Автоматизация выставления счетов-фактур

Вы когда-нибудь задумывались о том, сколько времени вы теряете, не автоматизируя процессы, которые могли бы выполняться машиной быстрее и лучше? Административное бремя стало неэффективным способом убийства сотрудников и компаний. В частности, управление платежами и счетами отнимает много времени и требует автоматизированного рабочего процесса. Ручная обработка счетов ограничивает возможности вашей организации по выявлению дубликатов или несвоевременных платежей, что может привести к переплате. Автоматизированная обработка счетов-фактур Это означает, что все счета-фактуры могут автоматически сохраняться, назначаться на нужный рабочий процесс и направляться на утверждение в электронном виде, обеспечивая бесперебойный финансовый оборот, независимо от количества счетов-фактур.

Процесс выставления счетов вручную может создать множество проблем, которые можно свести к следующим недостаткам: 

• Рабочая силаРучное выставление счетов требует привлечения сотрудников и человеческих ресурсов, которые можно было бы использовать для решения другой, более эффективной задачи.
• Управление временем: управление счетами и сертификаты нужно время.
• Мониторинг данных: данные приходится вводить вручную, что повышает риск ошибочного ввода, отсутствия или неправильной контактной информации.
• Затраты: Проблемы с данными могут привести к дополнительным расходам, а также к недополученной прибыли.
• Отсутствие ясности: Ручной процесс выставления счетов приводил к неясности статуса счета и проблемам при оценке текста. 

Очевидное решение может помочь справиться с этими проблемами. Эта статья посвящена автоматизации и тому, как разработать автоматизированный процесс выставления счетов.

Создание счетов-фактур: влияние бухгалтерии!

Бизнес-процессы и онлайн-платежи обычно подразумевают наличие бумажных счетов-фактур и большую административную нагрузку. Независимо от того, используете ли вы бумажные или электронные счета-фактуры, все ваши счета-фактуры можно разделить на два типа:

• Дебиторская задолженность и неоплаченные счета-фактуры
• Расписки и финансы предприятия

Дебиторская задолженность для автоматизированной обработки счетов-фактур

Даже если малые предприятия и владельцы бизнеса обычно работают с цитатами, при работе с профессионалами B2B принято отправлять счета-фактуры. Счета-фактуры работают как платежные требования, представляют собой сумму, которую клиент должен выплатить компании, и объясняют детали операции, дату платежа и штрафы за просрочку, если они применимы. Система выставления счетов перед оплатой обычно используется для улучшения прогнозирования и, соответственно, улучшения движения денежных средств.

В бухгалтерском учете счет-фактура представляет собой “дебиторскую” задолженность компании и “кредиторскую” задолженность клиента. По сути, счет-фактура представляет собой платежное требование, которое должно быть выполнено в течение определенного периода (например, 15 или 30 дней). За просрочку платежей начисляются штрафы, а для клиентов, оплативших раньше срока, обычно применяются скидки, что побуждает клиентов платить быстрее. Однако ручная маршрутизация документов может привести к дополнительным задержкам и даже утерянные счета-фактуры.

Получение и оплата автоматизированной обработки счетов-фактур

Квитанции обычно используются для того, чтобы гарантировать клиенту, что сделка прошла правильно и без каких-либо проблем. Со стороны компании они позволяют правильно вести бухгалтерский учет, вести записи и подтверждать транзакцию. Квитанции широко распространены в различных сферах торговли, например, в продуктовых магазинах или интернет-магазинах.

Способы автоматизации задач при обработке счетов-фактур

Существует множество способов автоматизировать процесс выставления счетов и повысить его эффективность. В зависимости от потребностей вашего бизнеса, вы можете захотеть:

• Используйте решение "все в одном", такое как InvestGlass Invoice automation,
• Используйте специальный инструмент автоматизации или
• Положитесь на встроенные интеграции и функции, присутствующие в некоторых приложениях, которые вы уже используете.

