전문가용 인보이스 작성 방법
수동 인보이스 처리가 고장났습니다. 생산성을 떨어뜨리고, 오류가 발생하며, 결제가 지연되고, 비즈니스의 효율적인 확장을 방해합니다. 수년 동안 기업들은 종이 인보이스, 수동 데이터 입력, 비효율적인 프로세스에 의존해 왔습니다. 하지만 비즈니스가 성장함에 따라 기존 미지급금 프로세스의 결함은 더 이상 무시할 수 없게 되었습니다.
좋은 소식은? 오늘날의 자동화된 인보이스 처리 소프트웨어(독립적인 클라우드 기반 플랫폼에서 호스팅되는 InvestGlass 인보이스 자동화와 같은 솔루션 포함)를 통해 재무팀은 마침내 미지급금 워크플로우를 제어하고 전체 인보이스 결제 프로세스를 간소화하며 비용을 절감하는 동시에 규정 준수를 개선할 수 있습니다.
이 문서에서는 수동 프로세스의 어려움부터 송장 처리 자동화의 추가적인 이점, InvestGlass를 통한 워크플로 자동화가 회계 부서의 운영 방식을 어떻게 변화시킬 수 있는지 등 전체 상황을 살펴봅니다.
수동 인보이스 처리의 문제점
회계 소프트웨어와 ERP 시스템의 발전에도 불구하고 많은 조직이 여전히 송장 처리를 위해 수동 프로세스에 의존하고 있습니다. 일반적으로 미지급금 담당자나 AP 부서에서 처리해야 합니다:
- 수신 송장(주로 종이 송장 또는 이메일을 통한 PDF)을 수집합니다.
- 인보이스 데이터를 회계 시스템에 수동으로 입력합니다.
- 송장을 구매 주문서 및 배송 메모와 대조합니다.
- 승인을 위해 송장을 라우팅합니다.
- 인보이스 결제 프로세스를 관리합니다.
수동 인보이스 처리 워크플로에서는 수동 라우팅 및 처리로 인해 인보이스가 손실되어 지연 및 결제 누락의 위험이 높아질 수 있습니다.
수동 인보이스 처리 워크플로에서는 몇 가지 문제가 발생합니다:
- 시간 소요 - 인보이스 승인 기능의 지연은 흔히 발생하며 며칠 또는 몇 주가 걸릴 수 있습니다.
- 높은 오류율 - 결제 데이터 또는 관련 데이터의 입력 오류로 인해 결제가 중복되거나 누락될 수 있습니다.
- 가시성 부족 - 인보이스 결제 상태를 추적하기가 어려워집니다.
- 비용 증가 - 수동 데이터 입력 및 수정으로 인해 직원 시간이 낭비되고 운영 비용이 증가합니다.
- 비효율적인 프로세스 - 자동화가 부족하여 비즈니스 성장에 따른 확장을 방해합니다.
자동 송장 처리 사례
인보이스 처리 자동화는 수작업을 스마트한 통합 시스템으로 대체합니다. 인보이스가 도착하면 자동화 소프트웨어가 인보이스 데이터를 추출하여 구매 주문과 대조한 후 사람의 개입 없이 적절한 승인자에게 전달합니다.
송장 처리 자동화의 주요 이점은 다음과 같습니다:
- 주기 시간 단축 - 며칠이 아닌 몇 시간 만에 인보이스를 처리합니다.
- 정확도 향상 - 수동 데이터 입력을 제거하여 오류율을 줄입니다.
- 비용 절감 - 미지급금 기능의 인력 오버헤드를 최소화합니다.
- 현금 관리 개선 - 조기 결제 할인을 활용하고 더 정확하게 예측하세요.
- 규정 준수 강화 - AP 프로세스 전반에서 감사 추적을 유지합니다.
결과는? 수작업 처리에서 현금 흐름 최적화, 공급업체 관계, 핵심 성과 지표 분석과 같은 부가가치 업무로 전환할 수 있는 재무팀입니다.
자동 송장 처리 시스템의 작동 방식
최신 자동 인보이스 처리 시스템은 회계 소프트웨어, ERP 시스템 또는 클라우드 기반 플랫폼에 원활하게 통합됩니다.
1단계: 송장 데이터 캡처
종이 송장, PDF, 전자 송장 등 모든 종류의 송장을 스캔하고 광학 문자 인식(OCR)과 머신러닝을 사용하여 처리합니다. 시스템은 공급업체 이름, 송장 번호, 만기일, 품목 등 관련 데이터를 자동으로 추출합니다.
2단계: 구매 주문과 일치시키기
자동화 소프트웨어는 송장을 원본 구매 주문서 및 상품 영수증과 비교합니다. 불일치하는 부분이 있으면 알림이 트리거되어 필요한 경우에만 미지급금 부서에서 개입할 수 있습니다.
