Vous \u00eates-vous d\u00e9j\u00e0 demand\u00e9 combien de temps vous perdez \u00e0 ne pas automatiser des processus qui pourraient \u00eatre ex\u00e9cut\u00e9s plus rapidement et plus efficacement par une machine ? La charge administrative est devenue une m\u00e9thode d'abattage inefficace pour les employ\u00e9s et les entreprises. Plus particuli\u00e8rement, la gestion des paiements et des factures prend du temps et exige un flux de travail automatis\u00e9. Le traitement manuel des factures limite la capacit\u00e9 de votre organisation \u00e0 d\u00e9tecter les doubles paiements ou les paiements tardifs, ce qui peut entra\u00eener des paiements excessifs. Traitement automatis\u00e9 des factures<\/a> signifie que toutes les factures peuvent \u00eatre automatiquement stock\u00e9es, affect\u00e9es au flux de travail appropri\u00e9 et achemin\u00e9es \u00e9lectroniquement pour approbation - ce qui permet \u00e0 vos finances de circuler sans interruption, quel que soit le nombre de vos factures.<\/p>\n\n\n\n Le processus de facturation manuelle peut engendrer de nombreux probl\u00e8mes qui peuvent \u00eatre r\u00e9sum\u00e9s par les d\u00e9fauts suivants : <\/p>\n\n\n\n Une solution \u00e9vidente peut aider \u00e0 r\u00e9soudre ces probl\u00e8mes. Cet article se concentre sur l'automatisation et sur la mani\u00e8re de d\u00e9velopper un syst\u00e8me de gestion de l'information. processus de facturation automatis\u00e9<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Les processus commerciaux et les paiements en ligne impliquent g\u00e9n\u00e9ralement des factures papier et des charges administratives importantes. Que vous utilisiez des factures papier ou \u00e9lectroniques, toutes vos factures peuvent \u00eatre class\u00e9es en deux cat\u00e9gories :<\/p>\n\n\n\n M\u00eame si les petites entreprises et les chefs d'entreprise travaillent g\u00e9n\u00e9ralement avec des devis, l'usage courant est d'envoyer des factures lorsqu'il s'agit de professionnels B2B. Les factures fonctionnent comme des demandes de paiement, repr\u00e9sentent le montant d\u00fb par le client \u00e0 l'entreprise et expliquent les d\u00e9tails de l'op\u00e9ration, la date d'\u00e9ch\u00e9ance et les p\u00e9nalit\u00e9s de retard, le cas \u00e9ch\u00e9ant. Un syst\u00e8me de facturation avant paiement est g\u00e9n\u00e9ralement utilis\u00e9 pour am\u00e9liorer les pr\u00e9visions et, partant, la tr\u00e9sorerie.<\/p>\n\n\n\n En comptabilit\u00e9, la facture repr\u00e9sente les \u201ccomptes \u00e0 recevoir\u201d pour l'entreprise et les \u201ccomptes \u00e0 payer\u201d pour le client. La facture fonctionne essentiellement comme une demande de paiement \u00e0 effectuer dans un certain d\u00e9lai (15 ou 30 jours par exemple). Les retards de paiement sont sanctionn\u00e9s par des p\u00e9nalit\u00e9s et des remises sont g\u00e9n\u00e9ralement accord\u00e9es aux clients pay\u00e9s rapidement, ce qui les incite \u00e0 payer plus vite. Cependant, l'acheminement manuel des documents peut entra\u00eener des retards suppl\u00e9mentaires, voire des pertes de temps. les factures perdues<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Les re\u00e7us sont g\u00e9n\u00e9ralement utilis\u00e9s pour garantir au client que la transaction s'est d\u00e9roul\u00e9e correctement, sans aucun probl\u00e8me. Du c\u00f4t\u00e9 de l'entreprise, il permet une comptabilit\u00e9 correcte, la tenue d'un registre et la reconnaissance de la transaction. Les re\u00e7us sont courants dans les commerces multiples tels que les \u00e9piceries ou les achats en ligne.<\/p>\n\n\n\n Il existe de nombreuses fa\u00e7ons d'automatiser votre processus de facturation et d'en am\u00e9liorer l'efficacit\u00e9. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez.. :<\/p>\n\n\n\n La pluralit\u00e9 des m\u00e9thodes vous permet de choisir celle qui est la plus judicieuse en fonction du mod\u00e8le et de la taille de votre entreprise. Dans cette optique, cet article pr\u00e9sente six fa\u00e7ons d'automatiser votre syst\u00e8me de gestion des factures.