Jak złożyć cyfrowy podpis elektroniczny? Kompletny przewodnik na 2025 rok
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów sprawiło, że podpis elektroniczny stał się niezbędnym narzędziem zarówno dla firm, jak i osób prywatnych. Od podpisywania umów o pracę po zamykanie transakcji biznesowych, umiejętność tworzenia i stosowania cyfrowego podpisu elektronicznego stała się podstawową umiejętnością w naszym coraz bardziej połączonym świecie. Ten kompleksowy przewodnik przeprowadzi Cię przez wszystko, co musisz wiedzieć o tworzeniu cyfrowych podpisów elektronicznych, od zrozumienia ram prawnych po wdrożenie najlepszych praktyk bezpieczeństwa.
Zrozumienie podpisów elektronicznych i cyfrowych
Zanim zagłębimy się w proces tworzenia podpisu, należy zrozumieć, czym właściwie są podpis elektroniczny i cyfrowy. Chociaż terminy te są często używane zamiennie w swobodnych rozmowach, reprezentują one różne koncepcje z różnymi implementacjami technicznymi i poziomami bezpieczeństwa.
Podpis elektroniczny (lub e-podpis) jest definiowany przez amerykańską ustawę o podpisach elektronicznych w handlu globalnym i krajowym (ESIGN) jako “elektroniczny dźwięk, symbol lub proces, dołączony do lub logicznie powiązany z umową lub innym zapisem i wykonany lub przyjęty przez osobę z zamiarem podpisania zapisu” [1]. [1] Mówiąc prościej, podpis elektroniczny to dowolna metoda elektroniczna używana do wskazania akceptacji umowy lub zapisu. Ta szeroka definicja obejmuje wszystko, od kliknięcia przycisku “Zgadzam się” na stronie internetowej po narysowanie podpisu palcem na ekranie tabletu.
Z drugiej strony, podpis cyfrowy reprezentuje określony podzbiór podpisów elektronicznych, który wykorzystuje zaawansowaną technologię kryptograficzną. Według DocuSign, podpisy cyfrowe są “szczególnym rodzajem podpisu elektronicznego opartego na technologii zwanej Infrastrukturą Klucza Publicznego lub PKI”[2]. [Technologia ta wykorzystuje algorytmy matematyczne do tworzenia unikalnego cyfrowego odcisku palca, który weryfikuje zarówno tożsamość podpisującego, jak i integralność dokumentu. Jeśli nawet jeden znak w podpisanym cyfrowo dokumencie zostanie zmieniony po podpisaniu, podpis staje się nieważny, zapewniając poziom bezpieczeństwa, któremu standardowe podpisy elektroniczne nie mogą dorównać.
Kluczowe różnice między podpisem elektronicznym a cyfrowym
| Cecha | Podpis elektroniczny | Podpis cyfrowy |
| Definicja | Wszelkie elektroniczne dźwięki, symbole lub procesy używane do podpisywania | Określony typ wykorzystujący technologię infrastruktury klucza publicznego (PKI) |
| Technologia | Różne metody, w tym wpisywanie nazwisk, rysowanie podpisów, dane biometryczne | Algorytmy kryptograficzne z certyfikatami cyfrowymi |
| Poziom bezpieczeństwa | Podstawowy do umiarkowanego, w zależności od wdrożenia | Wysoki poziom bezpieczeństwa dzięki szyfrowaniu i wykrywaniu manipulacji |
| Uwierzytelnianie | Może obejmować weryfikację poczty e-mail, rejestrowanie adresów IP, kody dostępu | Weryfikacja urzędu certyfikacji (CA) za pomocą par kluczy publicznych/prywatnych |
| Integralność dokumentów | Ograniczone wykrywanie sabotażu | Automatyczne unieważnienie w przypadku zmiany dokumentu |
| Przypadki użycia | Dokumenty wewnętrzne, rutynowe umowy, transakcje B2C | Prawnie wiążące umowy, umowy finansowe, regulowane branże |
| Koszt | Ogólnie niższe lub bezpłatne | Często wyższe ze względu na wymagania certyfikacyjne |
Zrozumienie różnicy między tymi dwoma rodzajami podpisów ma kluczowe znaczenie dla wyboru odpowiedniego rozwiązania dla swoich potrzeb. Poniższa tabela przedstawia podstawowe różnice:
Wybór między podpisem elektronicznym a podpisem cyfrowym zależy od konkretnych wymagań. W przypadku rutynowych dokumentów biznesowych i wewnętrznych zatwierdzeń zazwyczaj wystarcza standardowy podpis elektroniczny. Jednak w przypadku transakcji o wysokiej stawce, dokumentów wymagających ścisłej zgodności z przepisami lub sytuacji, w których integralność dokumentu jest najważniejsza, podpis cyfrowy zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo i niezbędną ochronę prawną.
Ramy prawne dla podpisów elektronicznych
Jedno z najczęstszych pytań dotyczących podpisów elektronicznych dotyczy ich ważności prawnej. Dobra wiadomość jest taka, że podpisy elektroniczne są prawnie uznawane i egzekwowalne w większości krajów na całym świecie, pod warunkiem spełnienia określonych warunków.