3단계: 승인 경로
워크플로 자동화를 통해 송장은 승인을 위해 올바른 관리자에게 전송됩니다. 기업은 프로젝트 관리자, 부서장, 재무 책임자 등 각자의 고유한 비즈니스 프로세스를 반영하는 맞춤형 워크플로를 만들 수 있습니다.
4단계: 결제 처리
인보이스가 승인되면 자동으로 결제 예약이 이루어집니다. 결제 프로세스는 실시간으로 추적되므로 투명성과 효율성이 보장됩니다.
5단계: 보관 및 보고
인보이스는 인보이스 시스템 내에 안전하게 저장되어 감사, 규정 준수 확인, 내부 검토를 위한 디지털 아카이브를 생성합니다. 회계 부서는 즉시 보고서를 생성하여 결제 워크플로우의 상태를 추적할 수 있습니다.
자동 송장 처리의 예외 관리
예외 관리는 자동화된 인보이스 처리를 좋은 수준에서 탁월한 수준으로 끌어올리는 획기적인 요소입니다. 인보이스 프로세스에서 불일치나 문제가 발생하면 이를 신속하게 파악하고 해결해야 합니다. 머신 러닝과 광학 문자 인식 기능을 갖춘 고급 자동 인보이스 처리 소프트웨어는 끊임없이 인보이스 데이터를 추출하고 3자 매칭을 수행하지만 누락된 정보, 중복 인보이스, 규정을 준수하지 않는 문서 등 예외가 여전히 발생하기 마련입니다. 바로 이 지점에서 진정한 자동화의 우수성이 빛을 발합니다.
비즈니스에 큰 도움이 되는 부분이 바로 여기에 있습니다. 자동화된 송장 처리 시스템은 문제가 있는 송장을 적절한 팀원에게 자동으로 라우팅하여 즉시 검토하고 해결할 수 있는 사용자 지정 워크플로우를 생성함으로써 이러한 문제를 정면으로 해결합니다. 이러한 자동화를 통해 수동 데이터 입력을 완전히 제거하여 오류율을 낮추고 미지급금 프로세스를 대폭 개선할 수 있습니다. 예외 관리에 대한 실시간 가시성을 통해 재무팀은 예외가 발생하는 즉시 추적, 분석, 처리하여 효율적이고 명확한 지급 프로세스를 유지할 수 있습니다.
간소화된 처리 이상의 이점이 있습니다. 예외 관리를 자동화하면 수익을 혁신하는 강력한 이점을 누릴 수 있습니다. 현금 포지션을 강화하는 조기 결제 할인을 포착하세요. 정확한 타이밍으로 현금 관리를 개선하세요. 모든 결제가 적시에 정확하게 이루어지도록 하여 공급업체와의 관계를 강화하세요. 자동 인보이스 처리 소프트웨어는 고유한 비즈니스 요구 사항에 맞게 조정되어 미지급금 기능에 꼭 맞는 맞춤형 워크플로우를 생성합니다.
기존 회계 시스템 및 ERP 플랫폼과의 통합으로 예외 관리를 한 단계 업그레이드할 수 있습니다. 이러한 원활한 연결을 통해 전체 송장부터 결제까지의 주기를 자동화하는 동시에 현금 흐름과 재무 성과에 대한 실시간 인사이트를 제공할 수 있습니다. 기업은 비용을 절감하고 수작업 개입을 최소화하며 리소스를 비즈니스 성장을 촉진하는 전략적 이니셔티브에 집중할 수 있습니다. 이것이 바로 자동화를 통한 실질적인 성과입니다.
결론: 자동화된 인보이스 처리 시스템 내의 강력한 예외 관리는 오류를 줄이고 효율성을 높이며 매입채무 프로세스를 최적화할 수 있는 비밀 무기입니다. 자동화, 사용자 지정 워크플로, 통합 회계 시스템을 활용하여 미지급금 기능을 비즈니스의 발전을 이끄는 간소화되고 비용 효율적인 강력한 기능으로 전환하세요.
매입채무 자동화 솔루션의 역할
InvestGlass와 같은 매입채무 자동화 솔루션은 매입채무 프로세스를 혁신적으로 개선합니다. 회계팀은 관리 업무에 몰두하는 대신 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다:
- 중앙 집중식 인보이스 관리 - 모든 인보이스를 위한 하나의 통합 플랫폼.
- 엔드투엔드 프로세스 자동화 - 인보이스 캡처부터 결제까지.
- 사용자 지정 워크플로 - 비즈니스 요구사항에 맞게 조정 가능한 승인 프로세스를 제공합니다.
