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Um guia sobre o que o portal do funcionário deve incluir

funcionário

Um portal do funcionário é a espinha dorsal do departamento de RH de uma empresa. Ele pode ajudar a simplificar os fluxos de trabalho, criar eficiências e fornecer recursos aos funcionários. No entanto, é importante não deixar de lado os aspectos básicos. Veja a seguir cinco coisas que um portal do funcionário deve incluir:

1) Um help desk para perguntas rápidas sobre políticas e procedimentos

Criar novos documentos e formulários conforme necessário, sem passar por vários processos.

Publicar comunicações relevantes para os funcionários no portal para que todos os funcionários tenham acesso.

Disponibilize seu help desk 24 horas por dia, 7 dias por semana, por meio de bate-papo ao vivo ou chamadas telefônicas para os funcionários que precisam de assistência

Benefícios e licenças: O portal deve incluir informações sobre benefícios e licenças dos funcionários. Dessa forma, os funcionários podem ver as opções enquanto navegam pelo que funciona melhor para eles. Isso inclui os seguintes tópicos: seguro-saúde, planos de aposentadoria, programas de assistência para matrícula e disponibilidade de férias/doença.

2) Acompanhamento de férias com fluxo de trabalho de aprovação

Após a página de login, sua equipe deve ter acesso a um calendário que inclui todas as datas em que podem tirar férias. A data atual deve estar destacada. Ao clicar em outro dia, aparecerá uma janela com todos os dias de folga daquele mês, incluindo férias ou licença médica.

O portal do funcionário também deve incluir um fluxo de trabalho de aprovação para rastrear as aprovações por meio do seu sistema de help desk, para que o senhor possa gerenciar melhor as aprovações por funcionários individuais ou grupos de funcionários. Quando um funcionário solicitar mais de três dias consecutivos de folga com antecedência, isso acionará uma notificação automática do RH para dar permissão à solicitação; se ela for negada, talvez seja necessário realizar ações adicionais antes da aprovação, como coletar informações sobre o motivo da indisponibilidade (por exemplo, atestado médico).

Como a InvestGlass lida com intermediários financeiros, criamos um widget de solicitação de viagem que congela todos os contatos que o senhor não visitará durante a viagem.

pessoas sentadas em uma mesa em uma sala

3) Formulários de relatório de despesas para que o senhor saiba que tipo de dinheiro está sendo gasto em eventos corporativos

Um link direto para a geração de faturas facilitará o processo de geração de um relatório de despesas. Todas as despesas e faturas podem ser carregadas no sistema, e todos os funcionários terão acesso a essas informações.

Crie seus próprios formulários de relatório de despesas para que o senhor saiba que tipo de dinheiro está sendo gasto em eventos corporativos. Ou, pelo menos, para onde foi todo o dinheiro!

Se houver algum problema com relatórios ou faturas, envie-os por meio de uma solicitação da central de ajuda, o que acionaria automaticamente uma notificação por e-mail do RH; se for necessário realizar outras ações antes da aprovação, como coletar mais informações sobre o motivo pelo qual eles podem não estar disponíveis para aprovação de solicitações de licença, essas ações precisam ocorrer primeiro.

4) Um organograma para que todos saibam quem se reporta a quem

O gerenciamento de horários e turnos deve ser visível por grupo e as postagens devem ser arquivadas por data.

Isso ajudará a programar os funcionários para projetos e a garantir que todos saibam quem são seus supervisores. Os funcionários sabem a quem recorrer caso aconteça algo que precise de mais assistência ou esclarecimento.

A maneira como as postagens devem ser programadas também facilita para os gerentes verem o tempo de folga que um funcionário tirou e quando ele estará disponível novamente.

Um organograma facilita para a equipe de RH localizar todas essas informações rapidamente - quer o senhor tenha uma pessoa responsável pelas contas de mídia social da sua empresa ou cinco pessoas trabalhando em turnos diferentes, tudo ainda pode ser encontrado facilmente sem a necessidade de ajuda adicional de outros departamentos, como o de TI, para recuperá-las devido à confusão sobre como as coisas funcionam por aqui.

5) Sistema interno de mensagens para comunicação instantânea

Todas as comunicações podem ser compartilhadas por meio de uma ferramenta de comunicação por bate-papo.

Isso pode ajudar a construir relacionamentos com aqueles que talvez não tenham tempo para lidar com e-mails regularmente.

O sistema de bate-papo também elimina a necessidade de chamadas telefônicas, que geralmente são mais inconvenientes do que os bate-papos, pois ocupam muito do precioso tempo de alguém. Além disso, não há garantia de que a pessoa com quem o senhor está se comunicando esteja disponível no momento.

Aqueles que preferem falar podem usar chamadas de voz ou de vídeo para se expressar, o que facilita ainda mais para todos os envolvidos.

Chat ao vivo com o cliente da InvestGlass

Os sistemas de mensagens internas são ótimos se o senhor quiser que seus funcionários trabalhem remotamente, seja em outro estado ou país, porque essas comunicações acontecem instantaneamente.

Uma tarefa pode ser distribuída por meio de uma ferramenta simples do InvestGlass.

Muitas dessas ferramentas são gratuitas e algumas podem ser personalizadas de acordo com as necessidades de sua empresa. Não importa se o senhor quer um help desk ou simplesmente precisa de formulários para as pessoas preencherem.

O InvestGlass foi projetado tendo em mente a facilidade de uso, de modo que é rápido e fácil para os funcionários navegarem pelo portal.

O que um portal do funcionário deve ter? Não há uma resposta única, pois as necessidades de cada empresa variam de acordo com o que sua força de trabalho pode exigir. Atualmente, há muitos recursos úteis disponíveis em muitos portais modernos que tornam a comunicação remota mais fácil do que nunca. Os sistemas de mensagens internas, como o Skype, permitem que os funcionários remotos que trabalham em qualquer lugar do mundo se comuniquem facilmente com outros que trabalham

Qual é o próximo portal do funcionário para 2021?

Com o portal InvestGlass, o senhor pode facilmente se adequar às cores da sua empresa e selecionar os widgets necessários para o processo de registro, gerenciamento de nome de usuário, contracheque, gerenciamento de férias, notícias da empresa, gerenciamento de opções de carreiras e agrupamento de perguntas em um FAQ.

Seu portal representa o espírito de sua empresa! É a família!

Comece hoje mesmo com o seu teste gratuito do InvestGlass.

CRM, sistemas de mensagens internas