Comment choisir le meilleur logiciel d'onboarding (étape par étape + modèle d'appel d'offres)
Bienvenue à cette présentation d'InvestGlass sur l'onboarding numérique. Je suis Alexander, le PDG d'InvestGlass, et au cours de cette présentation, nous vous montrerons comment intégrer les prospects, procéder à la remédiation KYC et retirer vos clients de la liste. Nous ajouterons 50 questions que vous devriez utiliser pour répondre à votre prochaine demande de proposition !
InvestGlass est une plateforme d'automatisation des ventes - la première solution suisse sans empreinte américaine. Elle peut être déployée sur vos propres serveurs ou hébergée sur des serveurs suisses. InvestGlass est une entreprise familiale suisse qui offre tous les outils dont vous avez besoin pour l'automatisation.
Nous servons actuellement plus de 120 clients dans le monde entier, dans les secteurs de la finance, de l'assurance, des gouvernements, des associations, des clubs et des entreprises de toutes tailles. Les clients nous choisissent parce qu'ils recherchent une solution suisse souveraine avec une résidence des données en Suisse, dans leur propre pays ou sur un nuage privé.
Produits de base et processus d'intégration
Nous automatisons l'ensemble du parcours, de la prospection à la distribution, grâce à huit produits de base : onboarding, CRM, automatisation, processus d'approbation, Le portail client, les rapports, le marketing, la gestion de portefeuille et la gestion des incidents.
Lorsque l'onboarding est mis en place dans votre entreprise, la première étape consiste à définir l'expérience que vous souhaitez offrir :
- L'auto-apprentissage par les clients
- Les gestionnaires de relations poussent les formulaires
- Modèles hybrides dans lesquels les gestionnaires préparent les données avant que les prospects ne remplissent les formulaires
Nous configurons ensuite votre image de marque (couleurs, mise en page, styles) et définissons le processus d'intégration. L'installation typique prend de 1 à 4 semaines, après quoi nous testons, mettons en service et améliorons continuellement les rapports.
Automatisation, IA et formulaires numériques
Une question clé est de savoir quelles parties de l'onboarding doivent être automatisées. L'automatisation basée sur des règles permet d'effectuer des tâches telles que le filtrage des formulaires, la vérification du statut PEP ou le signalement du pays d'origine, puis de déclencher des alertes ou des tâches. Les processus d'approbation peuvent également être automatisés, en demandant aux collègues de voter sur les ouvertures de compte, les conditions de risque ou les approbations tarifaires.
L'IA améliore encore l'onboarding en convertissant les formulaires existants en champs CRM structurés et en charges utiles JSON. Cela permet d'économiser des heures de travail, en particulier lors de la fusion de formulaires multilingues (anglais, français, allemand, chinois, etc.) dans un format numérique unifié.
Notre code d'exclusion créateur de formulaires vous permet de concevoir des formulaires d'accueil professionnels sans codage. Les informations peuvent être réutilisées d'un formulaire à l'autre grâce à paquets, ce qui permet de réduire les doublons.
Sécurité, conformité et flux de travail multipartites
InvestGlass garantit la sécurité grâce aux pistes d'audit, à la gestion des documents, aux applications mobiles, à l'authentification à deux facteurs (2FA) et à l'accès sécurisé par code QR. Les formulaires peuvent être pré-remplis avec des données, ce qui garantit que seul le bon client y accède.
Les contrôles KYC/KYB/KYT sont intégrés avec des fournisseurs tiers via API. Notre système prend en charge les relations complexes (sociétés, trusts, familles) avec plusieurs UBO et AAL, en définissant des autorisations pour l'accès au portail, les signatures et la consultation des comptes.
Les flux de signature numérique permettent à plusieurs parties de signer des documents en toute sécurité, avec des pistes d'audit capturant les adresses IP, les horodatages et les validations 2FA. L'intégration multipartite peut masquer les champs sensibles aux personnes non autorisées, ce qui garantit la confidentialité.
Approbations, remédiation KYC et rapports
Notre processus d'approbation est personnalisable avec des séquences en plusieurs étapes et des groupes d'approbateurs, couvrant les ouvertures de compte, les examens W8/W9, les remédiations KYC et l'exclusion.
La remédiation KYC peut être déclenchée par :
- Abonnement à un nouveau service
- Révisions périodiques (par exemple, tous les 5 à 10 ans)
- Incidents tels que l'expiration d'une pièce d'identité ou la désignation d'un nouveau PPE
Toutes les actions sont suivies dans des tableaux de bord de reporting en direct, mettant en évidence l'efficacité des processus, les goulets d'étranglement et les possibilités d'automatisation. Les clients peuvent choisir entre l'automatisation complète, la supervision manuelle complète ou des approches hybrides combinant l'IA, les règles et l'examen humain.
InvestGlass l'embarquement numérique rationalise les parcours clients, automatise la conformité et renforce la sécurité tout en vous donnant un contrôle total sur la marque et les flux de travail.
