دليل لما يجب أن تتضمنه بوابة الموظف الخاصة بك

بوابة الموظفين هي العمود الفقري لقسم الموارد البشرية في الشركة. ويمكنها المساعدة في تبسيط سير العمل، وخلق الكفاءات، وتوفير الموارد للموظفين. ومع ذلك، من المهم عدم إغفال الأساسيات. فيما يلي خمسة أشياء يجب أن تتضمنها بوابة الموظفين:

1) مكتب مساعدة للأسئلة السريعة حول السياسات والإجراءات

إنشاء مستندات ونماذج جديدة حسب الحاجة دون المرور بعمليات متعددة.

نشر المراسلات ذات الصلة الموجهة للموظفين على البوابة الإلكترونية ليتمكن جميع الموظفين من الوصول إليها.

اجعل مكتب المساعدة متاحًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع عبر الدردشة المباشرة أو المكالمات الهاتفية مع الموظفين الذين يحتاجون إلى المساعدة

المزايا والإجازات: يجب أن تتضمن البوابة معلومات عن مزايا الموظفين وإجازاتهم. هكذا يمكن للموظفين الاطلاع على الخيارات المتاحة لهم أثناء التنقل بين ما يناسبهم. ويشمل ذلك الموضوعات التالية: التأمين الصحي، وخطط التقاعد، وبرامج المساعدة الدراسية، وتوافر الإجازات/الإجازات المرضية.

2) تتبع الإجازات مع سير عمل الموافقة

بعد صفحة تسجيل الدخول، يجب أن يجد موظفوك إمكانية الوصول إلى تقويم يتضمن جميع التواريخ التي يمكنهم أخذ إجازة منها. يجب تمييز التاريخ الحالي. سيؤدي النقر على يوم آخر إلى ظهور نافذة تحتوي على جميع أيام الإجازة لذلك الشهر، بما في ذلك الإجازة أو الإجازة المرضية.

يجب أن تتضمن بوابة الموظفين أيضًا سير عمل الموافقة لتتبع الموافقات من خلال نظام مكتب المساعدة الخاص بك حتى تتمكن من إدارة الموافقات بشكل أفضل من قبل الموظفين الأفراد أو مجموعات الموظفين. عندما يطلب أحد الموظفين إجازة لأكثر من ثلاثة أيام متتالية مقدماً، سيؤدي ذلك إلى تنبيه تلقائي من الموارد البشرية لإعطاء الإذن بالطلب؛ وإذا تم رفض الطلب، فقد يلزم اتخاذ إجراءات إضافية قبل الموافقة، مثل جمع المعلومات حول سبب عدم توفره (مثل مذكرة الطبيب).

نظرًا لأن InvestGlass تتعامل مع الوسطاء الماليين، فقد أنشأنا أداة طلب السفر التي تجمد جميع جهات الاتصال التي لن تزورها أثناء السفر.

3) نماذج الإبلاغ عن النفقات حتى تعرف نوع الأموال التي يتم إنفاقها في فعاليات الشركة

سيسهل الارتباط المباشر لإنشاء الفواتير عملية إنشاء تقرير النفقات. ويمكن تحميل جميع النفقات والفواتير في النظام، وسيتمكن جميع الموظفين من الوصول إلى هذه المعلومات.

قم بإنشاء نماذج الإبلاغ عن النفقات الخاصة بك حتى تعرف نوع الأموال التي يتم إنفاقها في فعاليات الشركة. أو على الأقل أين ذهبت كلها!

إذا كانت هناك أي مشاكل في التقارير أو الفواتير، فقم بإرسالها من خلال طلب مكتب المساعدة الذي سيؤدي تلقائيًا إلى إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني من الموارد البشرية؛ إذا كان هناك حاجة إلى اتخاذ إجراءات أخرى قبل الموافقة مثل جمع المزيد من المعلومات حول سبب عدم توفر طلبات الإجازات للموافقة عليها، فيجب أن تحدث هذه الإجراءات أولاً.

