Automatyzacja faktur

Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile czasu tracisz, nie automatyzując procesów, które mogą być wykonane szybciej i lepiej przez maszynę? Obciążenia administracyjne stały się nieefektywną metodą wykańczania pracowników i firm. W szczególności zarządzanie płatnościami i fakturami jest czasochłonne i wymaga zautomatyzowanego przepływu pracy. Ręczne przetwarzanie faktur ogranicza zdolność organizacji do wykrywania zduplikowanych lub opóźnionych płatności, co może prowadzić do nadpłat. Zautomatyzowane przetwarzanie faktur Oznacza to, że wszystkie faktury mogą być automatycznie przechowywane, przypisywane do odpowiedniego przepływu pracy i kierowane elektronicznie do zatwierdzenia - dzięki czemu finanse krążą bez zakłóceń, bez względu na liczbę faktur.

Ręczny proces fakturowania może powodować wiele problemów, które można podsumować wokół następujących wad: 

• Siła roboczaRęczne fakturowanie wymaga pracowników i siły ludzkiej, która mogłaby zostać wykorzystana do innego, bardziej wydajnego zadania.
• Zarządzanie czasemzarządzanie fakturami i zatwierdzenia wymagają czasu.
• Monitorowanie danychDane muszą być wprowadzane ręcznie, co zwiększa ryzyko fałszywych wpisów i brakujących lub błędnych informacji kontaktowych.
• Koszty: Problemy z danymi mogą generować dodatkowe koszty, a także brak przychodów.
• Brak jasności: Ręczny proces fakturowania prowadził do niejasnego statusu faktury i problemów z oceną tekstu. 

Oczywiste rozwiązanie może pomóc w tych kwestiach. Ten artykuł skupia się na automatyzacji i na tym, jak opracować Zautomatyzowany proces fakturowania.

Tworzenie faktur: wpływ księgowości!

Procesy biznesowe i płatności online zwykle wiążą się z fakturami papierowymi i dużymi obciążeniami administracyjnymi. Niezależnie od tego, czy korzystasz z faktur papierowych czy elektronicznych, wszystkie faktury można podzielić na dwa typy:

• Należności i niezapłacone faktury
• Wpływy i finanse biznesowe

Należności do automatycznego przetwarzania faktur

Nawet jeśli małe firmy i właściciele firm zwykle pracują z ofertami, powszechnym zastosowaniem jest wysyłanie faktur w kontaktach z profesjonalistami B2B. Faktury działają jak wezwania do zapłaty, reprezentują kwotę należną firmie od klienta i wyjaśniają szczegóły operacji, termin płatności oraz ewentualne opłaty za zwłokę. System fakturowania przed dokonaniem płatności jest zwykle używany w celu poprawy prognozowania, a tym samym poprawy przepływu środków pieniężnych.

W księgowości faktura reprezentuje “należności” dla firmy i “zobowiązania” dla klienta. Faktura działa zasadniczo jako wezwanie do zapłaty w określonym terminie (na przykład 15 lub 30 dni). Opóźnienia w płatnościach podlegają karom, a rabaty są zwykle stosowane dla klientów płacących wcześnie, co skłania klientów do szybszej zapłaty. Jednak ręczne kierowanie dokumentów może prowadzić do dalszych opóźnień, a nawet zagubione faktury.

Odbiory i płatności zautomatyzowanego przetwarzania faktur

Paragony są zwykle używane do zagwarantowania klientowi, że transakcja została przeprowadzona prawidłowo i bez żadnych problemów. Po stronie firmy umożliwiają one prawidłowe księgowanie, prowadzenie dokumentacji i potwierdzanie transakcji. Paragony są powszechne w wielu branżach handlowych, takich jak sklepy spożywcze lub zakupy online.

Sposoby automatyzacji zadań w procesie fakturowania

Istnieje wiele sposobów na zautomatyzowanie procesu fakturowania i zwiększenie wydajności. W zależności od potrzeb biznesowych, możesz chcieć:

• Skorzystaj z kompleksowego rozwiązania, takiego jak InvestGlass Invoice Automation,
• Użyj dedykowanego narzędzia do automatyzacji lub
• Polegaj na natywnych integracjach i funkcjach obecnych w niektórych aplikacjach, z których już korzystasz.

Mnogość metod pozwala wybrać tę, która ma największy sens w zależności od modelu biznesowego i wielkości firmy. Mając to na uwadze, niniejszy artykuł przedstawia sześć sposobów automatyzacji systemu zarządzania fakturami.

