Czy zastanawia\u0142e\u015b si\u0119 kiedy\u015b, ile czasu tracisz, nie automatyzuj\u0105c proces\u00f3w, kt\u00f3re mog\u0105 by\u0107 wykonane szybciej i lepiej przez maszyn\u0119? Obci\u0105\u017cenia administracyjne sta\u0142y si\u0119 nieefektywn\u0105 metod\u0105 wyka\u0144czania pracownik\u00f3w i firm. W szczeg\u00f3lno\u015bci zarz\u0105dzanie p\u0142atno\u015bciami i fakturami jest czasoch\u0142onne i wymaga zautomatyzowanego przep\u0142ywu pracy. R\u0119czne przetwarzanie faktur ogranicza zdolno\u015b\u0107 organizacji do wykrywania zduplikowanych lub op\u00f3\u017anionych p\u0142atno\u015bci, co mo\u017ce prowadzi\u0107 do nadp\u0142at. Zautomatyzowane przetwarzanie faktur<\/a> Oznacza to, \u017ce wszystkie faktury mog\u0105 by\u0107 automatycznie przechowywane, przypisywane do odpowiedniego przep\u0142ywu pracy i kierowane elektronicznie do zatwierdzenia - dzi\u0119ki czemu finanse kr\u0105\u017c\u0105 bez zak\u0142\u00f3ce\u0144, bez wzgl\u0119du na liczb\u0119 faktur.<\/p>\n\n\n\n R\u0119czny proces fakturowania mo\u017ce powodowa\u0107 wiele problem\u00f3w, kt\u00f3re mo\u017cna podsumowa\u0107 wok\u00f3\u0142 nast\u0119puj\u0105cych wad: <\/p>\n\n\n\n Oczywiste rozwi\u0105zanie mo\u017ce pom\u00f3c w tych kwestiach. Ten artyku\u0142 skupia si\u0119 na automatyzacji i na tym, jak opracowa\u0107 Zautomatyzowany proces fakturowania<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Procesy biznesowe i p\u0142atno\u015bci online zwykle wi\u0105\u017c\u0105 si\u0119 z fakturami papierowymi i du\u017cymi obci\u0105\u017ceniami administracyjnymi. Niezale\u017cnie od tego, czy korzystasz z faktur papierowych czy elektronicznych, wszystkie faktury mo\u017cna podzieli\u0107 na dwa typy:<\/p>\n\n\n\n Nawet je\u015bli ma\u0142e firmy i w\u0142a\u015bciciele firm zwykle pracuj\u0105 z ofertami, powszechnym zastosowaniem jest wysy\u0142anie faktur w kontaktach z profesjonalistami B2B. Faktury dzia\u0142aj\u0105 jak wezwania do zap\u0142aty, reprezentuj\u0105 kwot\u0119 nale\u017cn\u0105 firmie od klienta i wyja\u015bniaj\u0105 szczeg\u00f3\u0142y operacji, termin p\u0142atno\u015bci oraz ewentualne op\u0142aty za zw\u0142ok\u0119. System fakturowania przed dokonaniem p\u0142atno\u015bci jest zwykle u\u017cywany w celu poprawy prognozowania, a tym samym poprawy przep\u0142ywu \u015brodk\u00f3w pieni\u0119\u017cnych.<\/p>\n\n\n\n W ksi\u0119gowo\u015bci faktura reprezentuje \u201cnale\u017cno\u015bci\u201d dla firmy i \u201czobowi\u0105zania\u201d dla klienta. Faktura dzia\u0142a zasadniczo jako wezwanie do zap\u0142aty w okre\u015blonym terminie (na przyk\u0142ad 15 lub 30 dni). Op\u00f3\u017anienia w p\u0142atno\u015bciach podlegaj\u0105 karom, a rabaty s\u0105 zwykle stosowane dla klient\u00f3w p\u0142ac\u0105cych wcze\u015bnie, co sk\u0142ania klient\u00f3w do szybszej zap\u0142aty. Jednak r\u0119czne kierowanie dokument\u00f3w mo\u017ce prowadzi\u0107 do dalszych