इनवॉइस स्वचालन

क्या आपने कभी सोचा है कि मशीन द्वारा तेज़ी से और बेहतर तरीके से किए जा सकने वाले कार्यों को स्वचालित न करके आप कितना समय बर्बाद कर रहे हैं? प्रशासनिक बोझ कर्मचारियों और कंपनियों के लिए एक अप्रभावी और नुकसानदायक प्रक्रिया बन गई है। विशेष रूप से, भुगतान और बिलों का प्रबंधन समय लेने वाला होता है और इसके लिए स्वचालित कार्यप्रणाली की आवश्यकता होती है। मैन्युअल बिल प्रोसेसिंग से आपकी संस्था की डुप्लिकेट या विलंबित भुगतानों का पता लगाने की क्षमता सीमित हो जाती है, जिससे अधिक भुगतान हो सकता है।. स्वचालित चालान प्रसंस्करण इसका मतलब है कि सभी इनवॉइस स्वचालित रूप से संग्रहीत किए जा सकते हैं, उचित वर्कफ़्लो को सौंपे जा सकते हैं और अनुमोदन के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजे जा सकते हैं - चाहे आपके पास कितने भी इनवॉइस हों, आपका वित्त बिना किसी रुकावट के चलता रहेगा।.

मैन्युअल इनवॉइसिंग प्रक्रिया कई समस्याएं पैदा कर सकती है, जिन्हें संक्षेप में निम्नलिखित कमियों के रूप में वर्णित किया जा सकता है: 

• कर्मचारियों की संख्यामैनुअल इनवॉइसिंग में कर्मचारियों और मानव शक्ति की आवश्यकता होती है, जिसका उपयोग किसी अन्य अधिक कुशल कार्य के लिए किया जा सकता था।.
• समय प्रबंधन: चालान प्रबंधन और अनुमोदन आराम से करना।.
• डेटा निगरानीडेटा को मैन्युअल रूप से दर्ज करना पड़ता है, जिससे गलत प्रविष्टि और संपर्क जानकारी के छूट जाने या गलत होने का खतरा बढ़ जाता है।.
• लागतडेटा संबंधी समस्याओं से अतिरिक्त लागत के साथ-साथ राजस्व का नुकसान भी हो सकता है।.
• स्पष्टता का अभावमैन्युअल इनवॉइसिंग प्रक्रिया के कारण इनवॉइस की स्थिति स्पष्ट नहीं हो पाती और टेक्स्ट के मूल्यांकन में समस्याएँ आती हैं।. 

इन समस्याओं के समाधान के लिए एक स्पष्ट उपाय उपयोगी हो सकता है। यह लेख स्वचालन और इसे विकसित करने के तरीके पर केंद्रित है। स्वचालित बिलिंग प्रक्रिया.

बिल बनाना: लेखांकन का प्रभाव!

व्यावसायिक प्रक्रियाओं और ऑनलाइन भुगतानों में आमतौर पर कागज़ी बिल और व्यापक प्रशासनिक बोझ शामिल होते हैं। चाहे आप कागज़ी या इलेक्ट्रॉनिक बिल का उपयोग कर रहे हों, आपके सभी बिलों को दो प्रकारों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

• प्राप्य खाते और बकाया बिल
• प्राप्तियां और व्यावसायिक वित्त

स्वचालित चालान प्रसंस्करण के लिए प्राप्य खाते

हालांकि छोटे व्यवसाय और व्यवसाय मालिक आमतौर पर कोटेशन के आधार पर काम करते हैं, लेकिन बी2बी पेशेवरों के साथ लेन-देन करते समय इनवॉइस भेजना आम चलन है। इनवॉइस भुगतान अनुरोध के रूप में काम करते हैं, ग्राहक द्वारा कंपनी को देय राशि को दर्शाते हैं और लेन-देन का विवरण, देय तिथि और लागू होने पर विलंब शुल्क का उल्लेख करते हैं। भुगतान से पहले इनवॉइसिंग प्रणाली का उपयोग आमतौर पर पूर्वानुमान को बेहतर बनाने और इस प्रकार नकदी प्रवाह को बढ़ाने के लिए किया जाता है।.