- 기존 시스템과의 통합 - ERP 시스템 및 Microsoft Dynamics와 같은 도구에 원활하게 연결됩니다.
즉, AP 자동화는 단순한 효율성이 아니라 AP 부서가 조직의 가치를 창출하는 전략적 동력이 될 수 있도록 지원하는 것입니다.
수동 송장 처리와 자동 송장 처리
| 측면 | 수동 송장 처리 | 자동 송장 처리 |
|---|---|---|
| 데이터 입력 | 직원이 수동으로 데이터 입력 | 자동화된 OCR + AI |
| 속도 | 느리고 시간이 많이 걸리는 | 빠른 실시간 |
| 오류율 | 높은 오류율 | 대폭 감소 |
| 비용 | 노동 집약적 | 자동화를 통한 비용 절감 |
| 가시성 | 추적 불량 | 완전한 투명성 |
| 확장성 | 비즈니스 성장에 따른 제한 사항 | 볼륨에 따라 손쉽게 확장 |
자동화 소프트웨어로 송장 관리를 개선하는 방법
송장 처리 자동화는 효율성 그 이상의 이점을 제공합니다. 자동화 소프트웨어를 사용하면 회계 부서는 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다:
- KPI 분석 - AP 주기 시간, 오류율, 처리 비용에 대한 핵심 성과 지표를 모니터링합니다.
- 규정 준수 보장 - 규제 기관을 위한 디지털 감사 추적을 구축하세요.
- 공급업체 관계 개선 - 공급업체에 항상 제때 대금을 지급하세요.
- 성장 지원 - 비즈니스 성장에 따라 적응형 시스템을 확장할 수 있습니다.
- 협업 강화 - 구매 주문 및 송장 결제에 대한 가시성을 공유하여 재무팀이 구매팀과 더욱 긴밀하게 협업할 수 있습니다.
맞춤형 워크플로 및 유연성
워크플로 자동화의 가장 큰 장점 중 하나는 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있다는 점입니다.
예를 들면 다음과 같습니다:
- 공급업체 유형별 - 대형 공급업체는 두 번, 소규모 공급업체는 한 번만 서명을 요구할 수 있습니다.
- 청구서 금액별 - 낮은 금액의 청구서는 자동 승인, 높은 금액의 청구서는 에스컬레이션됩니다.
- 부서별 - IT, HR, 운영을 위한 다양한 워크플로.
이러한 수준의 유연성은 팀이 경직된 소프트웨어에 적응하도록 강요하는 대신 처리 워크플로우가 비즈니스 프로세스를 지원하도록 보장합니다.
AI와 머신러닝의 역할
인공 지능 와 머신 러닝은 조직의 송장 처리 방식을 혁신하고 있습니다.
- 광학 문자 인식(OCR)은 수동 데이터 입력의 필요성을 줄여줍니다.
- 예측 분석은 현금 흐름을 예측하고 이상 징후를 파악하는 데 도움이 됩니다.
- 자동화 소프트웨어는 과거 인보이스 데이터를 학습하여 사기 또는 비정상적인 패턴을 포착합니다.
으로 AI 내장 를 미지급금 기능에 도입하면 기업은 리스크를 획기적으로 줄이면서 성과를 개선할 수 있습니다.
왜 인베스트글래스인가? 독자적인 클라우드 기반 플랫폼
많은 AP 자동화 솔루션이 미국 클라우드 제공업체에서 호스팅되는 반면, InvestGlass는 미국 이외의 주권 클라우드에 구축되어 GDPR, FINMA 및 기타 현지 규정을 준수하려는 유럽 기업에게 이상적입니다.
InvestGlass를 사용하면 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다:
- 단일 CRM 및 ERP 지원 솔루션 내에서 송장 처리 자동화를 지원합니다.
- 안전하고 규정을 준수하는 데이터 저장을 보장하는 클라우드 기반 플랫폼입니다.
- 비즈니스 요구사항에 맞게 조정되는 맞춤형 워크플로.
- 비용과 오류를 줄이는 AP 프로세스 최적화.
- Microsoft Dynamics를 비롯한 주요 시스템과 통합.
따라서 인베스트글래스는 완벽한 결제 수단입니다. 자동화 솔루션 효율성, 규정 준수 및 주권을 중시하는 조직을 위한 솔루션입니다.
결론 미지급금의 미래
수동 인보이스 처리에 의존하던 시대는 끝났습니다. 비즈니스 프로세스가 더욱 복잡해지고 회계팀의 규정 준수 요구가 증가함에 따라 자동화된 송장 처리 시스템은 더 이상 사치가 아니라 필수입니다.
InvestGlass와 같은 매입채무 자동화 솔루션을 도입하면 기업은 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다:
- 수작업을 없애 비용을 절감하세요.
