आपके कर्मचारी पोर्टल में क्या-क्या शामिल होना चाहिए, इसके लिए एक गाइड

कर्मचारी पोर्टल किसी कंपनी के मानव संसाधन विभाग की रीढ़ की हड्डी होता है। यह आपके कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित करने, कार्यकुशलता बढ़ाने और कर्मचारियों को संसाधन उपलब्ध कराने में मदद कर सकता है। हालांकि, बुनियादी बातों को नज़रअंदाज़ करना महत्वपूर्ण नहीं है। कर्मचारी पोर्टल में निम्नलिखित पाँच चीज़ें होनी चाहिए:

1) नीतियों और प्रक्रियाओं से संबंधित त्वरित प्रश्नों के लिए एक हेल्प डेस्क।

बनाएं नए दस्तावेज़ और प्रपत्र कई प्रक्रियाओं से गुजरे बिना, आवश्यकतानुसार ही।.

सभी कर्मचारियों की पहुंच के लिए पोर्टल पर कर्मचारियों से संबंधित प्रासंगिक संचार प्रकाशित करें।.

अपने हेल्प डेस्क को लाइव चैट या फोन कॉल के माध्यम से चौबीसों घंटे उन कर्मचारियों के लिए उपलब्ध कराएं जिन्हें सहायता की आवश्यकता है।

लाभ और अवकाश: पोर्टल में कर्मचारियों के लाभ और अवकाश संबंधी जानकारी शामिल होनी चाहिए। इससे कर्मचारी अपने लिए सबसे उपयुक्त विकल्प चुन सकेंगे। इसमें स्वास्थ्य बीमा, सेवानिवृत्ति योजनाएं, शिक्षा सहायता कार्यक्रम और अवकाश/बीमारी अवकाश की उपलब्धता जैसे विषय शामिल हैं।.

2) अनुमोदन कार्यप्रवाह के साथ छुट्टी ट्रैकिंग

लॉगिन पेज के बाद, आपके कर्मचारियों को एक कैलेंडर दिखाई देगा जिसमें वे सभी तारीखें होंगी जिन पर वे छुट्टी ले सकते हैं। वर्तमान तारीख हाइलाइट की हुई होगी। किसी अन्य दिन पर क्लिक करने से उस महीने की सभी छुट्टियों की जानकारी एक विंडो में दिखाई देगी, जिसमें अवकाश या बीमारी की छुट्टियां भी शामिल होंगी।.

कर्मचारी पोर्टल में एक अनुमोदन प्रक्रिया भी शामिल होनी चाहिए ताकि आपके हेल्प डेस्क सिस्टम के माध्यम से स्वीकृतियों को ट्रैक किया जा सके और व्यक्तिगत कर्मचारियों या कर्मचारियों के समूहों द्वारा स्वीकृतियों को बेहतर ढंग से प्रबंधित किया जा सके। जब कोई कर्मचारी तीन से अधिक लगातार दिनों की छुट्टी का अनुरोध अग्रिम रूप से करता है, तो मानव संसाधन विभाग से अनुरोध की अनुमति देने के लिए एक स्वचालित सूचना प्राप्त होगी; यदि अनुरोध अस्वीकृत किया जाता है, तो अनुमोदन से पहले अतिरिक्त कार्रवाई की आवश्यकता हो सकती है, जैसे कि उनकी अनुपलब्धता का कारण जानना (उदाहरण के लिए, डॉक्टर का प्रमाण पत्र)।.

चूंकि इन्वेस्टग्लास वित्तीय मध्यस्थों के साथ काम करता है, इसलिए हम यात्रा अनुरोध बनाया एक विजेट जो उन सभी संपर्कों को फ्रीज कर देता है जिनसे आप यात्रा के दौरान संपर्क नहीं करेंगे।.

