Guide des éléments à inclure dans le portail de l'employé

Le portail des employés est l'épine dorsale du service des ressources humaines d'une entreprise. Il permet de rationaliser les flux de travail, de gagner en efficacité et de fournir des ressources aux employés. Cependant, il est important de ne pas négliger les éléments de base. Voici cinq éléments qu'un portail pour les employés doit comporter :

1) Un service d'assistance pour les questions rapides sur les politiques et les procédures

Créer nouveaux documents et formulaires selon les besoins, sans passer par de multiples processus.

Publier les communications pertinentes destinées aux employés sur le portail pour que tout le personnel puisse y accéder.

Rendez votre service d'assistance disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, par le biais d'un chat en direct ou d'appels téléphoniques avec les employés qui ont besoin d'aide.

Avantages et congés : Le portail devrait contenir des informations sur les avantages sociaux et les congés. Ainsi, les employés peuvent voir les options qui s'offrent à eux et trouver ce qui leur convient le mieux. Cela comprend les sujets suivants : assurance maladie, plans de retraite, programmes d'aide à la scolarité et disponibilité des congés annuels et des congés de maladie.

2) Suivi des congés avec workflow d'approbation

Après la page de connexion, votre personnel devrait avoir accès à un calendrier comprenant toutes les dates auxquelles il peut s'absenter. La date du jour doit être mise en évidence. En cliquant sur un autre jour, une fenêtre s'ouvrira avec tous les jours de congé du mois, y compris les vacances et les congés de maladie.

Le portail des employés devrait également inclure un flux d'approbation pour suivre les approbations par le biais de votre système d'assistance afin de mieux gérer les approbations par des employés individuels ou des groupes d'employés. Lorsqu'un employé demande plus de trois jours de congé consécutifs à l'avance, cela déclenche une notification automatique de la part des RH pour autoriser la demande ; si elle est refusée, des actions supplémentaires peuvent être nécessaires avant l'approbation, comme la collecte d'informations sur la raison de l'indisponibilité (par exemple, une note du médecin).

Comme InvestGlass traite avec des intermédiaires financiers, nous a établi une demande de voyage qui gèle tous les contacts que vous ne visiterez pas pendant le voyage.

3) Des formulaires de déclaration de dépenses afin de savoir quel type d'argent est dépensé lors des événements d'entreprise.

Un lien direct vers la génération de factures facilitera le processus de création d'une note de frais. Toutes les dépenses et factures peuvent être téléchargées dans le système et tous les employés auront accès à ces informations.

Créez vos propres formulaires de notes de frais afin de savoir quel type d'argent est dépensé lors des événements d'entreprise. Ou du moins où il a été dépensé !

En cas de problème avec les rapports ou les factures, envoyez-les par le biais d'une demande d'assistance, ce qui permettrait de automatiquement déclenche une notification par courrier électronique de la part des RH ; si d'autres mesures doivent être prises avant l'approbation, telles que la collecte d'informations supplémentaires sur les raisons pour lesquelles la personne n'est pas disponible pour approuver les demandes de congé, ces mesures doivent être prises en premier lieu.

4) Un organigramme pour que chacun sache de qui il dépend.

La gestion des horaires et des équipes devrait être visible par groupe et les messages devraient être classés par date.

Cela permettra de planifier les employés pour les projets et de s'assurer que tout le monde est au courant de l'identité de ses superviseurs. Les employés savent à qui s'adresser en cas de besoin d'aide ou d'éclaircissement.

La manière dont les messages doivent être programmés permet également aux responsables de voir plus facilement les congés pris par un employé et la date à laquelle il est à nouveau disponible.

Un organigramme permet au personnel RH de localiser facilement toutes ces informations en un coup d'œil - que vous ayez une personne en charge des comptes de médias sociaux de votre entreprise ou cinq personnes travaillant à des postes différents, tout peut toujours être trouvé facilement sans avoir besoin d'une aide supplémentaire de la part d'autres départements tels que l'informatique afin de les récupérer en raison de la confusion sur la façon dont les choses fonctionnent ici.

5) Système de messagerie interne pour la communication instantanée

Toutes les communications peuvent être partagées via un outil de communication par chat.

Cela peut aider à établir des relations avec ceux qui n'ont peut-être pas le temps de traiter régulièrement des courriels.

Le système de chat permet également d'éviter les appels téléphoniques, qui sont souvent plus gênants que les chats car ils prennent beaucoup de temps précieux. En outre, rien ne garantit que la personne avec laquelle vous communiquez sera disponible à ce moment-là.

Ceux qui préfèrent parler peuvent utiliser les appels vocaux ou vidéo pour faire passer leur message, ce qui facilite encore plus les choses pour toutes les personnes concernées.

