “Skift stil” for at se forskellige skrifttyper.
-Tegn: Brug din mus, trackpad eller touchscreen til at tegne din signatur direkte.
-Billede: Upload et foto eller en scanning af din håndskrevne underskrift.
4. Gem din underskrift: Marker afkrydsningsfeltet “Gem underskrift” for at gemme din underskrift sikkert i Adobe Document Cloud til fremtidig brug. [5]
5. Placer din underskrift: Klik på det sted i dokumentet, hvor du vil placere din underskrift. Du kan ændre størrelsen eller placeringen ved hjælp af feltværktøjslinjen.
6. udfyld og del: Gem det underskrevne dokument, og del det med andre parter via e-mail eller cloud storage.
Adobes Fill & Sign-værktøj giver dig også mulighed for at vælge din signaturfarve og giver mulighed for at tilføje initialer, tekst, flueben og andre formularelementer.
DocuSign
DocuSign er markedsleder inden for elektroniske signaturløsninger og er kendt for sin brugervenlige grænseflade og omfattende integrationsmuligheder med over 900 forretningsapplikationer.
Oprettelse af en signatur i DocuSign:
1. opret en konto: Opret en DocuSign-konto (gratis prøveversioner er tilgængelige).
2. Upload dit dokument: Klik på “Start”, og upload det dokument, du skal underskrive.
3. Tilføj modtagere: Indtast e-mailadresserne på alle parter, der skal underskrive dokumentet.
4. lav din underskrift: Når du bliver bedt om at underskrive, kan du gøre det:
-Skriv dit navn, og vælg en underskriftsstil
-Tegn din underskrift med musen eller touchskærmen
-Upload et billede af din signatur
5. Vedtag din signatur: Når din signatur er oprettet, gemmes den sikkert og kan genbruges i fremtidige dokumenter.
6. fuldfør underskrivningen: Sæt din underskrift i de angivne felter, og klik på “Finish” for at afslutte processen.
DocuSign tilbyder avancerede funktioner, herunder påmindelser om underskrifter, udløbsdatoer, kontrol af underskriftsordrer og detaljerede revisionsspor, der sporer alle handlinger, der udføres under underskriftsprocessen.
Metode 2: Oprettelse af signaturer i Microsoft Office
Microsoft Office-programmer har indbygget funktionalitet til at tilføje både signaturlinjer og digitale signaturer til dine dokumenter.
Microsoft Word
Tilføjelse af en signaturlinje:
1. Placer din markør: Klik der, hvor du ønsker, at signaturlinjen skal vises i dit dokument.
2. indsæt signaturlinjen: Gå til fanen “Indsæt”, klik på “Signaturlinje” i gruppen “Tekst”, og vælg “Microsoft Office Signaturlinje”.”
3. Konfigurer opsætningen af signaturen: I dialogboksen skal du indtaste oplysninger om underskriveren, herunder navn, titel og e-mailadresse. Du kan også tilføje instruktioner til underskriveren.
4. indsæt linjen: Klik på “OK” for at indsætte signaturlinjen i dit dokument.
Tilføjelse af en digital signatur:
For at få en kryptografisk sikker digital signatur i Word skal du bruge et digitalt certifikat fra en betroet certifikatmyndighed:
1. Få adgang til dokumentbeskyttelse: Gå til “Fil” > “Info” > “Beskyt dokument” > “Tilføj en digital signatur”.”
2. Vælg dit certifikat: Vælg dit digitale certifikat fra listen over tilgængelige certifikater.
3. Angiv et formål: Angiv årsagen til, at du underskriver dokumentet.
4. underskriv dokumentet: Klik på “Signer” for at anvende din digitale signatur. Dokumentet bliver markeret som endeligt og beskyttet mod yderligere redigering.
