Um guia sobre o que seu portal do funcionário deve incluir
Um portal do funcionário é a espinha dorsal do departamento de RH de uma empresa. Ele pode ajudar a simplificar seus fluxos de trabalho, criar eficiências e fornecer recursos aos funcionários. No entanto, é importante não deixar de lado os aspectos básicos. Veja a seguir cinco coisas que um portal do funcionário deve incluir:
1) Uma central de ajuda para perguntas rápidas sobre políticas e procedimentos
Criar novos documentos e formulários conforme necessário, sem passar por vários processos.
Publicar comunicações relevantes para os funcionários no portal para que todos os funcionários possam acessá-las.
Disponibilize sua central de ajuda 24 horas por dia, 7 dias por semana, por meio de bate-papo ao vivo ou chamadas telefônicas para os funcionários que precisam de assistência
Benefícios e licenças: O portal deve incluir informações sobre benefícios e licenças dos funcionários. Dessa forma, os funcionários podem ver as opções enquanto navegam pelo que funciona melhor para eles. Isso inclui os seguintes tópicos: seguro-saúde, planos de aposentadoria, programas de assistência para matrícula e disponibilidade de férias/doença.
2) Acompanhamento de férias com fluxo de trabalho de aprovação
Após a página de login, sua equipe deve ter acesso a um calendário que inclui todas as datas em que ela pode tirar férias. A data atual deve estar destacada. Ao clicar em outro dia, aparecerá uma janela com todos os dias de folga daquele mês, incluindo férias ou licença médica.
O portal do funcionário também deve incluir um fluxo de trabalho de aprovação para rastrear as aprovações por meio do seu sistema de help desk, para que você possa gerenciar melhor as aprovações por funcionários individuais ou grupos de funcionários. Quando um funcionário solicita mais de três dias consecutivos de folga com antecedência, isso acionará uma notificação automática do RH para dar permissão à solicitação; se ela for negada, talvez seja necessário realizar ações adicionais antes da aprovação, como coletar informações sobre o motivo da indisponibilidade (por exemplo, atestado médico).
Como a InvestGlass lida com intermediários financeiros, nós criar uma solicitação de viagem que congela todos os contatos que você não visitará durante a viagem.
3) Formulários de relatório de despesas para que você saiba que tipo de dinheiro está sendo gasto em eventos corporativos
Um link direto para a geração de faturas facilitará o processo de geração de um relatório de despesas. Todas as despesas e faturas podem ser carregadas no sistema, e todos os funcionários terão acesso a essas informações.
Crie seus próprios formulários de relatório de despesas para saber que tipo de dinheiro está sendo gasto em eventos corporativos. Ou, pelo menos, para onde foi todo o dinheiro!
Se houver algum problema com relatórios ou faturas, envie-os por meio de uma solicitação de help desk que automaticamente acionam uma notificação por e-mail do RH; se for necessário realizar outras ações antes da aprovação, como coletar mais informações sobre o motivo pelo qual eles podem não estar disponíveis para a aprovação de solicitações de licença, essas ações precisam ser realizadas primeiro.
4) Um organograma para que todos saibam quem se reporta a quem
O gerenciamento de horários e turnos deve ser visível por grupo e as postagens devem ser arquivadas por data.
Isso ajudará a programar os funcionários para projetos e a garantir que todos saibam quem são seus supervisores. Os funcionários sabem a quem recorrer caso aconteça algo que precise de mais assistência ou esclarecimento.
A maneira como as postagens devem ser programadas também facilita para os gerentes verem o tempo de folga que um funcionário tirou e quando ele estará disponível novamente.
Um organograma facilita para a equipe de RH localizar todas essas informações em um piscar de olhos - quer você tenha uma pessoa responsável pelas contas de mídia social da sua empresa ou cinco pessoas trabalhando em turnos diferentes, tudo ainda pode ser encontrado facilmente sem a necessidade de ajuda adicional de outros departamentos, como o de TI, para recuperá-las devido à confusão sobre como as coisas funcionam por aqui.
5) Sistema de mensagens interno para comunicação instantânea
Todas as comunicações podem ser compartilhadas por meio de um ferramenta de comunicação por bate-papo.
Isso pode ajudar a construir relacionamentos com aqueles que talvez não tenham tempo para lidar com e-mails regularmente.
O sistema de bate-papo também elimina a necessidade de chamadas telefônicas, que geralmente são mais inconvenientes do que os bate-papos, pois ocupam muito do precioso tempo de alguém. Além disso, não há garantia de que a pessoa com quem você está se comunicando esteja disponível no momento.
