Vi siete mai chiesti quanto tempo state perdendo non automatizzando processi che potrebbero essere eseguiti pi\u00f9 velocemente e meglio da una macchina? Il carico amministrativo \u00e8 diventato un metodo inefficiente per uccidere i dipendenti e le aziende. In particolare, la gestione di pagamenti e fatture richiede tempo e un flusso di lavoro automatizzato. L'elaborazione manuale delle fatture limita la capacit\u00e0 dell'azienda di rilevare i pagamenti doppi o in ritardo, che potrebbero portare a un pagamento eccessivo. Elaborazione automatica delle fatture<\/a> significa che tutte le fatture possono essere archiviate automaticamente, assegnate al flusso di lavoro appropriato e inoltrate elettronicamente per l'approvazione, facendo circolare le vostre finanze senza interruzioni, indipendentemente dal numero di fatture.<\/p>\n\n\n\n Il processo di fatturazione manuale pu\u00f2 creare molti problemi che si possono riassumere nei seguenti difetti: <\/p>\n\n\n\n Una soluzione ovvia pu\u00f2 aiutare a risolvere questi problemi. Questo articolo si concentra sull'automazione e su come sviluppare un sistema di processo di fatturazione automatizzato<\/a>.<\/p>\n\n\n\n I processi aziendali e i pagamenti online implicano di solito fatture cartacee e un notevole carico amministrativo. Sia che utilizziate fatture cartacee o elettroniche, tutte le vostre fatture possono essere suddivise in due tipi:<\/p>\n\n\n\n Anche se le piccole imprese e i proprietari di aziende lavorano solitamente con preventivi, l'uso comune \u00e8 quello di inviare fatture quando si tratta di professionisti B2B. Le fatture funzionano come richieste di pagamento, rappresentano l'importo dovuto dal cliente all'azienda e spiegano i dettagli dell'operazione, la data di scadenza e le eventuali spese di mora. Un sistema di fatturazione prima del pagamento viene solitamente utilizzato per migliorare le previsioni e, di conseguenza, il flusso di cassa.<\/p>\n\n\n\n In contabilit\u00e0, la fattura rappresenta il \u201ccredito\u201d per l'azienda e il \u201cdebito\u201d per il cliente. La fattura funziona essenzialmente come una richiesta di pagamento da completare entro un certo periodo (15 o 30 giorni, ad esempio). I pagamenti in ritardo sono soggetti a penali e di solito vengono applicati sconti per i clienti che pagano in anticipo, il che spinge i clienti a pagare pi\u00f9 velocemente. Tuttavia, l'instradamento manuale dei documenti pu\u00f2 comportare ulteriori ritardi e addirittura fatture perse<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Le ricevute vengono solitamente utilizzate per garantire al cliente che la transazione sia avvenuta correttamente e senza problemi. Dal punto di vista dell'azienda, consentono di tenere una contabilit\u00e0 corretta, di registrare e di riconoscere la transazione. Le ricevute sono comuni nel commercio multiplo, ad esempio nei negozi di alimentari o negli acquisti online.<\/p>\n\n\n\n Esistono diversi modi per automatizzare il processo di fatturazione e migliorare l'efficienza. A seconda delle esigenze della vostra azienda, potreste desiderare di:<\/p>\n\n\n\n La pluralit\u00e0 di metodi vi permette di scegliere quello che ha pi\u00f9 senso in base al vostro modello di business e alle vostre dimensioni. Tenendo conto di ci\u00f2, questo articolo presenta sei modi per automatizzare il sistema di gestione delle fatture.<\/p>\n\n\n\n Durante il processo di vendita, i team di vendita di solito raccolgono un'importante quantit\u00e0 di informazioni su clienti, prospect e clienti. Queste informazioni vengono poi utilizzate per minimizzare il lavoro di altri membri del team, come gli addetti alla fatturazione. \u00c8 qui che automazione e soprattutto software CRM<\/a> si trasferiranno. L'automazione delle vendite tramite moduli sposta il lavoro al cliente invece che al dipendente. Inoltre, la raccolta dei dati e dei pagamenti all'interno di un CRM eviter\u00e0 la doppia registrazione, riutilizzando questi dati in una fase successiva del processo di vendita. Automazione dei flussi di lavoro Gestisce automaticamente i flussi di lavoro di approvazione e instrada le eccezioni per la revisione, mantenendo una traccia dei dati di tutti i passaggi tra le persone e l'automazione. L'obiettivo \u00e8 ridurre i costi e l'inserimento manuale dei dati con l'elaborazione automatica delle fatture. Un buon sistema ERP dovrebbe includere l'automazione del flusso di lavoro dei conti fornitori. L'elaborazione dei pagamenti e la gestione della cassa sono registrate, cos\u00ec come gli sconti per i pagamenti anticipati. Intelligenza artificiale<\/a> pu\u00f2 anche aiutare a scansionare con il riconoscimento ottico dei caratteri o tecnologia OCR - machine learning AI.<\/p>\n\n\n\n Un CRM \u00e8 un software di gestione delle relazioni con i clienti che facilita la gestione dei team, la gestione delle attivit\u00e0, la gestione dei contatti e la gestione delle fatture.<\/p>\n\n\n\n Collegando il vostro strumento di fatturazione direttamente al vostro CRM, tramite API o integrazione, risparmierete tempo prezioso poich\u00e9 il sistema di gestione delle fatture si alimenter\u00e0 direttamente dei dati provenienti dal CRM, eliminando i doppi inserimenti da parte dei dipendenti durante la creazione delle fatture.