J\u00e1 se perguntou quanto tempo voc\u00ea est\u00e1 perdendo por n\u00e3o automatizar processos que poderiam ser feitos de forma mais r\u00e1pida e melhor por uma m\u00e1quina? A carga administrativa se tornou um m\u00e9todo ineficiente de matar funcion\u00e1rios e empresas. Mais especificamente, o gerenciamento de pagamentos e faturas consome muito tempo e exige um fluxo de trabalho automatizado. O processamento manual de faturas limita a capacidade da sua organiza\u00e7\u00e3o de detectar pagamentos duplicados ou atrasados, o que pode levar a pagamentos excessivos. Processamento automatizado de faturas<\/a> significa que todas as faturas podem ser armazenadas automaticamente, atribu\u00eddas ao fluxo de trabalho adequado e encaminhadas eletronicamente para aprova\u00e7\u00e3o, mantendo suas finan\u00e7as circulando sem interrup\u00e7\u00e3o, independentemente do n\u00famero de faturas.<\/p>\n\n\n\n O processo de faturamento manual pode criar muitos problemas que podem ser resumidos nas seguintes falhas: <\/p>\n\n\n\n Uma solu\u00e7\u00e3o \u00f3bvia pode ajudar a resolver esses problemas. Este artigo se concentra na automa\u00e7\u00e3o e em como desenvolver uma solu\u00e7\u00e3o \u00f3bvia para esses problemas. processo de faturamento automatizado<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Os processos de neg\u00f3cios e os pagamentos on-line geralmente implicam em faturas em papel e grandes encargos administrativos. Independentemente de usar faturas em papel ou eletr\u00f4nicas, todas as suas faturas podem ser divididas em dois tipos:<\/p>\n\n\n\n Mesmo que as pequenas empresas e os propriet\u00e1rios de neg\u00f3cios geralmente trabalhem com cota\u00e7\u00f5es, o uso comum \u00e9 enviar faturas ao lidar com profissionais B2B. As faturas funcionam como solicita\u00e7\u00f5es de pagamento, representam o valor devido pelo cliente \u00e0 empresa e explicam os detalhes da opera\u00e7\u00e3o, a data de vencimento e as taxas de atraso, se aplic\u00e1vel. Um sistema de faturamento antes do pagamento geralmente \u00e9 usado para melhorar a previs\u00e3o e, portanto, melhorar o fluxo de caixa.<\/p>\n\n\n\n Na contabilidade, a fatura representa as \u201ccontas a receber\u201d para a empresa e as \u201ccontas a pagar\u201d para o cliente. A fatura funciona essencialmente como uma solicita\u00e7\u00e3o de pagamento a ser conclu\u00edda em um determinado per\u00edodo (15 ou 30 dias, por exemplo). Os atrasos nos pagamentos est\u00e3o sujeitos a penalidades e, normalmente, s\u00e3o aplicados descontos para clientes que pagam antecipadamente, o que incentiva os clientes a pagar mais rapidamente. Entretanto, o encaminhamento manual de documentos pode levar a mais atrasos e at\u00e9 mesmo faturas perdidas<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Os recibos geralmente s\u00e3o usados para garantir ao cliente que a transa\u00e7\u00e3o ocorreu corretamente e sem problemas. Do lado da empresa, ele permite a contabilidade correta, a manuten\u00e7\u00e3o de registros e o reconhecimento da transa\u00e7\u00e3o. Os recibos s\u00e3o comuns em v\u00e1rios tipos de com\u00e9rcio, como mercearias ou compras on-line.<\/p>\n\n\n\n H\u00e1 v\u00e1rias maneiras de automatizar seu processo de faturamento e aumentar a efici\u00eancia. Dependendo das necessidades de sua empresa, talvez voc\u00ea queira:<\/p>\n\n\n\n A pluralidade de m\u00e9todos permite que voc\u00ea selecione o que faz mais sentido de acordo com o modelo e o tamanho de sua empresa. Tendo isso em mente, este artigo apresenta seis maneiras de automatizar seu sistema de gerenciamento de faturas.