тег: счет-фактура

сидящий человек с ноутбуком и зеленым стетоскопом рядом

6 шагов по созданию успешного профессионального счета-фактуры

Важно создавать профессиональные шаблоны счетов-фактур для вашего бизнеса, чтобы вы могли совершать продажи. В этой статье блога мы рассмотрим шесть шагов, как создать счет-фактуру, который будет простым и доступным!

Счет-фактура - это документ, в котором регистрируется доход организации. В нем подробно описывается, что было продано и какова была цена продажи. В этой статье вы узнаете, как создать профессиональный шаблон счета-фактуры за 6 простых шагов!

1) Шаблоны счетов-фактур

Определите тип необходимого документа - нужен ли вам формальный или неформальный документ? Создание счетов-фактур формального типа обычно используется, когда продажи осуществляются между двумя предприятиями с разными уровнями власти. Когда вы создаете счета-фактуры, как правило, используемые для личных сделок, например, для покупки чего-либо в магазине, такие счета-фактуры называются неформальными. В Интернете можно найти множество бесплатных шаблонов счетов-фактур, из которых можно выбрать подходящий, чтобы начать создавать свой собственный счет-фактуру для своего бизнеса.

2) Настройте шаблон вашего бизнеса

В прошлом у малого бизнеса не было доступа к бесплатному онлайн-шаблону счета-фактуры. В настоящее время существует множество онлайн-ресурсов , где вы можете настроить свой личный или фирменный счет-фактуру. Вы можете изменить цвет, формат, интервал, а также контактную информацию или добавить логотип вашей компании.

3) Номер счета-фактуры

Если вы хотите выписать счет-фактуру, вы всегда должны указывать номер счета-фактуры. Лучший способ организовать свой бизнес и бухгалтерию - это номера счетов-фактур. Благодаря этому процессу, обычно выполняемому программным обеспечением для работы со счетами-фактурами, вы сможете организовать бизнес лучше, эффективнее и быстрее получать оплату.

Решите, какую информацию необходимо включить в форму - в зависимости от того, какой тип документа вы создаете, могут существовать определенные части информации, требуемые законом или необходимые для того, чтобы кто-то другой мог заплатить вам. Вы также должны указать свои платежные реквизиты и условия. Вы можете установить условия оплаты: по факту получения счета, досрочная оплата, чистые 30 дней или другое соглашение, которое вы заключили с клиентом. Например, просроченные счета для определенной даты оплаты.

5) Дата выставления счета-фактуры и подпись

Если вы хотите создать профессиональные счета-фактуры, необходимо указать название компании и адрес; однако если это личная сделка, то здесь нужно указать только имя и фамилию человека. Дата и штамп позволят вашим клиентам узнать, когда они должны заплатить, поэтому это очень важно для всех счетов-фактур! Вы также захотите указать место для подписиТут представлены три основных типа условий оплаты, используемых малыми предприятиями.

6) Примечания к профессиональным счетам

Установив в своем бизнесе программное обеспечение для выставления счетов-фактур, вы также можете включить в конец счета-фактуры личное примечание. Напишите простую и персонализированную записку, чтобы оставить хорошее впечатление у клиента и увеличить вероятность того, что счет будет оплачен быстрее. Туда вы включите инструкции по оплате, информацию о гарантии или скидках.

Бывает трудно справиться со всеми задачами, которые необходимо решить, когда дело доходит до создания и выставления счетов вашим клиентам и заказчикам. С помощью цифровых инструментов InvestGlass мы упрощаем этот процесс для любого бизнесмена или фрилансера, предоставляя генератор счетов и инструменты CRM. Теперь нет никаких оправданий тому, чтобы не иметь под рукой профессионально выглядящие счета-фактуры в любое время, когда они вам больше всего нужны.

Дайте нам знать, чем мы можем помочь, через нашу контактную форму уже сегодня!

автоматизация, бизнес-процесс, CRM, счет-фактура

1

Хотите стать единорогом? Начните с автоматизации выставления счетов-фактур

Вы когда-нибудь задумывались, сколько времени вы теряете, не автоматизируя процессы, которые могли бы быть выполнены машиной быстрее и лучше? Административное бремя стало неэффективным способом убийства сотрудников и компаний. Особенно управление платежами и счетами отнимает много времени и требует автоматизации рабочего процесса. 