Ustawodawstwo Stanów Zjednoczonych
W Stanach Zjednoczonych podstawa prawna dla podpisów elektronicznych opiera się na dwóch podstawowych aktach prawnych:
Ustawa o podpisach elektronicznych w handlu globalnym i krajowym (ESIGN) została uchwalona przez rząd federalny w 2000 roku w celu ułatwienia handlu elektronicznego i zapewnienia prawnego uznania podpisów i zapisów elektronicznych. Ustawa stanowi, że “podpisowi, umowie lub innemu zapisowi odnoszącemu się do takiej transakcji nie można odmówić skutku prawnego, ważności lub wykonalności tylko dlatego, że jest w formie elektronicznej”[3]. [To prawo federalne ma zastosowanie w całym kraju i zastępuje wszelkie sprzeczne przepisy stanowe, tworząc spójny standard w całym kraju.
Uniform Electronic Transactions Act (UETA) zapewnia uzupełniające ramy na poziomie stanowym. Uchwalona w 1999 r. UETA została przyjęta przez 49 stanów, Dystrykt Kolumbii, Portoryko i Wyspy Dziewicze Stanów Zjednoczonych[3]. [Chociaż Nowy Jork nie przyjął UETA, stan ten uchwalił podobne przepisy poprzez ustawę o podpisach elektronicznych i rejestrach (ESRA), która zapewnia porównywalne uznanie prawne dla podpisów elektronicznych.
Zarówno ESIGN, jak i UETA stanowią, że podpisy elektroniczne mają taką samą wagę prawną jak tradycyjne podpisy odręczne, pod warunkiem, że wszystkie strony wyrażą zgodę na prowadzenie działalności drogą elektroniczną i że podpis elektroniczny można przypisać osobie, która go złożyła.
Międzynarodowe uznanie
Poza Stanami Zjednoczonymi, podpisy elektroniczne cieszą się powszechnym uznaniem prawnym na całym świecie:
Unia Europejska działa na podstawie rozporządzenia eIDAS (Electronic Identification and Trust Services), które weszło w życie w 2016 roku. Rozporządzenie to ustanawia kompleksowe ramy dla podpisów elektronicznych we wszystkich państwach członkowskich UE, zapewniając transgraniczne uznawanie i definiując trzy poziomy podpisów elektronicznych: Proste Podpisy Elektroniczne (SES), Zaawansowane Podpisy Elektroniczne (AES) i Kwalifikowane Podpisy Elektroniczne (QES) [4]. [4]
Kanada uznaje podpisy elektroniczne na mocy ustawy o ochronie danych osobowych i dokumentów elektronicznych (PIPEDA), choć szczegółowe wymogi mogą się różnić w zależności od prowincji. Australia zapewnia uznanie prawne poprzez ustawę o transakcjach elektronicznych z 1999 r., podczas gdy Indie ustanawiają podstawę prawną dla podpisów elektronicznych poprzez ustawę o technologiach informacyjnych z 2000 r. [4]. [4]
Wymagania dotyczące ważności prawnej
Aby podpis elektroniczny został uznany za prawnie ważny i wykonalny, musi on zazwyczaj spełniać kilka kryteriów:
1.Zamiar złożenia podpisu: Podpisujący musi wyraźnie wykazać zamiar podpisania dokumentu elektronicznie, często poprzez wyraźne działanie, takie jak kliknięcie przycisku “Podpisz” lub narysowanie podpisu.
2.Zgoda na transakcje elektroniczne: Wszystkie zaangażowane strony muszą wyrazić zgodę na przeprowadzenie transakcji drogą elektroniczną zamiast przy użyciu dokumentów papierowych.
3.Weryfikacja tożsamości: Musi istnieć niezawodna metoda weryfikacji tożsamości osoby podpisującej, zapewniająca, że podpis jest legalny i można go przypisać właściwej osobie.
4. ścieżka audytu: Wiele przepisów wymaga prowadzenia szczegółowego rejestru procesu podpisywania, w tym znaczników czasu, adresów IP i wszelkich działań podjętych podczas sesji podpisywania.
5.Przechowywanie dokumentacji: Podpisany dokument musi być przechowywany w formacie, który może być dokładnie odtworzony i dostępny dla wszystkich stron.
Dokumenty, które mogą wymagać tradycyjnych podpisów
Pomimo szerokiej akceptacji podpisów elektronicznych, niektóre rodzaje dokumentów mogą nadal wymagać tradycyjnych “mokrych” podpisów w niektórych jurysdykcjach. Obejmują one zazwyczaj:
-Testamenty, trusty i kodycyle
-nakazy sądowe i oficjalne dokumenty sądowe
-Dokumenty adopcyjne i rozwodowe
-Powiadomienia o anulowaniu usług użyteczności publicznej
-Uwagi dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa
-Powiadomienia o wycofaniu produktu
-akty własności nieruchomości i dokumenty hipoteczne (w niektórych stanach)
-Niektóre pełnomocnictwa
Przed użyciem podpisu elektronicznego w tego typu dokumentach należy zawsze zweryfikować szczegółowe wymogi obowiązujące w danej jurysdykcji.
Jak utworzyć cyfrowy podpis elektroniczny: Metody krok po kroku
Tworzenie cyfrowego podpisu elektronicznego jest prostsze niż mogłoby się wydawać. Dostępnych jest wiele podejść, od dedykowanych platform podpisu elektronicznego po wbudowane funkcje w popularnych aplikacjach. Przyjrzyjmy się najskuteczniejszym metodom.
Metoda 1: Korzystanie z dedykowanych platform podpisu elektronicznego
Dedykowane platformy podpisów elektronicznych oferują najbardziej kompleksowe i bezpieczne rozwiązanie do tworzenia i zarządzania podpisami cyfrowymi. Usługi te zapewniają solidne funkcje, w tym weryfikację tożsamości, ścieżki audytu, automatyzację przepływu pracy i zgodność z różnymi normami prawnymi.