<\/p>\n\n\n\n Durante o processo de vendas, as equipes de vendas geralmente coletam uma quantidade importante de informa\u00e7\u00f5es sobre clientes, clientes potenciais e clientes. Essas informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o usadas para minimizar o trabalho de outros membros da equipe, como os funcion\u00e1rios de faturamento. \u00c9 nesse ponto que automa\u00e7\u00e3o e, mais especificamente, software de CRM<\/a> se deslocar\u00e3o para l\u00e1. A automa\u00e7\u00e3o de vendas por meio de formul\u00e1rios transfere o trabalho para o cliente em vez de para o funcion\u00e1rio. Al\u00e9m disso, a coleta de dados e de dados de pagamento em um CRM evitar\u00e1 a entrada dupla ao reutilizar esses dados em um est\u00e1gio posterior do processo de vendas. Automa\u00e7\u00e3o do fluxo de trabalho Gerencia automaticamente os fluxos de trabalho de aprova\u00e7\u00e3o e encaminha as exce\u00e7\u00f5es para revis\u00e3o, mantendo uma trilha de dados de todas as transfer\u00eancias entre pessoas e automa\u00e7\u00e3o. O objetivo \u00e9 reduzir os custos e a entrada manual de dados com o processamento automatizado de faturas. Um bom sistema ERP deve incluir a automa\u00e7\u00e3o do fluxo de trabalho de contas a pagar. O processamento de pagamentos e o gerenciamento de caixa s\u00e3o registrados, bem como os descontos por pagamento antecipado. Intelig\u00eancia artificial<\/a> tamb\u00e9m pode ajudar a digitalizar com a tecnologia de reconhecimento \u00f3ptico de caracteres ou OCR - IA de aprendizado de m\u00e1quina.<\/p>\n\n\n\n Um CRM \u00e9 um software de gerenciamento de relacionamento com o cliente que facilita o gerenciamento de equipes, de tarefas, de contatos e de faturas.<\/p>\n\n\n\n Conectar sua ferramenta de faturamento diretamente ao seu CRM, por meio de API ou integra\u00e7\u00e3o, economizar\u00e1 um tempo valioso, pois o sistema de gerenciamento de faturas alimentar\u00e1 diretamente os dados provenientes do CRM, eliminando as entradas duplas dos funcion\u00e1rios ao criar faturas.<\/p>\n\n\n\n Isso afetar\u00e1 diretamente o gerenciamento de tempo, o gerenciamento de dados e a corre\u00e7\u00e3o, evitando erros humanos na rec\u00f3pia\/entrada de dados. <\/p>\n\n\n\n O ponto principal de um sistema eficiente de gerenciamento de faturas \u00e9 manter um registro das suas opera\u00e7\u00f5es financeiras, seja em papel ou eletronicamente. De fato, a manuten\u00e7\u00e3o de registros garante o pagamento, a auditoria segura e a transpar\u00eancia. Ter uma vis\u00e3o clara de suas contas a receber melhora:<\/p>\n\n\n\n O software de automa\u00e7\u00e3o far\u00e1 tudo isso para voc\u00ea automaticamente, salvando as faturas em PDFs nas pastas relevantes. Assim, voc\u00ea poder\u00e1 acessar as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias a qualquer momento, de qualquer lugar.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 aqui que um CRM completo<\/a> torna-se interessante, pois o software pode salvar as faturas no contato relevante ao qual elas pertencem. Al\u00e9m disso, ele salva uma trilha de auditoria em caso de remo\u00e7\u00e3o ou exclus\u00e3o acidental da fatura. <\/p>\n\n\n\n O recurso de automa\u00e7\u00e3o da InvestGlass permite gerar PDFs automaticamente a partir de faturas e armazen\u00e1-los onde for necess\u00e1rio. A plataforma tamb\u00e9m pode envi\u00e1-las para um endere\u00e7o de e-mail ou portal para serem guardadas ou compartilhadas com os clientes.<\/p>\n\n\n\n Tanto nas solu\u00e7\u00f5es integradas quanto nas complementares, os formul\u00e1rios s\u00e3o um recurso essencial. De fato, eles permitem o envio f\u00e1cil de dados e, \u00e0s vezes, transferem a carga de trabalho para o cliente. No entanto, ao transferir a carga de trabalho, \u00e9 preciso ter muito cuidado e se concentrar na experi\u00eancia e no envolvimento do cliente.