송장 자동화

기계로 더 빠르고 더 잘 수행할 수 있는 프로세스를 자동화하지 않아 얼마나 많은 시간을 낭비하고 있는지 궁금한 적이 있으신가요? 관리 부담은 직원과 회사의 비효율적인 킬링 포인트가 되고 있습니다. 특히 결제 및 송장 관리는 시간이 많이 소요되므로 자동화된 워크플로우가 필요합니다. 수동으로 인보이스를 처리하면 중복 또는 연체 결제를 감지하는 데 한계가 있어 과다 지급으로 이어질 수 있습니다. 자동 송장 처리 는 모든 청구서를 자동으로 저장하고, 적절한 워크플로에 할당하고, 승인을 위해 전자적으로 라우팅하여 청구서 수에 상관없이 중단 없이 재정을 관리할 수 있습니다.

수동 인보이스 발행 프로세스는 다음과 같은 결함을 중심으로 요약할 수 있는 많은 문제를 일으킬 수 있습니다: 

• 인력수동 인보이스는 더 효율적인 다른 업무에 사용할 수 있는 직원과 인력을 필요로 합니다.
• 시간 관리송장 관리 및 승인 시간이 걸립니다.
• 데이터 모니터링데이터를 수동으로 입력해야 하므로 잘못 입력하거나 연락처 정보가 누락되거나 잘못 입력될 위험이 높습니다.
• 비용: 데이터 문제로 인해 추가 비용이 발생할 수 있을 뿐만 아니라 수익이 누락될 수도 있습니다.
• 명확성 부족: 수동 인보이스 발행 프로세스로 인해 인보이스 상태가 불분명하고 텍스트 평가에 문제가 발생했습니다. 

이러한 문제에는 분명한 해결책이 도움이 될 수 있습니다. 이 문서에서는 자동화에 초점을 맞춰 자동화를 개발하는 방법과 자동화된 송장 발행 프로세스.

송장 생성: 회계의 영향력!

비즈니스 프로세스와 온라인 결제는 일반적으로 종이 인보이스와 광범위한 관리 부담을 수반합니다. 종이 인보이스를 사용하든 전자 인보이스를 사용하든 모든 인보이스는 두 가지 유형으로 나눌 수 있습니다:

• 매출채권 및 미지급 송장
• 영수증 및 비즈니스 재정

자동 인보이스 처리를 위한 매출 채권

소기업 및 비즈니스 소유자는 일반적으로 견적서를 사용하지만, B2B 전문가와 거래할 때는 송장을 보내는 것이 일반적입니다. 인보이스는 결제 요청서 역할을 하며, 고객이 회사에 지불해야 할 금액을 표시하고 작업의 세부 사항, 기한, 연체료(해당되는 경우)를 설명합니다. 결제 전 인보이스 시스템은 일반적으로 예측을 개선하여 현금 흐름을 개선하는 데 사용됩니다.

회계에서 인보이스는 회사의 “미수금'과 고객의 ”미지급금'을 나타냅니다. 인보이스는 기본적으로 특정 기간(예: 15일 또는 30일) 내에 완료해야 하는 결제 요청으로 작동합니다. 늦게 결제하면 벌금이 부과되며, 일반적으로 조기 결제 고객에게는 할인이 적용되어 고객이 더 빨리 결제하도록 유도합니다. 그러나 문서를 수동으로 라우팅하면 더 지연될 수 있으며 심지어는 분실된 송장.

자동 인보이스 처리의 영수증 및 결제

영수증은 일반적으로 거래가 문제 없이 올바르게 이루어졌음을 고객에게 보증하는 데 사용됩니다. 회사 입장에서는 정확한 회계 처리, 기록 보관, 거래 확인이 가능합니다. 영수증은 식료품점이나 온라인 쇼핑과 같은 여러 상거래에서 흔히 볼 수 있습니다.

인보이스 처리 내 작업을 자동화하는 방법

인보이스 발행 프로세스를 자동화하고 효율성을 향상하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 비즈니스 요구 사항에 따라 원하는 방법을 사용할 수 있습니다:

• InvestGlass 인보이스 자동화 솔루션과 같은 올인원 솔루션을 사용하세요,
• 전용 자동화 도구를 사용하거나
• 이미 사용 중인 일부 앱에 있는 기본 통합 및 기능을 활용하세요.

여러 가지 방법이 있으므로 비즈니스 모델과 규모에 따라 가장 적합한 방법을 선택할 수 있습니다. 이 점을 염두에 두고 이 문서에서는 인보이스 관리 시스템을 자동화하는 6가지 방법을 소개합니다.

