Руководство по тому, что должен содержать ваш портал для сотрудников
Портал для сотрудников - это основа HR-отдела компании. Он помогает оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность и обеспечить сотрудников ресурсами. Однако важно не упускать из виду основные моменты. Ниже перечислены пять вещей, которые должен включать в себя портал для сотрудников:
1) Справочная служба для быстрых вопросов по политике и процедурам
Создать новые документы и формы по мере необходимости, не проходя через множество процессов.
Публикуйте соответствующие сообщения для сотрудников на портале, чтобы все сотрудники могли получить к ним доступ.
Сделайте свою службу поддержки доступной 24 часа в сутки 7 дней в неделю через живой чат или телефонные звонки для сотрудников, которым нужна помощь
Льготы и отпуск: Портал должен включать информацию о льготах и отпусках сотрудников. Таким образом, сотрудники смогут увидеть все возможные варианты и выбрать наиболее подходящий для них. Сюда входят следующие темы: медицинское страхование, пенсионные планы, программы помощи в обучении и наличие отпуска/больничного.
2) Отслеживание отпусков с рабочим процессом утверждения
После страницы входа в систему ваши сотрудники должны получить доступ к календарю, в котором указаны все даты, когда они могут взять отгул. Текущая дата должна быть выделена. Если нажать на другой день, появится окно со всеми выходными днями за этот месяц, включая отпуск или больничный.
Портал для сотрудников также должен включать рабочий процесс утверждения, позволяющий отслеживать утверждения через систему справочной службы, чтобы вы могли лучше управлять утверждениями отдельных сотрудников или групп сотрудников. Если сотрудник запрашивает более трех дней отпуска подряд, это вызовет автоматическое уведомление от отдела кадров с просьбой дать разрешение на запрос; если запрос отклонен, то перед утверждением могут потребоваться дополнительные действия, например, сбор информации о причинах отсутствия (например, справка от врача).
Поскольку InvestGlass работает с финансовыми посредниками, мы создал заявку на поездку виджет, который замораживает все контакты, которые вы не будете посещать во время путешествия.
3) Формы отчетов о расходах, чтобы вы знали, какие деньги тратятся на корпоративные мероприятия
Прямая ссылка на формирование счетов-фактур облегчит процесс создания отчета о расходах. Все расходы и счета могут быть загружены в систему, и все сотрудники будут иметь доступ к этой информации.
Создайте собственные формы отчетов о расходах, чтобы знать, какие деньги тратятся на корпоративные мероприятия. Или хотя бы куда они ушли!
Если возникнут проблемы с отчетами или счетами, отправьте их через запрос в службу поддержки, что позволит автоматически Если перед утверждением необходимо предпринять дополнительные действия, например, собрать дополнительную информацию о том, почему они не могут быть доступны для утверждения заявок на отпуск, то эти действия должны быть выполнены в первую очередь.
4) Организационная схема, чтобы каждый знал, кто кому подчиняется
Расписание и управление сменами должны быть видны для каждой группы, а сообщения должны быть упорядочены по дате.
Это поможет составить график работы сотрудников над проектами и убедиться, что все знают, кто является их руководителями. Сотрудники будут знать, куда обращаться, если случится что-то, требующее дополнительной помощи или разъяснений.
Способ планирования сообщений также облегчает руководителям задачу по отслеживанию того, какой отпуск взял сотрудник и когда он снова будет доступен.
Организационная схема позволяет сотрудникам HR-службы легко находить всю эту информацию с первого взгляда - будь у вас один человек, отвечающий за аккаунты компании в социальных сетях, или пять человек, работающих в разные смены, - все можно легко найти, не прибегая к дополнительной помощи других отделов, например IT, чтобы получить информацию из-за путаницы в том, как здесь все устроено.
5) Внутренняя система обмена сообщениями для мгновенного общения
Все сообщения могут быть переданы через средство общения в чате.
Это поможет наладить отношения с теми, у кого, возможно, нет времени на регулярную работу с электронной почтой.
Система чатов также исключает необходимость телефонных звонков, которые зачастую более неудобны, чем чаты, поскольку отнимают у человека так много драгоценного времени. Кроме того, нет никакой гарантии, что тот, с кем вы общаетесь, будет доступен в данный момент.
Те, кто предпочитает говорить, могут использовать голосовую или видеосвязь, чтобы донести свою точку зрения, что еще больше упрощает задачу для всех участников.
