Przewodnik po tym, co powinien zawierać portal dla pracowników
Portal pracowniczy jest podstawą działu HR firmy. Może pomóc usprawnić przepływ pracy, zwiększyć wydajność i zapewnić zasoby pracownikom. Ważne jest jednak, aby nie przeoczyć podstaw. Poniżej znajduje się pięć rzeczy, które powinien zawierać portal pracowniczy:
1) Dział pomocy w przypadku szybkich pytań dotyczących zasad i procedur.
Utwórz nowe dokumenty i formularze w razie potrzeby bez konieczności przechodzenia przez wiele procesów.
Publikowanie odpowiednich komunikatów skierowanych do pracowników na portalu, aby wszyscy pracownicy mieli do nich dostęp.
Udostępnij swój dział pomocy technicznej 24/7 za pośrednictwem czatu na żywo lub rozmów telefonicznych z pracownikami, którzy potrzebują pomocy.
Świadczenia i urlopy: Portal powinien zawierać informacje o świadczeniach pracowniczych i urlopach. W ten sposób pracownicy mogą zobaczyć opcje, które są dla nich najlepsze. Obejmuje to następujące tematy: ubezpieczenie zdrowotne, plany emerytalne, programy pomocy w nauce oraz dostępność urlopów/chorobowych.
2) Śledzenie urlopów z obiegiem zatwierdzeń
Po stronie logowania pracownicy powinni uzyskać dostęp do kalendarza zawierającego wszystkie daty, w których mogą wziąć wolne. Bieżąca data powinna być podświetlona. Kliknięcie innego dnia spowoduje wyświetlenie okna ze wszystkimi dniami wolnymi w danym miesiącu, w tym urlopem lub chorobowym.
Portal pracowniczy powinien również zawierać przepływ pracy zatwierdzania, aby śledzić zatwierdzenia za pośrednictwem systemu pomocy technicznej, dzięki czemu można lepiej zarządzać zatwierdzeniami przez poszczególnych pracowników lub grupy pracowników. Gdy pracownik poprosi o więcej niż trzy kolejne dni wolne z wyprzedzeniem, uruchomi to automatyczne powiadomienie z działu kadr, aby wyrazić zgodę na wniosek; jeśli zostanie odrzucony, przed zatwierdzeniem mogą być konieczne dodatkowe działania, takie jak zebranie informacji o tym, dlaczego są niedostępni (np. zaświadczenie lekarskie).
Ponieważ InvestGlass współpracuje z pośrednikami finansowymi, my utworzył wniosek o podróż widget, który zamraża wszystkie kontakty, których nie odwiedzisz podczas podróży.
3) Formularze raportowania wydatków, aby wiedzieć, jakie pieniądze są wydawane na imprezy firmowe.
Bezpośredni link do generowania faktur ułatwi proces generowania raportu wydatków. Wszystkie wydatki i faktury można przesłać do systemu, a wszyscy pracownicy będą mieli dostęp do tych informacji.
Stwórz własne formularze raportowania wydatków, aby wiedzieć, jakie pieniądze są wydawane na imprezy firmowe. A przynajmniej, gdzie się one podziały!
Jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy z raportami lub fakturami, należy wysłać je za pośrednictwem zgłoszenia do działu pomocy technicznej, który automatycznie uruchomić powiadomienie e-mail z działu kadr; jeśli przed zatwierdzeniem muszą zostać podjęte dalsze działania, takie jak zebranie dodatkowych informacji o tym, dlaczego mogą nie być dostępne do zatwierdzenia wniosków o urlop, działania te należy wykonać w pierwszej kolejności.
4) Schemat organizacyjny, aby każdy wiedział, kto komu podlega.
Zarządzanie harmonogramem i zmianami powinno być widoczne dla każdej grupy, a posty powinny być archiwizowane według daty.
Pomoże to w planowaniu pracowników do projektów i upewnieniu się, że wszyscy są na tej samej stronie co ich przełożeni. Pracownicy wiedzą, gdzie się udać, jeśli wydarzy się coś, co wymaga dalszej pomocy lub wyjaśnienia.
Sposób, w jaki posty powinny być zaplanowane, ułatwia również menedżerom sprawdzenie, jaki czas wolny wziął pracownik i kiedy będzie ponownie dostępny.
Schemat organizacyjny ułatwia pracownikom HR zlokalizowanie wszystkich tych informacji na pierwszy rzut oka - niezależnie od tego, czy masz jedną osobę odpowiedzialną za konta w mediach społecznościowych firmy, czy pięć osób pracujących na różnych zmianach, wszystko można łatwo znaleźć bez konieczności dodatkowej pomocy ze strony innych działów, takich jak IT, w celu ich odzyskania z powodu zamieszania wokół tego, jak to wszystko działa.
5) Wewnętrzny system wiadomości do natychmiastowej komunikacji
Cała komunikacja może być udostępniana za pośrednictwem narzędzie do komunikacji na czacie.
Może to pomóc w budowaniu relacji z tymi, którzy mogą nie mieć czasu na regularną obsługę poczty elektronicznej.
System czatu eliminuje również potrzebę rozmów telefonicznych, które są często bardziej uciążliwe niż czaty, ponieważ zabierają tak dużo cennego czasu. Nie ma również gwarancji, że osoba, z którą się komunikujesz, będzie w danym momencie dostępna.
Ci, którzy wolą mówić, mogą zamiast tego korzystać z połączeń głosowych lub wideo, aby przekazać swój punkt widzenia, co jeszcze bardziej ułatwia wszystkim zaangażowanym.
