Kompletny przewodnik po procesach zatwierdzania
Opanowanie procesu zatwierdzania z InvestGlass: Kompleksowy przewodnik po usprawnianiu procesów biznesowych
InvestGlass zrewolucjonizował sposób, w jaki firmy obsługują procesy zatwierdzania, od wyceny do płatności, procesów sprzedaży i procesów zgodności. Automatyzując kluczowe elementy procesu zatwierdzania, firmy mogą zaoszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów i poprawić ogólną wydajność. W tym artykule przedstawimy szczegółowy przegląd systemu zatwierdzania oferowanego przez InvestGlass, w tym elementy związane z tworzeniem zautomatyzowanych procesów zatwierdzania, korzyści płynące z procesu zatwierdzania przepływu pracy oraz ostateczne działania zatwierdzające, których można się spodziewać.
Zrozumienie procesu zatwierdzania
An proces zatwierdzania składa się z szeregu kroków, które należy wykonać w celu podjęcia decyzji lub działania. Proces ten może być stosowany w szerokim zakresie scenariuszy biznesowych, takich jak zatwierdzanie budżetu, zatwierdzanie faktur i zatwierdzanie projektów. InvestGlass oferuje dwa rodzaje procesów zatwierdzania: szeregowe i równoległe.
Proces zatwierdzania serii dla prostego procesu biznesowego:
W procesie zatwierdzania seryjnego żądania zatwierdzenia są wysyłane do każdego zatwierdzającego jeden po drugim. Każdy zatwierdzający musi zatwierdzić swoją część, zanim wniosek zostanie wysłany do następnego zatwierdzającego. Zapewnia to uzyskanie wszystkich niezbędnych zatwierdzeń przed podjęciem działania.
Równoległy proces składania wniosków o zatwierdzenie:
W równoległym procesie zatwierdzania wiele wniosków o zatwierdzenie jest wysyłanych jednocześnie, umożliwiając wszystkim zatwierdzającym zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku w tym samym czasie. Metoda ta jest często stosowana, gdy decyzja musi zostać podjęta szybko, a opinia lub wkład wszystkich osób jest niezbędny.
Tworzenie Zautomatyzowany proces zatwierdzania z InvestGlass
Aby utworzyć zautomatyzowany proces zatwierdzania, wykonaj następujące kroki:
- Skonfiguruj listę zatwierdzających, która zazwyczaj składa się z grupy reprezentującej zespół. Do listy można dodać wiele osób zatwierdzających.
- Utwórz nowy proces zatwierdzania, wybierając obiekt docelowy (np. rekord kontaktu lub dokument).
- W razie potrzeby ustaw warunki, aby zautomatyzować proces.
- Wybierz metodę komunikacji (domyślnie jest to powiadomienie na stronie internetowej i e-mail).
- W razie potrzeby można dostosować szablony wiadomości e-mail i powiadomień.
- Skonfiguruj warunki głosowania, przywołaj funkcje i ponownie przypisz funkcje.
- Skonfiguruj akcje ostatecznego zatwierdzenia i komunikację.
Po wykonaniu tych kroków można ustawić łańcuch procesu zatwierdzania jako proces szeregowy lub równoległy.
Korzyści z zautomatyzowanych procesów zatwierdzania
Ręczne procesy zatwierdzania mogą być czasochłonne i podatne na błędy. Dzięki automatyzacji procesów zatwierdzania można
- Większa kontrola i przejrzystość
- Umożliwienie członkom zespołu szybszego uzyskiwania zatwierdzeń
- Redukcja błędów i poprawa wydajności
InvestGlass pozwala również na dostosowanie procesu zatwierdzania do specyficznych procesów zatwierdzania wymaganych przez różne działy, marketing inicjatywy lub plany projektów.
Kluczowe elementy procesu zatwierdzania
Skuteczny proces zatwierdzania ma kluczowe znaczenie dla usprawnienia procesów biznesowych i zapewnienia, że kluczowe decyzje są podejmowane w odpowiednim czasie. Kluczowe elementy procesu zatwierdzania obejmują następujące elementy:
- Wniosek o zatwierdzenie: Wstępne złożenie wniosku o zatwierdzenie przez odpowiednich członków zespołu lub interesariuszy.
- Proces biznesowy: Cały proces, od przesłania do ostatecznego zatwierdzenia lub odrzucenia, powinien być zaprojektowany tak, aby wspierać konkretne potrzeby firmy.
- Zautomatyzowany proces: Automatyzacja procesów zatwierdzania może zmniejszyć liczbę błędów, oszczędność czasu, i zwiększyć wydajność.
- Zarządzanie zatwierdzeniami: Dobrze zorganizowany system zarządzania zatwierdzeniami, w tym poziomami uprawnień, terminami i kanałami komunikacji.
- Proces przeglądu: Dokładny przegląd przedłożonych dokumentów, w tym wstępny przegląd i wszelkie dalsze wymagane etapy zatwierdzania.
- Niestandardowe szablony: Można wykorzystać wbudowane szablony lub utworzyć niestandardowe szablony, aby usprawnić proces i zapewnić, że wszystkie niezbędne szczegóły zostaną uwzględnione w przesłanych dokumentach.
- Etapy zatwierdzania: Wiele kroków zaangażowanych w proces, w tym działania związane z początkowym zgłoszeniem, etapy procesu zatwierdzania i działania związane z ostatecznym odrzuceniem.
- Proces zatwierdzania InvestGlass: Integracja procesu zatwierdzania z InvestGlass może pomóc w zarządzaniu zatwierdzeniami w różnych działach i ułatwić współpracę.
- Plan projektu: Jasno zdefiniowany plan projektu może pomóc w kierowaniu procesem zatwierdzania i zapewnić, że wszystkie aspekty projektu są brane pod uwagę.
- Terminowość: Zapewnienie terminowego zatwierdzania ma kluczowe znaczenie dla utrzymania wydajności i uniknięcia niepotrzebnych opóźnień.
Skupiając się na tych kluczowych elementach, firmy mogą tworzyć zautomatyzowane procesy zatwierdzania które są bardziej wydajne i skuteczne niż ręczne procesy zatwierdzania. Umożliwia to zespołom bardziej efektywną współpracę, zmniejsza ryzyko błędów i zapewnia płynny postęp projektów.
Wnioski
Wykorzystując zautomatyzowany proces zatwierdzania InvestGlass, firmy mogą usprawnić swoje systemy zatwierdzania, poprawiając wydajność i redukując liczbę błędów. Dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi i konfigurowalnym opcjom, InvestGlass oferuje narzędzia niezbędne do stworzenia płynnego procesu zatwierdzania dostosowanego do unikalnych potrzeb Twojej firmy.
Gotowy do przetestowania InvestGlass? Zobacz, jak najszybciej rozwijające się firmy na świecie wykorzystują InvestGlass do efektywnego generowania przychodów.