Множество методов позволяет вам выбрать тот, который имеет наибольший смысл в зависимости от модели и размера вашего бизнеса. Учитывая это, в данной статье мы расскажем о шести способах автоматизации системы управления счетами-фактурами.

1. Ввод данных о магазинах для обработки счетов-фактур

В процессе продаж отделы продаж обычно собирают большой объем информации о клиентах, перспективах и заказчиках. Эта информация затем используется для минимизации работы других членов команды, например, клерков по выставлению счетов. Именно здесь автоматизация и особенно CRM-программы переедет к нам. Автоматизация продаж с помощью форм перекладывает работу на клиента, а не на сотрудника. Кроме того, сбор данных и платежей в CRM позволит избежать двойного ввода, повторно используя эти данные на более поздних этапах процесса продаж. Автоматизация рабочих процессов Автоматически управляет рабочими процессами утверждения и направляет исключения на проверку, сохраняя при этом данные обо всех передачах между людьми и автоматикой. Цель - сократить расходы и ручной ввод данных при автоматизированной обработке счетов-фактур. Хорошая ERP-система должна включать автоматизацию рабочего процесса по обработке кредиторской задолженности. При этом учитывается обработка платежей и управление денежными средствами, а также скидки за раннюю оплату. Искусственный интеллект также может помочь сканирование с помощью технологии оптического распознавания символов или OCR - машинного обучения AI.

CRM - это программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами, облегчающее управление командой, задачами, контактами и счетами.

Подключение инструмента для выставления счетов непосредственно к CRM через API или интеграцию позволит сэкономить драгоценное время, поскольку система управления счетами будет напрямую использовать данные, поступающие из CRM, устраняя двойной ввод данных сотрудниками при создании счетов-фактур.

Это напрямую влияет на управление временем, данными и правильностью, поскольку позволяет избежать человеческих ошибок при повторном копировании/вводе данных. 

2. Создайте PDF-файл и сохраните его для бухгалтерского учета

Краеугольным камнем эффективной системы управления счетами-фактурами является ведение учета ваших финансовых операций, будь то на бумаге или в электронном виде. Действительно, ведение учета обеспечивает оплату, безопасный аудит и прозрачность. Наличие четкого представления о дебиторской задолженности повышает:

• возможность отправлять последующие сообщения и напоминания,
• ваша легкость, чтобы соответствовать требованиям аудита, и 
• Ваша прозрачность перед клиентами и руководящими органами.

Автоматизированное программное обеспечение сделает все это за вас автоматически, сохранив счета в PDF в соответствующих папках. После этого вы сможете получить доступ к необходимой информации в любое время и из любого места.

Именно здесь полная CRM становится интересным, поскольку программа может сохранять счета-фактуры в соответствующем контакте, к которому они относятся. Кроме того, оно сохраняет аудиторский след на случай случай случайного удаления счетов-фактур. 

Функция автоматизации InvestGlass позволяет автоматически генерировать PDF-файлы из счетов-фактур и сохранять их там, где это необходимо. Платформа также может отправить их на адрес электронной почты или портал для хранения или передачи клиентам.

3. Автоматизированное программное обеспечение для обработки счетов-фактур

Как в интегрированных решениях, так и в дополнениях формы являются основной функцией. Действительно, они позволяют легко предоставлять данные и иногда перекладывать нагрузку на клиента. Однако, перекладывая нагрузку, следует уделять большое внимание опыту и вовлеченности клиента.

Помимо того, что формы обычно заполняются клиентами, они обладают и другими преимуществами, такими как согласованность, удобство использования и индивидуальный дизайн. Информация в цифровых формах напрямую отображается в CRM и может быть легко использована повторно командой ваших сотрудников, а индивидуальный дизайн и простота ввода данных позволят клиенту оставаться вовлеченным.

На основе этих форм можно автоматически генерировать счета-фактуры с помощью функции автоматизации. Единственной обязательной информацией является:

• валюта, которая может быть выбрана по умолчанию, чтобы избежать проблем,
• дата исполнения, которая может быть определена при отправке цифровой формы, и
• номер счета-фактуры, который может быть сгенерирован случайным образом.