As pessoas que preferem falar podem usar chamadas de voz ou de vídeo para se expressar, o que facilita ainda mais para todos os envolvidos.
Os sistemas de mensagens internas são excelentes se você quiser que seus funcionários trabalhem remotamente, seja em outro estado ou país, porque essas comunicações acontecem instantaneamente.
Uma tarefa pode ser distribuída por meio de uma ferramenta simples do InvestGlass.
Muitas dessas ferramentas são gratuitas e algumas podem ser personalizadas de acordo com as necessidades de sua empresa. Não importa se você quer um help desk ou simplesmente precisa de formulários para as pessoas preencherem.
O InvestGlass foi projetado tendo em mente a facilidade de uso, de modo que é rápido e fácil para os funcionários navegarem pelo portal.
O que um portal do funcionário deve ter? Não há uma resposta única, pois as necessidades de cada empresa variam de acordo com o que sua força de trabalho pode exigir. Atualmente, há muitos recursos úteis disponíveis em muitos portais modernos que tornam a comunicação remota mais fácil do que nunca. Sistemas de mensagens internas, como o Skype, permitem que funcionários remotos que trabalham em qualquer lugar do mundo se comuniquem facilmente com outros que trabalham
Qual é o próximo portal do funcionário para 2021?
De acordo com um Gartner relatório, mais de 85% de empresas implementaram ou estão em processo de atualização de portais de funcionários para aprimorar a experiência digital no local de trabalho. Plataformas como InvestGlass permitem que as empresas personalizem a interface com a marca corporativa, gerenciem os registros dos funcionários, a folha de pagamento, as políticas de licença e a comunicação interna com eficiência.
Com o portal InvestGlass, você pode facilmente se adequar às cores da sua empresa e selecionar os widgets necessários para o processo de registro, gerenciamento de nome de usuário, contracheque, gerenciamento de férias, notícias da empresa, gerenciamento de opções de carreiras e agrupamento de perguntas em um FAQ.
Seu portal representa o espírito de sua empresa! É a família!
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Perguntas frequentes
1. O que é um portal do funcionário?
O portal do funcionário é um hub central onde a equipe pode acessar recursos, políticas e ferramentas de RH. A InvestGlass oferece um portal totalmente personalizável que se alinha com a marca de sua empresa e agiliza os fluxos de trabalho internos.
2. Por que uma empresa deve implementar um portal do funcionário?
Os portais para funcionários economizam tempo, reduzem a burocracia e melhoram a comunicação. Com o InvestGlass, as empresas podem automatizar solicitações de férias, aprovações de despesas e processos de integração, aumentando a eficiência.
3. Quais recursos de RH um portal do funcionário deve incluir?
Os recursos essenciais incluem help desks, controle de férias, informações sobre benefícios e relatórios de despesas. A InvestGlass oferece todos esses recursos, além de widgets personalizados adaptados ao seu negócio.
4. Como a InvestGlass simplifica o controle de licenças?
Os funcionários podem solicitar folgas por meio de um calendário integrado. A InvestGlass automatiza as aprovações, notifica os gerentes e inclui até mesmo um widget de solicitação de viagem para intermediários financeiros.
5. Um portal do funcionário pode lidar com relatórios de despesas?
Sim. O InvestGlass permite que os funcionários carreguem despesas e faturas diretamente, enquanto os gerentes acompanham as aprovações em tempo real, garantindo transparência e controle.
6. Por que um organograma é importante?
Ele mostra as linhas de relatório e ajuda na programação e na comunicação. O InvestGlass torna os gráficos interativos e vinculados aos perfis dos funcionários, melhorando a visibilidade.
7. Como as mensagens internas melhoram a colaboração?
As ferramentas de mensagens permitem a comunicação rápida e instantânea entre as equipes. O InvestGlass integra recursos de bate-papo ao vivo, voz e vídeo para equipes remotas e híbridas.
8. O InvestGlass pode apoiar a gestão de benefícios dos funcionários?
Sim. Os portais InvestGlass centralizam as políticas de seguro-saúde, pensão e férias, proporcionando aos funcionários acesso fácil às informações sobre seus benefícios a qualquer momento.
9. Qual é o nível de personalização do portal do funcionário InvestGlass?
A InvestGlass permite a criação de uma marca completa com as cores da empresa e permite que você escolha entre uma ampla variedade de widgets, desde contracheques até páginas de carreira.
10. Por que escolher a InvestGlass para um portal do funcionário?
O InvestGlass é hospedado na Suíça, é seguro e foi projetado para ser fácil de usar. Ele ajuda as equipes de RH a economizar tempo, melhora o envolvimento dos funcionários e cria um portal que reflete a cultura da sua empresa.