ما هي أهم 5 مزايا للتوقيعات الرقمية باستخدام أتمتة العمليات الآلية؟
مع الاعتماد المتزايد على الحلول الرقمية، أصبح الأمن السيبراني أولوية حاسمة بالنسبة للشركات في جميع أنحاء العالم، وقد أدت جائحة كوفيد-19 إلى تسريع التحول الرقمي، ولكنها أدت أيضاً إلى ارتفاع كبير في الجرائم الإلكترونية. على سبيل المثال، أبلغت المملكة المتحدة عن 24% زيادة في جرائم الاحتيال في السنة المنتهية في مارس 2021، بإجمالي 4.6 مليون حادثة. بالإضافة إلى ذلك، لاحظ مكتب التحقيقات الفيدرالي زيادة بمقدار أربعة أضعاف في شكاوى الجرائم الإلكترونية خلال الأشهر الأولى من الجائحة. مع تبني المؤسسات للرقمنة، فإن ضمان اتخاذ تدابير أمنية قوية - مثل التشفير والمصادقة متعددة العوامل والمراقبة المستمرة - أمر ضروري لحماية البيانات الحساسة والحفاظ على الثقة.
ما هي أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)؟
التشغيل الآلي للعمليات الروبوتية (RPA) هو استخدام برامج الكمبيوتر ‘الروبوتات’ للتعامل مع المهام الرقمية المتكررة القائمة على القواعد. على سبيل المثال ملء المعلومات نفسها في أماكن متعددة، أو إعادة إدخال البيانات، أو النسخ واللصق. نحن نجمع بين الأتمتة الآلية الآلية للعمليات الرقمية من InvestGlass والتوقيع الرقمي للحصول على كفاءة عملية لا مثيل لها. النماذج الرقمية ذاتية الإنجاز و العمليات الآلية ستسرّع من توقيعات المستندات.
تتصدر الفضائح المتعلقة بقضايا خصوصية البيانات الصفحات الأولى كل يوم. من سنودن إلى فيسبوك وواتساب، أصبح الأفراد أكثر تشككًا وحذرًا عند التعامل مع التكنولوجيا. دون الذهاب إلى أبعد من ديف إيجر في الدائرة, ، يمكن أن يوافق الجميع على مخاطر انتهاك خصوصية البيانات.
وبالتالي، يصبح الجدل الدائر حول التوقيعات الرقمية واضحًا وجليًا. في هذه المقالة، سنشرح في هذه المقالة ما هي التوقيعات الإلكترونية، وكيفية عمل تقنية التوقيعات الرقمية، وكيفية قبول التوقيعات الرقمية واستخدامها داخل منصة إدارة علاقات العملاء، ولا سيما InvestGlass وشركائنا في واجهة برمجة التطبيقات؛ لإثبات فوائد التوقيعات الإلكترونية والأمان الإضافي لاستخدام هذه التقنية.
ما هو التوقيع الإلكتروني الأفضل؟
يمكن التوقيعات الإلكترونية تتفوق على المستندات الورقية التوقيعات؟ في بيئتنا التي تزداد رقمنة أكثر من أي وقت مضى، ألقت الجائحة الحالية بظلالها على الشكوك حول جدوى الاجتماعات الشخصية والضغط من أجل إيجاد طرق للتعامل عن بُعد مع أي موقف تقريباً. ومن الواضح أن هذا ينطبق على التوقيعات.
ما هو التوقيع الإلكتروني؟ التوقيع الإلكتروني، أو التوقيع الرقمي، أو التوقيع الإلكتروني هو توقيع رقمي قانوني وسيلة لإعطاء الموافقة أو الموافقة على المستندات الرقمية والنماذج والاستبيانات والاستبيانات والاستطلاعات وما إلى ذلك. في مجتمعنا الرقمي، يمكن نظرياً أن تحل محل أي عملية توقيع وتبسيط عمليات البيع وجمع البيانات. ويوجد العديد من مزودي خدمات التوقيع الرقمي مثل DocuSign وGlobalSign وSignatys وConnective وSkribble وAdobe Sign وغيرها. تستند حلول التوقيع الإلكتروني على بنى تحتية تسمى البنية التحتية للمفتاح العام PKI. تقوم البنية التحتية للمفتاح العام بإعادة تجميع الشهادات الرقمية وتشفير مفتاح التوقيع العام اللازم لتوفير بيئة توقيع آمنة.