1. Wprowadzanie danych do sklepu w celu przetwarzania faktur

Podczas procesu sprzedaży, zespoły sprzedażowe zazwyczaj gromadzą dużą ilość informacji na temat klientów, potencjalnych klientów i klientów. Informacje te są następnie wykorzystywane do zminimalizowania pracy innych członków zespołu, takich jak pracownicy zajmujący się fakturowaniem. W tym miejscu automatyzacja, a w szczególności oprogramowanie CRM się wprowadzi. Automatyzacja sprzedaży za pomocą formularzy przenosi pracę na klienta zamiast na pracownika. Ponadto gromadzenie danych i danych dotyczących płatności w CRM zapobiegnie podwójnemu wprowadzaniu danych poprzez ich ponowne wykorzystanie na późniejszym etapie procesu sprzedaży. Automatyzacja przepływu pracy Automatycznie zarządza przepływami pracy zatwierdzania i przekierowuje wyjątki do przeglądu, zachowując ścieżkę danych wszystkich przekazów między ludźmi a automatyzacją. Celem jest redukcja kosztów i ręcznego wprowadzania danych dzięki automatycznemu przetwarzaniu faktur. Dobry system ERP powinien obejmować automatyzację przepływu pracy dla zobowiązań. Przetwarzanie płatności i zarządzanie gotówką są rejestrowane, podobnie jak rabaty za wcześniejsze płatności. Sztuczna inteligencja może również pomóc w skanowaniu za pomocą optycznego rozpoznawania znaków lub technologii OCR - uczenia maszynowego AI.

CRM to oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami, które ułatwia zarządzanie zespołem, zarządzanie zadaniami, zarządzanie kontaktami i zarządzanie fakturami.

Podłączenie narzędzia do fakturowania bezpośrednio do CRM, za pośrednictwem API lub integracji, pozwoli zaoszczędzić cenny czas, ponieważ system zarządzania fakturami będzie bezpośrednio zasilany danymi pochodzącymi z CRM, eliminując podwójne wpisy pracowników podczas tworzenia faktur.

Będzie to miało bezpośredni wpływ na zarządzanie czasem, zarządzanie danymi i poprawność, ponieważ pozwoli uniknąć błędów ludzkich przy ponownym kopiowaniu/wprowadzaniu danych. 

2. Generowanie plików PDF i przechowywanie ich na potrzeby księgowości

Najważniejszym punktem skutecznego systemu zarządzania fakturami jest zachowanie śladu operacji finansowych, czy to w formie papierowej, czy elektronicznej. Rzeczywiście, prowadzenie rejestru zapewnia płatności, bezpieczny audyt i przejrzystość. Posiadanie jasnego wglądu w swoje należności zwiększa:

• zdolność do wysyłania powiadomień i przypomnień,
• łatwość dopasowania do wymagań audytowych, oraz 
• przejrzystość przed klientami i organami zarządzającymi.

Oprogramowanie do automatyzacji zrobi to automatycznie, zapisując faktury w plikach PDF w odpowiednich folderach. Dzięki temu można uzyskać dostęp do niezbędnych informacji w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.

To tutaj kompletny CRM staje się interesujące, ponieważ oprogramowanie może zapisywać faktury w odpowiednim kontakcie, do którego należą. Dodatkowo zapisuje ścieżkę audytu w przypadku przypadkowego usunięcia lub skasowania faktury. 

Funkcja automatyzacji InvestGlass umożliwia automatyczne generowanie plików PDF z faktur i przechowywanie ich w razie potrzeby. Platforma może również wysyłać je na adres e-mail lub portal w celu przechowywania lub udostępniania klientom.

3. Oprogramowanie do automatycznego przetwarzania faktur

Zarówno w rozwiązaniach zintegrowanych, jak i dodatkowych, formularze są podstawową funkcją. Rzeczywiście, umożliwiają one łatwe przesyłanie danych, a czasami przenoszą obciążenie pracą na klienta. Jednak przy przenoszeniu obciążenia pracą należy zwrócić szczególną uwagę i skupić się na doświadczeniu i zaangażowaniu klienta.

Oprócz tego, że formularze są zwykle wypełniane przez klientów, zapewniają one również inne korzyści, takie jak spójność, łatwość obsługi i niestandardowe projekty. Informacje z formularzy cyfrowych są bezpośrednio mapowane w CRM i mogą być łatwo ponownie wykorzystane przez zespół pracowników, a niestandardowy projekt i prostota wprowadzania danych utrzymają zaangażowanie klienta.

Na podstawie tych formularzy faktury mogą być generowane automatycznie za pomocą funkcji automatyzacji. Jedynymi obowiązkowymi informacjami są:

• waluta, którą można wybrać domyślnie, aby uniknąć problemów,
• termin płatności, który można określić po przesłaniu formularza cyfrowego, oraz
• numer faktury, który może zostać wygenerowany losowo.