Microsoft Excel og PowerPoint
Processen for at tilføje digitale signaturer i Excel og PowerPoint er den samme som i Word:
1. naviger til “Filer” > “Info”
2. klik på “Beskyt projektmappe” (Excel) eller “Beskyt præsentation” (PowerPoint)
3. vælg “Tilføj en digital signatur”
4. Følg anvisningerne for at fuldføre signeringsprocessen
Metode 3: Signaturer til mobile enheder
Muligheden for at underskrive dokumenter på mobile enheder er blevet stadig vigtigere for fagfolk, der arbejder eksternt eller rejser ofte.
iOS og iPadOS
Apples mobile enheder har indbyggede signaturfunktioner via Markup-funktionen:
Brug af mail og markup:
1. åbn dokumentet: Modtag PDF'en via e-mail, og tryk for at åbne den.
2. få adgang til markering: Tryk på dokumentet, og tryk derefter på markup-ikonet (en pennespids i en cirkel).
3. Tilføj din signatur: Tryk på ikonet “+”, og vælg derefter “Signatur”.”
4. lav din underskrift: Tegn din underskrift på skærmen med din finger eller Apple Pencil. Signaturen gemmes automatisk til fremtidig brug.
5. placer og ændr størrelsen: Træk din signatur til den ønskede placering, og ændr størrelsen efter behov.
6. Gem og del: Tryk på “Færdig”, og del det underskrevne dokument.
Brug af Preview på Mac:
1. Åbn PDF'en i Preview
2. klik på knappen “Vis markeringsværktøjslinje”
3. klik på knappen “Underskriv”
4. lav din signatur ved hjælp af din trackpad, kamera eller iPhone/iPad
5. klik et sted i dokumentet for at placere din underskrift
Android-enheder
Android-brugere har flere muligheder for at oprette og anvende elektroniske signaturer:
Adobe Fill & Sign:
1. download appen: Installer Adobe Fill & Sign fra Google Play Store (gratis).
2. Åbn dit dokument: Tryk på “Vælg en fil”, og vælg den PDF, du skal underskrive.
3. Få adgang til signaturværktøjet: Tryk på penneikonet nederst på skærmen.
4. lav din underskrift: Vælg “Create Signature”, og tegn din signatur med fingeren.
5. Anvend og gem: Sæt din underskrift på dokumentet, og gem den underskrevne fil.
DocuSign Mobile:
DocuSign-mobilappen giver en komplet signeringsoplevelse på Android-enheder med de samme muligheder som desktop-versionen.
Metode 4: Gratis online signaturgeneratorer
Til lejlighedsvis brug, eller når du ikke ønsker at installere software, er gratis online signaturgeneratorer en hurtig løsning:
Populære gratis muligheder:
-SignWell: Tilbyder gratis elektroniske signaturer uden krav om konto til grundlæggende brug
-Signaturely: Giver en gratis online signaturgenerator med type- og tegnemuligheder
-Canva Signature Generator: Giver dig mulighed for at skabe stiliserede signaturer med forskellige skrifttyper
-BoldSign: Tilbyder 25 gratis signaturanmodninger pr. måned med ubegrænset selvsignering
Disse værktøjer fungerer typisk ved, at du kan skrive eller tegne din signatur og derefter downloade den som en billedfil, der kan indsættes i dokumenter.
Bedste sikkerhedspraksis for elektroniske signaturer
Selv om elektroniske signaturer er praktiske og effektive, er det vigtigt at implementere ordentlige sikkerhedsforanstaltninger for at sikre deres gyldighed og beskytte mod svindel.
Vælg en velrenommeret udbyder af e-signaturer
Vælg en e-signaturløsning, der overholder anerkendte sikkerhedsstandarder og -regler. Se efter udbydere, der overholder ISO 27001 (den internationale standard for styringssystemer for informationssikkerhed) og tilbyder certificeringer for overholdelse af relevante love som ESIGN, UETA og eIDAS. [4]
De vigtigste sikkerhedsfunktioner, du skal kigge efter, er
-Kryptering: Både in-transit (TLS/SSL) og at-rest (AES-256) kryptering for at beskytte dokumentindhold og signaturdata
-Revisionsspor: Omfattende logning af alle handlinger, herunder dokumentadgang, visninger og underskriftshændelser
-Multifaktor-godkendelse: Mulighed for 2FA eller andre stærke autentificeringsmetoder
-Registrering af manipulation: Teknologi, der identificerer eventuelle ændringer i dokumentet efter underskrivelsen.