लेखांकन में, इनवॉइस कंपनी के लिए "प्राप्त होने योग्य खाते" और ग्राहक के लिए "देय खाते" को दर्शाता है। इनवॉइस मूल रूप से एक निश्चित अवधि (उदाहरण के लिए 15 या 30 दिन) के भीतर भुगतान करने का अनुरोध होता है। देर से भुगतान करने पर जुर्माना लगता है और समय से पहले भुगतान करने वाले ग्राहकों को छूट दी जाती है, जिससे वे जल्दी भुगतान करने के लिए प्रेरित होते हैं। हालांकि, दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से भेजने से और देरी हो सकती है और यहां तक कि भुगतान में भी बाधा आ सकती है। खोए हुए बिल.

स्वचालित चालान प्रसंस्करण की रसीदें और भुगतान

रसीदें आमतौर पर ग्राहक को यह सुनिश्चित करने के लिए दी जाती हैं कि लेन-देन बिना किसी समस्या के सही ढंग से संपन्न हुआ है। कंपनी के लिए, यह सही लेखांकन, रिकॉर्ड रखने और लेन-देन की पुष्टि करने में सहायक होती है। रसीदें किराना स्टोर या ऑनलाइन शॉपिंग जैसे कई व्यापारिक प्रतिष्ठानों में आम हैं।.

इनवॉइस प्रोसेसिंग के भीतर कार्यों को स्वचालित करने के तरीके

इनवॉइसिंग प्रक्रिया को स्वचालित करने और दक्षता बढ़ाने के कई तरीके हैं। आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के आधार पर, आप निम्न विकल्प चुन सकते हैं:

• InvestGlass इनवॉइस ऑटोमेशन सॉल्यूशन जैसे ऑल-इन-वन सॉल्यूशन का उपयोग करें,
• किसी समर्पित स्वचालन उपकरण का उपयोग करें, या
• आप जिन ऐप्स का पहले से उपयोग कर रहे हैं, उनमें मौजूद नेटिव इंटीग्रेशन और सुविधाओं पर भरोसा करें।.

विभिन्न विधियों की उपलब्धता आपको अपने व्यवसाय के मॉडल और आकार के अनुसार सबसे उपयुक्त विधि चुनने में सक्षम बनाती है। इसी बात को ध्यान में रखते हुए, यह लेख आपके इनवॉइस प्रबंधन प्रणाली को स्वचालित करने के छह तरीके प्रस्तुत करता है।.

1. चालान प्रसंस्करण के लिए डेटा प्रविष्टि स्टोर करें

बिक्री प्रक्रिया के दौरान, बिक्री टीमें आमतौर पर ग्राहकों, संभावित ग्राहकों और मौजूदा ग्राहकों के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी एकत्र करती हैं। इस जानकारी का उपयोग बिलिंग क्लर्कों जैसे अन्य टीम सदस्यों के काम को कम करने के लिए किया जाता है। यहीं पर बिक्री प्रक्रिया शुरू होती है। स्वचालन और विशेष रूप से सीआरएम सॉफ्टवेयर फॉर्म के माध्यम से बिक्री स्वचालन से काम कर्मचारी के बजाय ग्राहक पर आ जाता है। इसके अलावा, सीआरएम में डेटा और भुगतान डेटा एकत्र करने से बिक्री प्रक्रिया के बाद के चरण में इस डेटा का पुन: उपयोग करके दोहरी प्रविष्टि को रोका जा सकेगा। वर्कफ़्लो स्वचालन अनुमोदन वर्कफ़्लो को स्वचालित रूप से प्रबंधित करता है और समीक्षा के लिए अपवादों को आगे बढ़ाता है, साथ ही लोगों और स्वचालन के बीच सभी हस्तांतरणों का डेटा रिकॉर्ड रखता है। इसका उद्देश्य स्वचालित रूप से चालान संसाधित करके लागत और मैन्युअल डेटा प्रविष्टि को कम करना है। एक अच्छे ईआरपी सिस्टम में खाता देय वर्कफ़्लो स्वचालन शामिल होना चाहिए। भुगतान प्रसंस्करण और नकदी प्रबंधन के साथ-साथ शीघ्र भुगतान छूट भी दर्ज की जाती है।. कृत्रिम होशियारी ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (ओसीआर) तकनीक - मशीन लर्निंग एआई - की मदद से स्कैन करने में भी सहायता मिल सकती है।.

