Каковы 5 лучших преимуществ цифровых подписей с RPA?

Пандемия вируса COVID-19 ускорила цифровую трансформацию, но в то же время привела к значительному росту киберпреступности. Например, в Великобритании было зарегистрировано 24% рост числа преступлений, связанных с мошенничеством, за год, закончившийся в марте 2021 года, в общей сложности 4,6 миллиона инцидентов. Additionally, the FBI observed a fourfold increase in cybercrime complaints during the early months of the pandemic.  As organizations embrace digitalization, ensuring robust security measures such as encryption, multi-factor authentication, and continuous monitoring is essential to protect sensitive data and maintain trust.

Что такое роботизированная автоматизация процессов (RPA)?

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) - это использование компьютерных программ-‘роботов’ для выполнения повторяющихся, основанных на правилах цифровых задач. Например, заполнение одной и той же информации в нескольких местах, повторный ввод данных или копирование и вставка. Мы сочетаем InvestGlass RPA с цифровой подписью, чтобы добиться непревзойденной эффективности процесса. Цифровые формы самореализуются и автоматизированные процессы ускорит процесс подписания документов. 

Скандалы, связанные с вопросами конфиденциальности данных, каждый день попадают на первые полосы газет. Начиная со Сноудена и заканчивая Facebook и WhatsApp, люди все более скептически и осторожно относятся к технологиям. Не заходя далеко, как Дэйв Эггер в Круг, Все согласны с риском нарушения конфиденциальности данных.

В связи с этим постоянные споры о цифровых подписях становятся очевидными и явными. В этой статье мы расскажем, что такое электронная подпись, как работает технология цифровой подписи, как принимать и использовать цифровые подписи в CRM-платформе, в основном в InvestGlass и у наших API-партнеров; докажем преимущества электронной подписи и дополнительную безопасность использования такой технологии.

Какую электронную подпись лучше выбрать?

Можно Электронные подписи обгоняют бумажные документы подписи? В нашей все более оцифрованной среде нынешняя пандемия бросает тень сомнения на целесообразность личных встреч и заставляет искать удаленные способы решения практически любых проблем. Очевидно, это относится и к подписям.

Что такое электронная подпись? Электронная подпись, цифровая подпись или Электронная подпись - это юридическая цифровая означает выражение одобрения или согласия в цифровых документах, формах, анкетах, опросах и так далее. В нашем оцифрованном обществе она теоретически может заменить любой процесс подписания и упростить процессы продажи и сбора данных. Существует множество поставщиков цифровых подписей, таких как DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign и др. Решения для электронной подписи основаны на инфраструктуре, называемой инфраструктурой открытых ключей PKI. Инфраструктура открытых ключей объединяет цифровые сертификаты и открытый ключ шифрования подписи, необходимые для обеспечения безопасной среды подписания.

Как стать официально признанным поставщиком электронных подписей? В Швейцарии, Европейском союзе, Соединенных Штатах и большинстве государств или правительств есть органы по сертификации, учреждения и люди, которые регулируют и управляют электронными подписями и их применением. Требования к безопасности очень высоки, и поставщики должны им соответствовать, чтобы иметь возможность предоставлять юридически обязательные сертификаты подписи. В Европе Европейский союз eIDAS правило изображает правило валидации.

Топ-5 преимуществ цифровой подписи? 

1 - Эффективность/скорость 

Прежде всего, цифровая подпись документов не похожа на бумажную в плане рационального использования времени и простоты использования. В процессе продажи необходимо собрать множество подписей от разных лиц. Административное бремя может помешать продаже, а иногда и полностью отменить соглашение. Кроме того, помимо вашей подписи и подписи другой стороны, могут потребоваться подписи сотрудников и руководителей высшего звена, что удлиняет процесс. Использование электронных подписей в вашем бизнесе вполне может стать тем самым экономичным решением, которое изменит ситуацию. Время - деньги!

2 - Пользовательский опыт

Вторым недооцененным преимуществом является повышение удобства работы пользователей: Подписывать документы еще никогда не было так просто. Процесс печати, подписания и сканирования для отправки обратно одного и того же документа упрощается до открытия запроса на подписание по электронной почте. Весь процесс занимает менее двух минут.