كيف تصبح مزود توقيع إلكتروني معترف به رسمياً؟ يوجد في سويسرا والاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة ومعظم الدول أو الحكومات سلطات ومؤسسات وأشخاص معتمدين يحكمون ويحكمون التوقيعات الإلكترونية وإمكانية تطبيقها. متطلبات الأمان متطلبة ويجب على مقدمي الخدمات الوفاء بها حتى يتمكنوا من تقديم شهادات توقيع ملزمة قانونًا. في أوروبا، الاتحاد الأوروبي eIDAS يصور التنظيم قاعدة التحقق من الصحة.
أهم 5 فوائد للتوقيع الرقمي؟
1 - الكفاءة/السرعة
أولاً وقبل كل شيء، فإن توقيع المستندات رقميًا لا يعادل الورق فيما يتعلق بإدارة الوقت وسهولة الاستخدام. أثناء عملية البيع، يجب جمع العديد من التوقيعات من مجموعة من الأفراد المختلفين. يمكن أن يؤدي العبء الإداري إلى إعاقة عملية البيع، وأحيانًا إلغاء الاتفاقية تمامًا. في الواقع، إلى جانب توقيعك وتوقيع الطرف الآخر، قد يُطلب من المتعاونين وكبار المديرين التوقيع مما يطيل العملية. قد يكون استخدام التوقيعات الإلكترونية في عملك هو الحل الموفر للتكاليف الذي يصنع الفارق. الوقت هو المال!
2 - تجربة المستخدم
الميزة الثانية التي لا يتم التقليل من شأنها هي تعزيز تجربة المستخدم: لم يكن توقيع المستندات بهذه السهولة من قبل. فقد تم تبسيط عملية الطباعة والتوقيع والمسح الضوئي لإعادة إرسال المستند نفسه إلى فتح طلب توقيع بالبريد الإلكتروني. تستغرق العملية بأكملها أقل من دقيقتين.
بالإضافة إلى ذلك، فإن واجهة المستخدم قابلة للتخصيص والتخصيص مع علامتك التجارية وألوانك مما يتيح لك تخصيص تجربة عميلك.
3 - الامتثال القانوني
ثالثًا، تجسّد تقنية التوقيع الرقمي لوائح واضحة مثل eIDAS للاتحاد الأوروبي. وتضع هذه القواعد الملزمة أسساً واضحة لمقدمي التوقيعات الرقمية وتوفر النزاهة في حالة النزاع القانوني.
وعلاوة على ذلك، تتطلب المصداقية تحديد الهوية من خلال توثيق عاملين أو حتى التحقق من الهوية.
4 - الأمن
رابعا، كما ذكرنا للتو، يوفر عاملا التوثيق والتحقق من الهوية عاملين اثنين من عوامل التوثيق والتحقق من الهوية مستوى عال من الأمان فيما يتعلق بإمكانيات الوصول إلى المستندات والتوقيع عليها. هذه الحقيقة هي في الواقع أهم حجة مضادة للأشخاص الذين يشتكون من مسألة خصوصية البيانات الخاصة بالتوقيعات الإلكترونية. في الواقع، كيف يكون استلام المستند عبر البريد الإلكتروني ثم طباعته أكثر أماناً؟ بالإضافة إلى ذلك، حتى في حالات الاختراقات الأمنية، فإن تشفير البيانات يجعل من الصعب استخراجها. ويضمن هذا التشفير أيضاً عدم تمكن أي شخص من تعديل المستند بعد التوقيع، مما يعني عدم وجود خطر من قيام شخص ما بإضافة صفحة جديدة أو إزالة صفحة من الاتفاقية.
إذا لم يكن هذا كافياً، فإن المصادقة الثنائية - المصادقة الثنائية - تضمن عدم تمكن أي شخص من نسخ توقيعك أو تزويره واستخدامه في سياق آخر.
فيما يتعلق بخيارات النشر، فإن معظم مزودي خدمات التوقيع الرقمي يستخدمون تكوين SAAS؛ ومع ذلك، فإن النشر في مكان العمل هو اتجاه متزايد ويمكننا أن نتوقع أن يقوم جميع المزودين بتمكين مثل هذا الخيار في المستقبل القريب.