सीआरएम एक ग्राहक संबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जो टीम प्रबंधन, कार्य प्रबंधन, संपर्क प्रबंधन और चालान प्रबंधन को आसान बनाता है।.

एपीआई या एकीकरण के माध्यम से अपने इनवॉइसिंग टूल को सीधे अपने सीआरएम से कनेक्ट करने से बहुमूल्य समय की बचत होगी क्योंकि इनवॉइस प्रबंधन प्रणाली सीधे सीआरएम से आने वाले डेटा का उपयोग करेगी, जिससे कर्मचारियों द्वारा इनवॉइस बनाते समय दोहरी प्रविष्टियों की समस्या दूर हो जाएगी।.

इससे समय प्रबंधन, डेटा प्रबंधन और सटीकता पर सीधा प्रभाव पड़ेगा, साथ ही डेटा की पुन: प्रतिलिपि/प्रविष्टि में मानवीय त्रुटियों से भी बचा जा सकेगा।. 

2. पीडीएफ फाइल जेनरेट करें और उसे बहीखाते के लिए सुरक्षित रखें।

एक कुशल इनवॉइस प्रबंधन प्रणाली का मूल आधार आपके वित्तीय लेन-देन का रिकॉर्ड रखना है, चाहे वह कागज़ पर हो या इलेक्ट्रॉनिक रूप में। वास्तव में, रिकॉर्ड रखना भुगतान सुनिश्चित करता है, ऑडिट को सुरक्षित रखता है और पारदर्शिता बनाए रखता है। प्राप्तियों का स्पष्ट रिकॉर्ड होने से निम्नलिखित लाभ होते हैं:

• फॉलो-अप और रिमाइंडर भेजने की आपकी क्षमता,
• ऑडिटिंग आवश्यकताओं को पूरा करने में आपकी सहजता, और 
• अपने ग्राहकों और शासी निकायों के समक्ष आपकी पारदर्शिता।.

ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर इनवॉइस को संबंधित फोल्डरों में पीडीएफ फॉर्मेट में सेव करके आपके लिए यह सब काम स्वचालित रूप से कर देगा। इससे आप किसी भी समय, कहीं से भी आवश्यक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।.

यहीं पर एक संपूर्ण सीआरएम यह सॉफ्टवेयर तब और भी दिलचस्प हो जाता है जब वह इनवॉइस को संबंधित संपर्क में सहेज लेता है। इसके अलावा, यह गलती से इनवॉइस हटाए जाने या डिलीट होने की स्थिति में ऑडिट ट्रेल भी सुरक्षित रखता है।. 

InvestGlass की ऑटोमेशन सुविधा इनवॉइस से स्वचालित रूप से PDF जनरेट करने और उन्हें आवश्यकतानुसार स्टोर करने में सक्षम बनाती है। यह प्लेटफॉर्म उन्हें सुरक्षित रखने या ग्राहकों के साथ साझा करने के लिए ईमेल पते या पोर्टल पर भी भेज सकता है।.