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m de serem normalmente preenchidos pelos clientes, os formul\u00e1rios tamb\u00e9m oferecem outros benef\u00edcios, como consist\u00eancia, facilidade de uso e designs personalizados. As informa\u00e7\u00f5es do formul\u00e1rio digital s\u00e3o mapeadas diretamente no CRM e podem ser facilmente reutilizadas pela equipe de seus funcion\u00e1rios, enquanto o design personalizado e a simplicidade da entrada de dados manter\u00e3o o cliente envolvido.<\/p>\n\n\n\n A partir desses formul\u00e1rios, as faturas podem ser geradas automaticamente por meio de um recurso de automa\u00e7\u00e3o. As \u00fanicas informa\u00e7\u00f5es obrigat\u00f3rias s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n Depois que essas informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o preenchidas, a fatura \u00e9 gerada e pode ser comunicada a clientes ou clientes potenciais.<\/p>\n\n\n\n Faturas recorrentes<\/strong><\/p>\n\n\n\n Usando as possibilidades de automa\u00e7\u00e3o do InvestGlass, as faturas recorrentes podem ser configuradas para clientes de longo prazo em uma base peri\u00f3dica, como mensalmente. Isso ajuda a evitar erros e o esquecimento de envi\u00e1-las. Al\u00e9m disso, isso tamb\u00e9m evita a redigita\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es. O per\u00edodo de tempo, bem como a recorr\u00eancia, podem ser decididos manualmente para cada cliente. <\/p>\n\n\n\n Essa automa\u00e7\u00e3o tem um efeito importante na contabilidade e no or\u00e7amento. Prever o fluxo de caixa e manter um fluxo de caixa saud\u00e1vel nunca foi t\u00e3o f\u00e1cil.<\/p>\n\n\n\n O envio de uma fatura quando gerada pode parecer uma tarefa f\u00e1cil e direta. No entanto, existe o erro humano e o consumo de tempo deve ser considerado.<\/p>\n\n\n\n Essa tarefa repetitiva pode ser facilmente evitada e automatizada com a cria\u00e7\u00e3o e o envio autom\u00e1tico de e-mails ap\u00f3s a gera\u00e7\u00e3o da fatura. Seus funcion\u00e1rios podem gerar e criar automaticamente um e-mail baseado em faturas com vari\u00e1veis de personaliza\u00e7\u00e3o usando as informa\u00e7\u00f5es de contato. No entanto, o corpo e o assunto do e-mail ainda precisam ser especificados usando um modelo pr\u00e9-fabricado ou personalizado.<\/p>\n\n\n\n Quando o e-mail for enviado usando informa\u00e7\u00f5es do software de contabilidade, o gerente de relacionamento respons\u00e1vel pelo contato relevante receber\u00e1 notifica\u00e7\u00f5es instant\u00e2neas.<\/p>\n\n\n\n\n
Criar faturas: a influ\u00eancia da contabilidade!<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Contas a receber para processamento automatizado de faturas<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Recebimentos e pagamentos do processamento automatizado de faturas<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Maneiras de automatizar tarefas em seu processamento de faturamento<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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1. Entrada de dados da loja para processamento de faturas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
2. Gerar PDF e armazen\u00e1-lo para registro cont\u00e1bil<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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3. Software de processamento automatizado de faturas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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4. Enviar e-mails automaticamente <\/strong><\/h3>\n\n\n\n
5. Configurar tarefas e lembretes<\/strong><\/h3>\n\n\n\n