1. 송장 처리를 위한 데이터 입력 저장

영업팀은 영업 과정에서 일반적으로 고객, 잠재 고객, 거래처에 대한 중요한 정보를 수집합니다. 이 정보는 송장 담당자와 같은 다른 팀원의 업무를 최소화하는 데 사용됩니다. 여기에서 자동화, 특히 CRM 소프트웨어 가 들어올 것입니다. 양식을 통한 영업 자동화는 업무의 중심을 직원이 아닌 고객으로 옮깁니다. 또한 CRM 내에서 데이터와 결제 데이터를 수집하면 영업 프로세스의 후반 단계에서 이 데이터를 재사용하여 이중 입력을 방지할 수 있습니다. 워크플로우 자동화 사람과 자동화 간의 모든 핸드오프에 대한 데이터 추적을 유지하면서 승인 워크플로우를 자동으로 관리하고 검토를 위한 예외를 라우팅합니다. 자동화된 송장 처리로 비용과 수동 데이터 입력을 줄이는 것이 목표입니다. 좋은 ERP 시스템에는 매입채무 워크플로 자동화가 포함되어 있어야 합니다. 결제 처리와 현금 관리는 물론 조기 결제 할인도 기록됩니다. 인공 지능 는 기계 학습 AI인 광학 문자 인식 또는 OCR 기술로 스캔하는 데 도움을 줄 수도 있습니다.

CRM은 팀 관리, 작업 관리, 연락처 관리, 송장 관리를 간편하게 해주는 고객 관계 관리 소프트웨어입니다.

API 또는 통합을 통해 인보이스 발행 도구를 CRM에 직접 연결하면 인보이스 관리 시스템이 CRM에서 가져온 데이터를 직접 공급하므로 인보이스 작성 시 직원이 이중으로 입력할 필요가 없어 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.

이는 시간 관리, 데이터 관리, 데이터 복구/입력 시 인적 오류를 방지하여 정확성에 직접적인 영향을 미칩니다. 

2. PDF를 생성하고 장부 작성을 위해 저장하기

효율적인 송장 관리 시스템의 핵심은 종이든 전자든 재무 운영의 추적을 유지하는 것입니다. 실제로 기록을 보관하면 결제, 안전한 감사, 투명성을 보장할 수 있습니다. 미수금을 명확하게 파악하면 업무 효율이 향상됩니다:

• 후속 조치 및 알림을 보낼 수 있습니다,
• 감사 요구 사항을 쉽게 충족할 수 있습니다. 
• 고객과 정부 기관 앞에서 투명성을 확보할 수 있습니다.

자동화 소프트웨어가 송장을 관련 폴더에 PDF로 저장하여 이 모든 작업을 자동으로 수행합니다. 그러면 언제 어디서나 필요한 정보에 액세스할 수 있습니다.

여기에서 완전한 CRM 소프트웨어가 송장을 해당 송장이 속한 관련 연락처에 저장할 수 있다는 점이 흥미로워집니다. 또한 실수로 인보이스를 제거하거나 삭제한 경우 감사 추적을 저장합니다. 

InvestGlass 자동화 기능을 사용하면 인보이스에서 PDF를 자동으로 생성하여 필요한 곳에 저장할 수 있습니다. 또한 이메일 주소나 포털로 전송하여 안전하게 보관하거나 고객과 공유할 수 있습니다.

3. 자동 송장 처리 소프트웨어

통합 솔루션과 애드온에서 양식은 핵심 기능입니다. 실제로 양식을 사용하면 데이터를 쉽게 제출할 수 있고 때로는 업무 부하를 클라이언트로 전환할 수 있습니다. 그러나 워크로드를 전환할 때는 고객 경험과 참여에 세심한 주의와 집중을 기울여야 합니다.

일반적으로 고객이 작성하는 양식은 일관성, 사용자 친화성, 사용자 지정 디자인과 같은 다른 이점도 제공합니다. 디지털 양식 정보는 CRM 내에 직접 매핑되어 직원 팀에서 쉽게 재사용할 수 있으며, 사용자 지정 디자인과 데이터 입력의 단순성으로 고객의 참여를 유지할 수 있습니다.

이러한 양식에서 자동화 기능을 통해 인보이스를 자동으로 생성할 수 있습니다. 유일한 필수 정보는 다음과 같습니다:

• 통화는 문제를 방지하기 위해 기본값으로 선택할 수 있습니다,
• 디지털 양식 제출 시 결정될 수 있는 마감일, 그리고
• 무작위로 생성될 수 있는 인보이스 번호입니다.