3) व्यय रिपोर्टिंग फॉर्म ताकि आपको पता चल सके कि कॉर्पोरेट कार्यक्रमों में किस प्रकार का पैसा खर्च हो रहा है।

इनवॉइस जनरेशन का सीधा लिंक व्यय रिपोर्ट तैयार करने की प्रक्रिया को आसान बनाएगा। सभी व्यय और इनवॉइस सिस्टम में अपलोड किए जा सकते हैं, और सभी कर्मचारियों को इस जानकारी तक पहुंच प्राप्त होगी।.

अपने स्वयं के व्यय रिपोर्टिंग फॉर्म बनाएं ताकि आपको पता चल सके कि कॉर्पोरेट कार्यक्रमों में किस प्रकार का पैसा खर्च हो रहा है। या कम से कम यह पता चल सके कि वह पैसा कहाँ खर्च हुआ!

यदि रिपोर्ट या बिल में कोई समस्या हो तो कृपया हेल्प डेस्क अनुरोध के माध्यम से भेजें। खुद ब खुद मानव संसाधन विभाग से ईमेल सूचना प्राप्त करें; यदि स्वीकृति से पहले आगे की कार्रवाई की आवश्यकता है, जैसे कि यह पता लगाना कि वे छुट्टी के अनुरोधों को स्वीकार करने के लिए उपलब्ध क्यों नहीं हो सकते हैं, तो ये कार्रवाइयां पहले होनी चाहिए।.

4) एक संगठनात्मक चार्ट ताकि सभी को पता रहे कि कौन किसे रिपोर्ट करता है।

शेड्यूल और शिफ्ट प्रबंधन प्रत्येक समूह के अनुसार दिखाई देना चाहिए और पोस्ट को तिथि के अनुसार व्यवस्थित किया जाना चाहिए।.

इससे कर्मचारियों को परियोजनाओं के लिए निर्धारित करने और यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि सभी कर्मचारी अपने पर्यवेक्षकों के बारे में एकमत हों। कर्मचारियों को पता होगा कि किसी भी समस्या के लिए, जिसमें आगे सहायता या स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो, उन्हें किससे संपर्क करना है।.

जिस तरह से पोस्ट शेड्यूल किए जाने चाहिए, उससे प्रबंधकों के लिए यह देखना भी आसान हो जाता है कि किसी कर्मचारी ने कितनी छुट्टी ली है और वह कब दोबारा उपलब्ध होगा।.

एक संगठनात्मक चार्ट से मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए यह सारी जानकारी एक नज़र में ढूंढना आसान हो जाता है - चाहे आपकी कंपनी के सोशल मीडिया खातों का ज़िम्मा एक व्यक्ति के पास हो या अलग-अलग शिफ्टों में काम करने वाले पाँच लोग हों, सब कुछ आसानी से मिल जाता है और यहाँ के कामकाज को लेकर भ्रम की स्थिति में आईटी जैसे अन्य विभागों से अतिरिक्त मदद लेने की ज़रूरत नहीं पड़ती।.

5) त्वरित संचार के लिए आंतरिक संदेश प्रणाली

सभी संचार एक माध्यम से साझा किए जा सकते हैं। चैट संचार उपकरण.

इससे उन लोगों के साथ संबंध बनाने में मदद मिल सकती है जिनके पास नियमित रूप से ईमेल का जवाब देने का समय नहीं होता है।.

चैट सिस्टम से फोन कॉल की जरूरत भी खत्म हो जाती है – जो अक्सर चैट से ज्यादा असुविधाजनक होते हैं क्योंकि उनमें किसी का कीमती समय बर्बाद होता है। साथ ही, इस बात की भी कोई गारंटी नहीं होती कि जिससे आप बात कर रहे हैं वह उस समय उपलब्ध होगा।.

जो लोग बोलकर अपनी बात कहना पसंद करते हैं, वे इसके बजाय वॉइस या वीडियो कॉलिंग का उपयोग करके अपनी बात रख सकते हैं, जिससे इसमें शामिल सभी लोगों के लिए यह और भी आसान हो जाता है।.