op\u00f3\u017anie\u0144, a nawet zagubione faktury<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Paragony s\u0105 zwykle u\u017cywane do zagwarantowania klientowi, \u017ce transakcja zosta\u0142a przeprowadzona prawid\u0142owo i bez \u017cadnych problem\u00f3w. Po stronie firmy umo\u017cliwiaj\u0105 one prawid\u0142owe ksi\u0119gowanie, prowadzenie dokumentacji i potwierdzanie transakcji. Paragony s\u0105 powszechne w wielu bran\u017cach handlowych, takich jak sklepy spo\u017cywcze lub zakupy online.<\/p>\n\n\n\n Istnieje wiele sposob\u00f3w na zautomatyzowanie procesu fakturowania i zwi\u0119kszenie wydajno\u015bci. W zale\u017cno\u015bci od potrzeb biznesowych, mo\u017cesz chcie\u0107:<\/p>\n\n\n\n Mnogo\u015b\u0107 metod pozwala wybra\u0107 t\u0119, kt\u00f3ra ma najwi\u0119kszy sens w zale\u017cno\u015bci od modelu biznesowego i wielko\u015bci firmy. Maj\u0105c to na uwadze, niniejszy artyku\u0142 przedstawia sze\u015b\u0107 sposob\u00f3w automatyzacji systemu zarz\u0105dzania fakturami.<\/p>\n\n\n\n Podczas procesu sprzeda\u017cy, zespo\u0142y sprzeda\u017cowe zazwyczaj gromadz\u0105 du\u017c\u0105 ilo\u015b\u0107 informacji na temat klient\u00f3w, potencjalnych klient\u00f3w i klient\u00f3w. Informacje te s\u0105 nast\u0119pnie wykorzystywane do zminimalizowania pracy innych cz\u0142onk\u00f3w zespo\u0142u, takich jak pracownicy zajmuj\u0105cy si\u0119 fakturowaniem. W tym miejscu automatyzacja, a w szczeg\u00f3lno\u015bci oprogramowanie CRM<\/a> si\u0119 wprowadzi. Automatyzacja sprzeda\u017cy za pomoc\u0105 formularzy przenosi prac\u0119 na klienta zamiast na pracownika. Ponadto gromadzenie danych i danych dotycz\u0105cych p\u0142atno\u015bci w CRM zapobiegnie podw\u00f3jnemu wprowadzaniu danych poprzez ich ponowne wykorzystanie na p\u00f3\u017aniejszym etapie procesu sprzeda\u017cy. Automatyzacja przep\u0142ywu pracy Automatycznie zarz\u0105dza przep\u0142ywami pracy zatwierdzania i przekierowuje wyj\u0105tki do przegl\u0105du, zachowuj\u0105c \u015bcie\u017ck\u0119 danych wszystkich przekaz\u00f3w mi\u0119dzy lud\u017ami a automatyzacj\u0105. Celem jest redukcja koszt\u00f3w i r\u0119cznego wprowadzania danych dzi\u0119ki automatycznemu przetwarzaniu faktur. Dobry system ERP powinien obejmowa\u0107 automatyzacj\u0119 przep\u0142ywu pracy dla zobowi\u0105za\u0144. Przetwarzanie p\u0142atno\u015bci i zarz\u0105dzanie got\u00f3wk\u0105 s\u0105 rejestrowane, podobnie jak rabaty za wcze\u015bniejsze p\u0142atno\u015bci. Sztuczna inteligencja<\/a> mo\u017ce r\u00f3wnie\u017c pom\u00f3c w skanowaniu za pomoc\u0105 optycznego rozpoznawania znak\u00f3w lub technologii OCR - uczenia maszynowego AI.<\/p>\n\n\n\n CRM to oprogramowanie do zarz\u0105dzania relacjami z klientami, kt\u00f3re u\u0142atwia zarz\u0105dzanie zespo\u0142em, zarz\u0105dzanie zadaniami, zarz\u0105dzanie kontaktami i zarz\u0105dzanie fakturami.