-Sikker opbevaring: Beskyttet cloud-lagring med redundans og backup-funktioner
Implementer stærk autentificering
Identitetsbekræftelse er afgørende for at sikre, at den person, der underskriver et dokument, er den, vedkommende hævder at være. Forskellige autentificeringsmetoder giver forskellige niveauer af sikkerhed:
Grundlæggende godkendelse:
E-mail-bekræftelse (klik på et link, der sendes til underskriverens e-mail)
SMS-bekræftelse (indtastning af en kode sendt via sms)
-Adgangskoder (deles separat fra dokumentet)
Avanceret godkendelse:
-Vidensbaseret autentificering (besvarelse af personlige spørgsmål)
-ID-verifikation (upload af regeringsudstedt identifikation)
-Biometrisk godkendelse (fingeraftryk eller ansigtsgenkendelse)
-Digitale certifikater (PKI-baseret autentificering)
Vælg det godkendelsesniveau, der passer til dine dokumenters følsomhed og juridiske krav.
Oprethold omfattende revisionsspor
Et detaljeret revisionsspor tjener som bevis for underskriftsprocessen og kan være afgørende, hvis der nogensinde sættes spørgsmålstegn ved en underskrifts gyldighed. Din e-signaturløsning bør automatisk registrere:
-Hvornår dokumentet blev sendt og til hvem
-Når hver modtager har åbnet og set dokumentet
IP-adressen og enheden, der bruges til signering
-Det nøjagtige tidspunkt og dato for hver underskrift
-Alle anvendte autentificeringsmetoder
-Alle ændringer, der er foretaget i dokumentet
-Geografiske placeringsdata (hvis de er tilgængelige)
Sørg for, at revisionssporene er manipulationssikre og kan eksporteres til retssager, hvis det er nødvendigt.
Beskyt din digitale identitet
Behandl din elektroniske underskrift med samme omhu, som du ville give din håndskrevne underskrift:
-Del aldrig dine loginoplysninger eller private nøgler
-Brug stærke, unikke adgangskoder til e-signaturkonti
Aktivér to-faktor-autentificering, når det er muligt
-Log ud af delte enheder efter underskrivelse af dokumenter
-Gennemgå jævnligt din signeringsaktivitet for uautoriseret brug
-Hold dine digitale certifikater og private nøgler sikre
Oplys brugerne om sikkerhedstrusler
Menneskelige fejl er stadig en af de største sikkerhedsrisici. Uddan alle brugere i din organisation om:
-Phishing-angreb: Falske e-mails, der ser ud til at være signaturanmodninger, men er designet til at stjæle legitimationsoplysninger
-Social engineering: Manipulationstaktik, der bruges til at narre folk til at afsløre følsomme oplysninger
-Verifikation af dokumenter: Kontrollér altid ægtheden af signaturanmodninger, før du signerer.
-Mistænkelige anmodninger: Hvordan man identificerer og rapporterer potentielt falske signaturanmodninger
Sammenligning af populære e-signaturløsninger
Valget af den rigtige e-signaturplatform afhænger af dine specifikke behov, dit budget og dine tekniske krav. Her er en detaljeret sammenligning af de førende løsninger, der er tilgængelige i 2025:
| Platform | Bedst til | Startpris | Vigtige funktioner | Integrationer |
| DocuSign | Virksomheder og små og mellemstore virksomheder | $15/måned | Avancerede arbejdsgange, 900+ integrationer, mobilapps, API-adgang | Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace, SAP |
| Adobe Acrobat Sign | PDF-tunge arbejdsgange | $12,99/måned | Dyb PDF-integration, Adobes økosystem, masseudsendelse | Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Salesforce |
| PandaDoc | Salgsteams | $35/måned | Dokumentautomatisering, CRM-integration, analyse | HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho |
| SignNow | Budgetbevidste brugere | $8/måned | Rimelige priser, vigtige funktioner, mobile apps | Google Drive, Salesforce, Office 365 |
| HelloSign (Dropbox Sign) | Små virksomheder | $20/måned | Brugervenlig grænseflade, skabeloner, Dropbox-integration | Dropbox, Google Drive, Slack, HubSpot |
| SignWell | Lejlighedsvise brugere | Gratis niveau tilgængeligt | Enkel grænseflade, ubegrænset selvsignering på den gratis plan | Begrænsede integrationer |
| BoldSign | Virksomheder i vækst | Gratis (25 anmodninger/måned) | Skabeloner, branding, revisionsspor, compliance | Microsoft 365, Google Workspace, Zapier |
Overvejelser om funktioner
Når du evaluerer e-signaturplatforme, skal du overveje disse vigtige funktioner:
Automatisering af arbejdsgange: Muligheden for at skabe workflows til signering i flere trin med betinget logik og automatisk routing.