Процесс выставления счетов вручную может создать множество проблем, которые можно свести к следующим недостаткам: 

  • Рабочая сила: для выставления счетов вручную требуются сотрудники и человеческие силы, которые можно было бы использовать для другой, более эффективной задачи.
  • Управление временем: управление счетами-фактурами и их утверждение требуют времени.
  • Контроль данных: данные приходится вводить вручную, что повышает риск ложного ввода и отсутствия или неправильной контактной информации.
  • Затраты: Проблемы с данными могут привести к дополнительным расходам, а также к недополученным доходам.
  • Отсутствие ясности: Ручной процесс выставления счетов приводит к неясности статуса счета и проблемам в оценке текста. 

Очевидное решение может помочь справиться с этими проблемами. Эта статья посвящена автоматизации и тому, как разработать автоматизированный процесс выставления счетов.

Создание счетов-фактур: влияние бухгалтерии!

Бизнес-процессы и онлайн-платежи обычно подразумевают бумажные счета-фактуры и большую административную нагрузку. Независимо от того, используете ли вы бумажные или электронные счета-фактуры, все ваши счета-фактуры можно разделить на два типа:

  • Дебиторская задолженность и неоплаченные счета-фактуры
  • Поступления и финансы бизнеса

Дебиторская задолженность

Даже если малые предприятия и владельцы бизнеса обычно работают с котировками, при работе с профессионалами B2B принято отправлять счета-фактуры. Счета-фактуры работают как запросы на оплату, представляют собой сумму, которую клиент должен выплатить компании, и объясняют детали операции, дату платежа и штрафы за просрочку, если применимо. Система выставления счетов до оплаты обычно используется для улучшения прогнозирования и, таким образом, улучшения денежного потока.

В бухгалтерском учете счет-фактура представляет собой "дебиторскую задолженность" для компании и "кредиторскую задолженность" для клиента. По сути, счет-фактура представляет собой платежное требование, которое должно быть выполнено в течение определенного периода (например, 15 или 30 дней). За просрочку платежей начисляются штрафы, а для клиентов, заплативших раньше срока, обычно применяются скидки, что побуждает клиентов платить быстрее.

Поступления и платежи

Квитанции обычно используются для того, чтобы гарантировать клиенту, что сделка прошла правильно и без каких-либо проблем. Со стороны компании это позволяет правильно вести учет, регистрацию и подтверждение транзакции. Квитанции широко распространены в различных сферах торговли, таких как продуктовые магазины или интернет-магазины.

Способы автоматизации задач в процессе выставления счетов-фактур

Существует множество способов автоматизировать процесс выставления счетов и повысить его эффективность. В зависимости от потребностей вашего бизнеса, вы можете захотеть:

  • Используйте решение "все в одном", например, InvestGlass,
  • Используйте специальный инструмент автоматизации или
  • Положитесь на встроенные интеграции и функции, присутствующие в некоторых приложениях, которые вы уже используете.

Множество методов позволяет вам выбрать тот, который имеет наибольший смысл в соответствии с моделью и размером вашего бизнеса. Помня об этом, в данной статье представлены шесть способов автоматизации системы управления счетами-фактурами.

1. Хранить данные

В процессе продаж отделы продаж обычно собирают большое количество информации о покупателях, перспективах и клиентах. Эта информация затем используется для минимизации работы других членов команды, например, клерков по выставлению счетов. Именно здесь на помощь приходит автоматизация и особенно программное обеспечение CRM. Автоматизация продаж с помощью форм перекладывает работу на клиента, а не на сотрудника. Кроме того, сбор данных и данных об оплате в CRM позволит избежать двойной записи, повторно используя эти данные на более поздних этапах процесса продаж.

CRM - это программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами, облегчающее управление командой, управление задачами, управление контактами и управление счетами.

Подключение инструмента выставления счетов непосредственно к CRM через API или интеграцию позволит сэкономить ценное время, поскольку система управления счетами будет напрямую использовать данные, поступающие из CRM, устраняя двойной ввод данных сотрудниками при создании счетов-фактур.