Adobe Acrobat Sign
Adobe Acrobat Sign (dawniej Adobe Sign) jest jednym z najczęściej używanych rozwiązań do podpisu elektronicznego, szczególnie w organizacjach korzystających już z produktów Adobe.
Tworzenie podpisu w programie Adobe Acrobat:
1.Otwórz dokument: Uruchom program Adobe Acrobat i otwórz plik PDF, który chcesz podpisać.
2.Uzyskaj dostęp do narzędzia Wypełnij i podpisz: Kliknij ikonę “Podpisz” na pasku narzędzi lub przejdź do “Narzędzia” i wybierz “Wypełnij i podpisz”.”
3. Utwórz swój podpis: Jeśli podpisujesz się po raz pierwszy, zobaczysz panel Podpis lub Inicjały z trzema opcjami tworzenia:
-Type: Wprowadź swoje imię i nazwisko w polu tekstowym i wybierz jeden z kilku stylów podpisu. Możesz kliknąć “Zmień styl”, aby wyświetlić różne opcje czcionki.
-Rysowanie: Użyj myszy, gładzika lub ekranu dotykowego, aby bezpośrednio narysować swój podpis.
-Obraz: Prześlij zdjęcie lub skan odręcznego podpisu.
4. Zapisz swój podpis: Zaznacz pole “Zapisz podpis”, aby bezpiecznie zapisać podpis w usłudze Adobe Document Cloud do wykorzystania w przyszłości. [5]
5.Umieść podpis: Kliknij miejsce, w którym chcesz umieścić podpis w dokumencie. Możesz zmienić jego rozmiar lub położenie za pomocą paska narzędzi pola.
6.Zakończ i udostępnij: Zapisz podpisany dokument i udostępnij go innym stronom za pośrednictwem poczty e-mail lub pamięci masowej w chmurze.
Narzędzie Adobe Fill & Sign pozwala również wybrać kolor podpisu i udostępnia opcje dodawania inicjałów, tekstu, znaczników wyboru i innych elementów formularza.
DocuSign
DocuSign jest liderem na rynku rozwiązań do podpisu elektronicznego, znanym z przyjaznego dla użytkownika interfejsu i szerokich możliwości integracji z ponad 900 aplikacjami biznesowymi.
Tworzenie podpisu w DocuSign:
1.Utwórz konto: Załóż konto DocuSign (dostępne są bezpłatne wersje próbne).
2. Prześlij dokument: Kliknij “Start” i prześlij dokument, który chcesz podpisać.
3.Dodaj odbiorców: Wprowadź adresy e-mail wszystkich stron, które muszą podpisać dokument.
4.Utwórz swój podpis: Po wyświetleniu monitu o podpis możesz:
-Wpisz swoje imię i wybierz styl podpisu
-Narysuj swój podpis za pomocą myszy lub ekranu dotykowego
-Prześlij obraz swojego podpisu
5.Przyjęcie podpisu: Raz utworzony podpis jest bezpiecznie przechowywany i może być ponownie wykorzystany w przyszłych dokumentach.
6.Zakończ podpisywanie: Złóż swój podpis w wyznaczonych polach i kliknij “Zakończ”, aby zakończyć proces.
DocuSign zapewnia zaawansowane funkcje, w tym przypomnienia o podpisie, daty wygaśnięcia, kontrolę kolejności podpisywania i szczegółowe ścieżki audytu, które śledzą każdą czynność podjętą podczas procesu podpisywania.
Metoda 2: Tworzenie podpisów w pakiecie Microsoft Office
Aplikacje Microsoft Office zawierają wbudowane funkcje dodawania do dokumentów zarówno linii podpisu, jak i podpisów cyfrowych.
Microsoft Word
Dodawanie linii podpisu:
1. Ustaw kursor: Kliknij w miejscu, w którym w dokumencie ma pojawić się linia podpisu.
2. Wstaw linię podpisu: Przejdź do zakładki “Wstaw”, kliknij “Linia podpisu” w grupie “Tekst” i wybierz “Linia podpisu Microsoft Office”.”
3. Skonfiguruj ustawienia podpisu: W oknie dialogowym wprowadź informacje o osobie podpisującej, w tym jej imię i nazwisko, tytuł i adres e-mail. Możesz także dodać instrukcje dla osoby podpisującej.
4.Wstaw linię: Kliknij “OK”, aby wstawić linię podpisu do dokumentu.
Dodawanie podpisu cyfrowego:
Aby uzyskać bezpieczny kryptograficznie podpis cyfrowy w programie Word, potrzebny jest certyfikat cyfrowy z zaufanego urzędu certyfikacji:
1.Uzyskaj dostęp do ochrony dokumentu: Przejdź do “Plik” > “Informacje” > “Chroń dokument” > “Dodaj podpis cyfrowy”.”
2.Wybierz certyfikat: Wybierz swój certyfikat cyfrowy z listy dostępnych certyfikatów.
3.Podaj cel: Wprowadź powód podpisania dokumentu.
4. Podpisz dokument: Kliknij “Podpisz”, aby zastosować swój podpis cyfrowy. Dokument zostanie oznaczony jako ostateczny i zabezpieczony przed dalszą edycją.
Microsoft Excel i PowerPoint
Proces dodawania podpisów cyfrowych w programach Excel i PowerPoint jest podobny do tego w programie Word:
1.Przejdź do “Plik” > “Informacje”
2.Kliknij “Chroń skoroszyt” (Excel) lub “Chroń prezentację” (PowerPoint).