4) مخطط تنظيمي بحيث يعرف كل شخص من يتبع من

يجب أن تكون إدارة الجداول الزمنية والمناوبات مرئية لكل مجموعة ويجب أن تكون المنشورات مصنفة حسب التاريخ.

سيساعد ذلك في جدولة الموظفين للمشاريع والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة حول من هم المشرفون عليهم. يعرف الموظفون إلى أين يذهبون إذا حدث أي شيء يحتاج إلى مزيد من المساعدة أو التوضيح.

كما أن الطريقة التي يجب أن تتم بها جدولة المنشورات تجعل من السهل على المديرين معرفة الإجازات التي حصل عليها الموظف ومتى يكون متاحاً مرة أخرى.

يجعل المخطط التنظيمي من السهل على موظفي الموارد البشرية تحديد موقع جميع هذه المعلومات في لمحة سريعة - سواء كان لديك شخص واحد مسؤول عن حسابات وسائل التواصل الاجتماعي لشركتك أو خمسة أشخاص يعملون في نوبات مختلفة، يمكن العثور على كل شيء بسهولة دون الحاجة إلى أي مساعدة إضافية من أقسام أخرى مثل قسم تكنولوجيا المعلومات من أجل استرجاعها بسبب الارتباك في كيفية عمل الأشياء هنا.

5) نظام المراسلة الداخلي للتواصل الفوري

يمكن مشاركة جميع الاتصالات عبر أداة اتصال الدردشة.

يمكن أن يساعد ذلك في بناء علاقات مع أولئك الذين قد لا يكون لديهم الوقت للتعامل مع البريد الإلكتروني بشكل منتظم.

يلغي نظام الدردشة أيضاً الحاجة إلى المكالمات الهاتفية - والتي غالباً ما تكون غير مريحة أكثر من الدردشات لأنها تستغرق الكثير من وقت الشخص الثمين. كما أنه لا يوجد ضمان بأن الشخص الذي تتواصل معه سيكون متاحاً في الوقت الحالي أيضاً.

أما أولئك الذين يفضلون التحدث فيمكنهم استخدام المكالمات الصوتية أو مكالمات الفيديو لإيصال وجهة نظرهم بدلاً من ذلك، مما يجعل الأمر أكثر سهولة لجميع المشاركين.

تُعد أنظمة المراسلة الداخلية رائعة إذا كنت تريد أن يعمل موظفوك عن بُعد - سواء في ولاية أو بلد آخر - لأن هذه الاتصالات تحدث على الفور.

يمكن توزيع المهمة من خلال أداة InvestGlass البسيطة.

العديد من هذه الأدوات مجانية، وبعضها قابل للتخصيص حسب احتياجات شركتك. سواء كنت تريد مكتب مساعدة أو تحتاج ببساطة إلى نماذج ليقوم الأشخاص بتعبئتها.

صُممت بوابة InvestGlass مع مراعاة سهولة الاستخدام، بحيث يسهل على الموظفين التنقل عبر البوابة بسرعة وسهولة.

ما الذي يجب أن يتوفر في بوابة الموظفين؟ لا توجد إجابة واحدة لأن احتياجات كل شركة تختلف باختلاف ما قد تحتاجه القوى العاملة لديها. هناك الكثير من الميزات المفيدة المتاحة في العديد من البوابات الحديثة الآن والتي تجعل التواصل عن بُعد أسهل من أي وقت مضى. تسمح أنظمة المراسلة الداخلية مثل Skype للموظفين العاملين عن بُعد في أي مكان في العالم بالتواصل بسهولة مع الآخرين الذين يعملون

ما هي بوابة الموظفين التالية لعام 2021؟

ووفقًا لتقرير صادر عن مؤسسة Gartner، فإن أكثر من 85% من الشركات قد طبقت أو هي بصدد ترقية بوابات الموظفين لتعزيز تجربة مكان العمل الرقمية. تسمح منصات مثل InvestGlass للشركات بتخصيص واجهتها مع العلامة التجارية للشركة، وإدارة سجلات الموظفين، وكشوف الرواتب، وسياسات الإجازات، والتواصل الداخلي بكفاءة.