Po wypełnieniu tych informacji generowana jest faktura, którą można przekazać klientom lub potencjalnym klientom.

Faktury cykliczne

Korzystając z możliwości automatyzacji InvestGlass, faktury cykliczne mogą być ustawiane dla klientów długoterminowych okresowo, np. co miesiąc. Pomaga to uniknąć błędów i zapomnienia o ich wysłaniu. Zapobiega to również ponownemu wpisywaniu informacji. Okres czasu, a także powtarzalność, można ustalić ręcznie dla każdego klienta. 

Automatyzacja ta ma istotny wpływ na księgowość i budżetowanie. Prognozowanie przepływów pieniężnych i utrzymywanie zdrowych przepływów pieniężnych nigdy nie było tak łatwe.

4. Automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail 

Wysłanie faktury po jej wygenerowaniu może wydawać się łatwym i prostym zadaniem. Jednak błąd ludzki istnieje i należy wziąć pod uwagę zużycie czasu.

Tego powtarzalnego zadania można łatwo uniknąć i zautomatyzować, tworząc i wysyłając wiadomości e-mail automatycznie po wygenerowaniu faktury. Twoi pracownicy mogą automatycznie generować i tworzyć wiadomości e-mail oparte na fakturach, dostosowując zmienne przy użyciu danych kontaktowych. Jednak treść i temat wiadomości e-mail muszą zostać określone przy użyciu gotowego lub dostosowanego szablonu.

Po wysłaniu wiadomości e-mail przy użyciu informacji z oprogramowania księgowego, menedżer ds. relacji odpowiedzialny za odpowiedni kontakt otrzyma natychmiastowe powiadomienia.

5. Konfigurowanie zadań i przypomnień

Wiadomości e-mail zapewniają szybkie otrzymywanie dokładnych faktur. Automatyzacja można utworzyć w celu wysyłania automatycznych przypomnień, aby uniknąć opóźnień w płatnościach. Za każdym razem, gdy płatność nie zostanie uiszczona, może zostać wysłane automatyczne przypomnienie, zamiast ręcznego tworzenia i wykonywania przepływu pracy opóźnionej płatności.

Oprócz wysyłania automatycznych przypomnień pocztą elektroniczną do klientów, przypomnienia mogą być również wysyłane do członków firmy. Umożliwia im to sprawdzenie z klientem, czy wszystko jest w porządku po ich stronie.

Zadania fakturowania mogą być również automatycznie rejestrowane po wygenerowaniu faktury i zakończone po jej opłaceniu. Zadania administracyjne i inne zadania są po prostu zgłaszane pracownikowi.

Ten rodzaj automatyzacji jest ważny, ponieważ niezapłacone faktury mogą negatywnie wpłynąć na przepływy pieniężne.

Bonus: Idealny system do zarządzania fakturami

Idealny system zarządzania fakturami grupowałby wszystkie narzędzia do fakturowania i sprzedaży w ogóle. CRM i rozwiązania typu "wszystko w jednym" grupują systemy fakturowania i sprzedaży. marketing automatyzacja/zarządzanie danymi oferująca najlepszą alternatywę dla firm dążących do automatyzacji faktur.

InvestGlass może być stosowany w całej firmie i pomaga monitorować wydajność pracowników poprzez śledzenie czasu pracy. Jest to coraz ważniejsze w przypadku fakturowania, ponieważ można ocenić czas reakcji i dostosować przepływ pracy.

Jednocześnie, usprawniając fakturowanie, CRM zastąpi arkusze Google lub arkusze kalkulacyjne Google używane do zarządzania wysyłaniem faktur. Wysyłaj faktury w prosty sposób i w razie potrzeby dodawaj porady biznesowe i rabaty.

Podsumowanie rozwiązania do automatyzacji faktur

Automatyzacja faktur jest ważną częścią procesu księgowego i nie musi przeszkadzać. W końcu biznes polega na dostarczaniu usług i produktów swoim klientom. Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci skupić się na tym, co najważniejsze. Aby zautomatyzować pracę, musisz zwracać uwagę na szczegóły dotyczące sposobu obejścia księgowości. InvestGlass oferuje platformę opartą na chmurze, która automatyzuje przepływy pracy. Możesz tworzyć niestandardowe przepływy pracy pasujące do zarządzania fakturami. To rozwiązanie pomoże zespołowi finansowemu wykonywać ważniejsze zadania.

InvestGlass posiada API do połączenia z innym systemem księgowym. Dlaczego? Ponieważ proces przetwarzania powinien obsługiwać powtarzające się rozliczenia i określone elementy VAT, które możesz już mieć w swoim zespole księgowym.