Factuurautomatisering

Heb je je ooit afgevraagd hoeveel tijd je verliest door processen niet te automatiseren die sneller en beter door een machine kunnen worden gedaan? De administratieve rompslomp is een inefficiënte manier geworden om werknemers en bedrijven te doden. Vooral het beheer van betalingen en facturen is tijdrovend en vraagt om een geautomatiseerde workflow. Handmatige factuurverwerking beperkt het vermogen van je organisatie om dubbele of te late betalingen te detecteren, wat kan leiden tot te hoge betalingen. Geautomatiseerde factuurverwerking betekent dat alle facturen automatisch kunnen worden opgeslagen, aan de juiste workflow kunnen worden toegewezen en elektronisch kunnen worden gerouteerd voor goedkeuring - zodat je financiën zonder onderbreking blijven circuleren, hoeveel facturen je ook hebt.

Het handmatige facturatieproces kan veel problemen veroorzaken die kunnen worden samengevat rond de volgende gebreken: 

• PersoneelHandmatig factureren vergt personeel en mankracht die gebruikt had kunnen worden voor een andere, efficiëntere taak.
• Tijdmanagement: factuurbeheer en goedkeuringen tijd kosten.
• Gegevensmonitoring: gegevens moeten handmatig worden ingevoerd, wat het risico op foutieve invoer en ontbrekende of verkeerde contactgegevens vergroot.
• Kosten: Dataproblemen kunnen leiden tot extra kosten en gemiste inkomsten.
• Gebrek aan duidelijkheid: Handmatig facturatieproces leidt tot onduidelijke factuurstatus en problemen bij tekstbeoordeling. 

Een voor de hand liggende oplossing kan helpen bij deze problemen. Dit artikel richt zich op automatisering en hoe je een geautomatiseerd factureringsproces.

Facturen maken: de invloed van boekhouding!

Bedrijfsprocessen en online betalingen gaan meestal gepaard met papieren facturen en veel administratieve rompslomp. Of je nu papieren of elektronische facturen gebruikt, al je facturen kunnen worden onderverdeeld in twee soorten:

• De vorderingen en onbetaalde facturen
• De ontvangsten en bedrijfsfinanciën

Debiteuren voor automatische factuurverwerking

Ook al werken kleine bedrijven en bedrijfseigenaren meestal met offertes, het is gebruikelijk om facturen te sturen als het gaat om B2B-professionals. Facturen werken als betalingsverzoeken, vertegenwoordigen het bedrag dat de klant aan het bedrijf verschuldigd is en leggen de details van de transactie, de vervaldatum en de eventuele kosten voor late betaling uit. Een facturatiesysteem voor betaling wordt meestal gebruikt om de prognose te verbeteren en zo de cashflow te verhogen.

In de boekhouding vertegenwoordigt de factuur de “debiteuren” voor het bedrijf en de “crediteuren” voor de klant. De factuur werkt in wezen als een betalingsverzoek dat binnen een bepaalde periode moet worden uitgevoerd (bijvoorbeeld 15 of 30 dagen). Op late betalingen staan boetes en er worden meestal kortingen gegeven voor klanten die eerder betalen, waardoor klanten sneller betalen. Het handmatig doorsturen van documenten kan echter leiden tot verdere vertragingen en zelfs verloren facturen.

Ontvangsten en betalingen van geautomatiseerde factuurverwerking

Ontvangstbewijzen worden meestal gebruikt om de klant te garanderen dat de transactie correct en zonder problemen is verlopen. Aan de kant van het bedrijf zorgt het voor een correcte boekhouding, het bijhouden van gegevens en het bevestigen van de transactie. Ontvangstbewijzen zijn gebruikelijk in meerdere winkels, zoals supermarkten of online winkelen.

Manieren om taken binnen je factuurverwerking te automatiseren

Er zijn verschillende manieren om je facturatieproces te automatiseren en efficiënter te maken. Afhankelijk van de behoeften van je bedrijf, wil je misschien:

• Gebruik een alles-in-één oplossing zoals InvestGlass Factuurautomatisering,
• Gebruik een speciaal automatiseringsprogramma of
• Vertrouw op native integraties en functies die aanwezig zijn in sommige apps die je al gebruikt.

Dankzij de vele methoden kun je de methode kiezen die het beste past bij je bedrijfsmodel en -omvang. Met dit in gedachten introduceert dit artikel zes manieren om je factuurbeheersysteem te automatiseren.