Håndtering af skabeloner: Færdigbyggede dokumentskabeloner, der kan genbruges med variable felter til forskellige underskrivere.
Masseafsendelse: Muligheden for at sende det samme dokument til flere modtagere på samme tid.
Tilpasning af branding: Mulighed for at tilføje dit firmalogo, farver og brugerdefinerede beskeder til signaturanmodninger.
Mobil tilgængelighed: Fuldt funktionelle mobilapps til iOS og Android, der giver de samme muligheder som desktopversioner.
API-adgang: Udviklervenlige API'er til integration af e-signaturfunktionalitet i dine egne applikationer.
Overensstemmelsescertificeringer: Bekræftelse af, at platformen lever op til branchespecifikke compliance-krav (HIPAA, GDPR, SOC 2 osv.).
Avancerede digitale signaturtyper
For organisationer, der opererer i stærkt regulerede brancher eller udfører transaktioner af høj værdi, er det vigtigt at forstå de forskellige niveauer af digitale signaturer.
Avancerede elektroniske signaturer (AES)
Avancerede elektroniske signaturer tilføjer krav om identitetsbekræftelse ud over grundlæggende elektroniske signaturer. I henhold til eIDAS-forordningen skal en AES være:
-Unikt knyttet til underskriveren
-I stand til at identificere underskriveren
-Oprettet ved hjælp af elektroniske signaturoprettelsesdata, som underskriveren kan bruge under deres egen kontrol
-Koblet til de signerede data på en sådan måde, at enhver efterfølgende ændring i dataene kan spores
AES bruges ofte til ansættelseskontrakter, bankdokumenter og situationer, der kræver moderat sikkerhed. Bevisbyrden for gyldighed ligger hos underskriveren i tilfælde af tvister. [2]
Kvalificerede elektroniske signaturer (QES)
Kvalificerede elektroniske signaturer repræsenterer det højeste sikkerhedsniveau for elektroniske signaturer under eIDAS. QES kræver:
-Identitetsbekræftelse ansigt til ansigt eller via video af en godkendt Trust Service Provider (TSP) eller Certificate Authority
-Et kvalificeret digitalt certifikat udstedt af en akkrediteret myndighed
En sikker enhed til oprettelse af signaturer (ofte et smartcard eller en USB-token)
To-faktor-autentificering ved hjælp af en unik PIN-kode
QES har samme juridiske vægt som håndskrevne underskrifter i alle EU's medlemslande og bruges til større forretningstransaktioner, kommercielle kontrakter, salgsaftaler og pantebreve. [2]
Blockchain-baserede signaturer
En ny teknologi inden for digital signatur involverer blockchain-teknologi, som giver:
-Uforanderlig registrering gennem distribueret hovedbogsteknologi
-Tidsstempling, der ikke kan ændres med tilbagevirkende kraft
-Decentral verifikation uden at være afhængig af en enkelt certifikatmyndighed
-Forbedret gennemsigtighed og reviderbarhed
Blockchain-baserede signaturer er endnu ikke udbredt, men de vinder indpas i brancher, der kræver maksimal gennemsigtighed og manipulationssikre optegnelser.