<\/p>\n\n\n\n Ci\u00f2 avr\u00e0 un impatto diretto sulla gestione del tempo, sulla gestione dei dati e sulla correttezza, in quanto eviter\u00e0 l'errore umano nella ricopiatura\/inserimento dei dati. <\/p>\n\n\n\n Il punto cardine di un sistema efficiente di gestione delle fatture \u00e8 quello di mantenere una traccia delle operazioni finanziarie, sia su carta che in formato elettronico. In effetti, la tenuta dei registri garantisce il pagamento, la sicurezza delle verifiche e la trasparenza. Avere una visione chiara dei propri crediti migliora:<\/p>\n\n\n\n Il software di automazione far\u00e0 tutto questo automaticamente, salvando le fatture in PDF nelle cartelle pertinenti. Potrete cos\u00ec accedere alle informazioni necessarie in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.<\/p>\n\n\n\n Questo \u00e8 il punto in cui un CRM completo<\/a> Il software \u00e8 in grado di salvare le fatture nei contatti a cui appartengono. Inoltre, salva una traccia di controllo in caso di rimozione o cancellazione accidentale delle fatture. <\/p>\n\n\n\n La funzione di automazione di InvestGlass consente di generare automaticamente PDF dalle fatture e di archiviarli dove necessario. La piattaforma pu\u00f2 anche inviarle a un indirizzo e-mail o a un portale per conservarle o condividerle con i clienti.<\/p>\n\n\n\n Sia nelle soluzioni integrate che in quelle aggiuntive, i moduli sono una caratteristica fondamentale. Infatti, consentono di inviare facilmente i dati e, talvolta, di spostare il carico di lavoro sul cliente. Tuttavia, quando si sposta il carico di lavoro, occorre prestare grande attenzione all'esperienza e al coinvolgimento del cliente.<\/p>\n\n\n\n Oltre a essere abitualmente compilati dai clienti, i moduli offrono anche altri vantaggi, come la coerenza, la facilit\u00e0 d'uso e il design personalizzato. Le informazioni dei moduli digitali vengono mappate direttamente all'interno del CRM e possono essere facilmente riutilizzate dal team dei vostri dipendenti, mentre il design personalizzato e la semplicit\u00e0 di inserimento dei dati manterranno il cliente impegnato.<\/p>\n\n\n\n Da questi moduli \u00e8 possibile generare automaticamente le fatture tramite una funzione di automazione. Le uniche informazioni obbligatorie sono:<\/p>\n\n\n\n Una volta compilate queste informazioni, la fattura viene generata e pu\u00f2 essere comunicata ai clienti o ai potenziali clienti.<\/p>\n\n\n\n Fatture ricorrenti<\/strong><\/p>\n\n\n\n Grazie alle possibilit\u00e0 di automazione di InvestGlass, \u00e8 possibile impostare fatture ricorrenti per i clienti a lungo termine su base periodica, ad esempio mensile. In questo modo si evitano errori e dimenticanze nell'invio. Inoltre, si evita di riscrivere le informazioni. Il periodo di tempo e la ricorrenza possono essere decisi manualmente per ogni cliente. <\/p>\n\n\n\n Questa automazione ha un effetto importante sulla contabilit\u00e0 e sul bilancio. Prevedere il flusso di cassa e mantenerlo sano non \u00e8 mai stato cos\u00ec facile.<\/p>\n\n\n\n L'invio di una fattura, una volta generata, pu\u00f2 sembrare un'operazione semplice e lineare. Tuttavia, l'errore umano esiste e il consumo di tempo deve essere considerato.<\/p>\n\n\n\n Questo compito ripetitivo pu\u00f2 essere facilmente evitato e automatizzato con la creazione e l'invio automatico di e-mail al momento della generazione della fattura. I vostri dipendenti possono generare e creare automaticamente un'e-mail basata sulle fatture con variabili di personalizzazione utilizzando le informazioni di contatto. Tuttavia, il corpo e l'oggetto dell'e-mail devono essere specificati utilizzando un modello predefinito o personalizzato.<\/p>\n\n\n\n Una volta inviata l'e-mail utilizzando le informazioni del software di contabilit\u00e0, il relationship manager responsabile del contatto in questione ricever\u00e0 una notifica immediata.<\/p>\n\n\n\n\n
Creare fatture: l'influenza della contabilit\u00e0!<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Crediti per l'elaborazione automatica delle fatture<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Ricevute e pagamenti dell'elaborazione automatica delle fatture<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Modi per automatizzare le attivit\u00e0 di elaborazione della fatturazione<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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1. Inserimento dei dati del magazzino per l'elaborazione delle fatture<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
2. Generare PDF e memorizzarlo per la contabilit\u00e0<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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3. Software di elaborazione automatica delle fatture<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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4. Invio automatico di e-mail <\/strong><\/h3>\n\n\n\n
5. Impostare compiti e promemoria<\/strong><\/h3>\n\n\n\n