1. Winkelgegevens invoeren voor factuurverwerking

Tijdens het verkoopproces verzamelen verkoopteams meestal een grote hoeveelheid informatie over klanten, prospects en cliënten. Deze informatie wordt vervolgens gebruikt om het werk van andere teamleden, zoals factureringsmedewerkers, tot een minimum te beperken. Dit is waar automatisering en meer in het bijzonder CRM-software zich zullen verplaatsen. Verkoopautomatisering via formulieren verschuift het werk naar de klant in plaats van de medewerker. Bovendien voorkomt het verzamelen van gegevens en betalingsgegevens binnen een CRM dubbele invoer door deze gegevens te hergebruiken in een later stadium van het verkoopproces. Workflow Automation beheert automatisch goedkeuringsworkflows en routeert uitzonderingen ter controle terwijl een dataspoor wordt bijgehouden van alle handoffs tussen mensen en automatisering. Het doel is om kosten en handmatige gegevensinvoer te verminderen door facturen automatisch te verwerken. Een goed ERP-systeem moet de crediteuren workflow automatiseren. Betalingsverwerking en cash management worden vastgelegd, evenals vroegbetaalkortingen. Kunstmatige intelligentie kan ook helpen om te scannen met optische tekenherkenning of OCR-technologie - AI met machinaal leren.

Een CRM is software voor klantenrelatiebeheer die teambeheer, taakbeheer, contactbeheer en factuurbeheer vereenvoudigt.

Door je factureringstool rechtstreeks te verbinden met je CRM, via API of integratie, bespaar je kostbare tijd omdat het factuurbeheersysteem rechtstreeks gegevens uit het CRM gebruikt, waardoor medewerkers geen dubbele gegevens meer hoeven in te voeren bij het maken van facturen.

Dit heeft directe gevolgen voor tijdbeheer, gegevensbeheer en correctheid, omdat menselijke fouten bij het kopiëren/invoeren van gegevens worden vermeden. 

2. PDF genereren en opslaan voor boekhouding

De hoeksteen van een efficiënt factuurbeheersysteem is het bijhouden van een spoor van je financiële operaties, op papier of elektronisch. Het bijhouden van gegevens zorgt namelijk voor betaling, veilige controle en transparantie. Een duidelijk zicht op uw vorderingen verbetert:

• je vermogen om follow-ups en herinneringen te sturen,
• uw gemak om te voldoen aan de auditvereisten, en 
• uw transparantie tegenover uw klanten en bestuursorganen.

Automatiseringssoftware doet dat allemaal automatisch voor je door facturen op te slaan in PDF's in de relevante mappen. Je hebt dan altijd en overal toegang tot de benodigde informatie.

Dit is waar een volledige CRM wordt interessant omdat de software facturen kan opslaan in de relevante contactpersoon waartoe ze behoren. Bovendien wordt er een auditspoor opgeslagen voor het geval facturen per ongeluk worden verwijderd of gewist. 

Met de automatiseringsfunctie van InvestGlass kunnen PDF's automatisch van facturen worden gegenereerd en opgeslagen waar nodig. Het platform kan ze ook naar een e-mailadres of portaal sturen om ze te bewaren of om ze met klanten te delen.

3. Software voor geautomatiseerde factuurverwerking

Zowel in geïntegreerde oplossingen als in add-on's zijn formulieren een kernfunctie. Ze zorgen ervoor dat gegevens eenvoudig kunnen worden ingediend en verschuiven soms de werklast naar de klant. Bij het verschuiven van de werklast moet echter veel aandacht worden besteed aan de ervaring en betrokkenheid van de klant.

Naast het feit dat formulieren meestal door klanten worden ingevuld, leveren ze ook andere voordelen op, zoals consistentie, gebruiksvriendelijkheid en aangepaste ontwerpen. Digitale formulierinformatie wordt direct in kaart gebracht in het CRM en kan eenvoudig worden hergebruikt door het team van uw medewerkers, terwijl het aangepaste ontwerp en de eenvoud van gegevensinvoer de klant betrokken houdt.

Vanuit deze formulieren kunnen automatisch facturen worden gegenereerd via een automatiseringsfunctie. De enige verplichte informatie is:

• de valuta, die standaard kan worden geselecteerd om problemen te voorkomen,
• de vervaldatum, die kan worden vastgesteld bij het indienen van het digitale formulier, en
• het factuurnummer, dat willekeurig kan worden gegenereerd.