3. wybierz “Dodaj podpis cyfrowy”
4. postępuj zgodnie z instrukcjami, aby zakończyć proces podpisywania
Metoda 3: Podpisy urządzeń mobilnych
Możliwość podpisywania dokumentów na urządzeniach mobilnych staje się coraz ważniejsza dla profesjonalistów, którzy pracują zdalnie lub często podróżują.
iOS i iPadOS
Urządzenia mobilne Apple oferują wbudowane funkcje podpisu dzięki funkcji Markup:
Korzystanie z poczty i znaczników:
1.Otwórz dokument: Odbierz plik PDF za pośrednictwem wiadomości e-mail i stuknij, aby go otworzyć.
2.Dostęp do znaczników: Stuknij dokument, a następnie ikonę znaczników (końcówka pióra w okręgu).
3.Dodaj swój podpis: Stuknij ikonę “+”, a następnie wybierz “Podpis”.”
4. Utwórz swój podpis: Narysuj swój podpis na ekranie za pomocą palca lub Apple Pencil. Podpis zostanie automatycznie zapisany do wykorzystania w przyszłości.
5.Umieść i zmień rozmiar: Przeciągnij podpis w wybrane miejsce i zmień jego rozmiar w razie potrzeby.
6.Zapisz i udostępnij: Stuknij “Gotowe” i udostępnij podpisany dokument.
Korzystanie z podglądu na komputerze Mac:
1.Otwórz plik PDF w podglądzie
2.Kliknij przycisk “Pokaż pasek narzędzi znaczników”.
3.Kliknij przycisk “Podpisz”
4.Utwórz swój podpis za pomocą gładzika, aparatu lub iPhone'a/iPada.
5.Kliknij w dowolnym miejscu dokumentu, aby złożyć podpis
Urządzenia z systemem Android
Użytkownicy systemu Android mają kilka opcji tworzenia i stosowania podpisów elektronicznych:
Adobe Fill & Sign:
1.Pobierz aplikację: Zainstaluj aplikację Adobe Fill & Sign ze sklepu Google Play (bezpłatnie).
2. Otwórz dokument: Stuknij “Wybierz plik” i wybierz plik PDF, który chcesz podpisać.
3. Dostęp do narzędzia podpisu: Dotknij ikony pióra u dołu ekranu.
4. Utwórz podpis: Wybierz “Utwórz podpis” i narysuj swój podpis palcem.
5.Zastosuj i zapisz: Umieść swój podpis na dokumencie i zapisz podpisany plik.
DocuSign Mobile:
Aplikacja mobilna DocuSign zapewnia w pełni funkcjonalne środowisko podpisywania na urządzeniach z systemem Android, z takimi samymi możliwościami jak wersja komputerowa.
Metoda 4: Darmowe generatory podpisów online
Do sporadycznego użytku lub gdy nie chcesz instalować oprogramowania, darmowe generatory podpisów online zapewniają szybkie rozwiązanie:
Popularne bezpłatne opcje:
-SignWell: Oferuje bezpłatne podpisy elektroniczne bez konieczności posiadania konta do podstawowego użytku.
-Signaturely: Zapewnia darmowy generator podpisów online z opcjami pisania i rysowania.
-Generator podpisów Canva: Umożliwia tworzenie stylizowanych podpisów przy użyciu różnych czcionek.
-BoldSign: Oferuje 25 bezpłatnych żądań podpisu miesięcznie z nieograniczoną liczbą autopodpisów.
Narzędzia te zazwyczaj umożliwiają wpisanie lub narysowanie podpisu, a następnie pobranie go jako pliku graficznego, który można wstawić do dokumentów.
Najlepsze praktyki bezpieczeństwa dla podpisów elektronicznych
Chociaż podpisy elektroniczne zapewniają wygodę i wydajność, wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa jest niezbędne do zapewnienia ich ważności i ochrony przed oszustwami.
Wybierz renomowanego dostawcę podpisu elektronicznego
Wybierz rozwiązanie do podpisu elektronicznego, które jest zgodne z uznanymi standardami i przepisami bezpieczeństwa. Poszukaj dostawców, którzy przestrzegają ISO 27001 (międzynarodowy standard systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji) i oferują certyfikaty zgodności z odpowiednimi przepisami, takimi jak ESIGN, UETA i eIDAS. [4]
Kluczowe funkcje bezpieczeństwa, których należy szukać, obejmują
-Szyfrowanie: Szyfrowanie zarówno w trakcie przesyłania (TLS/SSL), jak i w spoczynku (AES-256) w celu ochrony treści dokumentu i danych podpisu.
-Ścieżki audytu: Kompleksowe rejestrowanie wszystkich działań, w tym dostępu do dokumentów, widoków i zdarzeń związanych z podpisami.
-Uwierzytelnianie wieloskładnikowe: Opcje 2FA lub innych metod silnego uwierzytelniania
-Wykrywanie manipulacji: Technologia, która identyfikuje wszelkie zmiany w dokumencie po jego podpisaniu.
-Bezpieczna pamięć masowa: Chroniona pamięć masowa w chmurze z funkcjami nadmiarowości i tworzenia kopii zapasowych
Wdrożenie silnego uwierzytelniania
Weryfikacja tożsamości ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że osoba podpisująca dokument jest tym, za kogo się podaje. Różne metody uwierzytelniania zapewniają różne poziomy bezpieczeństwa:
Uwierzytelnianie podstawowe:
Weryfikacja e-mail (kliknięcie linku wysłanego na adres e-mail osoby podpisującej)
-Weryfikacja SMS (wprowadzenie kodu wysłanego za pośrednictwem wiadomości tekstowej)
-Kody dostępu (udostępniane oddzielnie od dokumentu)
Zaawansowane uwierzytelnianie:
-Uwierzytelnianie oparte na wiedzy (odpowiadanie na osobiste pytania)
-Weryfikacja tożsamości (przesłanie dokumentu tożsamości wydanego przez rząd)
-Uwierzytelnianie biometryczne (odcisk palca lub rozpoznawanie twarzy)
-Cyfrowe certyfikaty (uwierzytelnianie oparte na PKI)
Wybierz poziom uwierzytelniania odpowiedni dla wrażliwości i wymogów prawnych Twoich dokumentów.