Это напрямую влияет на управление временем, управление данными и корректность, поскольку позволяет избежать человеческих ошибок при перекопировании/вводе данных. 

2. Создать PDF и сохранить для бухгалтерского учета

Краеугольным камнем эффективной системы управления счетами-фактурами является ведение учета ваших финансовых операций, будь то на бумаге или в электронном виде. Действительно, ведение учета обеспечивает оплату, безопасный аудит и прозрачность. Наличие четкого представления о дебиторской задолженности повышает:

  • ваши возможности по отправке последующих сообщений и напоминаний,
  • ваша простота в соответствии с требованиями аудита, и 
  • ваша прозрачность перед клиентами и руководящими органами.

Программное обеспечение для автоматизации сделает все это за вас автоматически, сохранив счета-фактуры в формате PDF в соответствующих папках. После этого вы сможете получить доступ к необходимой информации в любое время и из любого места.

Именно здесь становится интересной полная CRM, поскольку программное обеспечение может сохранять счета-фактуры в соответствующем контакте, к которому они относятся. Кроме того, оно сохраняет аудиторский след в случае случайного удаления счетов-фактур. 

Функция автоматизации InvestGlass позволяет автоматически генерировать PDF из счетов-фактур и сохранять их там, где это необходимо. Платформа также может отправить их на адрес электронной почты или портал для хранения или передачи клиентам.

3. Автоматизируйте создание счетов-фактур

Как в интегрированных решениях, так и в дополнительных, формы являются основной функцией. Действительно, они позволяют легко предоставлять данные и иногда перекладывают нагрузку на клиента. Однако, перекладывая нагрузку, следует уделять большое внимание опыту и вовлеченности клиента.

Помимо того, что формы обычно заполняются клиентами, они дают и другие преимущества, такие как последовательность, удобство для пользователя и индивидуальный дизайн. Информация из цифровых форм напрямую отображается в CRM и может быть легко повторно использована командой ваших сотрудников, а индивидуальный дизайн и простота ввода данных сохранят вовлеченность клиента.

Из этих форм можно автоматически генерировать счета-фактуры с помощью функции автоматизации. Единственной обязательной информацией является:

  • валюта, которая может быть выбрана по умолчанию, чтобы избежать проблем,
  • срок исполнения, который может быть определен при подаче формы, и
  • номер счета-фактуры, который может быть сгенерирован случайным образом.

После заполнения этой информации генерируется счет-фактура, который можно направить клиентам или потенциальным клиентам.

Повторяющиеся счета-фактуры

Используя возможности автоматизации InvestGlass, для долгосрочных клиентов можно установить повторяющиеся счета на периодической основе, например, ежемесячно. Это помогает избежать ошибок и забывания об отправке счетов. Кроме того, это позволяет избежать повторного ввода информации. Временной период, а также периодичность могут быть определены вручную для каждого клиента. 

Такая автоматизация оказывает существенное влияние на бухгалтерский учет и бюджетирование. Прогнозирование денежных потоков и поддержание здорового денежного потока никогда не было таким простым.

4. Автоматически отправлять электронные письма 

Отправка счета-фактуры при его формировании может показаться простой и понятной задачей. Тем не менее, существует человеческий фактор, и необходимо учитывать затраты времени.

Этой повторяющейся задачи можно легко избежать и автоматизировать, создавая и отправляя электронные письма автоматически при формировании счета. Ваши сотрудники могут автоматически сгенерировать и создать электронное письмо на основе счета-фактуры с настраиваемыми переменными, используя контактную информацию. Тем не менее, тело и тему письма необходимо указать, используя готовый или настроенный шаблон.

Как только электронное письмо будет отправлено с использованием информации из бухгалтерской программы, менеджер по связям с клиентами, отвечающий за соответствующий контакт, получит мгновенное уведомление.

5. Установите задачи и напоминания

Электронная почта обеспечивает своевременное получение точных счетов-фактур. Можно создать автоматизацию для отправки автоматических напоминаний, чтобы избежать просрочки платежей. Если платеж не оплачен, можно отправить автоматическое напоминание, вместо того чтобы вручную создавать и выполнять рабочий процесс для просрочки платежа.