Кроме того, пользовательский интерфейс настраивается и персонализируется с помощью вашего брендинга и цветов, что позволяет адаптировать его к потребностям клиентов.

3 - Соблюдение правовых норм 

В-третьих, технология цифровой подписи воплощает в себе четкие правила, такие как eIDAS для Европейского союза. Эти обязательные правила устанавливают четкие рамки для поставщиков цифровых подписей и обеспечивают целостность в случае возникновения правовых споров.

Кроме того, аутентичность требует идентификации с помощью двухфакторной аутентификации или даже проверки личности.

4 - Безопасность 

В-четвертых, как уже говорилось, двухфакторная аутентификация и проверка личности обеспечивают высокий уровень безопасности в отношении доступа к документам и возможности подписания. Этот факт, по сути, является самым важным контраргументом для людей, жалующихся на проблему конфиденциальности данных при использовании электронных подписей. В самом деле, чем получение документа по электронной почте и его последующая печать более безопасны? Кроме того, даже в случае нарушения безопасности шифрование данных затрудняет их извлечение. Шифрование также гарантирует, что никто не сможет изменить документ после подписания, а значит, нет риска, что кто-то добавит новую страницу или удалит одну из них из соглашения.

Если этого недостаточно, то 2FA - двухфакторная аутентификация - гарантирует, что никто не сможет скопировать или подделать вашу подпись и использовать ее в другом контексте.

Что касается вариантов развертывания, то большинство поставщиков цифровых подписей используют конфигурацию SAAS; тем не менее, развертывание на месте - растущая тенденция, и мы можем ожидать, что в ближайшем будущем все поставщики включат такую опцию.

5 - Снижение транзакционных издержек

Наконец, автоматизация процесса электронной подписи позволяет смягчить финансовые последствия человеческих ошибок, таких как ошибки при подписании или потеря документов; ошибки, которые замедляют процесс и вызывают проблемы с расходами, если их не обнаружить. Электронные подписи гарантируют, что все в порядке, предотвращая проблемы с исправлением и связанные с ними расходы. Если сосредоточиться на расходах, то накопление экономии на бумаге, сканах, копиях, почте, посылках и т. д. кажется минимальным, но в итоге получается значительная экономия.

Процесс цифровой подписи более эффективен, дружелюбен и соответствует требованиям, чем обычная подпись бумажного документа. Кроме того, ключевыми преимуществами электронных подписей являются повышение уровня безопасности, обеспечиваемое такими электронными инструментами, а также снижение трудовых и материальных затрат.

Автоматизируйте процесс получения цифровой подписи

InvestGlass - это швейцарская CRM-система, объединяющая PMS, клиентский портал и Цифровой ввод в должность инструменты. Платформа предоставляет двух партнеров по цифровой подписи: Signatys и Connective. Чтобы использовать выбранную вами систему электронной подписи, пожалуйста, свяжитесь с командой InvestGlass для активации этой функции.

Как вы можете использовать цифровые подписи в InvestGlass? Есть два способа:

1. Ручной запуск цифровой подписи

2. Автоматизированная электронная подпись - это автоматизация роботизированных процессов

Ручной запуск цифровой подписи

В платформе InvestGlass вы можете сохранять свои документы, документы, относящиеся к клиентам и потенциальным клиентам, или даже документы, относящиеся к таким объектам, как ценные бумаги или счета. Из этих pdf-документов или пакетов документов вы можете вручную запрашивать цифровые подписи у ваших контактов или соответствующих контактов.

Еще один тип документов, который может потребовать идентификации и аутентификации, - это формы и опросы. InvestGlass использует концепцию форм по многим причинам - от исправления KYC до инвестиционных предложений, от сбора информации до проведения специальных опросов. Ответы из форм могут потребовать подписи для подтверждения личности и целостности документа. Поэтому после отправки формы можно вручную запустить процесс цифровой подписи; впрочем, этот процесс можно и автоматизировать.

