Quais são as 5 principais vantagens das assinaturas digitais com RPA?

Com a crescente dependência de soluções digitais, a segurança cibernética tornou-se uma prioridade fundamental para as empresas em todo o mundo. A pandemia da COVID-19 acelerou a transformação digital, mas também levou a um aumento significativo dos crimes cibernéticos. Por exemplo, o Reino Unido registrou um Aumento de 24% nos crimes de fraude no ano que termina em março de 2021, totalizando 4,6 milhões de incidentes. Além disso, o FBI observou um aumento de quatro vezes nas queixas de crimes cibernéticos durante os primeiros meses da pandemia. À medida que as organizações adotam a digitalização, garantir medidas de segurança robustas - como criptografia, autenticação multifator e monitoramento contínuo - é essencial para proteger dados confidenciais e manter a confiança.

O que é automação robótica de processos (RPA)?

A automação de processos robóticos (RPA) é o uso de ‘robôs’ de software de computador para lidar com tarefas digitais repetitivas e baseadas em regras. Por exemplo, preencher as mesmas informações em vários lugares, reinserir dados ou copiar e colar. Combinamos o InvestGlass RPA com uma assinatura digital para obter uma eficiência de processo imbatível. Os formulários digitais são auto-realizáveis e processos automatizados agilizará as assinaturas de documentos. 

Os escândalos sobre questões de privacidade de dados estão nas primeiras páginas todos os dias. De Snowden ao Facebook e ao WhatsApp, as pessoas estão cada vez mais céticas e cuidadosas ao lidar com a tecnologia. Sem ir tão longe quanto Dave Egger no Círculo, Se você não estiver ciente do risco de violações de privacidade de dados, todos podem concordar com ele.

Consequentemente, o debate contínuo sobre as assinaturas digitais torna-se óbvio e evidente. Neste artigo, explicaremos o que são assinaturas eletrônicas, como funciona a tecnologia de assinatura digital e como aceitar e usar assinaturas digitais em uma plataforma de CRM, principalmente na InvestGlass e em nossos parceiros de API, comprovando os benefícios das assinaturas eletrônicas e a segurança adicional do uso dessa tecnologia.

Qual é a melhor assinatura eletrônica?

Pode as assinaturas eletrônicas ultrapassam os documentos em papel assinaturas? Em nosso ambiente cada vez mais digitalizado, a atual pandemia lançou dúvidas sobre a viabilidade de reuniões presenciais e pressionou por maneiras remotas de lidar com quase todas as situações. Evidentemente, isso se aplica às assinaturas.

O que é uma assinatura eletrônica? Uma assinatura eletrônica, assinatura digital ou assinatura eletrônica é uma assinatura digital legal significa dar aprovação ou consentimento em documentos digitais, formulários, questionários, pesquisas e assim por diante. Em nossa sociedade digitalizada, ela pode, teoricamente, substituir qualquer processo de assinatura e simplificar os processos de vendas e coleta de dados. Existem vários provedores de assinatura digital, como DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, etc. As soluções de assinatura eletrônica são baseadas em infraestruturas chamadas de PKI de infraestrutura de chave pública. A infraestrutura de chave pública reagrupa certificados digitais e a criptografia de chave de assinatura pública necessária para fornecer um ambiente de assinatura seguro.

Como se tornar um provedor de assinatura eletrônica oficialmente reconhecido? A Suíça, a União Europeia, os Estados Unidos e a maioria dos estados ou governos têm autoridades de certificação, instituições e pessoas que regem e governam as assinaturas eletrônicas e sua aplicabilidade. Os requisitos de segurança são exigentes e os provedores devem atendê-los para que possam fornecer certificados de assinatura juridicamente vinculativos. Na Europa, a União Europeia eIDAS retrata a regra de validação.

Os 5 principais benefícios da assinatura digital? 

1 - Eficiência/Velocidade 

Em primeiro lugar, a assinatura digital de documentos não é equivalente ao papel em termos de gerenciamento de tempo e facilidade de uso. Durante um processo de vendas, muitas assinaturas precisam ser coletadas de várias pessoas diferentes. A carga administrativa pode dificultar a venda e, às vezes, cancelar completamente o contrato. Na verdade, além da sua assinatura e da outra parte, pode ser necessário que colaboradores e gerentes seniores assinem, o que prolonga o processo. O uso de assinaturas eletrônicas em sua empresa pode muito bem ser a solução de economia de custos que faz a diferença. Tempo é dinheiro!

