Como começar a usar um sistema de gerenciamento de cotações

Gerenciar cotações de vendas pode ser um desafio, especialmente quando elas se perdem nas caixas de entrada de e-mail ou exigem atualizações manuais a cada interação com o cliente. De fato, um estudo descobriu que 50% das organizações descrevem seu processo de cotação como “complexo”, envolvendo várias equipes e tecnologias. 

Você tem problemas para manter o controle de suas cotações? Elas se perdem em uma caixa de entrada de e-mail ou na área de trabalho de um computador? Você precisa atualizá-las manualmente toda vez que uma delas é aceita, recusada ou editada pelo cliente? Seu número de imposto sobre vendas ou recibos de depósito direto estão perdidos de alguma forma? Se qualquer um desses problemas soa como o que você enfrenta, talvez seja hora de usar um sistema de gerenciamento de cotações.

Gerenciar cotações de vendas pode ser um desafio, principalmente quando elas se perdem nas caixas de entrada de e-mail ou exigem atualizações manuais a cada interação com o cliente. Na verdade, um estudo descobriu que 50% das organizações descrevem seu processo de cotação como “complexo”, envolvendo várias equipes e tecnologias. 

Nesta postagem do blog, falaremos sobre quatro etapas para começar a usar um sistema de gerenciamento de cotações.

1) Escolha quais recursos são mais adequados ao seu processo de vendas

Isso dependerá das necessidades de sua empresa. Por exemplo, se você for uma empresa menor, sem equipe de vendas, que só lida com serviços de encanamento e nada mais, talvez seja melhor optar por um dos sistemas mais básicos de gerenciamento de cotações. Por outro lado, algumas pessoas preferem ter todas as informações de seus clientes em um único lugar e talvez precisem de um sistema mais ferramenta avançada a fim de atender a todas as suas necessidades em tempo hábil.

2) Decida qual cotação de preço está mais próxima de suas necessidades

Depois de decidir quais recursos são mais adequados ao seu processo de cotação, você precisa se aprofundar em mais detalhes. Existem diferentes tipos de cotação sistemas de gerenciamento para escolher. Para começar, você precisa comparar os recursos que ele tem, quanto dinheiro está disposto a gastar e se ele pode proteger suficientemente os dados de seus clientes. Recomendamos que você passe algum tempo percorrendo a lista de alternativas nos sites para escolher qual é a melhor para a sua empresa.

3) Estabelecer um processo padronizado de cotação para caixa

Antes de usar o sistema de gerenciamento de cotações, é importante estabelecer políticas e procedimentos de cotação em toda a equipe de vendas e finanças, bem como em todo o ciclo de vendas, a fim de garantir uma receita recorrente para a sua empresa. Também é importante garantir que suas soluções reflitam sua experiência e estejam alinhadas com a filosofia de sua empresa e o escopo do projeto.

Depois de decidir qual software será escolhido, é hora de treinar suas equipes de vendas. O sistema será tão bom quanto a sua equipe de vendas e é importante garantir que eles estejam totalmente integrados e de acordo com o cronograma do seu projeto. Isso também inclui uma breve visão geral do software, feita por especialistas externos em trabalho separado, para que seus representantes de vendas possam ver como é fácil usar a ferramenta, mas não se preocupe em entrar em muitos detalhes - você quer que esse processo seja simples para eles!

Se estiver procurando uma maneira de criar seu sistema de gerenciamento de cotações, temos a solução. InvestGlass é uma plataforma de CRM que o ajudará a fazer melhores cotações e a lidar com elas de forma mais eficiente. Queremos cuidar de tudo para que você não tenha surpresas - você saberá quanto custa e quais recursos estão incluídos antes de começar a usar seu novo sistema de gerenciamento de cotações.

Então, o que você acha? Está pronto para mudar seu negócio para melhor? Entre em contato conosco hoje!

Perguntas frequentes

1. O que é um sistema de gerenciamento de cotações e por que preciso de um?
Um sistema de gerenciamento de cotações é uma ferramenta digital que automatiza a criação, o rastreamento e a aprovação de cotações de vendas. Com o InvestGlass, você pode gerenciar todas as etapas do seu processo de cotação para pagamento em uma plataforma segura, reduzindo erros e aumentando a eficiência.

2. Como a InvestGlass pode simplificar meu processo de cotação de vendas?
A InvestGlass automatiza a criação, as aprovações e as atualizações de cotações, garantindo que todas as interações com o cliente sejam registradas em um sistema central. Não é mais necessário ficar procurando cotações na sua caixa de entrada - tudo é rastreado, organizado e acessível em tempo real.

3. O InvestGlass pode ser integrado às minhas ferramentas de CRM ou de faturamento existentes?
Sim. O InvestGlass se integra perfeitamente aos sistemas de CRM, contabilidade e pagamento, permitindo que você gerencie cotações, faturas e pagamentos a partir de uma única interface. Isso elimina a necessidade de alternar entre várias plataformas.

4. Como a InvestGlass ajuda na precisão e na consistência das cotações?
A InvestGlass utiliza modelos predefinidos, fluxos de trabalho de aprovação e regras de precificação automatizadas para garantir que cada cotação seja precisa e esteja em conformidade com as políticas da empresa. Essa consistência ajuda a manter o profissionalismo e aumenta a confiança do cliente.

5. Posso personalizar as cotações no InvestGlass?
Absolutamente. A InvestGlass permite que você personalize os modelos de cotação com sua marca, detalhes do produto e termos. Você também pode incluir preços personalizados, configurações de impostos e notas específicas do cliente.

6. Como o InvestGlass melhora a colaboração entre as equipes de vendas e finanças?
Com o InvestGlass, todos os departamentos acessam os mesmos dados em tempo real. As equipes de vendas podem gerar e editar cotações, enquanto as equipes financeiras podem aprovar, faturar e acompanhar os pagamentos, garantindo transparência e reduzindo os gargalos.

7. Os dados do cliente estão seguros na InvestGlass?
Sim. A InvestGlass está hospedada na Suíça e segue as rigorosas leis de privacidade de dados do país. Isso garante total soberania de dados e conformidade com o GDPR, protegendo sua empresa de riscos legais externos.

8. A InvestGlass pode automatizar o processo de cotação para pagamento?
Sim. O InvestGlass automatiza as principais etapas, desde a criação da cotação até a cobrança do pagamento, incluindo fluxos de trabalho de aprovação, lembretes e relatórios. Isso ajuda a reduzir os ciclos de vendas e melhora o gerenciamento do fluxo de caixa.

9. Como a InvestGlass apóia o acompanhamento do desempenho das vendas?
A plataforma inclui análises e painéis integrados para monitorar as conversões de cotações, o tamanho médio dos negócios e o tempo de fechamento. Esses insights ajudam os líderes de vendas a identificar oportunidades para melhorar o desempenho e a receita.

10. Por que minha empresa deve escolher a InvestGlass em vez de outras ferramentas de cotação?
A InvestGlass oferece um CRM seguro, hospedado na Suíça, com ferramentas integradas de gerenciamento de cotações, automação e conformidade - tudo em uma única plataforma. Ele foi projetado para empresas de serviços financeiros e profissionais que valorizam a eficiência, a segurança e a confiança do cliente.