<\/p>\n\n\n\n Pod\u0142\u0105czenie narz\u0119dzia do fakturowania bezpo\u015brednio do CRM, za po\u015brednictwem API lub integracji, pozwoli zaoszcz\u0119dzi\u0107 cenny czas, poniewa\u017c system zarz\u0105dzania fakturami b\u0119dzie bezpo\u015brednio zasilany danymi pochodz\u0105cymi z CRM, eliminuj\u0105c podw\u00f3jne wpisy pracownik\u00f3w podczas tworzenia faktur.<\/p>\n\n\n\n B\u0119dzie to mia\u0142o bezpo\u015bredni wp\u0142yw na zarz\u0105dzanie czasem, zarz\u0105dzanie danymi i poprawno\u015b\u0107, poniewa\u017c pozwoli unikn\u0105\u0107 b\u0142\u0119d\u00f3w ludzkich przy ponownym kopiowaniu\/wprowadzaniu danych. <\/p>\n\n\n\n Najwa\u017cniejszym punktem skutecznego systemu zarz\u0105dzania fakturami jest zachowanie \u015bladu operacji finansowych, czy to w formie papierowej, czy elektronicznej. Rzeczywi\u015bcie, prowadzenie rejestru zapewnia p\u0142atno\u015bci, bezpieczny audyt i przejrzysto\u015b\u0107. Posiadanie jasnego wgl\u0105du w swoje nale\u017cno\u015bci zwi\u0119ksza:<\/p>\n\n\n\n Oprogramowanie do automatyzacji zrobi to automatycznie, zapisuj\u0105c faktury w plikach PDF w odpowiednich folderach. Dzi\u0119ki temu mo\u017cna uzyska\u0107 dost\u0119p do niezb\u0119dnych informacji w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.<\/p>\n\n\n\n To tutaj kompletny CRM<\/a> staje si\u0119 interesuj\u0105ce, poniewa\u017c oprogramowanie mo\u017ce zapisywa\u0107 faktury w odpowiednim kontakcie, do kt\u00f3rego nale\u017c\u0105. Dodatkowo zapisuje \u015bcie\u017ck\u0119 audytu w przypadku przypadkowego usuni\u0119cia lub skasowania faktury. <\/p>\n\n\n\n Funkcja automatyzacji InvestGlass umo\u017cliwia automatyczne generowanie plik\u00f3w PDF z faktur i przechowywanie ich w razie potrzeby. Platforma mo\u017ce r\u00f3wnie\u017c wysy\u0142a\u0107 je na adres e-mail lub portal w celu przechowywania lub udost\u0119pniania klientom.<\/p>\n\n\n\n Zar\u00f3wno w rozwi\u0105zaniach zintegrowanych, jak i dodatkowych, formularze s\u0105 podstawow\u0105 funkcj\u0105. Rzeczywi\u015bcie, umo\u017cliwiaj\u0105 one \u0142atwe przesy\u0142anie danych, a czasami przenosz\u0105 obci\u0105\u017cenie prac\u0105 na klienta. Jednak przy przenoszeniu obci\u0105\u017cenia prac\u0105 nale\u017cy zwr\u00f3ci\u0107 szczeg\u00f3ln\u0105 uwag\u0119 i skupi\u0107 si\u0119 na do\u015bwiadczeniu i zaanga\u017cowaniu klienta.<\/p>\n\n\n\n Opr\u00f3cz tego, \u017ce formularze s\u0105 zwykle wype\u0142niane przez klient\u00f3w, zapewniaj\u0105 one r\u00f3wnie\u017c inne korzy\u015bci, takie jak sp\u00f3jno\u015b\u0107, \u0142atwo\u015b\u0107 obs\u0142ugi i niestandardowe projekty. Informacje z formularzy cyfrowych s\u0105 bezpo\u015brednio mapowane w CRM i mog\u0105 by\u0107 \u0142atwo ponownie wykorzystane przez zesp\u00f3\u0142 pracownik\u00f3w, a niestandardowy projekt i prostota wprowadzania danych utrzymaj\u0105 zaanga\u017cowanie klienta.