2 - Experiência do usuário

Uma segunda vantagem subestimada é o aprimoramento da experiência do usuário: Assinar documentos nunca foi tão fácil. O processo de imprimir, assinar e digitalizar para enviar de volta o mesmo documento é simplificado para abrir uma solicitação de assinatura por e-mail. Todo o processo leva menos de dois minutos.

Além disso, a interface do usuário é customizável e personalizável com a sua marca e cores, o que permite adaptar a experiência do seu cliente.

3 - Conformidade legal 

Terceiro, a tecnologia de assinatura digital incorpora regulamentações claras, como a eIDAS para a União Europeia. Essas regras obrigatórias estabelecem uma base clara para os provedores de assinatura digital e proporcionam integridade em caso de disputa legal.

Além disso, a autenticidade requer identificação por meio de autenticação de dois fatores ou até mesmo verificações de identidade.

4 - Segurança 

Em quarto lugar, conforme mencionado, a autenticação de dois fatores e as verificações de ID fornecem um alto nível de segurança em relação ao acesso ao documento e aos recursos de assinatura. Esse fato é, na verdade, o contra-argumento mais importante para as pessoas que reclamam da questão da privacidade de dados das assinaturas eletrônicas. De fato, como é que receber o documento por e-mail e depois imprimi-lo é mais seguro? Além disso, mesmo em casos de violações de segurança, a criptografia dos dados dificulta sua extração. Essa criptografia também garante que ninguém possa modificar o documento após a assinatura, o que significa que não há risco de alguém adicionar uma nova página ou remover uma do contrato.

Como se isso não bastasse, a autenticação de dois fatores (2FA) garante que ninguém possa copiar ou falsificar sua assinatura e usá-la em outro contexto.

Com relação às opções de implementação, a maioria dos provedores de assinatura digital está usando a configuração SAAS; no entanto, a implementação no local é uma tendência crescente e podemos esperar que todos os provedores habilitem essa opção em um futuro próximo.

5 - Custos de transação mais baixos

Por fim, a automação do processo de assinatura eletrônica pode reduzir as implicações financeiras de erros humanos, como erros de assinatura ou perda de documentos; erros que atrasam o processo e causam problemas de despesas se não forem detectados. As assinaturas eletrônicas garantem que tudo esteja em ordem, evitando problemas de conserto e as despesas relacionadas a eles. Com foco nas despesas, o acúmulo de economia de custos com papel, digitalizações, cópias, correios, pacotes etc. parece mínimo, mas soma uma economia considerável.

O processo de assinatura digital é mais eficiente, mais amigável e mais compatível do que uma assinatura normal de documento em papel. Além disso, o aumento da segurança proporcionado por essas ferramentas eletrônicas, bem como a redução dos custos de mão de obra e material envolvidos, são as principais vantagens das assinaturas eletrônicas.

Automatize seu processo de assinatura digital

A InvestGlass é uma empresa suíça de CRM que agrupa PMS, Portal do Cliente e Integração digital ferramentas. A plataforma oferece dois parceiros de assinatura digital: Signatys e Connective. Para usar o sistema de assinatura eletrônica de sua escolha, entre em contato com a equipe InvestGlass para ativar esse recurso.

Como você pode usar assinaturas digitais com o InvestGlass? Há duas maneiras:

1. Lançamento manual de uma assinatura digital

2. Assinatura eletrônica automatizada - é automação de processos robóticos

Lançamento manual de uma assinatura digital

Na plataforma InvestGlass, você pode salvar seus documentos, documentos relacionados a clientes potenciais e clientes, ou até mesmo documentos relacionados a objetos, como títulos ou contas. A partir desses documentos PDF ou pacotes de documentos, você pode solicitar manualmente assinaturas digitais dos seus contatos ou de contatos relevantes.

Outro tipo de documento que pode exigir identificação e autenticação são os formulários e pesquisas. A InvestGlass usa o conceito de formulários por vários motivos, desde a correção de KYC até propostas de investimento, e desde a coleta de leads até pesquisas específicas. As respostas dos formulários podem precisar ser assinadas para comprovar a identidade e a integridade do documento. Portanto, depois que um formulário é enviado, você pode iniciar manualmente um processo de assinatura digital; no entanto, esse processo também pode ser automatizado.