InvestGlass digital onboarding rationalise les parcours clients, automatise la conformité et renforce la sécurité tout en vous donnant un contrôle total sur l'image de marque et les flux de travail.
Foire aux questions pour l'élaboration de votre demande de proposition
Des questions manquent-elles ? N'hésitez pas à nous en faire part !
- Langues
Combien de dossiers avez-vous actuellement ? Le processus d'ouverture de compte sera-t-il multilingue ou disposerez-vous de processus d'ouverture de compte distincts pour chaque langue ?
- Documents pro forma
Combien de PDF doivent rester au format pro forma, par exemple W8NW9IMIBen, libre passage, ou assurance vie ?
- Contact ou compte ?
Vos documents doivent-ils être basés sur les contacts ou sur les comptes ?
Embarquement numérique avec InvestGlass
- Documents sur les formules (A, K, T)
Vos documents contiennent-ils des formulaires tels que A, K ou T qui doivent rester pro forma ?
- Paquets d'ouverture de compte
Avez-vous défini des packages pour l'ouverture de compte ? Ceux-ci peuvent-ils être regroupés par familles de produits ?
- Droit commun et droit civil
Avez-vous établi des forfaits différents en fonction du droit civil ou du droit coutumier ?
- Processus de signature numérique avec InvestGlass
Avez-vous un processus de signature numérique en place ? Pensez-vous utiliser le système InvestGlass avec 2FA, IP/ID/enregistrement de l'horodatage ? Acceptez-vous les signatures sur bloc-notes ? La tablette de signature doit-elle être cachée pour chaque UBO/AAL ? Certains champs doivent-ils être masqués d'un UBO à l'autre ?
- Vérification de l'identité
Lors de l'ouverture d'un compte, acceptez-vous les dossiers sans rencontre initiale avec un employé de la banque, ou un employé doit-il d'abord vérifier le document d'identité ?
- Implication des prospects
Comment pensez-vous que le prospect va entreprendre le processus d'ouverture de compte ?
- Documents d'appui
Combien de documents (pièce d'identité, justificatif de patrimoine, feuille d'impôt, etc.) comptez-vous collecter pour les comptes de particuliers et d'entreprises ? Avez-vous normalisé les éléments requis ?
- Pays à accès restreint
Bloquerez-vous l'ouverture de comptes à distance pour certains pays ?
- Paquets de documents
Si plusieurs formulaires sont remplis simultanément, souhaitez-vous qu'ils soient regroupés en paquets pour plus d'efficacité ?
- Dispositifs et canaux
Vous attendez-vous à ce que l'ouverture d'un compte se fasse par le biais d'un téléphone portable, d'une tablette, d'un ordinateur de bureau ou d'un processus hybride basé sur le papier ?
- Durée de l'accord
Combien de temps faut-il pour ouvrir un compte ?
- Initiation par un tiers
Les ouvertures de compte seront-elles effectuées par des tiers tels que des gestionnaires d'actifs externes ou des apporteurs d'affaires ?
- Questions obligatoires
Avez-vous défini les réponses minimales requises pour chaque formulaire ? Toutes les questions sont-elles obligatoires ?
- Simulateurs
Vos formulaires comprennent-ils des simulateurs ? Si oui, lesquels ?
- Sauvegarder et continuer plus tard
Permettez-vous d'enregistrer les formulaires et de les compléter ultérieurement ? Dans l'affirmative, disposez-vous d'un système de gestion des versions des formulaires pour en garantir la validité ?
- Plusieurs UBO
Dans le cas de plusieurs UBO, autorisez-vous l'exécution séquentielle ou un seul UBO doit-il tout exécuter ?
- Intégration avec InvestGlass CRM et d'autres CRM
Une fois les documents complétés, les mises à jour seront-elles intégrées dans un système de gestion de la relation client tiers ? Si oui, avez-vous des exemples de schémas ou de JSON (informations sur le client, connaissances, expérience, besoins) ?
- Mise en forme PDF
Les PDF générés doivent-ils correspondre exactement à votre format existant ou des modifications mineures peuvent-elles être apportées ?
- Processus d'approbation
Lors de l'approbation des ouvertures de compte, les approbateurs examinent-ils les champs individuels ou le PDF/paquet complet ? Pourriez-vous nous indiquer votre flux de travail actuel ?
- Remédiation KYC
Menez-vous des actions correctives en matière de connaissance du client (KYC) ? Si oui, quel est le processus en place ?
- Notifications d'expiration
Vous attendez-vous à ce qu'InvestGlass vous informe de l'expiration des données ou des documents ? Si oui, quel processus doit être suivi ?
- Vérification de la réputation et du nom
Utilisez-vous des outils tels que World-Check, North Data ou des vérifications de réputation de portefeuilles cryptographiques pour les listes AML, CFTC et PEP ? Ces outils doivent-ils être intégrés dans le processus d'ouverture de compte et où les drapeaux doivent-ils être affichés ?
