Aan de slag met een offertebeheersysteem
Het beheren van verkoopoffertes kan een uitdaging zijn, vooral wanneer ze verloren raken in e-mail inboxen of bij elke interactie met de klant handmatige updates vereisen. Uit een onderzoek bleek zelfs dat 50% van de organisaties beschrijven hun offerteproces als “complex”, waarbij meerdere teams en technologieën betrokken zijn.
Heb je moeite om je offertes bij te houden? Raken ze kwijt in een inbox van een e-mail of ergens op het bureaublad van een computer? Moet je ze handmatig bijwerken telkens als er een wordt geaccepteerd, geweigerd of bewerkt door de klant? Zijn je omzetbelastingnummer of directe stortingsbewijzen op de een of andere manier verloren gegaan? Als een van deze problemen u aanspreekt, dan is het misschien tijd voor een offertebeheersysteem.
Het beheren van verkoopoffertes kan een uitdaging zijn, vooral wanneer ze verloren raken in e-mail inboxen of handmatige updates vereisen bij elke interactie met de klant. Uit een onderzoek blijkt zelfs dat 50% van de organisaties hun offerteproces als “complex” omschrijven, waarbij meerdere teams en technologieën betrokken zijn.
In deze blogpost bespreken we 4 stappen om aan de slag te gaan met een offertebeheersysteem.
1) Kies welke functies beter passen bij je verkoopproces
Dit hangt af van de behoeften van je bedrijf. Als je bijvoorbeeld een kleiner bedrijf bent zonder verkoopteam dat zich alleen bezighoudt met loodgietersdiensten en niet veel anders, dan is het misschien beter om te kiezen voor een van de meer eenvoudige offertebeheersystemen. Aan de andere kant geven sommige mensen er de voorkeur aan om al hun klantinformatie op één plaats te hebben en hebben ze misschien een meer geavanceerd hulpmiddel om tijdig aan al hun behoeften te voldoen.
2) Beslis welke prijsofferte het beste bij uw behoeften past
Nadat je ongeveer hebt besloten welke functies beter bij jouw offerteproces passen, moet je je in meer details verdiepen. Er zijn verschillende offerte managementsystemen om uit te kiezen. Om te beginnen moet je vergelijken welke functies het heeft, hoeveel geld je bereid bent uit te geven en of het je klantgegevens voldoende kan beschermen. We raden je aan om even de tijd te nemen om door de lijst met alternatieven op de websites te scrollen, zodat je kunt kiezen welke beter is voor jouw bedrijf.
3) Een gestandaardiseerd offerte-tot-cash proces opzetten
Voordat u uw offertebeheersysteem gaat gebruiken, is het belangrijk om een offertebeleid en -procedures op te stellen voor uw verkoop- en financiële team, maar ook voor uw volledige verkoopcyclus om terugkerende inkomsten voor uw bedrijf te garanderen. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat uw oplossingen uw expertise weerspiegelen en in lijn zijn met uw bedrijfsfilosofie en projectomvang.
Als je eenmaal hebt besloten voor welke software je gaat, is het tijd om je verkoopteam te trainen. Het systeem zal slechts zo goed zijn als je verkoopteam en het is belangrijk om ervoor te zorgen dat ze volledig aan boord zijn en zich houden aan het tijdschema van je project. Dit omvat ook een kort overzicht van de software, van externe experts op het gebied van afzonderlijke arbeid, zodat je verkopers kunnen zien hoe eenvoudig het voor hen is om de tool te gebruiken, maar maak je geen zorgen over te veel in detail treden - je wilt dat dit proces eenvoudig voor hen is!
Als je op zoek bent naar een manier om je offertebeheersysteem te maken, dan hebben wij de oplossing. InvestGlass is een CRM-platform dat u zal helpen betere offertes te maken en ze efficiënter af te handelen. We willen alles voor je regelen zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Je weet hoeveel het kost en welke functies zijn inbegrepen voordat je je nieuwe offertebeheersysteem in gebruik neemt.
