Wat zijn de top 5 voordelen van digitale handtekeningen met RPA?

De COVID-19 pandemie versnelde de digitale transformatie, maar leidde ook tot een aanzienlijke toename van cybercriminaliteit. Het VK rapporteerde bijvoorbeeld een 24% stijging van het aantal fraudegevallen in het jaar eindigend in maart 2021, met een totaal van 4,6 miljoen incidenten. Daarnaast constateerde de FBI een verviervoudiging van het aantal klachten over cybercriminaliteit tijdens de eerste maanden van de pandemie. Nu organisaties digitalisering omarmen, is het essentieel om te zorgen voor robuuste beveiligingsmaatregelen, zoals versleuteling, multi-factor authenticatie en voortdurende controle, om gevoelige gegevens te beschermen en het vertrouwen te behouden.

Wat is robotische procesautomatisering (RPA)?

Robotic process automation (RPA) is het gebruik van computersoftware ‘robots’ om repetitieve, op regels gebaseerde digitale taken uit te voeren. Bijvoorbeeld dezelfde informatie op meerdere plaatsen invullen, gegevens opnieuw invoeren of kopiëren en plakken. We combineren InvestGlass RPA met een digitale handtekening om een onovertroffen procesefficiëntie te bereiken. Digitale formulieren vervullen zichzelf en geautomatiseerde processen zal het ondertekenen van documenten versnellen. 

Schandalen over gegevensprivacy halen elke dag de voorpagina's. Van Snowden tot Facebook en WhatsApp, mensen zijn steeds sceptischer en voorzichtiger als het gaat om technologie. Zonder zo ver te gaan als Dave Egger in de Cirkel, Iedereen kan instemmen met het risico van inbreuken op de privacy van gegevens.

Hierdoor wordt de voortdurende discussie over digitale handtekeningen duidelijk. In dit artikel leggen we uit wat e-handtekeningen zijn, hoe de technologie voor digitale handtekeningen werkt en hoe digitale handtekeningen geaccepteerd en gebruikt kunnen worden binnen een CRM-platform, voornamelijk InvestGlass en onze API-partners; daarbij bewijzen we de voordelen van elektronische handtekeningen en de extra veiligheid van het gebruik van deze technologie.

Welke e-handtekening is het beste?

Kan elektronische handtekeningen halen papieren document in handtekeningen? In onze steeds meer gedigitaliseerde omgeving heeft de huidige pandemie geleid tot twijfels over de haalbaarheid van persoonlijke ontmoetingen en tot druk om bijna elke situatie op afstand aan te pakken. Dit geldt natuurlijk ook voor handtekeningen.

Wat is een e-handtekening? Een e-handtekening, digitale handtekening of elektronische handtekening is een wettelijke digitale een middel om goedkeuring of toestemming te geven voor digitale documenten, formulieren, vragenlijsten, enquêtes, enzovoort. In onze gedigitaliseerde samenleving kan het in theorie elk ondertekeningsproces vervangen en de verkoop- en gegevensverzamelingsprocessen vereenvoudigen. Er bestaan veel aanbieders van digitale handtekeningen, zoals DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, enz. Oplossingen voor elektronische handtekeningen zijn gebaseerd op infrastructuren die PKI (Public Key Infrastructure) worden genoemd. Publieke sleutelinfrastructuur groepeert digitale certificaten en de encryptie van de publieke ondertekeningssleutel die nodig is om een veilige ondertekeningsomgeving te bieden.

Hoe word ik een officieel erkende leverancier van e-handtekeningen? Zwitserland, de Europese Unie, de Verenigde Staten en de meeste staten of regeringen hebben certificeringsinstanties, instellingen en mensen die de elektronische handtekeningen en hun toepasbaarheid regelen en erover beslissen. De beveiligingseisen zijn veeleisend en aanbieders moeten hieraan voldoen om wettelijk bindende ondertekeningscertificaten te kunnen leveren. In Europa heeft de Europese Unie eIDAS verordening geeft de validatieregel weer.

De Top 5 voordelen van de digitale handtekening? 

1 - Efficiëntie/Snelheid 

Eerst en vooral is het digitaal ondertekenen van documenten niet hetzelfde als op papier wat betreft tijdbeheer en gebruiksgemak. Tijdens een verkoopproces moeten veel handtekeningen worden verzameld van verschillende personen. De administratieve rompslomp kan de verkoop belemmeren en soms de overeenkomst volledig annuleren. Naast uw handtekening en die van de andere partij, kunnen ook medewerkers en senior managers hun handtekening moeten zetten, wat het proces verlengt. Het gebruik van e-handtekeningen in uw bedrijf zou wel eens de kostenbesparende oplossing kunnen zijn die het verschil maakt. Tijd is geld!