- Rapports
Attendez-vous des rapports sur l'efficacité de l'ouverture des comptes, les taux d'abandon, les délais d'exécution, les types de formulaires, les équipes, les employés, les contrats, les approbateurs et les processus d'approbation ?
- Outils KYC
Quels sont les outils de connaissance du client que vous utilisez actuellement ou que vous envisagez d'utiliser (par exemple, vérification de documents, contrôles biométriques, identification vidéo) ? Ces outils devraient-ils être intégrés dans le processus d'ouverture de compte et comment les résultats devraient-ils être affichés ?
- Besoins en matière d'accueil, de souveraineté et de résidence
Avez-vous des exigences spécifiques en matière d'hébergement en ce qui concerne la souveraineté et la résidence des données (par exemple, hébergement en Suisse, dans l'UE ou dans d'autres juridictions) ? Existe-t-il des contraintes réglementaires dont nous devrions tenir compte pour le stockage et le traitement des données des clients ?
- Connexion à Active Directory
Avez-vous besoin d'une connexion à l'Active Directory de vos membres pour l'authentification et la gestion des utilisateurs ? Les droits d'accès des banquiers ou des employés doivent-ils être gérés par le biais de cette intégration ?
- Méthodes d'authentification des utilisateurs
Quelles méthodes d'authentification exigez-vous pour les clients et les banquiers (par exemple, SSO, MFA, biométrie) ?
- Gestion des sessions
Le système doit-il imposer des délais de session, une réauthentification ou des restrictions sur les appareils ?
- Financement initial
La procédure d'ouverture de compte doit-elle permettre ou exiger des instructions de premier dépôt ou de premier virement ?
- Intégration des paiements
Avez-vous besoin d'une intégration avec les systèmes de paiement (par exemple SWIFT, SEPA, rails internes) dans le cadre de l'onboarding ?
- Respect de l'accessibilité
Exigez-vous que le processus d'intégration soit conforme aux normes d'accessibilité (par exemple WCAG, ADA) ?
- Repli linguistique
Si un document n'est pas disponible dans la langue choisie par le client, le système doit-il passer par défaut à l'anglais ou bloquer l'enregistrement ?
- Expérience guidée
Vous attendez-vous à ce que le processus d'intégration comprenne des flux guidés, des infobulles, des assistants ou une assistance par chat en direct ?
- Conservation des données
Combien de temps les données d'accueil doivent-elles être stockées, et selon quelles politiques de conservation et d'archivage ?
- Piste d'audit
Avez-vous besoin d'une piste d'audit immuable pour enregistrer qui a effectué quelles modifications et quand, à des fins réglementaires ?
Autorisation d'enregistrement et audit
- Rapports personnalisés
Avez-vous besoin de tableaux de bord ou de rapports sur les taux d'abandon, les erreurs dans les documents, les délais d'approbation ou les goulets d'étranglement ?
- Intégration des services bancaires de base
Le système doit-il transmettre les données d'onboarding complétées à votre plateforme bancaire principale, ou seulement à InvestGlass CRM ?
Avez-vous besoin d'intégrations avec des tiers tels que les autorités fiscales, les agences d'évaluation du crédit ou les régulateurs ?
- Disponibilité de l'API
Avez-vous besoin d'API exposées à des partenaires ou uniquement destinées à un usage interne ?
API InvestGlass
- Flux de travail spécifiques aux juridictions
L'onboarding doit-il différer en fonction du domicile ou de la juridiction du client (par exemple, FATCA, CRS, MiFID II, FINMA) ?
- Fréquence de l'examen des sanctions
Le contrôle des sanctions et des PPE doit-il être effectué uniquement au moment de l'intégration ou de manière continue par la suite ?
- Gestion des consentements
Avez-vous besoin de stocker le consentement électronique (par exemple pour le GDPR, les avis de confidentialité, les conditions générales) ?
- Accès basé sur les rôles
Les employés doivent-ils disposer d'autorisations basées sur les rôles pour accéder uniquement à leurs propres clients ou à une visibilité plus large de l'équipe ?
- Délégation
Un banquier doit-il pouvoir transférer un dossier d'onboarding à un autre banquier à mi-parcours ?
- Environnement de formation
Avez-vous besoin d'un mode "bac à sable" pour que les employés puissent s'entraîner au processus d'intégration sans créer de données réelles ?
- Onboarding multi-entités
Avez-vous besoin de pouvoir intégrer plusieurs entités liées en même temps (par exemple, des comptes d'entreprise avec des filiales ou des groupes familiaux) ?
- Contrôle des versions des documents
Le système doit-il inclure un système de gestion des versions des documents afin de suivre les mises à jour, d'empêcher l'utilisation de formulaires obsolètes et de garantir la conformité aux réglementations ?
Des questions manquent-elles ? N'hésitez pas à nous en faire part !