5 - انخفاض تكاليف المعاملات
وأخيراً، يمكن لأتمتة عملية التوقيع الإلكتروني أن تخفف من الآثار المالية المترتبة على الأخطاء البشرية، مثل أخطاء التوقيع أو فقدان المستندات، وهي أخطاء تبطئ العملية وتسبب مشاكل في النفقات إذا لم يتم اكتشافها. تضمن التوقيعات الإلكترونية أن كل شيء على ما يرام، مما يحول دون إصلاح المشاكل والنفقات المرتبطة بها. وبالتركيز على النفقات، فإن تراكم التوفير في النفقات على الورق والمسح الضوئي والنسخ والبريد والطرود وما إلى ذلك يبدو ضئيلاً ولكنه يصل إلى وفورات كبيرة.
تعتبر عملية التوقيع الرقمي أكثر كفاءة وودية وأكثر امتثالاً من توقيع المستندات الورقية العادية. وعلاوة على ذلك، فإن التعزيز الأمني الذي توفره هذه الأدوات الإلكترونية بالإضافة إلى انخفاض تكاليف العمالة والتكاليف المادية التي تنطوي عليها هي المزايا الرئيسية للتوقيعات الإلكترونية.
أتمتة عملية التوقيع الرقمي
إنفست جلاس هي شركة سويسرية متخصصة في إدارة علاقات العملاء، وتجمع بين نظام إدارة علاقات العملاء، وبوابة العميل التهيئة الرقمية الأدوات. توفر المنصة شريكين للتوقيع الرقمي: Signatys و Connective. ولاستخدام نظام التوقيع الإلكتروني الذي تختاره، يُرجى الاتصال بفريق عمل منصة InvestGlass لتفعيل هذه الميزة.
كيف يمكنك استخدام التوقيعات الرقمية مع InvestGlass؟ هناك طريقتان:
1. إطلاق توقيع رقمي يدويًا
2. التوقيع الإلكتروني الآلي - إنه أتمتة العمليات الروبوتية
إطلاق توقيع رقمي يدوياً
داخل منصة InvestGlass، يمكنك حفظ مستنداتك أو مستنداتك المتعلقة بالعملاء المحتملين والعملاء أو حتى المستندات المتعلقة بأشياء مثل الأوراق المالية أو الحسابات. ومن هذه المستندات بصيغة pdf أو حزم المستندات هذه، يمكنك طلب توقيعات رقمية يدويًا من جهات الاتصال الخاصة بك أو جهات الاتصال ذات الصلة.
نوع آخر من المستندات التي قد تتطلب تحديد الهوية والتوثيق هو النماذج والاستطلاعات. تستخدم شركة InvestGlass مفهوم النماذج لأسباب عديدة تتراوح من معالجة "اعرف عميلك" إلى مقترحات الاستثمار، ومن جمع العملاء المحتملين إلى استطلاعات محددة. قد تحتاج الإجابات من النماذج إلى التوقيع عليها لإثبات الهوية وسلامة المستندات. لذلك، بمجرد إرسال النموذج، يمكنك تشغيل عملية التوقيع الرقمي يدويًا؛ ومع ذلك، يمكن أيضًا أتمتة هذه العملية.
أتمتة العمليات الآلية والتوقيع الإلكتروني
يمكن طلب أي مستند يدوياً للتوقيع عليه. ومع ذلك, الأتمتة ممكنة عند إرسال النموذج الرقمي. لذلك، وفقًا للقاعدة المحددة، يتم إرسال طلبات التوقيع الرقمي تلقائيًا عند إرسال النموذج. يجب استيفاء شرطين: يجب أن تحتوي بيانات جهة الاتصال على عنوان بريد إلكتروني صالح ورقم هاتف صالح. بدون هذين الشرطين الأساسيين، لن تتمكن الخوارزمية من إطلاق العملية. لا يمكن تأكيد المفتاح الخاص للتوقيع الرقمي إلا باستخدام مصادقة ذات عاملين فقط، مما يتطلب عنوان بريد إلكتروني ورقم هاتف.
بمجرد بدء العملية، ستتلقى جهات الاتصال المعنية رسالة بريد إلكتروني تطلب التوقيع الإلكتروني على مستندات أو عقود محددة. ولأول مرة ستنشئ منصة رقمية توقيعك بهويتك. بعد إعداد التوقيع، سيرسل لك مزود خدمة الثقة رمز تأكيد عبر رسالة، مما يزيد من مستويات الأمان.