Системы обмена внутренними сообщениями отлично подходят для сотрудников, работающих удаленно - в другом штате или стране, - поскольку такие коммуникации происходят мгновенно.
Задача может быть распределена с помощью простого инструмента InvestGlass.
Многие из этих инструментов бесплатны, а некоторые можно настроить в соответствии с потребностями вашей компании. Неважно, нужна ли вам служба поддержки или просто формы для заполнения.
InvestGlass разработан с учетом простоты использования, поэтому сотрудникам легко и быстро ориентироваться на портале.
Что должно быть в портале для сотрудников? Единого ответа на этот вопрос нет, поскольку потребности каждого предприятия зависят от того, что может потребоваться его сотрудникам. Во многих современных порталах есть множество полезных функций, которые делают общение в удаленном режиме проще, чем когда-либо прежде. Системы обмена внутренними сообщениями, такие как Skype, позволяют удаленным сотрудникам, работающим в любой точке мира, легко общаться с теми, кто работает
Каким будет следующий портал для сотрудников в 2021 году?
Согласно Gartner отчёт, более 85% предприятий внедрили или находятся в процессе модернизации порталов для сотрудников, чтобы повысить эффективность цифровых рабочих мест. Такие платформы, как InvestGlass позволяет компаниям настраивать интерфейс под корпоративный бренд, эффективно управлять документами сотрудников, начислением заработной платы, правилами предоставления отпусков и внутренними коммуникациями.
Портал InvestGlass можно легко оформить в корпоративных цветах и выбрать необходимые виджеты для процесса регистрации, управления именами пользователей, платежными ведомостями, праздниками, новостями компании, управления карьерой и группировки вопросов в FAQ.
Ваш портал олицетворяет дух вашей компании! Это семья!
Начните сегодня с бесплатной пробной версии InvestGlass
Часто задаваемые вопросы
1. Что такое портал для сотрудников?
Портал для сотрудников - это центральный узел, где сотрудники могут получить доступ к HR-ресурсам, политике и инструментам. InvestGlass предоставляет полностью настраиваемый портал, который соответствует бренду вашей компании и оптимизирует внутренние рабочие процессы.
2. Почему компания должна внедрить портал для сотрудников?
Порталы для сотрудников экономят время, сокращают объем бумажной работы и улучшают коммуникацию. С помощью InvestGlass компании могут автоматизировать запросы на отпуск, утверждение расходов и процессы приема на работу, повышая эффективность.
3. Какие HR-функции должен включать портал для сотрудников?
К основным функциям относятся справочные службы, отслеживание отпусков, информация о льготах и отчетность о расходах. InvestGlass предлагает все эти функции, а также пользовательские виджеты, разработанные специально для вашего бизнеса.
4. Как InvestGlass упрощает отслеживание отпусков?
Сотрудники могут запрашивать отгулы через интегрированный календарь. InvestGlass автоматизирует процесс утверждения, уведомляет руководителей и даже включает виджет запроса на командировку для финансовых посредников.
5. Может ли портал для сотрудников обрабатывать отчеты о расходах?
Да. InvestGlass позволяет сотрудникам напрямую загружать расходы и счета-фактуры, а менеджерам отслеживать утверждения в режиме реального времени, обеспечивая прозрачность и контроль.
6. Почему организационная схема важна?
Он показывает линии отчетности и помогает в составлении графиков и общении. InvestGlass делает графики интерактивными и привязанными к профилям сотрудников, что повышает наглядность.
7. Как обмен внутренними сообщениями улучшает совместную работу?
Средства обмена сообщениями обеспечивают быструю и мгновенную связь между командами. В InvestGlass интегрированы функции чата, голосовой связи и видео для удаленных и гибридных команд.
8. Поддерживает ли InvestGlass управление льготами для сотрудников?
Да. Порталы InvestGlass централизуют медицинскую страховку, пенсионные и отпускные полисы, предоставляя сотрудникам легкий доступ к информации о своих льготах в любое время.
9. Насколько настраиваемым является портал для сотрудников InvestGlass?
InvestGlass позволяет полностью брендировать сайт с использованием фирменных цветов и предлагает широкий выбор виджетов, от платежных ведомостей до страниц карьеры.
10. Почему стоит выбрать InvestGlass в качестве портала для сотрудников?
InvestGlass - это швейцарский хостинг, безопасный и простой в использовании портал. Он помогает HR-командам экономить время, повышает вовлеченность сотрудников и создает портал, отражающий культуру вашей компании.