Les systèmes de messagerie interne sont parfaits si vous souhaitez que vos employés travaillent à distance - que ce soit dans un autre État ou dans un autre pays - car ces communications sont instantanées.

Une tâche peut être distribuée par le biais d'un simple outil InvestGlass.

Nombre de ces outils sont gratuits, et certains sont personnalisables en fonction des besoins de votre entreprise. Que vous souhaitiez un service d'assistance ou que vous ayez simplement besoin de formulaires à remplir.

InvestGlass a été conçu dans un souci de facilité d'utilisation, de sorte qu'il est rapide et facile pour les employés de naviguer à travers le portail.

Que doit contenir un portail pour les employés ? Il n'y a pas de réponse unique, car les besoins de chaque entreprise varient en fonction de ceux de son personnel. De nombreux portails modernes proposent des fonctionnalités utiles qui facilitent plus que jamais la communication à distance. Les systèmes de messagerie interne tels que Skype permettent aux employés travaillant à distance, où qu'ils se trouvent dans le monde, de communiquer facilement avec d'autres personnes travaillant à l'étranger.

Quel sera le prochain portail pour les employés en 2021 ?

Selon un Gartner rapport, plus de 85% des entreprises ont mis en place ou sont en train de mettre à jour les portails des employés afin d'améliorer l'expérience numérique sur le lieu de travail. Des plateformes telles que InvestGlass permettent aux entreprises de personnaliser leur interface avec la marque de l'entreprise, de gérer efficacement les dossiers des employés, la paie, les politiques de congé et la communication interne.

Avec le portail InvestGlass, vous pouvez facilement vous mettre aux couleurs de votre entreprise et sélectionner les widgets dont vous avez besoin pour le processus d'inscription, la gestion du nom d'utilisateur, la fiche de paie, la gestion des congés, les nouvelles de votre entreprise, la gestion des options de carrière et le regroupement des questions dans une FAQ.

Votre portail représente l'esprit de votre entreprise ! C'est la famille !

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Questions fréquemment posées

1. Qu'est-ce qu'un portail pour les employés ?
Un portail pour les employés est un point central où le personnel peut accéder aux ressources, aux politiques et aux outils des RH. InvestGlass fournit un portail entièrement personnalisable qui s'aligne sur l'image de marque de votre entreprise et rationalise les flux de travail internes.

2. Pourquoi une entreprise devrait-elle mettre en place un portail pour les employés ?
Les portails pour les employés permettent de gagner du temps, de réduire la paperasserie et d'améliorer la communication. Avec InvestGlass, les entreprises peuvent automatiser les demandes de congés, les approbations de dépenses et les processus d'intégration, ce qui accroît leur efficacité.

3. Quelles sont les fonctionnalités RH qu'un portail pour les employés devrait inclure ?
Les fonctions essentielles comprennent les services d'assistance, le suivi des congés, les informations sur les avantages sociaux et les rapports de dépenses. InvestGlass offre toutes ces fonctionnalités, ainsi que des widgets personnalisés adaptés à votre entreprise.

4. Comment InvestGlass simplifie-t-il le suivi des congés ?
Les employés peuvent demander des congés via un calendrier intégré. InvestGlass automatise les approbations, informe les responsables et inclut même un widget de demande de voyage pour les intermédiaires financiers.

5. Un portail pour les employés peut-il gérer les rapports de dépenses ?
Oui. InvestGlass permet aux employés de télécharger directement leurs dépenses et leurs factures, tandis que les gestionnaires suivent les approbations en temps réel, assurant ainsi la transparence et le contrôle.

6. Pourquoi un organigramme est-il important ?
Il montre les lignes hiérarchiques et aide à la planification et à la communication. InvestGlass rend les graphiques interactifs et les relie aux profils des employés, ce qui améliore la visibilité.

7. Comment la messagerie interne améliore-t-elle la collaboration ?
Les outils de messagerie permettent une communication rapide et instantanée entre les équipes. InvestGlass intègre des fonctions de chat en direct, de voix et de vidéo pour les équipes distantes et hybrides.

8. InvestGlass peut-il soutenir la gestion des avantages sociaux des employés ?
Oui. Les portails InvestGlass centralisent les politiques d'assurance maladie, de pension et de congé, ce qui permet aux employés d'accéder facilement et à tout moment aux informations relatives à leurs avantages.

9. Dans quelle mesure le portail des employés InvestGlass est-il personnalisable ?
InvestGlass permet un marquage complet aux couleurs de l'entreprise et vous permet de choisir parmi une large gamme de widgets, des fiches de paie aux pages de carrière.

10. Pourquoi choisir InvestGlass comme portail pour les employés ?
InvestGlass est hébergé en Suisse, sécurisé et conçu pour être facile à utiliser. Il permet aux équipes RH de gagner du temps, d'améliorer l'engagement des employés et de créer un portail qui reflète la culture de votre entreprise.