ユニコーンになりたいですか？請求書発行の自動化から始めよう
インボイスの自動化
機械を使えばより速く、より良くできるはずのプロセスを自動化しないことで、どれだけの時間を失っているのだろうかと考えたことはないだろうか。事務的な負担は、従業員や企業にとって非効率な殺害方法となっている。特に、支払いや請求書の管理には時間がかかり、自動化されたワークフローが求められます。手作業による請求書処理では、重複支払いや支払い遅延を発見する能力が制限され、過払いにつながる可能性がある。. 請求書処理の自動化 つまり、すべての請求書は自動的に保存され、適切なワークフローに割り当てられ、承認のために電子的にルーティングされます。.
手作業による請求書発行プロセスは多くの問題を引き起こす可能性があり、その欠点をまとめると以下のようになる：
- 労働力手作業による請求書作成は、従業員や人手を必要とする。.
- 時間管理請求書管理と 承認 時間がかかる。.
- データモニタリングこのため、誤入力や連絡先情報の欠落、間違いのリスクが高まる。.
- 費用:データの問題は、追加的なコストを生むだけでなく、収益を逃す可能性もある。.
- 明確さの欠如:手作業による請求書発行プロセスにより、請求書のステータスが不明確になり、テキスト評価に問題が生じる。.
明白な解決策は、これらの問題を解決するのに役立つ。この記事では、自動化に焦点を当て、自動化システムを開発する方法を紹介する。 自動化された請求書発行プロセス.
請求書の作成：会計の影響！
ビジネスプロセスやオンライン決済は、通常、紙の請求書と大規模な管理負担を意味します。紙の請求書であれ、電子請求書であれ、請求書は2つのタイプに分けることができます：
- 売掛金と未払い請求書
- 領収書と事業財務
自動請求書処理のための売掛金
中小企業や事業主は通常、見積書を使って仕事をするとしても、B2Bの専門家と取引する際には請求書を送るのが一般的な使い方だ。請求書は支払依頼書として機能し、クライアントが企業に支払うべき金額を表し、業務の詳細、支払期日、該当する場合は遅延損害金について説明する。支払い前の請求書発行システムは通常、予測を改善し、キャッシュフローを改善するために使用される。.
経理上、請求書は会社にとっての「売掛金」であり、顧客にとっての「買掛金」である。インボイスは基本的に、一定期間内（例えば15日や30日）に支払いを完了させるための請求書として機能する。支払いが遅れるとペナルティが課せられ、通常、早期支払の顧客には割引が適用されるため、顧客はより早く支払うようになる。しかし、手作業による書類のルーティングは、さらなる遅延を招き、さらに 請求書紛失.
自動化された請求書処理の受領と支払い
領収書は通常、取引が問題なく正しく行われたことを顧客に保証するために使用される。企業側としては、正しい会計処理、記録管理、取引の承認が可能になる。レシートは食料品店やオンラインショッピングのような複数の商取引において一般的である。.
請求書発行業務の自動化
請求書発行プロセスを自動化し、効率を高める方法は複数あります。ビジネスのニーズに応じて、以下のような方法が考えられます：
- InvestGlassインボイス自動化ソリューションのようなオールインワンソリューションをご利用ください、,
- 専用の自動化ツールを使うか
- すでに使っているアプリにあるネイティブの統合や機能を利用する。.
様々な方法があるため、ビジネスモデルや規模に応じて、最も合理的な方法を選択することができます。そこで今回は、請求書管理システムを自動化する6つの方法を紹介する。.
1.請求書処理のための店舗データ入力
営業チームは通常、営業プロセスにおいて、顧客、見込み客、取引先に関する重要な情報を収集する。この情報は、請求書発行係など他のチームメンバーの作業を最小限に抑えるために使われる。そこで 自動化、特にCRMソフトウェア が入ってくる。フォームを使ったセールスの自動化は、従業員ではなくクライアントに仕事をシフトする。また、CRM内でデータと支払いデータを収集することで、営業プロセスの後段でこのデータを再利用し、二重入力を防ぐことができる。ワークフローの自動化 承認ワークフローを自動的に管理し、人と自動化の間のすべてのハンドオフのデータトレイルを維持しながら、レビューのために例外をルーティングします。目的は、自動化された請求書処理により、コストと手作業によるデータ入力を削減することである。優れたERPシステムは、買掛金ワークフローの自動化を含むべきである。支払処理と現金管理は、早期支払割引と同様に記録される。. 人工知能 機械学習AIである光学式文字認識（OCR）技術でスキャンすることもできる。.
CRMは、チーム管理、タスク管理、連絡先管理、請求書管理を容易にする顧客関係管理ソフトウェアである。.
請求書発行ツールをAPIまたは統合によってCRMに直接接続すれば、請求書管理システムがCRMからのデータを直接取り込むため、従業員による請求書作成時の二重入力がなくなり、貴重な時間を節約できる。.
これは時間管理、データ管理、そしてデータの再コピー／入力における人為的ミスの回避という正確性に直接影響する。.
2.PDFを作成し、帳簿用に保存する。
効率的な請求書管理システムの要点は、紙であれ電子的であれ、財務業務の証跡を残すことである。記録を残すことで、確実な支払い、確実な監査、透明性を確保することができます。債権を明確に把握することで、より高い効果が期待できます：
- フォローアップやリマインダーを送信する能力、,
- 監査要件への適合の容易さ
- 顧客や監督機関の前での透明性。.