Utrzymywanie kompleksowych ścieżek audytu
Szczegółowa ścieżka audytu służy jako dowód procesu podpisywania i może mieć kluczowe znaczenie, jeśli ważność podpisu zostanie kiedykolwiek zakwestionowana. Twoje rozwiązanie do podpisu elektronicznego powinno automatycznie rejestrować:
-Kiedy dokument został wysłany i do kogo
-Kiedy każdy odbiorca otworzył i wyświetlił dokument
-Adres IP i urządzenie używane do podpisywania
-Dokładna godzina i data każdego podpisu
-Wszelkie stosowane metody uwierzytelniania
-Wszelkie zmiany wprowadzone w dokumencie
-Dane geograficzne lokalizacji (jeśli są dostępne)
Upewnij się, że ścieżki audytu są odporne na manipulacje i w razie potrzeby mogą zostać wyeksportowane na potrzeby postępowania sądowego.
Chroń swoją tożsamość cyfrową
Podpis elektroniczny należy traktować z taką samą ostrożnością, jak podpis odręczny:
-Nigdy nie udostępniaj swoich danych logowania ani kluczy prywatnych
-Używaj silnych, unikalnych haseł do kont podpisów elektronicznych.
-Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe, gdy tylko jest dostępne
-wylogowanie się z urządzeń współdzielonych po podpisaniu dokumentów
-Regularne sprawdzanie aktywności związanej z podpisywaniem pod kątem nieautoryzowanego użycia.
-Zabezpiecz swoje certyfikaty cyfrowe i klucze prywatne
Informowanie użytkowników o zagrożeniach bezpieczeństwa
Błąd ludzki pozostaje jednym z największych zagrożeń dla bezpieczeństwa. Poinformuj wszystkich użytkowników w swojej organizacji o:
-Ataki phishingowe: Fałszywe wiadomości e-mail, które wydają się być prośbami o podpis, ale mają na celu kradzież danych uwierzytelniających.
-Inżynieria społeczna: Taktyki manipulacji stosowane w celu nakłonienia ludzi do ujawnienia poufnych informacji.
-Weryfikacja dokumentów: Zawsze weryfikuj autentyczność żądań podpisu przed ich podpisaniem.
-Podejrzane żądania: Jak identyfikować i zgłaszać potencjalnie fałszywe żądania podpisu
Porównanie popularnych rozwiązań do podpisu elektronicznego
Wybór odpowiedniej platformy podpisu elektronicznego zależy od konkretnych potrzeb, budżetu i wymagań technicznych. Oto szczegółowe porównanie wiodących rozwiązań dostępnych w 2025 roku:
| Platforma | Najlepsze dla | Cena wywoławcza | Kluczowe cechy | Integracje |
| DocuSign | Przedsiębiorstwa i małe i średnie firmy | $15/miesiąc | Zaawansowane przepływy pracy, ponad 900 integracji, aplikacje mobilne, dostęp do API | Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace, SAP |
| Adobe Acrobat Sign | Obieg dokumentów w formacie PDF | $12.99/miesiąc | Głęboka integracja PDF, ekosystem Adobe, wysyłanie zbiorcze | Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, Salesforce |
| PandaDoc | Zespoły sprzedaży | $35/miesiąc | Automatyzacja dokumentów, integracja CRM, analityka | HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho |
| SignNow | Użytkownicy dbający o budżet | $8/miesiąc | Przystępne ceny, podstawowe funkcje, aplikacje mobilne | Dysk Google, Salesforce, Office 365 |
| HelloSign (Dropbox Sign) | Małe firmy | $20/miesiąc | Przyjazny dla użytkownika interfejs, szablony, integracja z Dropbox | Dropbox, Dysk Google, Slack, HubSpot |
| SignWell | Użytkownicy okazjonalni | Dostępny bezpłatny poziom | Prosty interfejs, nieograniczona możliwość samodzielnego podpisywania w planie darmowym | Ograniczona integracja |
| BoldSign | Rozwijające się firmy | Bezpłatnie (25 żądań/miesiąc) | Szablony, branding, ścieżki audytu, zgodność z przepisami | Microsoft 365, Google Workspace, Zapier |
Rozważania dotyczące funkcji
Oceniając platformy podpisów elektronicznych, należy wziąć pod uwagę te ważne cechy:
Automatyzacja przepływu pracy: Możliwość tworzenia wieloetapowych przepływów pracy podpisywania z logiką warunkową i automatycznym routingiem.
Zarządzanie szablonami: Gotowe szablony dokumentów, które można ponownie wykorzystać ze zmiennymi polami dla różnych sygnatariuszy.
Wysyłanie zbiorcze: Możliwość wysyłania tego samego dokumentu do wielu odbiorców jednocześnie.
Personalizacja marki: Opcje dodawania logo firmy, kolorów i niestandardowych wiadomości do żądań podpisu.
Dostępność mobilna: W pełni funkcjonalne aplikacje mobilne dla systemów iOS i Android, które zapewniają takie same możliwości jak wersje desktopowe.