3. स्वचालित चालान प्रसंस्करण सॉफ्टवेयर

एकीकृत समाधानों के साथ-साथ ऐड-ऑन में भी, फॉर्म एक प्रमुख विशेषता है। वास्तव में, ये डेटा सबमिशन को आसान बनाते हैं और कभी-कभी कार्यभार को क्लाइंट पर स्थानांतरित कर देते हैं। हालांकि, कार्यभार स्थानांतरित करते समय, क्लाइंट के अनुभव और सहभागिता पर विशेष ध्यान देना चाहिए।.

ग्राहकों द्वारा आमतौर पर भरे जाने वाले फॉर्म, निरंतरता, उपयोग में आसानी और अनुकूलित डिज़ाइन जैसे अन्य लाभ भी प्रदान करते हैं। डिजिटल फॉर्म की जानकारी सीधे CRM में मैप की जाती है और आपके कर्मचारियों की टीम द्वारा आसानी से पुन: उपयोग की जा सकती है, जबकि अनुकूलित डिज़ाइन और डेटा प्रविष्टि की सरलता ग्राहक को जोड़े रखेगी।.

इन फॉर्मों से, स्वचालित सुविधा के माध्यम से चालान स्वतः तैयार किए जा सकते हैं। केवल अनिवार्य जानकारी यह है:

• मुद्रा, जिसे समस्याओं से बचने के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जा सकता है।,
• नियत तिथि, जिसे डिजिटल फॉर्म जमा करने पर तय किया जा सकता है, और
• इनवॉइस नंबर, जो कि यादृच्छिक रूप से उत्पन्न हो सकता है।.

एक बार यह जानकारी भर जाने के बाद, चालान तैयार हो जाता है और इसे ग्राहकों या संभावित ग्राहकों को भेजा जा सकता है।.

आवर्ती बिल

इन्वेस्टग्लास की स्वचालन सुविधाओं का उपयोग करके, दीर्घकालिक ग्राहकों के लिए आवर्ती बिल मासिक आधार पर नियमित रूप से भेजे जा सकते हैं। इससे बिल भेजने में होने वाली त्रुटियों और भूलने की समस्या से बचा जा सकता है। साथ ही, इससे जानकारी को दोबारा टाइप करने की आवश्यकता भी समाप्त हो जाती है। प्रत्येक ग्राहक के लिए समय अवधि और बिल भेजने की आवृत्ति मैन्युअल रूप से निर्धारित की जा सकती है।. 

इस स्वचालन का लेखांकन और बजट पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है। नकदी प्रवाह का पूर्वानुमान लगाना और स्वस्थ नकदी प्रवाह बनाए रखना अब पहले से कहीं अधिक आसान हो गया है।.

4. स्वचालित रूप से ईमेल भेजें 

इनवॉइस जनरेट होने पर उसे भेजना एक आसान और सीधा काम लग सकता है। फिर भी, मानवीय त्रुटि की संभावना रहती है और इसमें लगने वाले समय को भी ध्यान में रखना आवश्यक है।.

इनवॉइस जनरेशन के बाद ईमेल बनाकर और भेजकर इस दोहराव वाले काम से आसानी से बचा जा सकता है और इसे स्वचालित किया जा सकता है। आपके कर्मचारी संपर्क जानकारी का उपयोग करके, अपनी आवश्यकतानुसार वैरिएबल के साथ इनवॉइस-आधारित ईमेल स्वचालित रूप से बना सकते हैं। हालांकि, ईमेल का मुख्य भाग और विषय अभी भी पहले से बने या कस्टमाइज़ किए गए टेम्पलेट का उपयोग करके निर्दिष्ट करने होंगे।.

अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर से मिली जानकारी का उपयोग करके ईमेल भेजे जाने के बाद, संबंधित संपर्क के प्रभारी रिलेशनशिप मैनेजर को तुरंत सूचना प्राप्त होगी।.