Роботизированная автоматизация процессов и электронная подпись

Любой документ можно вручную запросить на подпись. Однако, автоматизация возможна при отправке цифровой формы. Поэтому, в зависимости от установленного правила, запросы на получение цифровой подписи автоматически отправляются при отправке формы. При этом должны выполняться два условия: данные контакта должны содержать действительный адрес электронной почты и действительный номер телефона. Без этих двух условий алгоритм не сможет запустить процесс. Закрытый ключ для цифровой подписи может быть подтвержден только с помощью двухфакторной аутентификации, требующей наличия адреса электронной почты и номера телефона.

Как только процесс начнется, соответствующие контакты получат электронное письмо с просьбой поставить электронную подпись на определенных документах или контрактах. Впервые платформа создаст цифровой подпись за вас, с указанием вашей личности. После установки подписи поставщик услуг доверия отправит вам код подтверждения в сообщении, что повысит уровень безопасности.

Не пытайтесь, давайте сделаем это!

Электронные подписи подчиняются строгим и постоянно меняющимся правилам, установленным центром сертификации. Такое усиление безопасности снижает риск нарушения конфиденциальности данных и обеспечивает ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с обычными бумажными подписями. Этот новый способ подписи становится особенно модным по мере того, как пандемия стабилизируется и становится новой нормой.

Если вы все еще сомневаетесь - а именно так и поступают компании поначалу, - мы также предлагаем смешанные услуги, сочетающие бумажный и цифровой формат в одном и том же процесс утверждения - чтобы обеспечить непрерывность бизнеса во время цифровой трансформации. 

По умолчанию InvestGlass предоставляет вам двух партнеров по электронной подписи, Соединительная и Signatys, которые имеют специфические различия. Что касается поддержки, не сомневайтесь связаться с нашей командой по электронной почте или по телефону и мы с радостью ответим на все ваши вопросы и поможем выбрать оптимальное решение в зависимости от ваших потребностей.

Начало с пробной версией InvestGlass уже сегодня!

Часто задаваемые вопросы о цифровых подписях

1. Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись - это безопасный, юридически обязательный способ подписания документов в Интернете. Она обеспечивает подлинность, целостность и соответствие требованиям без необходимости печати или сканирования.

2. Признаны ли цифровые подписи InvestGlass юридически?

Да. Они соответствуют ЕС eIDAS, Швейцарская компания ZertES, и законы США об электронной подписи, что делает их юридически действительными во всем мире.

3. Как InvestGlass обеспечивает безопасность подписи?

Документы защищены шифрование, двухфакторная аутентификация и проверка личности, предотвращая фальсификацию и мошенничество.

4. С какими провайдерами подписей интегрируется InvestGlass?

InvestGlass сотрудничает с Signatys и Соединительная, Это обеспечивает безопасность, соответствие требованиям и гибкие возможности.

5. Можно ли автоматизировать процесс подписания?

Да. С помощью InvestGlass RPA цифровые подписи могут автоматически запускаться после отправки формы или шагов по регистрации.

6. Каковы основные преимущества использования цифровых подписей?

Они экономят время, сокращают расходы, повышают удобство работы пользователей, обеспечивают соответствие нормативным требованиям и более надежную защиту по сравнению с традиционными бумажными подписями.

7. Могу ли я по-прежнему использовать бумажные подписи в InvestGlass?

Да. Для предприятий, находящихся на переходном этапе, InvestGlass поддерживает гибридные рабочие процессы комбинирование бумажных и цифровых подписей.

8. Удобен ли процесс для клиентов?

Абсолютно. Клиенты получают простой запрос по электронной почте, нажимают кнопку безопасной подписи и завершают процесс менее чем за две минуты.

9. Могу ли я настроить опыт подписания?

Да. Вы можете персонализировать интерфейс подписи с помощью своих фирменные цвета и логотип, Создавая бесперебойную работу с клиентами.

10. Как начать работу с цифровыми подписями InvestGlass?

Свяжитесь с командой InvestGlass, чтобы активировать своего партнера по электронной подписи, или начните бесплатная пробная версия чтобы узнать, как цифровые подписи вписываются в ваши рабочие процессы.