Hoe de beste onboarding software te kiezen (stap voor stap + RFP-sjabloon)
Welkom bij deze InvestGlass presentatie over digitaal onboarden. Ik ben Alexander, de CEO van InvestGlass, en tijdens deze presentatie laten we u zien hoe u prospects onboardt, KYC saneert en uw klanten offboardt. We voegen 50 vragen toe die je moet gebruiken om je volgende offerteaanvraag te beantwoorden!
InvestGlass is een verkoopautomatiseringsplatform - de nummer één Zwitserse oplossing zonder Amerikaanse aanwezigheid. Het kan worden geïmplementeerd op uw eigen servers of worden gehost op Zwitserse servers. InvestGlass is een Zwitsers familiebedrijf dat alle tools biedt die u nodig hebt voor automatisering.
Momenteel bedienen we wereldwijd meer dan 120 klanten uit de financiële wereld, het verzekeringswezen, overheden, verenigingen, clubs en bedrijven van elke omvang. Klanten kiezen voor ons omdat ze op zoek zijn naar een soevereine Zwitserse oplossing met gegevensresidentie in Zwitserland, hun eigen land of op een privécloud.
Kernproducten en inwerkproces
We automatiseren het hele traject van prospectie tot distributie met acht kernproducten: onboarding, CRM, automatisering, goedkeuringsproces, Klantenportaal, rapportage, marketing, portfoliobeheer en incidentenbeheer.
Bij het ontwikkelen van onboarding voor je bedrijf is de eerste stap het definiëren van de ervaring die je wilt bieden:
- Self-onboarding door klanten
- Relatiebeheerders die formulieren pushen
- Hybride modellen waarbij managers gegevens voorbereiden voordat prospects formulieren invullen
Vervolgens configureren we je branding (kleuren, lay-out, stijlen) en definiëren we de onboarding workflow. Een typische setup duurt 1-4 weken, waarna we testen, live gaan en de rapportage voortdurend verbeteren.
Automatisering, AI en digitale formulieren
Een belangrijke vraag is welke onderdelen van onboarding geautomatiseerd moeten worden. Automatisering op basis van regels maakt taken mogelijk zoals het filteren van formulieren, het controleren van de PEP-status of het markeren van het land van herkomst, waarna waarschuwingen of taken worden geactiveerd. Goedkeuringsprocessen kunnen ook worden geautomatiseerd, waarbij collega's moeten stemmen over rekeningopeningen, risicovoorwaarden of tariefgoedkeuringen.
AI verbetert onboarding verder door bestaande formulieren om te zetten in gestructureerde CRM-velden en JSON payloads. Dit bespaart uren werk, vooral bij het samenvoegen van meertalige formulieren (bijv. Engels, Frans, Duits, Chinees) in een uniform digitaal formaat.
Onze no-code formulierbouwer kun je professionele inwerkformulieren ontwerpen zonder codering. Informatie kan tussen formulieren worden hergebruikt met pakketten, Zo worden dubbele vermeldingen verminderd.
Beveiliging, compliance en workflows met meerdere partijen
InvestGlass zorgt voor veiligheid door middel van audit trails, documentbeheer, mobiele apps, twee-factor authenticatie (2FA) en veilige QR-code toegang. Formulieren kunnen vooraf worden ingevuld met gegevens, zodat alleen de juiste klant toegang heeft.
KYC/KYB/KYT-controles zijn geïntegreerd met externe aanbieders via API. Ons systeem ondersteunt complexe relaties (bedrijven, trusts, families) met meerdere UBO's en LPOA's en definieert machtigingen voor portaaltoegang, handtekeningen en het bekijken van accounts.
Met workflows voor digitale handtekeningen kunnen meerdere partijen veilig documenten ondertekenen, met audit trails voor het vastleggen van IP-adressen, tijdstempels en 2FA-validaties. Bij onboarding met meerdere partijen kunnen gevoelige velden worden verborgen voor onbevoegde kijkers, waardoor privacy wordt gewaarborgd.
Goedkeuringen, KYC-verbetering en rapportage
Ons goedkeuringsproces is aanpasbaar met sequenties van meerdere stappen en groepen goedkeurders en omvat rekeningopeningen, W8/W9-beoordelingen, KYC-herstel en offboarding.
KYC-sanering kan worden geactiveerd door:
- Abonnement op een nieuwe dienst
- Periodieke herzieningen (bijv. elke 5-10 jaar)
- Incidenten zoals verlopen ID's of nieuwe PEP-aanwijzingen
Alle acties worden bijgehouden in live rapportagedashboards, die de efficiëntie van processen, knelpunten en mogelijkheden voor automatisering benadrukken. Klanten kunnen kiezen tussen volledige automatisering, volledig handmatig toezicht of een hybride aanpak met een combinatie van AI, regels en menselijke controle.
