Как одна небольшая ошибка в электронной почте может навредить репутации вашего бренда

В современном быстро меняющемся цифровом мире каждое взаимодействие с клиентом - это возможность построить доверие и укрепить ваш бренд. Однако даже незначительные ошибки в кампаниях электронной почты - например, отсутствие деталей персонализации или неверные данные - могут существенно повлиять на доверие к вашему бренду. Примечательно, 52% клиентов скорее всего, будут искать альтернативные варианты, если письмам не хватает персонализации. 

Эти ошибки электронной почты часто приводят к появлению различных сообщений об ошибках, которые можно разделить на ошибки пользователя, домена и антиспама, каждая из которых требует определенных действий по устранению.

Хорошая новость заключается в том, что с InvestGlass’с новой мощной функцией предварительного просмотра электронных писем эти заботы теперь в прошлом. Попрощайтесь с неловкими ошибками и поздоровайтесь с отточенными профессиональными письмами каждый раз.

Понимание ошибок электронной почты

В царстве email-маркетинг, Понимание типов ошибок, которые могут возникнуть, очень важно для поддержания профессионального имиджа. Ошибки в электронной почте можно разделить на несколько типов:

Типы ошибок электронной почты

• Синтаксические ошибки: Возникают, когда в адресе электронной почты или в настройках почтового клиента допущена ошибка. Например, отсутствие символа “@” или лишнего пробела может привести к тому, что адрес электронной почты окажется недопустимым, что приведет к появлению сообщения об ошибке и не позволит доставить письмо.
• Ошибки сервера: Они возникают при проблемах с почтовым сервером, например при нарушении соединения или перегрузке сервера. Распространенный пример - сбой в работе SMTP-сервера, в результате чего электронные письма возвращаются с кодами ошибок.
• Ошибки аутентификации: Возникают, когда почтовый клиент не может аутентифицироваться на почтовом сервере, часто из-за неправильных учетных данных. Это может привести к появлению страшного сообщения об ошибке “пользователь неизвестен”.
• Ошибки в содержании: Возникают, когда в содержимом письма есть проблемы, например неработающая ссылка или поврежденное вложение. Неработающие ссылки могут разочаровать получателей, а поврежденные вложения могут помешать получить доступ к важной информации.

Понимая эти распространенные ошибки электронной почты, вы сможете принять упреждающие меры по их предотвращению и обеспечить бесперебойную работу ваших почтовых кампаний.

Давайте подробнее рассмотрим функцию предварительного просмотра электронной почты InvestGlass для различных почтовых клиентов

Когда вы будете составлять свою следующую кампанию электронной почты с помощью InvestGlass, у вас будет доступ к набору инструментов, призванных сделать так, чтобы ваши сообщения всегда попадали в цель:

Сначала выберите идеальный шаблон: Отправляете ли вы приглашение на эксклюзивное мероприятие, информационный бюллетень компании или повторное письмо, чтобы исправить допущенную ранее ошибку, InvestGlass позволяет легко выбрать и настроить шаблон в соответствии с вашими потребностями.

Далее дважды проверьте переменные: Вместо того чтобы надеяться на динамические поля (например Имя, Источник свинца, или Страна) заполняются правильно, теперь вы можете предварительно просмотреть свое письмо и выявить недостающую информацию до того, как оно попадет в почтовый ящик вашего клиента.

Найдите ошибки и исправьте их за считанные секунды: Если что-то выглядит не совсем правильно - например, не хватает имени или непонятного кода, где должно быть название страны, - вы можете просто вернуться в редактор, обновить детали и снова сделать предварительный просмотр.

Отправьте себе тестовое письмо для окончательной проверки: Чтобы быть абсолютно уверенным в том, что ваше письмо выглядит безупречно, вы можете отправить тестовое сообщение прямо в свой почтовый ящик. Таким образом, вы увидите именно то, что увидит ваш клиент, и сможете с уверенностью нажать кнопку ‘Отправить’, не сомневаясь в своих силах.