自動化ソフトウェアが、請求書を関連するフォルダにPDFで保存することで、あなたに代わってすべてを自動的に行います。これにより、いつでもどこからでも必要な情報にアクセスできるようになります。.
そこで 完全なCRM このソフトウェアは、請求書をその請求書が属する関連する連絡先に保存することができるため、興味深いものとなる。さらに、誤って請求書を削除してしまった場合の監査証跡も保存される。.
InvestGlassの自動化機能により、請求書からPDFを自動的に作成し、必要な場所に保存することができます。このプラットフォームは、電子メールアドレスやポータルに送り、保管したり、顧客と共有することもできます。.
3.自動請求書処理ソフトウェア
統合ソリューションでもアドオンでも、フォームは中核機能である。確かに、フォームを使えば簡単にデータを送信でき、時にはクライアントの負担を軽減することもできる。しかし、作業負担を軽減する際には、クライアントの体験とエンゲージメントに細心の注意と重点を置くべきである。.
フォームは通常、顧客によって入力されるだけでなく、一貫性、使いやすさ、カスタムデザインなどの利点もあります。デジタルフォームの情報はCRMに直接マッピングされ、従業員チームによって簡単に再利用することができます。.
これらのフォームから、自動化機能により請求書を自動作成することができます。必須情報は以下のみです：
- 通貨は、問題を避けるためにデフォルトで選択することができます、,
- デジタルフォーム送信時に決定される期日。
- インボイス番号はランダムに生成することができる。.
この情報が入力されると請求書が作成され、顧客や見込み客に伝えることができる。.
定期的な請求書
InvestGlassの自動化の可能性を利用して、長期的な顧客に対して定期的な請求書を設定することができます。これは、エラーや送り忘れを防ぐのに役立ちます。また、情報の再入力を防ぐこともできる。期間や反復は、顧客ごとに手動で決定することができます。.
この自動化は、会計と予算編成に重要な影響を与える。キャッシュフローを予測し、健全なキャッシュフローを維持することは、かつてないほど簡単なことだった。.
4.電子メールの自動送信
請求書が作成されたら送るというのは、簡単で単純な作業のように思えるかもしれない。しかし、ヒューマンエラーは存在し、時間の消費も考慮しなければならない。.
請求書作成時に自動的にメールを作成・送信することで、この繰り返し作業を簡単に回避・自動化することができます。従業員は、連絡先情報を使って変数をカスタマイズし、請求書ベースのEメールを自動的に生成・作成することができます。しかし、メールの本文や件名は、あらかじめ用意されたテンプレートやカスタマイズされたテンプレートを使って指定する必要があります。.
会計ソフトの情報を使って電子メールが送信されると、該当する担当者のリレーションシップ・マネージャーは即座に通知を受け取る。.
5.タスクとリマインダーの設定
電子メールにより、正確な請求書を迅速に受け取ることができる。. オートメーション を作成し、支払遅延を回避するための自動督促を送信することができる。支払いが行われなかった場合、手動で支払い遅延ワークフローを作成して実行する代わりに、自動リマインダーを送信することができます。.
顧客へのEメールによる自動リマインダー送信の他に、リマインダーを会社のメンバーにも通知することができる。これにより、顧客側で問題がないかどうかを確認することができる。.
請求書作成タスクは、請求書作成時に自動的に記録され、請求書が支払われると完了します。管理タスクやその他のタスクは、従業員に通知されるだけです。.
未払い請求書はキャッシュフローに悪影響を及ぼす可能性があるため、このような自動化は重要である。.
ボーナス：完璧な請求書管理システム
理想的な請求書管理システムは、請求書発行ツールや営業ツール全般をグループ化したものです。CRMとオールインワン・ソリューションは、請求書発行システムと営業ツールを統合します。 マーケティング 自動化/データ管理は、請求書の自動化を目指す企業に最適な選択肢を提供する。.
InvestGlassは会社全体に適用することができ、時間追跡により従業員のパフォーマンスをモニターするのに役立ちます。これは、応答時間を評価し、ワークフローを適応させることができるため、請求書作成においてますます重要になっています。.
同時に、請求書発行を改善すると同時に、CRMは請求書送付の管理に使用していたgoogleシートやgoogleスプレッドシートに取って代わる。請求書をシンプルに送付し、必要に応じてビジネスのヒントや割引を追加することができます。.
請求書自動化ソリューションの結論
請求書の自動化は会計プロセスの重要な一部であり、邪魔になる必要はない。結局のところ、ビジネスとは顧客にサービスや製品を提供することです。このヒントが、あなたが最も重要なことに集中する助けになることを願っています。自動化するためには、会計を回避する方法の詳細に目を光らせる必要があります。InvestGlassは、ワークフローを自動化するクラウドベースのプラットフォームを提供しています。請求書管理に合わせてカスタムワークフローを構築することができます。このソリューションは、財務チームがより重要な仕事をするのに役立ちます。.
InvestGlassには、他の会計システムに接続するためのAPIがあります。なぜかというと、処理ワークフローは、定期的な請求や、すでに会計チームと持っている特定のVAT要素を処理する必要があるからです。.