यदि आप चाहते हैं कि आपके कर्मचारी दूर से काम करें - चाहे वे किसी दूसरे राज्य या देश में हों - तो आंतरिक संदेश प्रणाली बहुत अच्छी होती है क्योंकि ये संचार तुरंत होते हैं।.

किसी कार्य को इन्वेस्टग्लास के एक सरल उपकरण के माध्यम से वितरित किया जा सकता है।.

इनमें से कई टूल मुफ्त हैं, और कुछ को आपकी कंपनी की जरूरतों के अनुसार अनुकूलित किया जा सकता है। चाहे आपको हेल्प डेस्क चाहिए हो या केवल लोगों के भरने के लिए फॉर्म की आवश्यकता हो।.

इन्वेस्टग्लास को उपयोग में आसानी को ध्यान में रखकर डिजाइन किया गया है, इसलिए कर्मचारियों के लिए पोर्टल को नेविगेट करना त्वरित और आसान है।.

एक कर्मचारी पोर्टल में क्या-क्या होना चाहिए? इसका कोई एक जवाब नहीं है, क्योंकि हर व्यवसाय की ज़रूरतें और कर्मचारियों की आवश्यकताएं अलग-अलग होती हैं। आजकल कई आधुनिक पोर्टल्स में ढेर सारी उपयोगी सुविधाएं उपलब्ध हैं, जिनसे दूर रहकर संवाद करना पहले से कहीं ज़्यादा आसान हो गया है। स्काइप जैसे आंतरिक मैसेजिंग सिस्टम की मदद से दुनिया के किसी भी कोने में काम करने वाले दूरस्थ कर्मचारी आसानी से अपने सहकर्मियों से संवाद कर सकते हैं।

2021 के लिए अगला कर्मचारी पोर्टल क्या होगा?

एक के अनुसार गार्टनर रिपोर्ट, ऊपर 85% व्यवसायों का डिजिटल कार्यस्थल के अनुभव को बेहतर बनाने के लिए कर्मचारी पोर्टल लागू कर चुके हैं या उन्हें अपग्रेड करने की प्रक्रिया में हैं। जैसे प्लेटफॉर्म इन्वेस्टग्लास इससे कंपनियों को अपने इंटरफेस को कॉर्पोरेट ब्रांडिंग के साथ अनुकूलित करने, कर्मचारी रिकॉर्ड, वेतन, अवकाश नीतियों और आंतरिक संचार को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने की सुविधा मिलती है।.

इन्वेस्टग्लास पोर्टल के साथ, आप आसानी से अपनी कंपनी के रंगों के साथ तालमेल बिठा सकते हैं और पंजीकरण प्रक्रिया, उपयोगकर्ता नाम प्रबंधन, वेतन पर्ची, छुट्टियों के प्रबंधन, अपनी कंपनी की खबरों, करियर विकल्पों के प्रबंधन और प्रश्नों को अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों (एफएक्यू) में पुनर्गठित करने के लिए आवश्यक विजेट का चयन कर सकते हैं।.

आपका पोर्टल आपकी कंपनी की भावना को दर्शाता है! यह एक परिवार है!

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. एम्प्लॉई पोर्टल क्या है?
कर्मचारी पोर्टल एक केंद्रीय केंद्र है जहाँ कर्मचारी मानव संसाधन संसाधनों, नीतियों और उपकरणों तक पहुँच सकते हैं। इन्वेस्टग्लास एक पूरी तरह से अनुकूलन योग्य पोर्टल प्रदान करता है जो आपकी कंपनी की ब्रांडिंग के अनुरूप है और आंतरिक कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित करता है।.