2 - Gebruikerservaring

Een tweede onderschat voordeel is het verbeteren van de gebruikerservaring: Het ondertekenen van documenten is nog nooit zo eenvoudig geweest. Het proces van afdrukken, ondertekenen en scannen om hetzelfde document terug te sturen is vereenvoudigd tot het openen van een verzoek voor ondertekening per e-mail. Het hele proces neemt minder dan twee minuten in beslag.

Bovendien is de gebruikersinterface aanpasbaar en personaliseerbaar met je huisstijl en kleuren, waardoor je de ervaring van je klanten op maat kunt maken.

3 - Wettelijke naleving 

Ten derde bevat de technologie voor digitale handtekeningen duidelijke regels zoals de eIDAS voor de Europese Unie. Deze bindende regels vormen een duidelijke basis voor leveranciers van digitale handtekeningen en bieden integriteit in geval van juridische geschillen.

Verder vereist authenticiteit identificatie via authenticatie op basis van twee factoren of zelfs ID-controles.

4 - Veiligheid 

Ten vierde, zoals zojuist vermeld, bieden authenticatie op basis van twee factoren en ID-controles een hoge mate van veiligheid met betrekking tot de toegang tot documenten en de ondertekeningsmogelijkheden. Dit is eigenlijk het belangrijkste tegenargument voor mensen die klagen over de privacy van gegevens bij e-handtekeningen. Want hoe kan het veiliger zijn om het document per e-mail te ontvangen en het vervolgens af te drukken? Bovendien maakt de versleuteling van gegevens het moeilijk om ze te achterhalen, zelfs in het geval van een inbreuk op de beveiliging. Deze versleuteling zorgt er ook voor dat niemand het document kan wijzigen na de ondertekening, wat betekent dat er geen risico is dat iemand een nieuwe pagina toevoegt of een pagina uit de overeenkomst verwijdert.

Alsof dit nog niet genoeg was, zorgt de 2FA - two factors authentification - ervoor dat niemand je handtekening kan kopiëren of vervalsen en in een andere context kan gebruiken.

Wat de implementatieopties betreft, maken de meeste leveranciers van digitale handtekeningen gebruik van SAAS-configuratie; toch is implementatie op locatie een groeiende trend en we kunnen verwachten dat alle leveranciers in de nabije toekomst een dergelijke optie zullen inschakelen.

5 - Lagere transactiekosten

Tot slot kan het automatiseren van het proces van elektronische handtekeningen de financiële gevolgen beperken van menselijke fouten, zoals ondertekeningsfouten of documentverlies; fouten die het proces vertragen en onopgemerkte kosten veroorzaken. Elektronische handtekeningen zorgen ervoor dat alles in orde is, waardoor herstelproblemen en de bijbehorende kosten worden voorkomen. Als we naar de kosten kijken, zien we dat de opeenstapeling van kostenbesparingen op papier, scans, kopieën, post, pakketten, enz. minimaal lijkt, maar bij elkaar opgeteld een aanzienlijke besparing oplevert.

Het proces van digitale handtekeningen is efficiënter, vriendelijker en voldoet beter aan de voorschriften dan een gewone handtekening op papier. Daarnaast zijn de verbeterde beveiliging en de lagere arbeids- en materiaalkosten belangrijke voordelen van elektronische handtekeningen.

Automatiseer uw digitale handtekening

InvestGlass is een in Zwitserland gevestigde CRM-organisatie die PMS, Client Portal en Digitaal inwerken tools. Het platform biedt twee partners voor digitale handtekeningen: Signatys en Connective. Om het e Signature systeem van uw keuze te gebruiken, kunt u contact opnemen met het InvestGlass team om deze functie te activeren.

Hoe kunt u digitale handtekeningen gebruiken met InvestGlass? Er zijn twee manieren:

1. Handmatig een digitale handtekening starten

2. Geautomatiseerde elektronische handtekening - het is automatisering van robotprocessen

Handmatig een digitale handtekening starten

Binnen het InvestGlass platform kunt u uw documenten, documenten gerelateerd aan prospects en klanten of zelfs documenten gerelateerd aan objecten zoals effecten of rekeningen opslaan. Vanuit deze pdf-documenten of documentpakketten kunt u handmatig digitale handtekeningen aanvragen bij uw contactpersonen of relevante contacten.

Een ander type document waarvoor identificatie en authenticatie nodig kan zijn, zijn formulieren en enquêtes. InvestGlass gebruikt het concept van formulieren om verschillende redenen, variërend van KYC-aanpassingen tot investeringsvoorstellen en van het verzamelen van leads tot specifieke enquêtes. Antwoorden op formulieren moeten mogelijk worden ondertekend om de identiteit en integriteit van documenten aan te tonen. Daarom kunt u, zodra een formulier is ingediend, handmatig een proces voor digitale ondertekening starten, maar dit proces kan ook worden geautomatiseerd.