Almindelige brugsscenarier og brancheapplikationer
Elektroniske signaturer har ændret arbejdsgange i stort set alle brancher. Ved at forstå almindelige brugsscenarier kan du identificere muligheder for at implementere e-signaturer i dine egne arbejdsgange.
Erhverv og jura
-Kontrakter og aftaler: Salgskontrakter, partnerskabsaftaler, serviceaftaler
-Aftaler om hemmeligholdelse (NDA'er): Beskyttelse af fortrolige oplysninger
-Ansættelsesdokumenter: Tilbudsbreve, ansættelseskontrakter, onboarding-papirer
-Aftaler med leverandører: Indkøbsordrer, leverandørkontrakter, indkøbsdokumenter
Fast ejendom
-Lejeaftaler: Leje af bolig- og erhvervsejendomme
-Ejendomsadministration: Anmodninger om vedligeholdelse, ansøgninger fra lejere
-Oplysningsskemaer: Oplysning om ejendommens tilstand, oplysning om blymaling
-Afsluttende dokumenter: I jurisdiktioner, hvor elektroniske signaturer er tilladt
Sundhedspleje
-Formularer til patientsamtykke: Samtykke til behandling, HIPAA-tilladelse
-Udlevering af lægejournaler: Tilladelse til deling af oplysninger
-Godkendelse af recepter: Arbejdsgange for elektronisk ordination
-Forsikringsdokumentation: Erstatningsformularer, anmodninger om tilladelse
Finansielle tjenester
-Åbning af konti: Bankkonti, investeringskonti, kreditansøgninger
-Lånedokumenter: Personlige lån, erhvervslån, kreditlinjer
-Forsikringspolicer: Policeansøgninger, behandling af krav
-Investeringsaftaler: Rådgivningsaftaler, handelstilladelser
Menneskelige ressourcer
-Onboarding: Papirarbejde for nyansatte, skatteformularer, tilladelse til direkte indbetaling
-Præstationsstyring: Præstationsvurderinger, forbedringsplaner
-Tilmelding til fordele: Sundhedsforsikring, valg af pensionsordning
-Afslutningsdokumenter: Separationsaftaler, exit-papirer
Uddannelse
-Indskrivningsformularer: Registrering af studerende, kursusvalg
-Tilladelsessedler: Ekskursioner, aktiviteter, pressemeddelelser
-Dokumenter om økonomisk støtte: FAFSA, ansøgninger om stipendier
-Akademiske aftaler: Praktikaftaler, deltagelse i forskning
Fejlfinding af almindelige problemer
Selv med brugervenlige e-signaturplatforme kan du af og til støde på udfordringer. Her er løsninger på almindelige problemer:
Signaturen ser sløret eller pixeleret ud
Løsning: Når du laver en tegnet signatur, skal du bruge en inputenhed med høj opløsning og tegne langsomt for at få en bedre kvalitet. Når du uploader billeder, skal du sørge for, at din scannede underskrift er mindst 300 DPI og gemt i PNG-format med en gennemsigtig baggrund.
Modtagere kan ikke få adgang til dokumentet
Løsning: Tjek, at e-mailadressen er korrekt, og bed modtagerne om at tjekke deres spam-/junkfolder. Sørg for, at eventuelle adgangskoder eller autentificeringsoplysninger blev kommunikeret separat. Kontrollér, at dokumentlinket ikke er udløbet.
Underskrift gælder ikke for dokumentet
Løsning på problemet: Sørg for, at du bruger en kompatibel browser (Chrome, Firefox, Safari eller Edge anbefales). Ryd din browsers cache og cookies. Hvis du bruger en mobilenhed, skal du sørge for at have den nyeste version af appen installeret.
Dokument vises som ugyldigt efter underskrift
Løsning: Dette sker typisk med digitale signaturer, når dokumentet er blevet ændret efter underskrivelsen. Kontrollér, at der ikke er foretaget ændringer i dokumentet. Hvis du bruger PKI-baserede signaturer, skal du sikre dig, at dit digitale certifikat ikke er udløbet.