InvestGlass digitaal inwerken stroomlijnt het klanttraject, automatiseert compliance en verbetert de beveiliging terwijl je volledige controle hebt over branding en workflows.
InvestGlass digital onboarding stroomlijnt het klanttraject, automatiseert compliance en verbetert de veiligheid terwijl u volledige controle heeft over branding en workflows.
Veelgestelde vragen om uw offerteaanvraag op te stellen
Missen we nog vragen? Laat het ons weten !
- Talen
Hoeveel bestanden heb je momenteel? Zal het proces voor het openen van een account meertalig zijn of heb je aparte processen voor het openen van een account per taal?
- Pro forma documenten
Hoeveel PDF's moeten in pro forma formaat blijven, bijvoorbeeld W8NW9IMIBen, vrije doorgang of levensverzekering?
- Contact- vs. accountgebaseerd
Moeten uw documenten gebaseerd zijn op contactpersonen of op accounts?
Digitaal inwerken met InvestGlass
- Formule documenten (A, K, T)
Bevatten uw documenten formulieren zoals A, K of T die in pro forma moeten blijven?
- Pakketten voor het openen van een account
Hebt u pakketten gedefinieerd voor het openen van een rekening? Kunnen deze worden gegroepeerd per productfamilie?
- Gewoonterecht vs civiel recht
Heb je verschillende pakketten samengesteld afhankelijk van gewoonterecht of burgerlijk recht?
- Digitale handtekening met InvestGlass
Heeft u een proces voor digitale handtekeningen? Verwacht u het InvestGlass-systeem te gebruiken met 2FA, IP/ID/tijdstempelregistratie? Accepteert u handtekeningen met een stempelkussen? Moet het handtekeningblok voor elke UBO/LPOA verborgen zijn? Moeten bepaalde velden van de ene UBO naar de andere worden verborgen?
- Identiteitscontrole
Accepteert u bij het openen van een rekening gevallen zonder een eerste gesprek met een bankmedewerker, of moet een medewerker eerst het identiteitsbewijs verifiëren?
- Prospect betrokkenheid
Hoe verwacht u dat het accountopeningsproces door de prospect wordt uitgevoerd?
- Ondersteunende documenten
Hoeveel documenten (ID, bewijs van vermogen, belastingaangiften, enz.) verwacht u te verzamelen voor individuele en bedrijfsrekeningen? Hebt u de vereiste elementen gestandaardiseerd?
- Beperkte landen
Blokkeren jullie het openen van accounts op afstand voor specifieke landen?
- Documentpakketten
Als er meerdere formulieren tegelijk worden ingevuld, wilt u ze dan voor de efficiëntie in pakketten samenvoegen?
- Apparaten en kanalen
Verwacht je dat het openen van een rekening gaat via mobiel, tablet, desktop of een hybride papieren proces?
- Duur
Hoe lang duurt het om een account te openen?
- Initiatie door derden
Zullen accountopeningen worden uitgevoerd door derden, zoals externe vermogensbeheerders of bedrijfsintroducteurs?
- Verplichte vragen
Heb je voor elk formulier minimaal vereiste antwoorden gedefinieerd? Zijn alle vragen verplicht?
- Simulatoren
Bevatten jullie formulieren simulators? Zo ja, welke?
- Opslaan en later doorgaan
Kunnen formulieren worden opgeslagen en later worden ingevuld? Zo ja, hebt u dan versiebeheer om de geldigheid van formulieren te garanderen?
- Meerdere UBO's
Sta je voor meerdere UBO's opeenvolgende voltooiing toe of moet één UBO alles voltooien?
- Integratie met InvestGlass CRM en andere CRM
Worden de updates in een CRM van een derde partij ingevoerd zodra de documenten zijn voltooid? Zo ja, heb je schema- of JSON-voorbeelden (klantinformatie, kennis, ervaring, behoeften)?
- PDF-indeling
Moeten gegenereerde PDF's exact overeenkomen met uw bestaande opmaak of kunnen er kleine wijzigingen worden aangebracht?
- Goedkeuringsworkflow
Bekijken goedkeurders bij het goedkeuren van accountopeningen afzonderlijke velden of de volledige PDF/het volledige pakket? Kunt u uw huidige workflow aangeven?
- KYC-sanering
Voert u KYC-saneringen uit? Zo ja, welk proces wordt er gehanteerd?
- Kennisgevingen voor afloop
Verwacht u dat InvestGlass een melding geeft als gegevens of documenten verlopen? Zo ja, welk proces moet dan worden gevolgd?