Почему эта функция изменит ваш бизнес в области маркетинга электронной почты

Речь идет не только о том, чтобы избежать мелких ошибок, но и о том, чтобы продемонстрировать свой профессионализм, вызвать доверие к каждому сообщению и убедиться, что ваша коммуникация отражает высокие стандарты вашего бренда. С помощью функции предварительного просмотра электронной почты InvestGlass вы сможете:

• Сэкономьте драгоценное время, которое раньше тратилось на исправления.
• Сократите риск человеческих ошибок.
• Каждый раз отправляйте прекрасно оформленные, не содержащие ошибок и максимально персонализированные электронные письма.

Одним словом, это не просто электронное письмо - это ваш бренд, ваша репутация и ваше обещание совершенства, упакованные в каждое отправленное вами сообщение.

Мастерство общения по электронной почте: Избегайте распространенных ошибок в электронной почте, недействительных адресов электронной почты и обеспечивайте профессиональную доставку

В быстро меняющемся мире маркетинга электронной почты даже самые незначительные ошибки в письмах могут иметь серьезные последствия. Будь то сообщение об ошибке, появляющееся из-за неправильно настроенного почтового сервера, недействительные адреса электронной почты, которые отскакивают назад, или неправильно набранный адрес получателя - эти ошибки могут нарушить коммуникацию и нанести ущерб профессиональному имиджу вашего бренда.

Письма, отправленные не тому человеку, или письма с неработающими изображениями и неподдерживаемым HTML могут привести к путанице и разочарованию. Системный администратор может вмешаться, чтобы решить техническую проблему, но к тому времени ущерб успеху вашей кампании может быть уже нанесен. Следование рекомендациям бренда и перепроверка каждой детали, например строки темы и полей bcc, - залог того, что каждое письмо будет соответствовать вашим профессиональным стандартам.

При составлении электронных писем также важно учитывать отзывчивый дизайн для небольших экранов и мобильных устройств. Письма с плохим рендерингом, анимированными GIF-файлами, которые не загружаются, или синими ссылками, которые трудно нажимать на мобильных устройствах, могут быстро оттолкнуть читателей.

Аналогично, синтаксические ошибки в содержимом письма или несоответствие свойств CSS могут привести к непрофессиональному внешнему виду в различных почтовых клиентах. Некоторые программы чтения с экрана также могут не интерпретировать плохо написанные или неправильно отформатированные письма, в результате чего получатели не смогут понять ваше сообщение. Избегайте конфиденциальной информации в письмах, отправляемых через серверы IMAP и SMTP, - это хорошее правило, которого следует придерживаться, чтобы предотвратить случайную утечку данных.

Одной из наиболее распространенных проблем в маркетинговых кампаниях по электронной почте является возникновение кодов ошибок при отправке большого количества писем. Будь то проблема с таймером соединения на вашем почтовом сервере или сбой, вызванный достижением лимитов отправки вашего почтового провайдера, эти проблемы могут помешать вашему сообщению дойти до аудитории.

Кроме того, включение альтернативных вариантов обычного текста для писем с сильным форматированием обеспечивает доступность на всех платформах. Использование alt-текста для изображений также гарантирует, что ваше сообщение останется понятным, даже если визуальные эффекты не загрузятся. Всегда тестируйте письма на разных размерах экрана и устройствах, прежде чем нажать кнопку отправки, чтобы избежать распространенных ошибок, которые могут повредить вашей репутации.

И наконец, давайте поговорим о тоне. Письмо с извинениями, написанное в неправильном тоне после случайно отправленного письма, может как исправить, так и ухудшить ситуацию. Очень важно поддерживать профессиональный тон на протяжении всей переписки, независимо от того, обращаетесь ли вы ко многим адресатам через копирование или слепое копирование (BCC).

Обратите внимание на ограничения по размеру файлов, так как слишком большие вложения могут быть не получены. Для ясности используйте абзацы, избегайте чрезмерного использования заглавных букв в сообщениях и придерживайтесь оптимального формата для того типа сообщения, которое вы отправляете. Независимо от того, идет ли речь о последующих действиях после решения проблемы с синтаксисом или об устранении неполадок в электронной почте, важно оптимизировать общую вкладку настроек электронной почты.

