Fatura otomasyonu

Bir makine tarafından daha hızlı ve daha iyi yapılabilecek süreçleri otomatikleştirmeyerek ne kadar zaman kaybettiğinizi hiç merak ettiniz mi? İdari yük, çalışanlar ve şirketler için verimsiz bir öldürme yöntemi haline geldi. Özellikle de ödemelerin ve faturaların yönetimi zaman alıcıdır ve otomatik bir iş akışı gerektirir. Manuel fatura işleme, kuruluşunuzun mükerrer veya geç ödemeleri tespit etme yeteneğini sınırlar ve bu da fazla ödemeye yol açabilir. Otomatik fatura işleme tüm faturaların otomatik olarak saklanabileceği, uygun iş akışına atanabileceği ve onay için elektronik olarak yönlendirilebileceği anlamına gelir - kaç faturanız olursa olsun, mali işlerinizin kesintisiz olarak dolaşmasını sağlar.

Manuel faturalama süreci, aşağıdaki kusurlar etrafında özetlenebilecek birçok sorun yaratabilir: 

• İş Gücü: manuel faturalama, daha verimli başka bir görev için kullanılabilecek çalışan ve insan gücü gerektirir.
• Zaman yönetimi: fatura yönetimi ve ONAYLAR zaman alır.
• Veri izleme: verilerin manuel olarak girilmesi gerekir, bu da yanlış giriş ve eksik veya yanlış iletişim bilgileri riskini artırır.
• Maliyetler: Veri sorunları, gelir kaybının yanı sıra ek maliyetlere de yol açabilir.
• Netlik eksikliği: Manuel faturalama süreci, fatura durumunun net olmamasına ve metin değerlendirmesinde sorunlara yol açmaktadır. 

Açık bir çözüm bu sorunlara yardımcı olabilir. Bu makale otomasyona ve bir otomasyon sisteminin nasıl geliştirileceğine odaklanmaktadır. otomatik faturalama süreci.

Fatura oluşturun: muhasebenin etkisi!

İş süreçleri ve çevrimiçi ödemeler genellikle kağıt faturalar ve kapsamlı idari yükler anlamına gelir. İster kağıt ister elektronik fatura kullanıyor olun, tüm faturalarınız iki türe ayrılabilir:

• Alacak hesapları ve ödenmemiş faturalar
• Makbuzlar ve işletme finansmanı

Otomatik fatura işleme için alacak hesapları

Küçük işletmeler ve işletme sahipleri genellikle fiyat teklifleri ile çalışsa da, B2B profesyonelleri ile çalışırken yaygın kullanım fatura göndermektir. Faturalar ödeme talebi olarak çalışır, müşteri tarafından şirkete ödenmesi gereken tutarı temsil eder ve işlemin ayrıntılarını, son ödeme tarihini ve varsa gecikme ücretlerini açıklar. Ödeme öncesi faturalama sistemi genellikle tahmini iyileştirmek ve böylece nakit akışını iyileştirmek için kullanılır.

Muhasebede fatura, şirket için “alacak hesaplarını” ve müşteri için “ödenecek hesapları” temsil eder. Fatura esasen belirli bir süre içinde (örneğin 15 veya 30 gün) tamamlanması gereken bir ödeme talebi olarak çalışır. Geç ödemeler cezaya tabidir ve erken ödeme yapan müşteriler için genellikle indirim uygulanır, bu da müşterileri daha hızlı ödeme yapmaya iter. Ancak, belgelerin manuel olarak yönlendirilmesi daha fazla gecikmeye ve hatta kayıp faturalar.

Otomatik fatura işleme makbuzları ve ödemeleri

Makbuzlar genellikle müşteriye işlemin herhangi bir sorun olmadan doğru bir şekilde gerçekleştiğini garanti etmek için kullanılır. Şirket tarafında ise doğru muhasebeleştirme, kayıt tutma ve işlemin onaylanmasını sağlar. Makbuzlar, marketler veya çevrimiçi alışveriş gibi çoklu ticarette yaygındır.

Faturalama işlemlerinizdeki görevleri otomatikleştirmenin yolları

Faturalama sürecinizi otomatikleştirmenin ve verimliliği artırmanın birden fazla yolu vardır. İş ihtiyaçlarınıza bağlı olarak şunları yapmak isteyebilirsiniz:

• InvestGlass Fatura otomasyon çözümü gibi hepsi bir arada bir çözüm kullanın,
• Özel bir otomasyon aracı kullanın veya
• Halihazırda kullandığınız bazı uygulamalarda bulunan yerel entegrasyonlara ve özelliklere güvenin.

Yöntemlerin çokluğu, iş modelinize ve büyüklüğünüze göre en mantıklı olanı seçmenize olanak tanır. Bunu akılda tutarak, bu makale fatura yönetim sisteminizi otomatikleştirmenin altı yolunu tanıtmaktadır.