Помимо отправки автоматических напоминаний по электронной почте клиентам, напоминания также могут быть отправлены членам компании. Это позволяет им уточнить у клиента, все ли в порядке на их стороне.

Задачи по выставлению счетов также могут автоматически регистрироваться при формировании счета и завершаться после его оплаты. Административные и другие задачи просто уведомляются сотруднику.

Этот вид автоматизации важен, поскольку неоплаченные счета могут негативно повлиять на ваш денежный поток.

Бонус: Идеальная система управления счетами-фактурами

Идеальная система управления счетами-фактурами объединяет все инструменты выставления счетов-фактур и инструменты продаж в целом. CRM и решения "все в одном" объединяют системы выставления счетов и автоматизации маркетинга продаж/управления данными, предлагая лучшую альтернативу для компаний, нацеленных на автоматизацию выставления счетов.

InvestGlass может быть применен ко всей вашей компании и поможет контролировать работу ваших сотрудников с помощью учета рабочего времени. Это становится все более важным для выставления счетов, поскольку можно оценить время реакции и адаптировать рабочий процесс.

В то же время, улучшая процесс выставления счетов, CRM заменит ваши google sheets или google spreadsheet, используемые для управления отправкой счетов. Отправляйте счета просто и при необходимости добавляйте в них деловые советы и скидки.

Заключение

Автоматизация выставления счетов-фактур - важная часть бухгалтерского процесса, и не нужно мешать ей. В конце концов, бизнес - это предоставление услуг и продуктов для ваших клиентов. Мы надеемся, что эти советы помогут вам сосредоточиться на главном. Для автоматизации вам придется следить за тем, как работать в обход вашей бухгалтерии. 

Интересуетесь, как автоматизировать процесс выставления счетов в рамках решения "все в одном"? Свяжитесь с нами сегодня для демонстрации!

автоматизация, CRM, счет-фактура

мужчина сидит на стуле с ногами на багаже и смотрит на самолет

Как создать профессиональный счет-фактуру

Счет-фактура - это документ, в котором регистрируется доход организации. В нем подробно описывается, что было продано и какова была цена продажи. Этот пост научит вас создавать профессиональные счета-фактуры за 3 простых шага!

Настройте внешний вид и функциональность

Используйте шаблон счета-фактуры для создания профессионально выглядящего документа!

Включите логотип вашей компании и контактную информацию.

Настройте шрифты, цвета и другие параметры форматирования, такие как межстрочный интервал или выравнивание текста. Это такжеКонтактная информация о продавце

Добавить информацию о продавце

Добавление контактной информации продавца позволяет вашим клиентам знать, как связаться с вами в случае возникновения вопросов, а также ваши банковские реквизиты.

человек, пишущий на белой бумаге

Добавьте проданный продукт или услугу

Добавьте логотип вашей компании с контактной информацией. Затем добавьте продаваемые вами товары. Включите в счет-фактуру описание, количество и продажную цену каждого товара. Здесь также важно включить любые другие расходы, такие как стоимость доставки или налоги, которые также будут применены к вашему клиенту! Вы можете указать различные НДС.

Номер счета-фактуры

Вы можете задать номер счета-фактуры, чтобы оставаться организованным и облегчить отслеживание.

Условия оплаты

Укажите условия оплаты. Вы можете установить условия оплаты: по получении счета, за вычетом 30 дней или по другой договоренности с клиентом.

Дата и подпись

Дата и штамп позволят вашим клиентам знать, когда они должны произвести оплату - это важно для всех счетов-фактур! Вы также захотите включить место для подписиСуществует три основных типа условий оплаты, используемых малыми предприятиями.

Примечания

Напишите простую и персонализированную записку, чтобы оставить хорошее впечатление у клиента и повысить вероятность того, что счет будет оплачен быстрее. Туда вы включите инструкции по оплате, информацию о гарантии или скидках.

Ваши счета-фактуры можно подключить к функции InvestGlass Travel Request для расчета расходов и бюджетов вашей команды.

С InvestGlass Invoice вы можете очень быстро перейти на цифровые технологии и собирать больше платежей.

счет-фактура

Готовы приступить к работе?

Вы заслуживаете следующего поколения автоматизации
1
1
1
© InvestGlass. Все права защищены. Powered by InvestGlass.