После заполнения этой информации генерируется счет, который можно направить клиентам или знакомым.

Повторяющиеся счета-фактуры

Используя возможности автоматизации InvestGlass, можно настроить периодическое выставление счетов для долгосрочных клиентов, например, ежемесячно. Это помогает избежать ошибок и забывания об отправке. Кроме того, это позволяет не набирать информацию заново. Период времени, а также периодичность могут быть определены вручную для каждого клиента. 

Эта автоматизация оказывает большое влияние на бухгалтерский учет и бюджетирование. Прогнозирование денежных потоков и поддержание здорового денежного потока никогда не было таким простым.

4. Автоматическая отправка электронных писем 

Отправка счета-фактуры после ее формирования может показаться простой и понятной задачей. Тем не менее, существует человеческий фактор, и необходимо учитывать затраты времени.

Этой повторяющейся задачи можно легко избежать и автоматизировать, создавая и отправляя электронные письма автоматически при формировании счета. Ваши сотрудники могут автоматически генерировать и создавать электронные письма на основе счетов-фактур с настраиваемыми переменными, используя контактную информацию. При этом тело и тему письма все равно придется указать, используя готовый или настроенный шаблон.

Как только электронное письмо будет отправлено с использованием информации из бухгалтерской программы, менеджер по работе с клиентами, отвечающий за соответствующий контакт, получит мгновенное уведомление.

5. Настройте задачи и напоминания

Электронная почта обеспечивает своевременное получение точных счетов-фактур. Автоматизация можно создать для отправки автоматических напоминаний, чтобы избежать просрочки платежей. Если платеж не оплачен, можно отправить автоматическое напоминание, вместо того чтобы вручную создавать и выполнять рабочий процесс просрочки платежа.

Помимо автоматической отправки напоминаний по электронной почте клиентам, напоминания могут быть отправлены и сотрудникам компании. Это позволит им уточнить у клиента, все ли в порядке на его стороне.

Задачи по выставлению счетов также могут автоматически регистрироваться при формировании счета и завершаться после его оплаты. Административные и другие задачи просто сообщаются сотруднику.

Такая автоматизация очень важна, поскольку неоплаченные счета могут негативно повлиять на ваш денежный поток.

Бонус: идеальная система управления счетами-фактурами

Идеальная система управления счетами-фактурами объединит все ваши инструменты для выставления счетов-фактур и продаж в целом. CRM и решения "все в одном" объединяют системы выставления счетов и продажи маркетинг автоматизация/управление данными, предлагающая лучшую альтернативу компаниям, нацеленным на автоматизацию выставления счетов.

InvestGlass может быть применен ко всей вашей компании и поможет контролировать работу ваших сотрудников с помощью учета рабочего времени. Это становится все более важным для выставления счетов, поскольку можно оценить время реакции и адаптировать рабочий процесс.

В то же время, улучшая процесс выставления счетов, CRM заменит ваши google sheets или google spreadsheet, используемые для управления отправкой счетов. Отправляйте счета просто и при необходимости добавляйте бизнес-чаевые и скидки.

Вывод решения для автоматизации выставления счетов

Автоматизация счетов-фактур - важная часть бухгалтерского процесса, и не стоит ей мешать. В конце концов, бизнес - это предоставление услуг и товаров вашим клиентам. Мы надеемся, что эти советы помогут вам сосредоточиться на главном. Для автоматизации вам придется следить за тем, как работать в обход вашей бухгалтерии. InvestGlass предлагает облачную платформу, которая автоматизирует рабочие процессы. Вы можете создать индивидуальные рабочие процессы, подходящие для управления счетами-фактурами. Это решение поможет вашей финансовой команде выполнять более важные задачи.

InvestGlass имеет API для подключения к другой бухгалтерской системе. Почему? Потому что рабочий процесс должен обрабатывать повторяющиеся счета и специфические элементы НДС, которые вы, возможно, уже используете в своей бухгалтерской системе.