Zodra deze informatie is ingevuld, wordt de factuur gegenereerd en kan deze worden gecommuniceerd naar klanten of prospects.

Terugkerende facturen

Met de automatiseringsmogelijkheden van InvestGlass kunnen terugkerende facturen worden ingesteld voor langetermijnklanten op periodieke basis, bijvoorbeeld maandelijks. Dit helpt bij het voorkomen van fouten en het vergeten te versturen. Maar het voorkomt ook het overtypen van informatie. De periode en de herhaling kunnen handmatig worden ingesteld voor elke klant. 

Deze automatisering heeft een belangrijk effect op de boekhouding en budgettering. Het voorspellen van de cashflow en het behouden van een gezonde cashflow is nog nooit zo eenvoudig geweest.

4. Automatisch e-mails versturen 

Het versturen van een gegenereerde factuur lijkt misschien een gemakkelijke en eenvoudige taak. Toch bestaan er menselijke fouten en moet er rekening worden gehouden met tijdgebruik.

Deze repetitieve taak kan eenvoudig worden vermeden en geautomatiseerd door automatisch e-mails te maken en te verzenden bij het genereren van een factuur. Je medewerkers kunnen automatisch een op facturen gebaseerde e-mail genereren en maken met aanpassingsvariabelen op basis van de contactgegevens. De e-mailtekst en het onderwerp moeten echter nog worden gespecificeerd met behulp van een vooraf gemaakte of aangepaste sjabloon.

Zodra de e-mail is verzonden met behulp van informatie uit de boekhoudsoftware, ontvangt de relatiemanager die verantwoordelijk is voor de betreffende contactpersoon direct een melding.

5. Taken en herinneringen instellen

E-mails zorgen ervoor dat accurate facturen snel worden ontvangen. Automatisering kunnen worden aangemaakt om automatische herinneringen te versturen om betalingsachterstanden te voorkomen. Wanneer een betaling niet is betaald, kan er een automatische herinnering worden verstuurd, in plaats van handmatig een workflow voor betalingsachterstand aan te maken en uit te voeren.

Naast het verzenden van automatische herinneringen per e-mail naar de klanten, kunnen herinneringen ook worden gemeld aan bedrijfsleden. Dit stelt hen in staat om bij de klant te controleren of alles in orde is aan hun kant.

Factureringstaken kunnen ook automatisch worden geregistreerd bij het genereren van een factuur en worden voltooid zodra de factuur is betaald. Administratieve taken en andere taken worden eenvoudigweg gemeld aan de medewerker.

Dit type automatisering is belangrijk omdat onbetaalde facturen je cashflow negatief kunnen beïnvloeden.

Bonus: Het perfecte factuurbeheersysteem

Het ideale factuurbeheersysteem groepeert al je factureringstools en verkooptools in het algemeen. CRM's en alles-in-één oplossingen groeperen factureringssystemen en verkooptools. marketing Automatisering/gegevensbeheer is het beste alternatief voor bedrijven die hun facturen willen automatiseren.

InvestGlass kan worden toegepast op uw hele bedrijf en helpen om de prestaties van uw medewerkers te volgen via tijdregistratie. Dit wordt steeds belangrijker voor de facturering omdat de reactietijd kan worden beoordeeld en de workflow kan worden aangepast.

Tegelijkertijd zal een CRM, terwijl het je facturatie verbetert, je google sheets of je google spreadsheet vervangen waarmee je facturen beheert. Stuur eenvoudig facturen en voeg indien nodig zakelijke tips en kortingen toe.

Conclusie van factuurautomatisering

Het automatiseren van facturen is een belangrijk onderdeel van het boekhoudproces en hoeft niet in de weg te staan. Uiteindelijk draait zakendoen om het leveren van diensten en producten aan je klanten. We hopen dat deze tips je zullen helpen om je te concentreren op wat het belangrijkst is. Om te automatiseren, moet je in de gaten houden hoe je om je boekhouding heen kunt werken. InvestGlass biedt een cloud-gebaseerd platform dat workflows automatiseert. Je kunt aangepaste workflows bouwen die passen bij factuurbeheer. Deze oplossing helpt je financiële team om belangrijkere taken uit te voeren.

InvestGlass heeft een API om verbinding te maken met een ander boekhoudsysteem. Waarom? Omdat de verwerkingsworkflow moet omgaan met terugkerende facturen en specifieke btw-elementen die je misschien al hebt met je boekhoudteam.