2. किसी व्यवसाय को कर्मचारी पोर्टल क्यों लागू करना चाहिए?
कर्मचारी पोर्टल समय बचाते हैं, कागजी कार्रवाई कम करते हैं और संचार को बेहतर बनाते हैं। इन्वेस्टग्लास के साथ, कंपनियां छुट्टी के अनुरोधों, खर्चों की मंजूरी और ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकती हैं, जिससे कार्यकुशलता बढ़ती है।.

3. एक कर्मचारी पोर्टल में कौन-कौन सी मानव संसाधन सुविधाएं होनी चाहिए?
आवश्यक सुविधाओं में हेल्प डेस्क, छुट्टी ट्रैकिंग, लाभों की जानकारी और व्यय रिपोर्टिंग शामिल हैं। इन्वेस्टग्लास ये सभी सुविधाएं प्रदान करता है, साथ ही आपके व्यवसाय के अनुरूप कस्टम विजेट भी उपलब्ध कराता है।.

4. इन्वेस्टग्लास छुट्टी ट्रैकिंग को कैसे सरल बनाता है?
कर्मचारी एक एकीकृत कैलेंडर के माध्यम से छुट्टी का अनुरोध कर सकते हैं। इन्वेस्टग्लास अनुमोदन प्रक्रिया को स्वचालित करता है, प्रबंधकों को सूचित करता है, और इसमें वित्तीय मध्यस्थों के लिए यात्रा अनुरोध विजेट भी शामिल है।.

5. क्या कर्मचारी पोर्टल व्यय रिपोर्टिंग को संभाल सकता है?
जी हां। इन्वेस्टग्लास कर्मचारियों को सीधे खर्च और बिल अपलोड करने की सुविधा देता है, जबकि प्रबंधक वास्तविक समय में स्वीकृतियों को ट्रैक कर सकते हैं, जिससे पारदर्शिता और नियंत्रण सुनिश्चित होता है।.

6. संगठनात्मक चार्ट क्यों महत्वपूर्ण है?
यह रिपोर्टिंग लाइनों को दर्शाता है और शेड्यूलिंग और संचार में सहायता करता है। इन्वेस्टग्लास चार्ट को इंटरैक्टिव बनाता है और उन्हें कर्मचारी प्रोफाइल से लिंक करता है, जिससे दृश्यता में सुधार होता है।.

7. आंतरिक संदेश भेजने से सहयोग में कैसे सुधार होता है?
मैसेजिंग टूल टीमों के बीच त्वरित और तत्काल संचार को सक्षम बनाते हैं। इन्वेस्टग्लास रिमोट और हाइब्रिड टीमों के लिए लाइव चैट, वॉइस और वीडियो सुविधाओं को एकीकृत करता है।.

8. क्या इन्वेस्टग्लास कर्मचारी लाभ प्रबंधन में सहायता कर सकता है?
जी हां। इन्वेस्टग्लास पोर्टल स्वास्थ्य बीमा, पेंशन और अवकाश नीतियों को केंद्रीकृत करते हैं, जिससे कर्मचारियों को किसी भी समय अपने लाभों की जानकारी आसानी से प्राप्त हो जाती है।.

9. इन्वेस्टग्लास कर्मचारी पोर्टल को कितना अनुकूलित किया जा सकता है?
इन्वेस्टग्लास कंपनी के रंगों के साथ पूर्ण ब्रांडिंग की अनुमति देता है और आपको पेस्लिप से लेकर करियर पेज तक, विजेट की एक विस्तृत श्रृंखला में से चुनने की सुविधा देता है।.

10. कर्मचारी पोर्टल के लिए इन्वेस्टग्लास को क्यों चुनें?
InvestGlass स्विट्जरलैंड में होस्ट किया गया एक सुरक्षित पोर्टल है, जिसे उपयोग में आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह मानव संसाधन टीमों को समय बचाने, कर्मचारियों की सहभागिता बढ़ाने और आपकी कंपनी की संस्कृति को प्रतिबिंबित करने वाला पोर्टल बनाने में मदद करता है।.