Dostęp do API: Przyjazne dla programistów interfejsy API umożliwiające integrację funkcji podpisu elektronicznego z własnymi aplikacjami.
Certyfikaty zgodności: Weryfikacja, czy platforma spełnia branżowe wymogi zgodności (HIPAA, RODO, SOC 2 itp.).
Zaawansowane typy podpisów cyfrowych
Dla organizacji działających w wysoce regulowanych branżach lub przeprowadzających transakcje o wysokiej wartości, zrozumienie różnych poziomów podpisów cyfrowych jest ważne.
Zaawansowane podpisy elektroniczne (AES)
Zaawansowane podpisy elektroniczne dodają wymagania dotyczące weryfikacji tożsamości wykraczające poza podstawowe podpisy elektroniczne. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, AES musi być:
-Wyjątkowo powiązany z sygnatariuszem
-Możliwość identyfikacji sygnatariusza
-Tworzony przy użyciu danych do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może używać pod własną kontrolą
-powiązane z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest wykrywalna
AES są powszechnie stosowane w umowach o pracę, dokumentach bankowych i sytuacjach wymagających umiarkowanego bezpieczeństwa. Ciężar dowodu ważności spoczywa na podpisującym w przypadku sporów. [2]
Kwalifikowane podpisy elektroniczne (QES)
Kwalifikowane podpisy elektroniczne stanowią najwyższy poziom bezpieczeństwa podpisu elektronicznego w ramach eIDAS. QES wymaga:
-bezpośrednia lub wideo weryfikacja tożsamości przez zatwierdzonego dostawcę usług zaufania (TSP) lub urząd certyfikacji
-kwalifikowany certyfikat cyfrowy wydany przez akredytowany organ
-bezpieczne urządzenie do składania podpisów (często karta inteligentna lub token USB)
-Uwierzytelnianie dwuskładnikowe przy użyciu unikalnego kodu PIN
QES mają taką samą wagę prawną jak odręczne podpisy we wszystkich państwach członkowskich UE i są wykorzystywane w głównych transakcjach biznesowych, umowach handlowych, umowach sprzedaży i dokumentach hipotecznych. [2]
Podpisy oparte na technologii blockchain
Pojawiająca się technologia w obszarze podpisu cyfrowego obejmuje technologię blockchain, która zapewnia:
-Niezmienne prowadzenie rejestrów dzięki technologii rozproszonego rejestru
-Oznaczenie czasu, którego nie można zmienić z mocą wsteczną
-Zdecentralizowana weryfikacja bez polegania na pojedynczym urzędzie certyfikacji
-Zwiększona przejrzystość i możliwość audytu
Podpisy oparte na blockchainie, choć nie są jeszcze powszechnie stosowane, zyskują na popularności w branżach wymagających maksymalnej przejrzystości i dokumentacji odpornej na manipulacje.
Typowe przypadki użycia i aplikacje branżowe
Podpisy elektroniczne przekształciły operacje w praktycznie każdej branży. Zrozumienie typowych przypadków użycia może pomóc w zidentyfikowaniu możliwości wdrożenia podpisów elektronicznych we własnych przepływach pracy.
Biznes i prawo
-Umowy i porozumienia: Umowy sprzedaży, umowy partnerskie, umowy o świadczenie usług
-Umowy o zachowaniu poufności (NDA): Ochrona informacji poufnych
-Dokumenty związane z zatrudnieniem: Listy ofertowe, umowy o pracę, dokumentacja wdrożeniowa
-Umowy z dostawcami: Zamówienia zakupu, umowy z dostawcami, dokumenty dotyczące zamówień
Nieruchomości
-Umowy najmu: Leasing nieruchomości mieszkalnych i komercyjnych
-Zarządzanie nieruchomościami: Wnioski o konserwację, wnioski najemców
-Formularze informacyjne: Informacje o stanie nieruchomości, informacje o farbie ołowiowej
-Zamykanie dokumentów: W jurysdykcjach, w których podpisy elektroniczne są dozwolone
Opieka zdrowotna
-Formularze zgody pacjenta: Zgoda na leczenie, autoryzacja HIPAA
-Udostępnianie dokumentacji medycznej: Upoważnienie do udostępniania informacji
-Zatwierdzanie recept: Elektroniczny obieg recept
-Dokumentacja ubezpieczeniowa: Formularze roszczeń, wnioski o autoryzację
Usługi finansowe
-Otwieranie kont: Rachunki bankowe, rachunki inwestycyjne, wnioski kredytowe
-Dokumenty kredytowe: Pożyczki osobiste, pożyczki biznesowe, linie kredytowe
-Polisy ubezpieczeniowe: Wnioski o polisę, przetwarzanie roszczeń
-Umowy inwestycyjne: Umowy doradcze, zezwolenia na obrót
Zasoby ludzkie
-Wdrożenie: Dokumenty dla nowych pracowników, formularze podatkowe, autoryzacja wpłat bezpośrednich
-Zarządzanie wydajnością: Przeglądy wyników, plany poprawy
-Rejestracja świadczeń: Ubezpieczenie zdrowotne, wybór planu emerytalnego
-Dokumenty dotyczące zakończenia działalności: Umowy o rozstaniu, dokumenty związane z odejściem
Edukacja
-Formularze rejestracyjne: Rejestracja studentów, wybór kursu
-Odcinki zezwoleń: Wycieczki terenowe, zajęcia, informacje dla mediów
-Dokumenty dotyczące pomocy finansowej: FAFSA, wnioski o stypendia
-Umowy akademickie: Umowy o staż, udział w badaniach
Rozwiązywanie typowych problemów
Nawet w przypadku przyjaznych dla użytkownika platform podpisu elektronicznego, od czasu do czasu można napotkać wyzwania. Oto rozwiązania najczęstszych problemów:
Podpis wygląda na rozmyty lub rozpikselowany
Rozwiązanie: Podczas tworzenia podpisu rysunkowego należy używać urządzenia wejściowego o wysokiej rozdzielczości i rysować powoli, aby uzyskać lepszą jakość. W przypadku przesyłania obrazów upewnij się, że zeskanowany podpis ma co najmniej 300 DPI i jest zapisany w formacie PNG z przezroczystym tłem.