<\/p>\n\n\n\n Na podstawie tych formularzy faktury mog\u0105 by\u0107 generowane automatycznie za pomoc\u0105 funkcji automatyzacji. Jedynymi obowi\u0105zkowymi informacjami s\u0105:<\/p>\n\n\n\n Po wype\u0142nieniu tych informacji generowana jest faktura, kt\u00f3r\u0105 mo\u017cna przekaza\u0107 klientom lub potencjalnym klientom.<\/p>\n\n\n\n Faktury cykliczne<\/strong><\/p>\n\n\n\n Korzystaj\u0105c z mo\u017cliwo\u015bci automatyzacji InvestGlass, faktury cykliczne mog\u0105 by\u0107 ustawiane dla klient\u00f3w d\u0142ugoterminowych okresowo, np. co miesi\u0105c. Pomaga to unikn\u0105\u0107 b\u0142\u0119d\u00f3w i zapomnienia o ich wys\u0142aniu. Zapobiega to r\u00f3wnie\u017c ponownemu wpisywaniu informacji. Okres czasu, a tak\u017ce powtarzalno\u015b\u0107, mo\u017cna ustali\u0107 r\u0119cznie dla ka\u017cdego klienta. <\/p>\n\n\n\n Automatyzacja ta ma istotny wp\u0142yw na ksi\u0119gowo\u015b\u0107 i bud\u017cetowanie. Prognozowanie przep\u0142yw\u00f3w pieni\u0119\u017cnych i utrzymywanie zdrowych przep\u0142yw\u00f3w pieni\u0119\u017cnych nigdy nie by\u0142o tak \u0142atwe.<\/p>\n\n\n\n Wys\u0142anie faktury po jej wygenerowaniu mo\u017ce wydawa\u0107 si\u0119 \u0142atwym i prostym zadaniem. Jednak b\u0142\u0105d ludzki istnieje i nale\u017cy wzi\u0105\u0107 pod uwag\u0119 zu\u017cycie czasu.<\/p>\n\n\n\n Tego powtarzalnego zadania mo\u017cna \u0142atwo unikn\u0105\u0107 i zautomatyzowa\u0107, tworz\u0105c i wysy\u0142aj\u0105c wiadomo\u015bci e-mail automatycznie po wygenerowaniu faktury. Twoi pracownicy mog\u0105 automatycznie generowa\u0107 i tworzy\u0107 wiadomo\u015bci e-mail oparte na fakturach, dostosowuj\u0105c zmienne przy u\u017cyciu danych kontaktowych. Jednak tre\u015b\u0107 i temat wiadomo\u015bci e-mail musz\u0105 zosta\u0107 okre\u015blone przy u\u017cyciu gotowego lub dostosowanego szablonu.<\/p>\n\n\n\n Po wys\u0142aniu wiadomo\u015bci e-mail przy u\u017cyciu informacji z oprogramowania ksi\u0119gowego, mened\u017cer ds. relacji odpowiedzialny za odpowiedni kontakt otrzyma natychmiastowe powiadomienia.<\/p>\n\n\n\n\n
Tworzenie faktur: wp\u0142yw ksi\u0119gowo\u015bci!<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
Nale\u017cno\u015bci do automatycznego przetwarzania faktur<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Odbiory i p\u0142atno\u015bci zautomatyzowanego przetwarzania faktur<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Sposoby automatyzacji zada\u0144 w procesie fakturowania<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
1. Wprowadzanie danych do sklepu w celu przetwarzania faktur<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
2. Generowanie plik\u00f3w PDF i przechowywanie ich na potrzeby ksi\u0119gowo\u015bci<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
3. Oprogramowanie do automatycznego przetwarzania faktur<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
4. Automatyczne wysy\u0142anie wiadomo\u015bci e-mail <\/strong><\/h3>\n\n\n\n
5. Konfigurowanie zada\u0144 i przypomnie\u0144<\/strong><\/h3>\n\n\n\n