لا تحاول، لنفعلها!
تخضع التوقيعات الإلكترونية للوائح صارمة ومتطورة باستمرار تضعها سلطة التصديق. هذا التحسين الأمني يعيق المخاطر التي تهدد خصوصية البيانات ويوفر بعض المزايا التي لا يمكن التشكيك فيها مقارنة بالتوقيعات الورقية العادية. وتعتبر هذه الطريقة الجديدة للتوقيع عصرية بشكل خاص مع استقرار الجائحة وتصبح هي الوضع الطبيعي الجديد.
إذا كنت لا تزال مترددًا - وهو ما تفعله الشركات في البداية - فنحن نقدم أيضًا خدمة مختلطة تمزج بين الشكل الورقي والرقمي في نفس عملية الموافقة - لضمان استمرارية الأعمال أثناء عملية التحول الرقمي.
بشكل افتراضي، يوفر لك InvestGlass شريكين في التوقيع الإلكتروني, موصولة و Signatys، والتي لها اختلافات محددة. من حيث الدعم، لا تتردد للتواصل مع فريقنا عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف وسنقوم بكل سرور بالإجابة على جميع أسئلتك ومساعدتك في اتخاذ القرار بشأن أفضل الحلول وفقاً لاحتياجاتك.
ابدأ مع تجربة InvestGlass التجريبية اليوم!
الأسئلة الشائعة حول التوقيعات الرقمية
1. ما هو التوقيع الرقمي؟
التوقيع الرقمي هو طريقة آمنة وملزمة قانوناً لتوقيع المستندات عبر الإنترنت. فهو يضمن المصداقية والسلامة والامتثال دون الحاجة إلى الطباعة أو المسح الضوئي.
2. هل توقيعات InvestGlass الرقمية معترف بها قانونيًا؟
نعم، فهي تتوافق مع eIDAS الاتحاد الأوروبي, زيرتيس السويسرية, وقوانين التوقيع الإلكتروني الأمريكية، مما يجعلها صالحة قانونيًا في جميع أنحاء العالم.
3. كيف تضمن شركة InvestGlass أمان التوقيع؟
المستندات محمية بـ التشفير والمصادقة الثنائية والتحقق من الهوية, ومنع التلاعب والاحتيال.
4. ما هو مزودو التوقيعات الذين تتكامل معهم InvestGlass؟
تتعاون شركة إنفست جلاس مع التوقيعات و موصولة, مما يمنحك خيارات آمنة ومتوافقة ومرنة.
5. هل يمكنني أتمتة عملية التوقيع؟
نعم. يمكن تشغيل التوقيعات الرقمية تلقائيًا بعد إرسال النماذج أو خطوات التأهيل باستخدام أتمتة عمليات أتمتة عمليات الأتمتة في InvestGlass.
6. ما هي الفوائد الرئيسية لاستخدام التوقيعات الرقمية؟
فهي توفر الوقت، وتقلل التكاليف، وتحسن تجربة المستخدم، وتضمن الامتثال، وتوفر أمانًا أقوى من التوقيعات الورقية التقليدية.
7. هل لا يزال بإمكاني استخدام التوقيعات الورقية مع InvestGlass؟
نعم. بالنسبة للشركات التي تمر بمرحلة انتقالية، تدعم شركة InvestGlass تدفقات العمل المختلطة الجمع بين التوقيعات الورقية والرقمية.
8. هل العملية سهلة للعملاء؟
بكل تأكيد. يتلقى العملاء طلباً بسيطاً عبر البريد الإلكتروني، وينقرون للتوقيع بشكل آمن، وتكتمل العملية في أقل من دقيقتين.
9. هل يمكنني تخصيص تجربة التوقيع؟
نعم. يمكنك تخصيص واجهة التوقيع مع ألوان العلامة التجارية والشعار, خلق تجربة سلسة للعملاء.
10. كيف أبدأ باستخدام توقيعات InvestGlass الرقمية؟
تواصل مع فريق عمل InvestGlass لتفعيل شريكك في التوقيع الإلكتروني، أو ابدأ نسخة تجريبية مجانية لاستكشاف مدى ملاءمة التوقيعات الرقمية لسير عملك.