من خلال بوابة InvestGlass، يمكنك بسهولة ضبطها بألوان شركتك واختيار الأدوات التي تحتاجها لعملية التسجيل، وإدارة اسم المستخدم، وقسائم الدفع، وإدارة العطلات، وأخبار شركتك، وإدارة خيارات الوظائف، وإعادة تجميع الأسئلة في الأسئلة الشائعة.

بوابتك تمثل روح شركتك! إنها العائلة!

ابدأ اليوم مع الإصدار التجريبي المجاني من InvestGlass

الأسئلة الشائعة

1. ما هي بوابة الموظفين؟
بوابة الموظفين هي مركز مركزي حيث يمكن للموظفين الوصول إلى موارد الموارد البشرية والسياسات والأدوات. توفّر بوابة InvestGlass بوابة قابلة للتخصيص بالكامل تتماشى مع العلامة التجارية لشركتك وتبسّط سير العمل الداخلي.

2. لماذا يجب على الشركة تنفيذ بوابة إلكترونية للموظفين؟
توفر بوابات الموظفين الوقت وتقلل من الأعمال الورقية وتحسن التواصل. باستخدام InvestGlass، يمكن للشركات أتمتة طلبات الإجازات، والموافقات على النفقات، وعمليات التأهيل، مما يعزز الكفاءة.

3. ما هي ميزات الموارد البشرية التي يجب أن تتضمنها بوابة الموظفين؟
تشمل الميزات الأساسية مكاتب المساعدة، وتتبع الإجازات، ومعلومات المزايا، والإبلاغ عن النفقات. يقدم موقع InvestGlass كل هذه الميزات، بالإضافة إلى أدوات مخصصة مصممة خصيصًا لعملك.

4. كيف يعمل نظام InvestGlass على تبسيط عملية تتبع الإجازات؟
يمكن للموظفين طلب إجازات عبر تقويم متكامل. تعمل InvestGlass على أتمتة الموافقات وإعلام المديرين، كما أنها تتضمن أداة طلب سفر للوسطاء الماليين.

5. هل يمكن لبوابة الموظفين التعامل مع تقارير النفقات؟
نعم. يمكّن موقع InvestGlass الموظفين من تحميل النفقات والفواتير مباشرة، بينما يتتبع المديرون الموافقات في الوقت الفعلي، مما يضمن الشفافية والتحكم.

6. لماذا يعتبر المخطط التنظيمي مهماً؟
فهو يبين خطوط الإبلاغ ويساعد في الجدولة والتواصل. يجعل InvestGlass الرسوم البيانية تفاعلية ومرتبطة بالملفات الشخصية للموظفين، مما يحسن من وضوح الرؤية.

7. كيف تعمل المراسلة الداخلية على تحسين التعاون؟
تتيح أدوات المراسلة التواصل السريع والفوري بين الفرق. تدمج أداة InvestGlass ميزات الدردشة المباشرة والصوت والفيديو للفرق البعيدة والمختلطة.

8. هل يمكن أن تدعم بوابة InvestGlass إدارة استحقاقات الموظفين؟
نعم. تعمل بوابات InvestGlass على مركزية سياسات التأمين الصحي والمعاشات التقاعدية والإجازات، مما يتيح للموظفين سهولة الوصول إلى معلومات استحقاقاتهم في أي وقت.

9. ما مدى قابلية تخصيص بوابة InvestGlass للموظفين؟
تتيح لك بوابة InvestGlass وضع علامة تجارية كاملة بألوان الشركة وتتيح لك الاختيار من بين مجموعة واسعة من الأدوات، من كشوف الرواتب إلى صفحات الوظائف.

10. لماذا تختار بوابة InvestGlass كبوابة إلكترونية للموظفين؟
InvestGlass مستضاف في سويسرا، وآمن، ومصمم لسهولة الاستخدام. وهو يساعد فرق الموارد البشرية على توفير الوقت وتحسين مشاركة الموظفين وإنشاء بوابة تعكس ثقافة شركتك.