Обращая внимание на эти распространенные ошибки в электронной почте и обеспечивая соответствие каждой кампании принципам вашего бренда, вы не только сократите количество ошибок в электронной почте, но и создадите более комфортные условия для ваших клиентов и получателей. В конце концов, в мире электронной почты точность и внимание к деталям - залог успеха.

Безопасность электронной почты и предотвращение ошибок

Обеспечение безопасности электронной переписки имеет первостепенное значение для предотвращения ошибок и защиты репутации вашего бренда. Вот несколько лучших практик, которым стоит следовать:

Передовые методы обеспечения безопасности электронной почты

• Используйте надежные пароли: Создавайте уникальные и сложные пароли для своих учетных записей электронной почты. Старайтесь не использовать один и тот же пароль для нескольких учетных записей, чтобы снизить риск несанкционированного доступа.
• Включите двухфакторную аутентификацию: Добавьте дополнительный уровень безопасности, потребовав вторую форму проверки, например код, отправленный на ваш телефон, для доступа к учетной записи электронной почты.
• Используйте безопасный почтовый клиент: Выбирайте почтовый клиент, использующий шифрование и имеющий хорошую репутацию в области безопасности. Это поможет защитить ваши письма от перехвата или несанкционированного вмешательства.
• Будьте осторожны с вложениями: Не открывайте вложения от неизвестных отправителей и используйте антивирусное программное обеспечение для проверки вложений перед их открытием. Это поможет предотвратить заражение вредоносным ПО и утечку данных.
• Используйте фильтр спама: Установите спам-фильтр, чтобы блокировать нежелательные письма и снизить риск фишинговых атак. Это поможет сохранить ваш почтовый ящик чистым и безопасным.

Следуя этим передовым методам обеспечения безопасности электронной почты, вы сможете свести к минимуму риск ошибок и обеспечить безопасность и профессионализм ваших почтовых сообщений.

Извинения за ошибки в электронной почте

Даже при самых тщательных мерах предосторожности могут произойти ошибки. Когда они случаются, важно профессионально и вдумчиво подойти к их устранению. Вот как оценить и устранить ошибки в электронной почте:

Оценка ошибки

При оценке ошибки учитывайте следующие факторы:

• Серьезность ошибки: Определите, насколько серьезна ошибка. Причинила ли она вред или неудобства получателю? Например, отправка письма с неработающей ссылкой может быть менее серьезной, чем отправка конфиденциальной информации не тому человеку.
• Влияние на получателя: Оцените, как ошибка повлияла на получателя. Вызвала ли она замешательство или разочарование? Понимание точки зрения получателя поможет вам составить более эффективное извинение.
• Намерение, стоящее за ошибкой: Подумайте, была ли ошибка преднамеренной или непреднамеренной. Была ли это искренняя ошибка или результат невнимательности? Это может повлиять на тон ваших извинений.
• Ожидания получателя: Подумайте, чего получатель ожидал от письма. Была ли это конкретная информация или конкретный ответ? Упоминание этих ожиданий в своем извинении поможет исправить ситуацию.

Внимательно оценив эти факторы, вы сможете определить наилучший вариант действий при извинениях за ошибку в электронной почте. Искренние и хорошо составленные извинения могут в значительной степени поддержать доверие к вашему бренду и устранить любой ущерб, нанесенный ошибкой.

Получите полный контроль над своими кампаниями электронной почты и SMTP-сервером, начиная с сегодняшнего дня

Запускаете ли вы захватывающее мероприятие, продолжаете работу с лидом или делитесь важными новостями со своими клиентами, InvestGlass гарантирует, что каждое отправленное вами письмо будет отполированным, профессиональным и пиксельно идеальным.

Начните использовать функцию предварительного просмотра электронной почты InvestGlass уже сегодня, и вы увидите, как ваши сообщения выйдут на новый уровень точности и воздействия.

Следите за обновлениями InvestGlass - ведь отличные инструменты дают отличные результаты.