1. Fatura işleme için mağaza veri girişi

Satış süreci boyunca, satış ekipleri genellikle müşteriler, potansiyel müşteriler ve müşteriler hakkında önemli miktarda bilgi toplar. Bu bilgiler daha sonra faturalama memurları gibi diğer ekip üyelerinin çalışmalarını en aza indirmek için kullanılır. İşte bu noktada otomasyon ve özellikle CRM yazılımı taşınacak. Formlar aracılığıyla satış otomasyonu, işi çalışan yerine müşteriye kaydırır. Ayrıca, bir CRM içinde veri ve ödeme verilerinin toplanması, bu verilerin satış sürecinin daha sonraki bir aşamasında yeniden kullanılmasıyla çift girişi önleyecektir. İş Akışı Otomasyonu Onay iş akışlarını otomatik olarak yönetir ve istisnaları inceleme için yönlendirirken, insanlar ve otomasyon arasındaki tüm aktarımların veri izini korur. Amaç, otomatik işleme faturaları ile maliyetleri ve manuel veri girişini azaltmaktır. İyi bir ERP sistemi, ödenecek hesap iş akışı otomasyonunu içermelidir. Ödeme işlemleri ve nakit yönetiminin yanı sıra erken ödeme indirimleri de kaydedilir. Yapay zeka optik karakter tanıma veya OCR teknolojisi - makine öğrenimi yapay zeka ile taramaya da yardımcı olabilir.

CRM, ekip yönetimini, görev yönetimini, iletişim yönetimini ve fatura yönetimini kolaylaştıran bir müşteri ilişkileri yönetimi yazılımıdır.

Faturalama aracınızı API veya entegrasyon yoluyla doğrudan CRM'inize bağlamak, fatura yönetim sistemi doğrudan CRM'den gelen verilerle besleneceğinden ve fatura oluştururken çalışanlar tarafından yapılan çift girişleri ortadan kaldıracağından değerli zaman kazandıracaktır.

Bu, zaman yönetimini, veri yönetimini ve veri kopyalama/girişinde insan hatasını önleyerek doğruluğu doğrudan etkileyecektir. 

2. PDF oluşturun ve defter tutma için saklayın

Etkili bir fatura yönetim sisteminin köşe noktası, ister kağıt üzerinde ister elektronik ortamda olsun, finansal işlemlerinizin izini sürmektir. Gerçekten de kayıt tutmak ödeme, güvenli denetim ve şeffaflık sağlar. Alacaklarınızın net bir görünümüne sahip olmak, alacaklarınızı artırır:

• takip ve hatırlatma gönderme kapasiteniz,
• denetim gereksinimlerini karşılama kolaylığınız ve 
• Müşterileriniz ve yönetim organları önünde şeffaflığınız.

Otomasyon yazılımı, faturaları ilgili klasörlerdeki PDF'lere kaydederek tüm bunları sizin için otomatik olarak yapacaktır. Daha sonra gerekli bilgilere her zaman, her yerden erişebilirsiniz.

İşte burada bir eksiksiz CRM Yazılım, faturaları ait oldukları ilgili kişiye kaydedebildiğinden ilginç hale gelir. Ayrıca, yanlışlıkla faturanın kaldırılması veya silinmesi durumunda bir denetim izi kaydeder. 

InvestGlass otomasyon özelliği, faturalardan otomatik olarak PDF oluşturmayı ve bunları gereken yerde saklamayı sağlar. Platform ayrıca bunları saklamak veya müşterilerle paylaşmak için bir e-posta adresine veya portala gönderebilir.

3. Otomatik fatura işleme yazılımı

Eklentilerin yanı sıra entegre çözümlerde de formlar temel bir özelliktir. Gerçekten de kolay veri gönderimi sağlarlar ve bazen iş yükünü müşteriye kaydırırlar. Ancak, iş yükünü kaydırırken, müşteri deneyimine ve katılımına büyük özen gösterilmeli ve odaklanılmalıdır.

Formlar genellikle müşteriler tarafından doldurulmasının yanı sıra tutarlılık, kullanıcı dostu olma ve özel tasarımlar gibi başka faydalar da sağlar. Dijital form bilgileri doğrudan CRM içinde eşleştirilir ve çalışanlarınızın ekibi tarafından kolayca yeniden kullanılabilirken, özel tasarım ve veri girişinin basitliği müşterinin katılımını sağlayacaktır.

Bu formlardan, bir otomasyon özelliği aracılığıyla faturalar otomatik olarak oluşturulabilir. Tek zorunlu bilgi şudur:

• sorunları önlemek için varsayılan olarak seçilebilen para birimi,
• dijital formun gönderilmesi üzerine kararlaştırılabilecek son tarih ve
• rastgele oluşturulabilen fatura numarası.

Bu bilgiler doldurulduktan sonra fatura oluşturulur ve müşterilere veya potansiyel müşterilere iletilebilir.