- 자동화된 인보이스 데이터 캡처로 정확성을 높이세요.
- 현금 관리를 개선하고 조기 결제 할인 혜택을 활용하세요.
- 미지급금 부서의 생산성을 향상하세요.
- 확장 가능한 주권 기술로 회계 시스템을 미래에 대비하세요.
요컨대, 조직에서 여전히 종이 인보이스와 수동 데이터 입력에 의존하고 있다면 이제 인보이스 처리를 자동화해야 할 때입니다. 비용 센터에서 전략적 가치를 창출하는 원동력으로 변모하는 매입채무 기능을 자동화하면 투자 대비 빠른 성과를 거둘 수 있습니다.
InvestGlass 는 이를 달성하는 데 필요한 도구, 유연성 및 규정 준수를 제공합니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
1. 인베스트글래스에서 자동 송장 처리란 무엇인가요?
InvestGlass의 자동 인보이스 처리는 데이터 입력, 승인 라우팅, 결제 일정과 같은 수작업을 스마트 워크플로우로 대체합니다. 양식, OCR(광학 문자 인식), 통합 기능을 사용하여 인보이스 데이터를 캡처하고, 인보이스를 승인하고, 자동으로 결제를 트리거할 수 있습니다.
2. 인보이스 관리 오류를 줄이는 방법은 무엇인가요?
InvestGlass는 수동 데이터 입력을 없애 오류율을 크게 줄입니다. 송장 데이터를 디지털 방식으로 추출하고 구매 주문과 대조하여 중복 송장, 누락된 세부 정보 또는 잘못된 결제 데이터를 줄입니다.
3. InvestGlass는 종이 인보이스와 디지털 인보이스를 모두 처리할 수 있나요?
예. 인보이스가 종이 문서, PDF 또는 통합을 통해 직접 도착하든 InvestGlass의 자동화 소프트웨어는 인보이스를 캡처, 처리 및 인보이스 시스템에 안전하게 저장합니다.
4. InvestGlass는 회계 소프트웨어 및 ERP 시스템과 통합되나요?
물론입니다. InvestGlass는 Microsoft Dynamics와 같은 인기 있는 회계 시스템 및 ERP 솔루션과 원활하게 연결됩니다. InvestGlass API를 통해 특정 비즈니스 요구 사항에 맞게 사용자 지정 워크플로를 구축할 수도 있습니다.
5. 자동화가 매출채권 부서에 어떤 도움이 되나요?
자동화는 수작업을 줄이고 비용을 절감하며 현금 관리를 개선하여 매입채무 기능을 혁신합니다. 이를 통해 AP 담당자는 KPI 모니터링, 공급업체 관계, 전략적 의사 결정과 같은 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있습니다.
6. 인베스트글래스는 반복 인보이스를 지원할 수 있나요?
예. InvestGlass를 사용하면 장기 고객을 대상으로 월별, 분기별 또는 사용자 지정 단위로 반복 인보이스를 설정할 수 있습니다. 이를 통해 시간을 절약하고 정확성을 보장하며 일관된 현금 흐름 예측을 지원합니다.
7. 인보이스 자동화 솔루션은 얼마나 안전한가요?
InvestGlass는 미국 이외의 주권 클라우드에서 호스팅되므로 다음을 보장합니다. GDPR, FINMA 및 기타 유럽 규정 준수. 중요한 송장 및 결제 데이터는 강력한 보안 프로토콜과 감사 추적을 통해 보호됩니다.
8. InvestGlass에서 미납 인보이스에 대한 알림을 자동화할 수 있나요?
예. 연체에 대한 자동 알림을 설정하고 팀이 고객과 후속 조치를 취할 수 있는 작업을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 인보이스 결제 프로세스가 순조롭게 진행되어 현금 흐름 문제로부터 비즈니스를 보호할 수 있습니다.
9. InvestGlass 인보이스 자동화를 사용하면 어떤 이점이 있나요?
주요 혜택은 다음과 같습니다:
- 수작업 프로세스로 인한 비용 절감
- 더 빠른 송장 승인
- 송장 데이터의 오류율 감소
- 더 나은 현금 관리 및 예측
- 비즈니스 성장에 따른 확장 가능한 시스템
10. 인보이스 처리를 위한 인베스트글래스의 워크플로는 얼마나 유연하나요?
InvestGlass를 통해 기업은 내부 승인 프로세스에 맞는 맞춤형 워크플로우를 만들 수 있습니다. 예를 들어, 특정 금액 이상의 인보이스는 여러 번의 승인이 필요할 수 있고, 소액 인보이스는 자동 승인할 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 시스템이 비즈니스 프로세스에 맞도록 조정할 수 있습니다.