Dus wat zeg je ervan? Ben jij klaar om je bedrijf ten goede te veranderen? Neem contact met ons op vandaag!
Veelgestelde vragen
1. Wat is een offertebeheersysteem en waarom heb ik er een nodig?
Een offertebeheersysteem is een digitaal hulpmiddel dat het maken, bijhouden en goedkeuren van verkoopoffertes automatiseert. Met InvestGlass kunt u elke fase van uw offerte-tot-cash proces beheren op één veilig platform, waardoor fouten worden verminderd en de efficiëntie wordt verbeterd.
2. Hoe kan InvestGlass mijn offerteproces vereenvoudigen?
InvestGlass automatiseert het maken, goedkeuren en bijwerken van offertes en zorgt ervoor dat alle interacties met klanten in één centraal systeem worden bijgehouden. U hoeft niet langer achter offertes aan te jagen in uw inbox - alles wordt bijgehouden, georganiseerd en is toegankelijk in realtime.
3. Kan InvestGlass integreren met mijn bestaande CRM of facturatie tools?
Ja. InvestGlass integreert naadloos met CRM-, boekhoud- en betalingssystemen, zodat u offertes, facturen en betalingen vanuit één interface kunt beheren. Hierdoor hoeft u niet meer tussen verschillende platforms te schakelen.
4. Hoe helpt InvestGlass met de nauwkeurigheid en consistentie van offertes?
InvestGlass gebruikt vooraf gedefinieerde sjablonen, goedkeuringsworkflows en geautomatiseerde prijsregels om ervoor te zorgen dat elke offerte nauwkeurig is en voldoet aan het bedrijfsbeleid. Deze consistentie helpt de professionaliteit te behouden en verbetert het vertrouwen van de klant.
5. Kan ik koersen aanpassen binnen InvestGlass?
Absoluut. Met InvestGlass kunt u offertesjablonen personaliseren met uw huisstijl, productgegevens en voorwaarden. Je kunt ook aangepaste prijzen, belastingconfiguraties en klantspecifieke notities toevoegen.
6. Hoe verbetert InvestGlass de samenwerking tussen verkoop- en financiële teams?
Met InvestGlass hebben alle afdelingen toegang tot dezelfde real-time gegevens. Verkoopteams kunnen offertes genereren en bewerken, terwijl financiële teams offertes kunnen goedkeuren, factureren en betalingen kunnen volgen - dit zorgt voor transparantie en vermindert knelpunten.
7. Zijn klantgegevens veilig binnen InvestGlass?
Ja. InvestGlass wordt gehost in Zwitserland en houdt zich aan de strenge privacywetgeving van dat land. Het garandeert volledige gegevenssoevereiniteit en naleving van GDPR, waardoor uw bedrijf wordt beschermd tegen externe juridische risico's.
8. Kan InvestGlass het offerte-naar-cash proces automatiseren?
Ja. InvestGlass automatiseert belangrijke stappen van het maken van offertes tot het innen van betalingen, inclusief goedkeuringsworkflows, herinneringen en rapportage. Dit helpt bij het verkorten van verkoopcycli en verbetert het cashflowbeheer.
9. Hoe ondersteunt InvestGlass het bijhouden van verkoopprestaties?
Het platform bevat ingebouwde analyses en dashboards voor het monitoren van offerteconversies, gemiddelde dealgrootte en time-to-close. Deze inzichten helpen verkoopleiders bij het identificeren van mogelijkheden om prestaties en inkomsten te verbeteren.
10. Waarom zou mijn bedrijf InvestGlass kiezen in plaats van andere offerte tools?
InvestGlass biedt een veilig, Zwitsers CRM met geïntegreerd offertebeheer, automatisering en compliance tools - alles in één platform. Het is ontworpen voor financiële en professionele dienstverleners die waarde hechten aan efficiëntie, veiligheid en klantvertrouwen.