- Reputatie en naamcontroles
Gebruikt u tools zoals World-Check, North Data of crypto-wallet reputatiecontroles voor AML, CFTC en PEP-lijsten? Moeten deze worden geïntegreerd in het proces voor het openen van een rekening en waar moeten de vlaggen worden weergegeven?
- Rapportage
Verwacht je rapportages over efficiëntie bij het openen van accounts, opzeggingspercentages, invultijden, formuliertypen, teams, medewerkers, contracten, goedkeurders en goedkeuringsprocessen?
- KYC-tools
Welke KYC-tools gebruikt u momenteel of bent u van plan te gebruiken (bijv. documentverificatie, biometrische controles, video-identificatie)? Moeten deze tools worden geïntegreerd in het proces voor het openen van een rekening en hoe moeten de resultaten worden weergegeven?
- Hosting, soevereiniteit en verblijfsbehoeften
Hebben jullie specifieke hostingvereisten met betrekking tot gegevenssoevereiniteit en -verblijf (bijvoorbeeld hosting binnen Zwitserland, de EU of andere rechtsgebieden)? Zijn er wettelijke beperkingen waar we rekening mee moeten houden bij het opslaan en verwerken van klantgegevens?
- Verbinding met Active Directory
Heb je een verbinding nodig met de Active Directory van je leden voor authenticatie en gebruikersbeheer? Moeten de toegangsrechten voor bankiers of medewerkers via deze integratie worden beheerd?
- Verificatiemethoden voor gebruikers
Welke authenticatiemethoden heb je nodig voor klanten en bankiers (bijv. SSO, MFA, biometrie)?
- Sessiebeheer
Moet het systeem sessietime-outs, herauthenticatie of apparaatbeperkingen afdwingen?
- Eerste financiering
Moet het proces voor het openen van een rekening eerste stortings- of overboekingsinstructies toestaan of vereisen?
- Integratie van betalingen
Heb je integratie met betalingssystemen nodig (bijv. SWIFT, SEPA, interne rails) als onderdeel van de onboarding?
- Naleving toegankelijkheid
Moet het onboardingproces voldoen aan toegankelijkheidsnormen (bijv. WCAG, ADA)?
- Taal fallback
Als een document niet beschikbaar is in de door de klant gekozen taal, moet het systeem dan standaard Engels gebruiken of de onboarding blokkeren?
- Begeleide ervaring
Verwacht je dat het onboardingproces geleide flows, tooltips, wizards of hulp via live chat bevat?
- Bewaren van gegevens
Hoe lang moeten onboardinggegevens worden opgeslagen en volgens welk bewaar- en archiveringsbeleid?
- Controlespoor
Heb je een onveranderbaar controlespoor nodig om vast te leggen wie welke wijzigingen heeft gemaakt en wanneer, voor regelgevende doeleinden?
Toestemming voor registratie en audit
- Rapportage op maat
Heb je dashboards of rapporten nodig over abandonment rates, documentfouten, time-to-approve of knelpunten?
- Core bankintegratie
Moet het systeem voltooide onboarding-gegevens naar uw kernbankplatform pushen of alleen naar InvestGlass CRM?
- van derden API's met InvestGlass
Heb je integraties nodig met derde partijen zoals belastingdiensten, kredietbureaus of toezichthouders?
- API-beschikbaarheid
Heb je API's nodig voor partners of alleen voor intern gebruik?
InvestGlass API
- Jurisdictie-specifieke workflows
Moet onboarding verschillen afhankelijk van de vestigingsplaats of jurisdictie van de klant (bijv. FATCA, CRS, MiFID II, FINMA)?
- Frequentie sanctiescreening
Moeten sancties en PEP-screening alleen worden uitgevoerd bij onboarding of ook daarna?
- Beheer van toestemming
Heb je elektronische opslag van toestemming nodig (bijv. voor GDPR, privacyverklaringen, algemene voorwaarden)?
- Rolgebaseerde toegang
Moeten medewerkers rolgebaseerde rechten hebben om alleen toegang te krijgen tot hun eigen klanten, of ook tot een breder teamoverzicht?
- Delegatie
Moet een bankier een onboarding case halverwege het proces kunnen overdragen aan een andere bankier?
- Trainingsomgeving
Heb je een sandboxmodus nodig voor werknemers om het onboardingproces te oefenen zonder live gegevens te creëren?
- Onboarding van meerdere entiteiten
Wilt u de mogelijkheid hebben om meerdere gerelateerde entiteiten tegelijk aan te melden (bijvoorbeeld bedrijfsaccounts met dochterondernemingen of familiegroepen)?
- Versiebeheer van documenten
Moet het systeem versiebeheer van documenten omvatten om updates bij te houden, te voorkomen dat verouderde formulieren worden gebruikt en om naleving van de regelgeving te garanderen?
Missen we nog vragen? Laat het ons weten !