Automatisering van robotische processen en elektronische handtekeningen

Elk document kan handmatig worden aangevraagd voor ondertekening. Echter, automatisering is mogelijk bij het indienen van een digitaal formulier. Daarom worden, afhankelijk van de ingestelde regel, verzoeken voor digitale handtekeningen automatisch verzonden bij het verzenden van formulieren. Er moet aan twee voorwaarden worden voldaan: de gegevens van de contactpersoon moeten een geldig e-mailadres en een geldig telefoonnummer hebben. Zonder deze twee voorwaarden kan het algoritme het proces niet starten. Een privésleutel voor een digitale handtekening kan alleen worden bevestigd met behulp van een verificatie op basis van twee factoren, waarvoor een e-mailadres en een telefoonnummer nodig zijn.

Zodra het proces start, ontvangen de relevante contactpersonen een e-mail met het verzoek om een e-handtekening op specifieke documenten of contracten. Voor de eerste keer zal de platform zal een digitale handtekening voor jou, met jouw identiteit. Na het instellen van de handtekening stuurt de aanbieder van de vertrouwensdienst je een bevestigingscode via een bericht, waardoor het beveiligingsniveau wordt verhoogd.

Probeer het niet, laten we het doen!

Voor elektronische handtekeningen gelden strenge en steeds veranderende regels die zijn ingesteld door een certificeringsinstantie. Deze verbetering van de beveiliging beperkt het risico voor de privacy van gegevens en biedt een aantal onbetwistbare voordelen ten opzichte van normale papieren handtekeningen. Deze nieuwe manier van ondertekenen is vooral trendy nu de pandemie stabiliseert en het nieuwe normaal wordt.

Als je nog steeds twijfelt - en dat doen bedrijven in het begin - bieden we ook een gemengde service waarbij papier en digitaal in hetzelfde formaat worden gecombineerd. goedkeuringsproces - om bedrijfscontinuïteit te garanderen tijdens uw digitale transformatie. 

Standaard biedt InvestGlass u twee partners voor e-handtekeningen, Bindmiddel en Signatys, die specifieke verschillen hebben. Als het gaat om ondersteuning, aarzel dan niet om per e-mail of telefoon contact op te nemen met ons team en we beantwoorden graag al je vragen en helpen je de beste oplossing te kiezen, afhankelijk van je behoeften.

Start met InvestGlass proefversie vandaag!

FAQ over digitale handtekeningen

1. Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is een veilige, wettelijk bindende manier om documenten online te ondertekenen. Het verzekert authenticiteit, integriteit en naleving zonder dat het nodig is om te printen of te scannen.

2. Zijn de digitale handtekeningen van InvestGlass wettelijk erkend?

Ja. Ze voldoen aan EU eIDAS, Zwitserse ZertES, en Amerikaanse wetten voor elektronische handtekeningen, waardoor ze wereldwijd rechtsgeldig zijn.

3. Hoe garandeert InvestGlass de veiligheid van handtekeningen?

Documenten worden beschermd met encryptie, authenticatie met twee factoren en ID-verificatie, om geknoei en fraude te voorkomen.

4. Met welke aanbieders van handtekeningen integreert InvestGlass?

InvestGlass werkt samen met Ondertekenen en Bindmiddel, Zo beschikt u over veilige, compatibele en flexibele opties.

5. Kan ik het ondertekeningsproces automatiseren?

Ja. Met InvestGlass RPA kunnen digitale handtekeningen automatisch worden geactiveerd na het indienen van formulieren of onboarding-stappen.

6. Wat zijn de belangrijkste voordelen van het gebruik van digitale handtekeningen?

Ze besparen tijd, verlagen de kosten, verbeteren de gebruikerservaring, garanderen compliance en bieden een betere beveiliging dan traditionele papieren handtekeningen.

7. Kan ik nog steeds papieren handtekeningen gebruiken met InvestGlass?

Ja. Voor bedrijven in transitie ondersteunt InvestGlass hybride workflows het combineren van papieren en digitale handtekeningen.

8. Is het proces gemakkelijk voor klanten?

Absoluut. Klanten ontvangen een eenvoudig e-mailverzoek, klikken om zich veilig aan te melden en voltooien het proces in minder dan twee minuten.

9. Kan ik de ondertekenervaring aanpassen?

Ja. Je kunt de ondertekeninterface personaliseren met je merkkleuren en logo, Het creëren van een naadloze klantervaring.

10. Hoe ga ik aan de slag met de digitale handtekening van InvestGlass?

Neem contact op met het InvestGlass team om uw e-handtekening partner te activeren, of start een gratis proefabonnement om te ontdekken hoe digitale handtekeningen in uw workflows passen.