Odbiorcy nie mogą uzyskać dostępu do dokumentu
Rozwiązanie: Sprawdzić poprawność adresu e-mail i poprosić odbiorców o sprawdzenie folderów spam/śmieci. Upewnij się, że wszelkie kody dostępu lub informacje uwierzytelniające zostały przekazane osobno. Sprawdź, czy link do dokumentu nie wygasł.
Podpis nie zostanie zastosowany do dokumentu
Rozwiązanie: Upewnij się, że używasz kompatybilnej przeglądarki (zalecane są Chrome, Firefox, Safari lub Edge). Wyczyść pamięć podręczną przeglądarki i pliki cookie. Jeśli korzystasz z urządzenia mobilnego, upewnij się, że masz zainstalowaną najnowszą wersję aplikacji.
Dokument jest wyświetlany jako nieważny po podpisaniu
Rozwiązanie: Zwykle dzieje się tak w przypadku podpisów cyfrowych, gdy dokument został zmodyfikowany po podpisaniu. Sprawdź, czy w dokumencie nie wprowadzono żadnych zmian. Jeśli korzystasz z podpisów opartych na PKI, upewnij się, że certyfikat cyfrowy nie wygasł.
Pytania dotyczące zgodności lub kwestii prawnych
Rozwiązanie: W przypadku wątpliwości co do prawnej ważności podpisu elektronicznego dla określonego typu dokumentu, należy skonsultować się z radcą prawnym znającym przepisy obowiązujące w danej jurysdykcji. Różne rodzaje dokumentów i branże mogą mieć określone wymagania.
Przyszłość podpisów cyfrowych
Krajobraz podpisu elektronicznego wciąż ewoluuje wraz z pojawiającymi się technologiami i zmieniającymi się oczekiwaniami użytkowników. Kilka trendów kształtuje przyszłość podpisów cyfrowych:
Integracja sztucznej inteligencji
Sztuczna inteligencja jest integrowana z platformami podpisów elektronicznych w celu:
-Automatyczne wyodrębnianie pól podpisu z dokumentów
-Wykrywanie potencjalnych oszustw lub anomalii we wzorcach podpisów
-Zapewnienie inteligentnego routingu dokumentów w oparciu o analizę treści
-Oferowanie analityki predykcyjnej dotyczącej wskaźników ukończenia podpisów
Uwierzytelnianie biometryczne
Zaawansowane metody biometryczne stają się coraz bardziej powszechne:
-Biometria behawioralna, która analizuje wzorce pisania i ruchy myszy
-Rozpoznawanie głosu w celu uzyskania zgody werbalnej
-Rozpoznawanie twarzy zintegrowane z procesem podpisywania
-Ciągłe uwierzytelnianie podczas sesji podpisywania
Rozszerzone możliwości mobilne
Projektowanie mobilne staje się standardem:
-Zoptymalizowane interfejsy do podpisywania smartfonów
-Możliwość podpisywania offline z późniejszą synchronizacją
-Integracja z technologiami portfeli mobilnych
-Funkcje rzeczywistości rozszerzonej do przeglądania dokumentów
Ewolucja przepisów
Ramy prawne nadal się dostosowują:
-Harmonizacja międzynarodowych standardów podpisu elektronicznego
-Rozszerzone rozpoznawanie podpisów elektronicznych dla wcześniej wykluczonych typów dokumentów
-Zwiększona ochrona prywatności i wymogi suwerenności danych
-Przepisy branżowe dotyczące opieki zdrowotnej, usług finansowych i administracji publicznej
Często zadawane pytania
1. Czy podpisy elektroniczne są prawnie wiążące?
Tak, podpisy elektroniczne są prawnie wiążące w większości krajów, w tym w Stanach Zjednoczonych (zgodnie z ESIGN i UETA), Unii Europejskiej (zgodnie z eIDAS) i wielu innych jurysdykcjach na całym świecie. Jednak niektóre rodzaje dokumentów, takie jak testamenty i niektóre transakcje dotyczące nieruchomości, mogą nadal wymagać tradycyjnych podpisów w niektórych lokalizacjach.
2. Jaka jest różnica między podpisem elektronicznym a podpisem cyfrowym?
Podpis elektroniczny to szeroki termin określający dowolną elektroniczną metodę podpisywania, podczas gdy podpis cyfrowy odnosi się konkretnie do podpisów utworzonych przy użyciu technologii infrastruktury klucza publicznego (PKI) z szyfrowaniem kryptograficznym. Podpisy cyfrowe zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa i wykrywania manipulacji niż podstawowe podpisy elektroniczne.
3. Czy mogę utworzyć podpis elektroniczny za darmo?
Tak, wiele platform oferuje bezpłatne opcje tworzenia podpisów elektronicznych. Adobe Acrobat Reader zawiera bezpłatną funkcję Wypełnij i podpisz, a usługi takie jak SignWell, BoldSign (25 żądań/miesiąc) i Signaturely oferują bezpłatne poziomy. Większość systemów operacyjnych zawiera również wbudowane funkcje podpisów.
