Hoe onkostenvergoeding automatiseren?

Het automatiseren van onkostenvergoedingen is een zegen voor zowel werknemers als werkgevers. Het vermindert de administratieve rompslomp en zorgt voor een vlotte en tijdige betaling. InvestGlass, een gerenommeerd platform op financieel gebied, biedt tools die dit proces nog verder vereenvoudigen.

Wat is een voorbeeld van een onkostenvergoeding?

Onkostenvergoeding is het proces waarbij werknemers een vergoeding aanvragen voor geld dat ze namens het bedrijf hebben uitgegeven. Een werknemer kan bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden kopen voor een project. Daarna dient de werknemer een vergoedingsformulier in met een gedetailleerde beschrijving van de aankoop en voegt het ontvangstbewijs toe. Na goedkeuring betaalt het bedrijf het uitgegeven geld terug.

Welke kosten kan een bedrijf vergoeden?

De meeste bedrijven hebben een vaste bedrijfsbeleid over welke zakelijke uitgaven in aanmerking komen voor vergoeding. Gebruikelijke categorieën zijn onder andere:

1. Reiskosten: Inclusief accommodatie, eten en vervoer, belastingen.
2. Kantoorbenodigdheden: Artikelen die zijn aangeschaft voor kantoorwerk, zoals kantoorbenodigdheden.
3. Professionele diensten: Vergoedingen betaald aan externe diensten voor bedrijfsvoering.
4. Diverse aankopen: Dit kunnen alle uitgaven zijn die bedrijfsgerelateerd zijn en vooraf zijn goedgekeurd door de werkgever.

Controleer altijd het beleid van je bedrijf over welke kosten kunnen worden vergoed.

Hoe declareer ik vergoede kosten met het InvestGlass reisaanvraagformulier?

Met InvestGlass is het aanvragen van een vergoeding voor reiskosten eenvoudig:

1. Download het onkostenvergoedingsformulier: Dit is beschikbaar als gratis sjabloon op InvestGlass.
2. Vul het formulier in: Vul het formulier in met de vereiste informatie zoals datum, beschrijving van de uitgave, totaal uitgegeven bedrag en afgelegde afstand als het om reizen gaat.
3. Ontvangsten bijvoegen: Zorg er altijd voor dat je relevante bonnetjes bij het onkostenformulier voegt. Als er geen kwitantie aanwezig is, schrijf dan een korte notitie waarin je uitlegt waarom.
4. Indienen: Eenmaal ingevuld dien je het aanvraagformulier in bij de boekhoudafdeling. Je kunt selecteren welke afdeling een goedkeuring zal geven.
5. Betaling: Zodra de boekhoudafdelingen dit hebben gecontroleerd en goedgekeurd, wordt de terugbetaling verwerkt volgens de betalingsmethode die de werknemer heeft gekozen.

Wat is een goedkeuringsproces met InvestGlass software voor uitgavenbeheer?

Zodra een werknemer zijn onkostenvergoedingsformulier heeft ingediend, zorgt InvestGlass voor een naadloze goedkeuringsproces:

1. Bekijk de onkostendetails: De boekhoudafdeling controleert de ingediende onkostendeclaraties en bonnetjes.
2. Verificatie: De afdeling controleert of de gegevens overeenkomen met het bedrijfsbeleid.
3. Goedkeuring of afwijzing: Op basis van de evaluatie wordt de uitgave goedgekeurd voor betaling of afgekeurd. Bij afwijzing wordt feedback gegeven voor meer duidelijkheid.
4. Betaling: Voor goedgekeurde uitgaven wordt de betaling verwerkt en krijgt de werknemer bericht.

Het systeem voor goedkeuringsprocessen is geschikt voor elk bedrijf, maar is oorspronkelijk ontwikkeld voor banken. Vergoedingsformulieren kunnen worden gekoppeld aan een gedeeltelijke zichtbaarheid van het CRM tijdens de reis. Zo vinden bankiers tijdens hun reis alleen geautoriseerde documenten! Alleen goedgekeurde documenten, rapporten en dossiers kunnen tijdens de reis worden ingezien. Natuurlijk kunnen ze wel nieuwe prospects aanmaken. Hieronder kunnen we zien dat tijdens de reis slechts drie contactpersonen in het CRM te zien zijn.

Hoeveel kost InvestGlass software voor uitgavenbeheer?

InvestGlass biedt haar onkostenbeheersoftware aan in verschillende pakketten om tegemoet te komen aan verschillende zakelijke behoeften en begint bij EUR 199 of CHF 199 per maand. Er is een gratis basispakket, maar geavanceerde functies kunnen extra kosten met zich meebrengen. Het is aan te raden om de officiële site van InvestGlass te bezoeken voor gedetailleerde prijzen of contact op te nemen met hun verkoopafdeling.

Tot slot werkt een snel onkostenvergoedingsformulier met een duidelijk goedkeuringsproces

Het automatiseren van onkostenvergoedingen met InvestGlass maakt het hele proces probleemloos. Van het downloaden van het sjabloon voor onkostenvergoedingen tot het indienen van het formulier, elke stap is gebruiksvriendelijk ontworpen. Werkgevers hebben baat bij een gestroomlijnd proces en werknemers kunnen met een gerust hart uitgaven doen voor zakelijke uitgaven, wetende dat ze onmiddellijk worden terugbetaald.