Compliance eller juridiske spørgsmål
Løsning: Hvis du er i tvivl om den juridiske gyldighed af en elektronisk signatur til en bestemt dokumenttype, skal du rådføre dig med en juridisk rådgiver, der er bekendt med lovgivningen i din jurisdiktion. Forskellige dokumenttyper og brancher kan have specifikke krav.
Fremtiden for digitale signaturer
Det elektroniske signaturlandskab fortsætter med at udvikle sig med nye teknologier og ændrede brugerforventninger. Flere tendenser former fremtiden for digitale signaturer:
Integration af kunstig intelligens
AI bliver integreret i e-signaturplatforme for at:
-Udtræk automatisk signaturfelter fra dokumenter
-Opdag potentiel svindel eller uregelmæssigheder i signeringsmønstre
-Tilbyde intelligent omdirigering af dokumenter baseret på indholdsanalyse
-Tilbyde forudsigelige analyser af underskriftsfrekvenser
Biometrisk autentificering
Avancerede biometriske metoder bliver mere og mere almindelige:
-Adfærdsbiometri, der analyserer skrivemønstre og musebevægelser
-Stemmegenkendelse til mundtligt samtykke
-Ansigtsgenkendelse integreret i underskriftsprocessen
-Kontinuerlig autentificering under hele signeringssessionen
Forbedrede mobile muligheder
Mobile first-design er ved at blive standard:
Optimerede grænseflader til smartphone-signering
Offline-signeringsfunktioner med senere synkronisering
-Integration med mobile tegnebogsteknologier
-Augmented reality-funktioner til dokumentgennemgang
Regulatorisk udvikling
De juridiske rammer fortsætter med at blive tilpasset:
-Harmonisering af internationale e-signaturstandarder
-Udvidet anerkendelse af elektroniske signaturer for tidligere udelukkede dokumenttyper
-Forbedret beskyttelse af privatlivets fred og krav om datasuverænitet
-Branchespecifikke regler for sundhedspleje, finansielle tjenester og offentlige myndigheder
Ofte stillede spørgsmål
1. Er elektroniske signaturer juridisk bindende?
Ja, elektroniske signaturer er juridisk bindende i de fleste lande, herunder USA (under ESIGN og UETA), EU (under eIDAS) og mange andre jurisdiktioner verden over. Visse dokumenttyper som testamenter og nogle ejendomstransaktioner kan dog stadig kræve traditionelle underskrifter nogle steder.
2. Hvad er forskellen på en elektronisk signatur og en digital signatur?
En elektronisk signatur er en bred betegnelse for enhver elektronisk underskriftsmetode, mens en digital signatur specifikt henviser til underskrifter, der er oprettet ved hjælp af PKI-teknologi (Public Key Infrastructure) med kryptografisk kryptering. Digitale signaturer giver højere sikkerhed og afsløring af manipulation end basale elektroniske signaturer.
3. Kan jeg oprette en elektronisk signatur gratis?
Ja, mange platforme tilbyder gratis muligheder for at oprette elektroniske signaturer. Adobe Acrobat Reader indeholder gratis Fill & Sign-funktionalitet, og tjenester som SignWell, BoldSign (25 anmodninger/måned) og Signaturely tilbyder gratis niveauer. De fleste operativsystemer har også indbyggede signaturfunktioner.
4. Hvordan kontrollerer jeg, at en elektronisk signatur er autentisk?
Autentiske elektroniske signaturer bør indeholde et revisionsspor, der viser, hvornår og hvordan dokumentet blev underskrevet, underskriverens identitetsbekræftelsesmetode, IP-adresse og tidsstempel. Digitale signaturer kan verificeres gennem certifikatvalidering, som kontrollerer signaturen i forhold til certifikatmyndighedens optegnelser.
5. Kan elektroniske signaturer forfalskes?
Intet system er helt immunt over for svindel, men korrekt implementerede elektroniske signaturer med stærk autentificering og revisionsspor er faktisk sværere at forfalske end håndskrevne signaturer. Funktioner som multifaktorgodkendelse, biometrisk verifikation og registrering af manipulation reducerer risikoen for svindel betydeligt.