이 정보를 입력하면 인보이스가 생성되어 고객이나 잠재 고객에게 전달할 수 있습니다.

반복 청구서

InvestGlass의 자동화 기능을 사용하면 장기 고객을 위해 매월 등 주기적으로 반복 인보이스를 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 오류를 방지하고 송장 발송을 잊어버리는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다. 또한 정보를 다시 입력하는 것도 방지할 수 있습니다. 기간과 반복 횟수는 각 고객에 대해 수동으로 결정할 수 있습니다. 

이러한 자동화는 회계 및 예산 수립에 중요한 영향을 미칩니다. 현금 흐름을 예측하고 건전한 현금 흐름을 유지하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다.

4. 이메일 자동 전송 

인보이스가 생성되면 이를 전송하는 것은 쉽고 간단한 작업처럼 보일 수 있습니다. 하지만 인적 오류가 존재하고 시간 소모도 고려해야 합니다.

인보이스 생성 시 자동으로 이메일을 생성하고 전송하면 이러한 반복적인 작업을 쉽게 피하고 자동화할 수 있습니다. 직원들은 연락처 정보를 사용하여 사용자 지정 변수를 사용하여 송장 기반 이메일을 자동으로 생성하고 작성할 수 있습니다. 하지만 이메일 본문과 제목은 미리 만들어진 템플릿이나 사용자 지정 템플릿을 사용하여 지정해야 합니다.

회계 소프트웨어의 정보를 사용하여 이메일이 전송되면 관련 연락처를 담당하는 관계 관리자가 즉시 알림을 받게 됩니다.

5. 작업 및 미리 알림 설정

이메일을 통해 정확한 청구서를 신속하게 받을 수 있습니다. 자동화 를 생성하여 연체를 방지하기 위한 자동 리마인더를 보낼 수 있습니다. 결제가 이루어지지 않을 때마다 수동으로 연체금 워크플로우를 생성하고 실행하는 대신 자동 알림을 보낼 수 있습니다.

고객에게 이메일로 자동 리마인더를 보내는 것 외에도 회사 구성원에게도 리마인더를 알릴 수 있습니다. 이를 통해 회사 구성원들은 고객 측에서 모든 것이 정상적으로 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다.

인보이스 작업은 인보이스 생성 시 자동으로 기록되고 인보이스가 결제되면 완료될 수도 있습니다. 관리 작업 및 기타 작업은 직원에게 간단히 알림이 전송됩니다.

미지급 인보이스는 현금 흐름에 부정적인 영향을 미칠 수 있으므로 이러한 유형의 자동화는 중요합니다.

보너스: 완벽한 송장 관리 시스템

이상적인 인보이스 관리 시스템은 모든 인보이스 발행 도구와 영업 도구를 전반적으로 재구성하는 것입니다. CRM 및 올인원 솔루션은 인보이스 발행 시스템과 영업을 재구성합니다. 마케팅 인보이스 자동화를 목표로 하는 기업에게 최고의 대안을 제공하는 자동화/데이터 관리 솔루션입니다.

InvestGlass는 회사 전체에 적용할 수 있으며 시간 추적을 통해 직원의 성과를 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 이는 응답 시간을 평가하고 워크플로우를 조정할 수 있기 때문에 인보이스 발행에 점점 더 중요해지고 있습니다.

동시에 인보이스 발송을 개선하는 동시에 CRM은 인보이스 발송을 관리하는 데 사용되는 Google 스프레드시트나 Google 시트를 대체할 수 있습니다. 간편하게 인보이스를 전송하고 필요한 경우 비즈니스 팁과 할인 정보를 추가하세요.

인보이스 자동화 솔루션의 결론

인보이스 자동화는 회계 프로세스의 중요한 부분이며, 방해가 될 필요는 없습니다. 결국 비즈니스는 고객에게 서비스와 제품을 제공하는 것입니다. 이 팁이 가장 중요한 일에 집중하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 자동화를 위해서는 회계를 처리하는 방법에 대한 세부 사항을 주시해야 합니다. InvestGlass는 워크플로우를 자동화하는 클라우드 기반 플랫폼을 제공합니다. 인보이스 관리에 적합한 사용자 지정 워크플로를 구축할 수 있습니다. 이 솔루션은 재무팀이 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

InvestGlass에는 다른 회계 시스템에 연결할 수 있는 API가 있습니다. 그 이유는 처리 워크플로에서 이미 회계 팀에 있는 반복 청구 및 특정 부가가치세 요소를 처리해야 하기 때문입니다.