Hoe automatiseer je je reisaanvraagproces met InvestGlass het Zwitserse CRM?
De huidige gezondheidscrisis heeft twijfels en beperkingen opgeroepen over veel activiteiten en heeft een nieuw normaal ingesteld. Reizen is een van de meest getroffen sectoren van de economie en individuen hebben te maken gehad met grote beperkingen op hun bewegingsvrijheid. Naast de onmogelijkheid om te reizen vanwege gesloten grenzen, hebben PCR-tests en quarantaines reizen belemmerd vanwege de extra reiskosten die ze met zich meebrengen en de rompslomp die ze veroorzaken.
Zakenreizen, gericht op bedrijven en werknemers, worden steeds zeldzamer. Toch zal de wereld langzaam weer opengaan, net als zakenreizen. Managementteams vragen werknemers en teamleden om reisaanvraagformulieren in te dienen om te beslissen over de relevantie van een dergelijke aanvraag. Dit artikel richt zich op het uitleggen van de reisaanvraagproces en de efficiëntieverhoging door het gebruik van automatisering software om de goedkeuringsworkflow voor reisaanvragen te digitaliseren.
Wat is een reisaanvraag?
A reisaanvraagformulier voor zakenreizen is een manier om gegevens bij te houden in de wereld van zakelijke reizen en zakenreizen. Het voorkomt het gebruik van e-mails of papier. Medewerkers vullen het formulier in met reisgegevens, reiskosten, reisschema, accommodatievereisten en de belangrijkste informatie die relevant is voor hun reis in de InvestGlass widget “Reisaanvraag”. Dit reisaanvraagformulier wordt vervolgens ingediend en een goedkeuringsproces wordt gestart. De mensen - “goedkeurders” - die zijn ingesteld voor dit goedkeuringsproces kunnen de reisaanvraag vervolgens accepteren of afwijzen.
Hoe automatiseren? reiskosten?
In de meeste bedrijven en instellingen worden onkosten buiten reizen direct in rekening gebracht via een onkostendeclaratie. Met de reisaanvraag van InvestGlass kunt u deze gegevens eenvoudig in hetzelfde proces verzamelen.
Reiskosten vormen de kern en het zwaartepunt van reisaanvragen. De kostenplaats moet de juistheid van de uitgaven beoordelen via uitgebreide handmatige processen. Daarom moet de ingediende aanvraag voor de komende reis zo gedetailleerd mogelijk zijn. Daarnaast zijn reisaanvragen meestal gekoppeld aan een factuurnummer. Op deze factuur worden de gebudgetteerde kosten nauwkeurig uitgelegd aan de financiële afdeling. Bij het maken van een factuur kan het invoeren van gegevens een menselijke fout veroorzaken door repetitieve taken. Toch blijft een dergelijk factuursysteem de meest gebruikte workflow door medewerkers en managers.
Reizen zijn de sleutel tot nieuwe verkopen
Wie keurt de reisaanvraag goed?
Zodra het reisaanvraagformulier is ingediend met alle benodigde informatie, inclusief factuurnummers. De reisaanvraag wordt beoordeeld door de goedkeurders. Goedkeurders kunnen de manager van de persoon zijn, de medewerker die verantwoordelijk is voor het reisbeleid of een andere persoon die door het bedrijf is aangewezen.
Dit goedkeuringsproces kan het volgende omvatten elektronische handtekeningen van de goedkeurders en 2FA via mobiele apparaten. Toch is dit proces meestal eenvoudig en zijn er minstens 1 of 2 goedkeurders nodig. Zodra de reisaanvraag is goedgekeurd, wordt er meestal een gegevensbeperking opgelegd aan de persoon die vertrekt.
Welke CRM-beperkingen biedt de reisaanvraag?
Zodra de projectdetails en reisdetails zijn afgerond, de startdatum is ingesteld en de te bezoeken contactpersonen zijn bepaald, start het goedkeuringsproces voor reisaanvragen een automatische tijdelijke gegevensbeperking voor de duur van de reis. Deze automatisering vermindert fouten en voorkomt dat uw werknemer toegang heeft tot uw gegevens wanneer hij met verlof is. Dit systeem is superhandig voor privébanken of elk ander bedrijf dat de toegang tot zijn gegevens wil beperken. CRM tijdens het reizen.
Wat zou er gebeuren als je geen reisaanvraagsysteem gebruikt?
Het ontbreken van een goede workflow voor het digitaliseren van reisaanvragen zorgt voor veel verschillende uitdagingen:
- Tijdmanagement en menselijke fouten
- Belangrijke informatie bijhouden
- Geen controle over reiskosten
- Risico op gegevenslekken
- Slechte zichtbaarheid van het management
De combinatie van deze uitdagingen heeft een negatieve invloed op de efficiëntie en het stressniveau van je teams.
Hoe overtuig je je bedrijf ervan dat automatisering en digitalisering de juiste weg zijn?
In de snelle bedrijfsomgeving van vandaag is het stroomlijnen van activiteiten van het grootste belang. Het gebruik van digitale tools versnelt niet alleen processen, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid door naadloze integratie met bestaande systemen. Het is zelfs zo dat een aanzienlijk 72% van industrieleiders zijn het ermee eens dat digitale hulpmiddelen de veerkracht van bedrijven versterken. Voor bedrijven die op zoek zijn naar een efficiënte, kosteneffectieve oplossing biedt InvestGlass een uitzonderlijk low-code workflowautomatiseringsplatform op maat voor reisaanvragen. De gebruiksvriendelijke interface zorgt voor minimale training, waardoor een snelle overgang mogelijk is.
Bij het plannen van een zakenreis hoeft een werknemer alleen maar het doel, de reisroute, de verwachte kosten en andere relevante gegevens in te voeren. Het systeem stuurt de reisaanvraag ter validatie door naar de relevante instantie(s), afhankelijk van de verwachte uitgaven en eventuele financiële verzoeken voorafgaand aan de reis.
Naast het directe proces biedt InvestGlass bedrijven waardevolle inzichten om de goedkeuringsworkflow voortdurend te verfijnen en te versnellen. Gegevens zoals de gemiddelde goedkeuringsduur, de tijd die gebruikers nodig hebben om hun taken af te ronden en de efficiëntie van medewerkers zijn direct beschikbaar. Dit betekent dat, ongeacht de omvang van uw bedrijf, het reisaanvraagsysteem van InvestGlass het ideale hulpmiddel is om een efficiënte, foutloze werking te garanderen.