Yinelenen faturalar

InvestGlass'ın otomasyon olanaklarını kullanarak, uzun vadeli müşteriler için aylık gibi periyodik olarak yinelenen faturalar oluşturulabilir. Bu, hatalardan ve göndermeyi unutmaktan kaçınmaya yardımcı olur. Aynı zamanda bilgilerin yeniden yazılmasını da önler. Her müşteri için zaman aralığı ve yineleme manuel olarak belirlenebilir. 

Bu otomasyonun muhasebe ve bütçeleme üzerinde önemli bir etkisi vardır. Nakit akışını tahmin etmek ve sağlıklı bir nakit akışı sağlamak hiç bu kadar kolay olmamıştı.

4. Otomatik olarak e-posta gönderme 

Oluşturulduğunda bir fatura göndermek kolay ve anlaşılır bir görev gibi görünebilir. Ancak, insan hatası mevcuttur ve zaman tüketimi göz önünde bulundurulmalıdır.

Bu tekrarlayan görev, fatura oluşturulduktan sonra otomatik olarak e-posta oluşturup göndererek kolayca önlenebilir ve otomatikleştirilebilir. Çalışanlarınız, iletişim bilgilerini kullanarak değişkenleri özelleştirerek otomatik olarak fatura tabanlı bir e-posta oluşturabilir ve gönderebilir. Yine de, e-posta gövdesi ve konusu önceden hazırlanmış veya özelleştirilmiş bir şablon kullanılarak belirtilmelidir.

Muhasebe yazılımındaki bilgiler kullanılarak e-posta gönderildikten sonra, ilgili kişiden sorumlu ilişki yöneticisi anında bildirim alacaktır.

5. Görevleri ve hatırlatıcıları ayarlayın

E-postalar, doğru faturaların derhal alınmasını sağlar. Otomasyon geç ödemeleri önlemek için otomatik hatırlatıcılar göndermek üzere oluşturulabilir. Bir ödeme yapılmadığında, manuel olarak bir geç ödeme iş akışı oluşturmak ve yürütmek yerine otomatik bir hatırlatma gönderilebilir.

Müşterilere e-posta başına otomatik hatırlatıcılar göndermenin yanı sıra, hatırlatıcılar şirket üyelerine de bildirilebilir. Bu, müşteriyle her şeyin yolunda olup olmadığını kontrol etmelerini sağlar.

Faturalama görevleri de fatura oluşturulduktan sonra otomatik olarak kaydedilebilir ve fatura ödendikten sonra tamamlanabilir. Yönetici görevleri ve diğer görevler basitçe çalışana bildirilir.

Ödenmemiş faturalar nakit akışınızı olumsuz etkileyebileceğinden bu tür bir otomasyon önemlidir.

Bonus: Mükemmel Fatura yönetim sistemi

İdeal bir fatura yönetim sistemi, tüm faturalama araçlarınızı ve genel olarak satış araçlarınızı bir araya getirecektir. CRM'ler ve hepsi bir arada çözümler faturalama sistemlerini ve satış pazarlama Fatura otomasyonunu hedefleyen şirketlere en iyi alternatifi sunan otomasyon/veri yönetimi.

InvestGlass tüm şirketinize uygulanabilir ve zaman takibi yoluyla çalışanlarınızın performansını izlemenize yardımcı olur. Bu, yanıt süresi değerlendirilebildiği ve iş akışı uyarlanabildiği için faturalama için giderek daha önemli hale gelmektedir.

Aynı zamanda, faturalandırmanızı geliştirirken, bir CRM, google sayfalarınızın veya fatura göndermeyi yönetmek için kullanılan google elektronik tablonuzun yerini alacaktır. Faturaları basitçe gönderin ve gerektiğinde iş ipuçlarını ve indirimleri ekleyin.

Fatura otomasyon çözümünün sonucu

Faturaların otomatikleştirilmesi muhasebe sürecinin önemli bir parçasıdır ve engel teşkil etmesi gerekmez. Günün sonunda iş, müşterilerinize hizmet ve ürün sunmakla ilgilidir. Bu ipuçlarının en önemli şeylere odaklanmanıza yardımcı olacağını umuyoruz. Otomatikleştirmek için muhasebenizde nasıl çalışacağınıza dair ayrıntılara göz atmanız gerekecek. InvestGlass, iş akışlarını otomatikleştiren bulut tabanlı bir platform sunar. Fatura yönetimine uygun özel iş akışları oluşturabilirsiniz. Bu çözüm, finans ekibinizin daha önemli görevler yapmasına yardımcı olacaktır.

InvestGlass, başka bir muhasebe sistemine bağlanmak için bir API'ye sahiptir. Neden mi? Çünkü işleme iş akışı, yinelenen faturalandırmayı ve muhasebe ekibinizle zaten sahip olabileceğiniz belirli KDV unsurlarını işlemelidir.