Automação de processos robóticos e assinatura eletrônica

Qualquer documento pode ser solicitado manualmente para assinatura. No entanto, automação é possível no envio de formulários digitais. Portanto, dependendo da regra definida, as solicitações de assinatura digital são enviadas automaticamente no envio do formulário. Duas condições devem ser atendidas: os dados do contato devem ter um endereço de e-mail e um número de telefone válidos. Sem esses dois pré-requisitos, o algoritmo não conseguirá iniciar o processo. Uma chave privada para uma assinatura digital só pode ser confirmada usando uma autenticação de dois fatores, que exige um endereço de e-mail e um número de telefone.

Quando o processo for iniciado, os contatos relevantes receberão um e-mail solicitando uma assinatura eletrônica em documentos ou contratos específicos. Pela primeira vez, o criará uma plataforma digital assinatura para você, com sua identidade. Depois de definir a assinatura, o provedor de serviços confiáveis enviará a você um código de confirmação por mensagem, o que aumentará os níveis de segurança.

Não tente, vamos fazer isso!

As assinaturas eletrônicas são regidas por normas rigorosas e em constante evolução definidas por uma autoridade certificadora. Esse aprimoramento da segurança impede o risco à privacidade dos dados e oferece algumas vantagens indiscutíveis em relação às assinaturas normais em papel. Essa nova forma de assinatura está especialmente na moda à medida que a pandemia se estabiliza e se torna o novo normal.

Se você ainda hesitar - o que as empresas fazem no início -, também oferecemos um serviço misto que combina papel e formato digital no mesmo processo de aprovação - para garantir a continuidade dos negócios durante sua transformação digital. 

Por padrão, o InvestGlass oferece dois parceiros para assinatura eletrônica, Conectivo e Signatys, que têm diferenças específicas. Em termos de suporte, não hesite para entrar em contato com nossa equipe por e-mail ou telefone e teremos prazer em responder a todas as suas perguntas e ajudá-lo a decidir sobre a melhor solução de acordo com suas necessidades.

Início com o teste do InvestGlass hoje mesmo!

Perguntas frequentes sobre assinaturas digitais

1. O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é uma forma segura e juridicamente vinculativa de assinar documentos on-line. Ela garante autenticidade, integridade e conformidade sem a necessidade de impressão ou digitalização.

2. As assinaturas digitais da InvestGlass são reconhecidas legalmente?

Sim. Eles estão em conformidade com EU eIDAS, Swiss ZertES, e as leis de assinatura eletrônica dos EUA, tornando-as legalmente válidas em todo o mundo.

3. Como a InvestGlass garante a segurança das assinaturas?

Os documentos são protegidos com criptografia, autenticação de dois fatores e verificação de ID, A segurança é um fator importante na prevenção de adulterações e fraudes.

4. Com quais provedores de assinatura a InvestGlass se integra?

InvestGlass faz parceria com Assinaturas e Conectivo, oferecendo a você opções seguras, compatíveis e flexíveis.

5. Posso automatizar o processo de assinatura?

Sim. Com o InvestGlass RPA, as assinaturas digitais podem ser acionadas automaticamente após o envio de formulários ou etapas de integração.

6. Quais são os principais benefícios do uso de assinaturas digitais?

Elas economizam tempo, reduzem custos, melhoram a experiência do usuário, garantem a conformidade e proporcionam maior segurança do que as assinaturas tradicionais em papel.

7. Ainda posso usar assinaturas em papel com o InvestGlass?

Sim. Para empresas em transição, o InvestGlass oferece suporte a fluxos de trabalho híbridos combinando assinaturas em papel e digitais.

8. O processo é fácil para os clientes?

Sem dúvida. Os clientes recebem uma simples solicitação por e-mail, clicam para assinar com segurança e concluem o processo em menos de dois minutos.

9. Posso personalizar a experiência de assinatura?

Sim. Você pode personalizar a interface de assinatura com seus cores e logotipo da marca, criando uma experiência perfeita para o cliente.

10. Como faço para começar a usar as assinaturas digitais do InvestGlass?

Entre em contato com a equipe da InvestGlass para ativar seu parceiro de assinatura eletrônica ou inicie um teste gratuito para explorar como as assinaturas digitais se encaixam em seus fluxos de trabalho.