Wewnętrzne systemy przesyłania wiadomości są doskonałym rozwiązaniem, jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy pracowali zdalnie - w innym stanie lub kraju - ponieważ komunikacja odbywa się natychmiastowo.
Zadanie może być dystrybuowane za pomocą prostego narzędzia InvestGlass.
Wiele z tych narzędzi jest darmowych, a niektóre można dostosować do potrzeb firmy. Niezależnie od tego, czy chcesz mieć dział pomocy technicznej, czy po prostu potrzebujesz formularzy do wypełnienia.
InvestGlass został zaprojektowany z myślą o łatwości użytkowania, dzięki czemu pracownicy mogą szybko i łatwo poruszać się po portalu.
Co powinien zawierać portal dla pracowników? Nie ma jednej odpowiedzi, ponieważ potrzeby każdej firmy różnią się w zależności od tego, czego mogą wymagać jej pracownicy. Obecnie w wielu nowoczesnych portalach dostępnych jest wiele pomocnych funkcji, które sprawiają, że komunikacja zdalna jest łatwiejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Wewnętrzne systemy przesyłania wiadomości, takie jak Skype, pozwalają pracownikom zdalnym pracującym w dowolnym miejscu na świecie na łatwą komunikację z innymi osobami pracującymi zdalnie.
Jaki będzie następny portal pracowniczy w 2021 roku?
Według Gartner raport, ponad 85% przedsiębiorstw wdrożyło lub jest w trakcie modernizacji portali pracowniczych, aby poprawić cyfrowe środowisko pracy. Platformy takie jak InvestGlass pozwalają firmom dostosować swój interfejs do marki korporacyjnej, efektywnie zarządzać dokumentacją pracowniczą, listą płac, polityką urlopową i komunikacją wewnętrzną.
Dzięki portalowi InvestGlass można łatwo dostosować się do kolorów firmowych i wybrać widżety potrzebne do procesu rejestracji, zarządzania nazwą użytkownika, odcinkiem wypłaty, zarządzaniem urlopami, wiadomościami firmowymi, zarządzaniem opcjami kariery i przegrupowywaniem pytań w FAQ.
Twój portal reprezentuje ducha Twojej firmy! To rodzina!
Rozpocznij już dziś z bezpłatnym okresem próbnym InvestGlass
Często zadawane pytania
1. Czym jest portal dla pracowników?
Portal pracowniczy to centralne miejsce, w którym pracownicy mają dostęp do zasobów, zasad i narzędzi HR. InvestGlass zapewnia w pełni konfigurowalny portal, który dostosowuje się do marki firmy i usprawnia wewnętrzne przepływy pracy.
2. Dlaczego firma powinna wdrożyć portal pracowniczy?
Portale pracownicze oszczędzają czas, ograniczają formalności i usprawniają komunikację. Dzięki InvestGlass firmy mogą zautomatyzować wnioski urlopowe, zatwierdzanie wydatków i procesy wdrażania, zwiększając wydajność.
3. Jakie funkcje HR powinien zawierać portal dla pracowników?
Podstawowe funkcje obejmują help desk, śledzenie urlopów, informacje o świadczeniach i raportowanie wydatków. InvestGlass oferuje wszystkie te funkcje, a także niestandardowe widżety dostosowane do Twojej firmy.
4. W jaki sposób InvestGlass upraszcza śledzenie urlopów?
Pracownicy mogą wnioskować o czas wolny za pośrednictwem zintegrowanego kalendarza. InvestGlass automatyzuje zatwierdzenia, powiadamia menedżerów, a nawet zawiera widżet wniosku o podróż dla pośredników finansowych.
5. Czy portal pracowniczy może obsługiwać raportowanie wydatków?
Tak. InvestGlass umożliwia pracownikom bezpośrednie przesyłanie wydatków i faktur, podczas gdy menedżerowie śledzą zatwierdzenia w czasie rzeczywistym, zapewniając przejrzystość i kontrolę.
6. Dlaczego schemat organizacyjny jest ważny?
Pokazuje linie raportowania i pomaga w planowaniu i komunikacji. InvestGlass sprawia, że wykresy są interaktywne i powiązane z profilami pracowników, poprawiając ich widoczność.
7. W jaki sposób wiadomości wewnętrzne usprawniają współpracę?
Narzędzia do przesyłania wiadomości umożliwiają szybką, natychmiastową komunikację między zespołami. InvestGlass integruje czat na żywo, funkcje głosowe i wideo dla zespołów zdalnych i hybrydowych.
8. Czy InvestGlass może wspierać zarządzanie świadczeniami pracowniczymi?
Tak. Portale InvestGlass centralizują ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne i politykę urlopową, zapewniając pracownikom łatwy dostęp do informacji o ich świadczeniach w dowolnym momencie.
9. Jak konfigurowalny jest portal pracowniczy InvestGlass?
InvestGlass pozwala na pełny branding za pomocą kolorów firmowych i umożliwia wybór spośród szerokiej gamy widżetów, od pasków wypłat po strony kariery.
10. Dlaczego warto wybrać InvestGlass jako portal dla pracowników?
InvestGlass jest hostowany w Szwajcarii, bezpieczny i zaprojektowany z myślą o łatwości użytkowania. Pomaga zespołom HR zaoszczędzić czas, zwiększa zaangażowanie pracowników i tworzy portal, który odzwierciedla kulturę firmy.