5. कार्य और अनुस्मारक सेट करें

ईमेल यह सुनिश्चित करते हैं कि सटीक चालान शीघ्रता से प्राप्त हो जाएं।. स्वचालन भुगतान में देरी से बचने के लिए स्वचालित रिमाइंडर भेजने की व्यवस्था की जा सकती है। जब भी कोई भुगतान नहीं होता है, तो मैन्युअल रूप से विलंबित भुगतान वर्कफ़्लो बनाने और उसे चलाने के बजाय एक स्वचालित रिमाइंडर भेजा जा सकता है।.

ग्राहकों को ईमेल के माध्यम से स्वचालित रिमाइंडर भेजने के अलावा, कंपनी के सदस्यों को भी रिमाइंडर भेजे जा सकते हैं। इससे उन्हें ग्राहक से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि उनकी ओर से सब कुछ ठीक है।.

इनवॉइस जनरेशन के समय इनवॉइसिंग संबंधी कार्य स्वचालित रूप से रिकॉर्ड किए जा सकते हैं और इनवॉइस का भुगतान होने पर उन्हें पूरा किया जा सकता है। प्रशासनिक कार्य और अन्य कार्यों की सूचना कर्मचारी को दी जाती है।.

इस प्रकार का स्वचालन महत्वपूर्ण है क्योंकि बकाया बिल आपके नकदी प्रवाह को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकते हैं।.

बोनस: बेहतरीन इनवॉइस प्रबंधन प्रणाली

आदर्श इनवॉइस प्रबंधन प्रणाली आपके सभी इनवॉइसिंग टूल और बिक्री टूल को एक साथ एकीकृत करती है। सीआरएम और ऑल-इन-वन समाधान इनवॉइसिंग सिस्टम और बिक्री को एकीकृत करते हैं। विपणन ऑटोमेशन/डेटा प्रबंधन उन कंपनियों के लिए सबसे अच्छा विकल्प प्रदान करता है जो इनवॉइस ऑटोमेशन का लक्ष्य रखती हैं।.

इन्वेस्टग्लास को आपकी पूरी कंपनी में लागू किया जा सकता है और समय ट्रैकिंग के माध्यम से आपके कर्मचारियों के प्रदर्शन की निगरानी में मदद मिल सकती है। बिलिंग के लिए यह तेजी से महत्वपूर्ण होता जा रहा है क्योंकि इससे प्रतिक्रिया समय का आकलन किया जा सकता है और कार्यप्रवाह को अनुकूलित किया जा सकता है।.

साथ ही, इनवॉइसिंग को बेहतर बनाते हुए, एक CRM आपके गूगल शीट्स या गूगल स्प्रेडशीट की जगह ले लेगा, जिनका उपयोग आप इनवॉइस भेजने के लिए करते थे। आसानी से इनवॉइस भेजें और ज़रूरत पड़ने पर बिज़नेस टिप्स और डिस्काउंट जोड़ें।.

इनवॉइस ऑटोमेशन समाधान का निष्कर्ष

इनवॉइस को स्वचालित करना लेखांकन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है और इससे काम में कोई बाधा नहीं आनी चाहिए। अंततः, व्यवसाय का उद्देश्य अपने ग्राहकों को सेवाएं और उत्पाद प्रदान करना है। हमें उम्मीद है कि ये सुझाव आपको सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेंगे। स्वचालित करने के लिए, आपको अपने लेखांकन से संबंधित बारीकियों पर ध्यान देना होगा। InvestGlass एक क्लाउड-आधारित प्लेटफ़ॉर्म प्रदान करता है जो वर्कफ़्लो को स्वचालित करता है। आप इनवॉइस प्रबंधन के लिए अनुकूलित वर्कफ़्लो बना सकते हैं। यह समाधान आपकी वित्त टीम को अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा।.

InvestGlass में किसी अन्य लेखा प्रणाली से जुड़ने के लिए एक API है। क्यों? क्योंकि प्रोसेसिंग वर्कफ़्लो को आवर्ती बिलिंग और विशिष्ट VAT तत्वों को संभालना चाहिए जो आपके लेखा टीम के पास पहले से ही मौजूद हो सकते हैं।.