4. Jak zweryfikować autentyczność podpisu elektronicznego?
Autentyczne podpisy elektroniczne powinny zawierać ścieżkę audytu pokazującą, kiedy i w jaki sposób dokument został podpisany, metodę weryfikacji tożsamości podpisującego, adres IP i znacznik czasu. Podpisy cyfrowe można zweryfikować poprzez walidację certyfikatu, która sprawdza podpis w rejestrach urzędu certyfikacji.
5. Czy podpisy elektroniczne mogą zostać sfałszowane?
Chociaż żaden system nie jest całkowicie odporny na oszustwa, prawidłowo wdrożone podpisy elektroniczne z silnym uwierzytelnianiem i ścieżkami audytu są w rzeczywistości trudniejsze do podrobienia niż podpisy odręczne. Funkcje takie jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe, weryfikacja biometryczna i wykrywanie manipulacji znacznie zmniejszają ryzyko oszustwa.
6. Czy do złożenia podpisu cyfrowego potrzebne jest specjalne oprogramowanie?
Niekoniecznie. Istnieje wiele bezpłatnych opcji, w tym Adobe Acrobat Reader, wbudowane funkcje pakietu Microsoft Office i bezpłatne generatory podpisów online. W przypadku zaawansowanych funkcji i lepszych zabezpieczeń, dedykowane platformy podpisów elektronicznych, takie jak DocuSign lub Adobe Sign, oferują bardziej kompleksowe rozwiązania.
7. Jak długo trwa złożenie podpisu elektronicznego?
Złożenie pierwszego podpisu elektronicznego zajmuje zwykle mniej niż minutę. Wystarczy wpisać swoje imię i nazwisko, narysować podpis lub przesłać obraz. Po utworzeniu, większość platform zapisuje podpis do natychmiastowego ponownego wykorzystania w przyszłych dokumentach.
8. Czy podpisy elektroniczne są bezpieczne?
W przypadku korzystania z renomowanych platform podpisu elektronicznego z odpowiednimi środkami bezpieczeństwa (szyfrowanie, uwierzytelnianie, ścieżki audytu), podpisy elektroniczne są bardzo bezpieczne - często bardziej niż podpisy papierowe. Należy szukać dostawców spełniających wymogi normy ISO 27001 i odpowiednich norm prawnych.
9. Czy mogę używać podpisów elektronicznych w umowach międzynarodowych?
Tak, podpisy elektroniczne są uznawane w większości krajów na całym świecie. Konkretne wymogi i przepisy różnią się jednak w zależności od jurysdykcji. W przypadku umów międzynarodowych należy upewnić się, że rozwiązanie do podpisu elektronicznego jest zgodne z przepisami obowiązującymi we wszystkich odpowiednich krajach lub skonsultować się z radcą prawnym.
10. Co się stanie, jeśli ktoś zakwestionuje mój podpis elektroniczny?
W tym miejscu ścieżki audytu stają się kluczowe. Kompleksowa ścieżka audytu dostarcza dowodów procesu podpisywania, w tym weryfikacji tożsamości, znaczników czasu, adresów IP i zastosowanych metod uwierzytelniania. Dokumentacja ta zazwyczaj służy jako mocny dowód ważności podpisu w postępowaniu sądowym.
Wnioski
Tworzenie cyfrowego podpisu elektronicznego stało się niezbędną umiejętnością w naszym coraz bardziej pozbawionym papieru świecie. Niezależnie od tego, czy podpisujesz prostą umowę, czy wykonujesz złożoną umowę biznesową, zrozumienie różnych metod, wymogów prawnych i najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa zapewnia, że Twoje podpisy elektroniczne są zarówno ważne, jak i bezpieczne.
Od bezpłatnych wbudowanych narzędzi po platformy klasy korporacyjnej, dostępne obecnie opcje sprawiają, że tworzenie profesjonalnych, prawnie wiążących podpisów elektronicznych jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Wybierając odpowiednie rozwiązanie dla swoich potrzeb, wdrażając odpowiednie środki bezpieczeństwa i będąc na bieżąco z wymogami prawnymi, możesz śmiało korzystać z podpisów elektronicznych i cieszyć się wydajnością, oszczędnością kosztów i wygodą, jakie zapewniają.
Wraz z dalszym rozwojem technologii, podpisy elektroniczne będą stawały się coraz bardziej zaawansowane, bezpieczne i integralne z naszym sposobem prowadzenia działalności. Dzięki opanowaniu podstaw opisanych w tym przewodniku, będziesz w stanie w pełni wykorzystać tę transformacyjną technologię zarówno teraz, jak i w przyszłości.
Referencje
[1] Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, 15 U.S.C. § 7001 et seq. (2000). https://www.law.cornell.edu/uscode/text/15/chapter-96
[2] DocuSign. (2024, 29 maja). Podpis cyfrowy a podpis elektroniczny: Kiedy używać każdego z nich. https://www.docusign.com/blog/digital-signature-vs-electronic-signature
[3] Clio. (2025, 7 sierpnia). Podpisy elektroniczne 101: Czy są legalne? https://www.clio.com/blog/are-electronic-signatures-legal/
[4] Acronis. (2024, 7 marca). Najlepsze praktyki dotyczące podpisów elektronicznych: Prawnie wiążące i bezpieczne. https://www.acronis.com/en/blog/posts/best-practices-for-e-signature/
[5] Adobe. (n.d.). Generator podpisów online: Utwórz podpis online. Retrieved October 15, 2025, from https://www.adobe.com/acrobat/guides/online-signature-generator.html