6. Skal jeg bruge særlig software for at lave en digital signatur?
Ikke nødvendigvis. Der findes mange gratis muligheder, bl.a. Adobe Acrobat Reader, indbyggede funktioner i Microsoft Office og gratis online signaturgeneratorer. For avancerede funktioner og bedre sikkerhed tilbyder dedikerede e-signaturplatforme som DocuSign eller Adobe Sign mere omfattende løsninger.
7. Hvor lang tid tager det at lave en elektronisk signatur?
Det tager typisk mindre end et minut at oprette din første elektroniske signatur. Du skal blot skrive dit navn, tegne din underskrift eller uploade et billede. Når den er oprettet, gemmer de fleste platforme din underskrift, så du straks kan genbruge den i fremtidige dokumenter.
8. Er elektroniske signaturer sikre?
Når man bruger anerkendte e-signaturplatforme med passende sikkerhedsforanstaltninger (kryptering, godkendelse, revisionsspor), er elektroniske signaturer meget sikre - ofte mere sikre end papirunderskrifter. Se efter udbydere, der overholder ISO 27001 og relevante juridiske standarder.
9. Kan jeg bruge elektroniske signaturer til internationale kontrakter?
Ja, elektroniske signaturer er anerkendt i de fleste lande verden over. De specifikke krav og regler varierer dog fra jurisdiktion til jurisdiktion. For internationale kontrakter skal du sikre dig, at din e-signaturløsning overholder lovene i alle relevante lande, eller rådføre dig med en juridisk rådgiver.
10. Hvad sker der, hvis nogen bestrider min elektroniske underskrift?
Det er her, revisionsspor bliver afgørende. Et omfattende revisionsspor giver bevis for signeringsprocessen, herunder identitetsbekræftelse, tidsstempler, IP-adresser og anvendte godkendelsesmetoder. Denne dokumentation fungerer typisk som et stærkt bevis på signaturens gyldighed i retssager.
Konklusion
At skabe en digital elektronisk signatur er blevet en vigtig færdighed i vores stadig mere papirløse verden. Uanset om du underskriver en simpel aftale eller udfører en kompleks forretningskontrakt, sikrer en forståelse af de forskellige metoder, juridiske krav og bedste praksis for sikkerhed, at dine elektroniske signaturer er både gyldige og sikre.
Fra gratis indbyggede værktøjer til platforme i virksomhedsklassen - de muligheder, der findes i dag, gør det nemmere end nogensinde at skabe professionelle, juridisk bindende elektroniske signaturer. Ved at vælge den rigtige løsning til dine behov, implementere passende sikkerhedsforanstaltninger og holde dig orienteret om juridiske krav, kan du trygt tage elektroniske signaturer til dig og nyde godt af den effektivitet, de omkostningsbesparelser og den bekvemmelighed, de giver.
Efterhånden som teknologien fortsætter med at udvikle sig, vil elektroniske signaturer kun blive mere sofistikerede, sikre og en integreret del af den måde, vi driver forretning på. Ved at beherske de grundlæggende elementer i denne vejledning er du godt rustet til at drage fuld fordel af denne transformerende teknologi både nu og i fremtiden.
Referencer
[1] Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, 15 U.S.C. § 7001 et seq. (2000). https://www.law.cornell.edu/uscode/text/15/chapter-96
[2] DocuSign. (2024, 29. maj). Digital signatur vs. elektronisk signatur: Hvornår skal man bruge hver. https://www.docusign.com/blog/digital-signature-vs-electronic-signature
[3] Clio. (2025, 7. august). Elektroniske signaturer 101: Er de lovlige? https://www.clio.com/blog/are-electronic-signatures-legal/
[4] Acronis. (2024, 7. marts). Bedste praksis for e-signaturer: Juridisk bindende og sikker. https://www.acronis.com/en/blog/posts/best-practices-for-e-signature/
[5] Adobe. (n.d.). Online signaturgenerator: Opret en online-signatur. Hentet 15. oktober 2025, fra https://www.adobe.com/acrobat/guides/online-signature-generator.html