<\/p>\n\n\n\n Au cours du processus de vente, les \u00e9quipes de vente recueillent g\u00e9n\u00e9ralement une quantit\u00e9 importante d'informations sur les clients, les prospects et les clients. Ces informations sont ensuite utilis\u00e9es pour minimiser le travail d'autres membres de l'\u00e9quipe, tels que les pr\u00e9pos\u00e9s \u00e0 la facturation. C'est l\u00e0 que les l'automatisation et plus particuli\u00e8rement les logiciels de gestion de la relation client (CRM)<\/a> s'installera. L'automatisation des ventes par le biais de formulaires transf\u00e8re le travail au client plut\u00f4t qu'\u00e0 l'employ\u00e9. En outre, la collecte des donn\u00e9es et des donn\u00e9es de paiement au sein d'un CRM \u00e9vitera la double saisie en r\u00e9utilisant ces donn\u00e9es \u00e0 un stade ult\u00e9rieur du processus de vente. Automatisation des flux de travail La gestion automatique des flux de travail d'approbation et l'acheminement des exceptions pour examen, tout en conservant une trace de tous les transferts de donn\u00e9es entre les personnes et l'automatisation, permettent de r\u00e9duire les co\u00fbts et les t\u00e2ches manuelles. L'objectif est de r\u00e9duire les co\u00fbts et la saisie manuelle des donn\u00e9es gr\u00e2ce au traitement automatis\u00e9 des factures. Un bon syst\u00e8me ERP devrait inclure l'automatisation du flux de travail des comptes fournisseurs. Le traitement des paiements et la gestion de la tr\u00e9sorerie sont enregistr\u00e9s, de m\u00eame que les remises pour paiement anticip\u00e9. Intelligence artificielle<\/a> peut \u00e9galement aider \u00e0 num\u00e9riser avec la technologie de reconnaissance optique de caract\u00e8res ou OCR - machine learning AI.<\/p>\n\n\n\n Un CRM est un logiciel de gestion de la relation client qui facilite la gestion des \u00e9quipes, des t\u00e2ches, des contacts et des factures.<\/p>\n\n\n\n En connectant votre outil de facturation directement \u00e0 votre CRM, via une API ou une int\u00e9gration, vous gagnerez un temps pr\u00e9cieux, car le syst\u00e8me de gestion des factures se nourrira directement des donn\u00e9es provenant du CRM, \u00e9liminant ainsi les doubles saisies effectu\u00e9es par les employ\u00e9s lors de la cr\u00e9ation des factures.<\/p>\n\n\n\n Cela aura un impact direct sur la gestion du temps, la gestion des donn\u00e9es et l'exactitude en \u00e9vitant les erreurs humaines lors de la recopie ou de la saisie des donn\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n L'int\u00e9r\u00eat d'un syst\u00e8me efficace de gestion des factures est de conserver une trace de vos op\u00e9rations financi\u00e8res, que ce soit sur papier ou par voie \u00e9lectronique. En effet, la tenue d'un registre garantit le paiement, un audit s\u00e9curis\u00e9 et la transparence. Le fait d'avoir une vision claire de vos cr\u00e9ances am\u00e9liore :<\/p>\n\n\n\n Les logiciels d'automatisation s'en chargent automatiquement en enregistrant les factures au format PDF dans les dossiers appropri\u00e9s. Vous pouvez ainsi acc\u00e9der aux informations n\u00e9cessaires \u00e0 tout moment et de n'importe o\u00f9.<\/p>\n\n\n\n C'est l\u00e0 qu'un CRM complet<\/a> devient int\u00e9ressante car le logiciel peut enregistrer les factures dans le contact auquel elles appartiennent. En outre, il enregistre une piste d'audit en cas de suppression accidentelle d'une facture. <\/p>\n\n\n\n La fonction d'automatisation d'InvestGlass permet de g\u00e9n\u00e9rer automatiquement des PDF \u00e0 partir des factures et de les stocker l\u00e0 o\u00f9 c'est n\u00e9cessaire. La plateforme peut \u00e9galement les envoyer \u00e0 une adresse \u00e9lectronique ou \u00e0 un portail pour les conserver ou les partager avec les clients.<\/p>\n\n\n\n Dans les solutions int\u00e9gr\u00e9es comme dans les modules compl\u00e9mentaires, les formulaires sont une caract\u00e9ristique essentielle. En effet, ils permettent de soumettre facilement des donn\u00e9es et, parfois, de transf\u00e9rer la charge de travail au client. Toutefois, lors du transfert de la charge de travail, il convient d'accorder une grande attention \u00e0 l'exp\u00e9rience et \u00e0 l'engagement du client.<\/p>\n\n\n\n Outre le fait qu'ils sont g\u00e9n\u00e9ralement remplis par les clients, les formulaires offrent \u00e9galement d'autres avantages tels que la coh\u00e9rence, la convivialit\u00e9 et les conceptions personnalis\u00e9es. Les informations contenues dans les formulaires num\u00e9riques sont directement int\u00e9gr\u00e9es dans le syst\u00e8me de gestion de la relation client et peuvent \u00eatre facilement r\u00e9utilis\u00e9es par l'\u00e9quipe de vos employ\u00e9s, tandis que la conception personnalis\u00e9e et la simplicit\u00e9 de la saisie des donn\u00e9es maintiendront l'engagement du client.<\/p>\n\n\n\n A partir de ces formulaires, des factures peuvent \u00eatre g\u00e9n\u00e9r\u00e9es automatiquement gr\u00e2ce \u00e0 une fonction d'automatisation. Les seules informations obligatoires sont les suivantes :<\/p>\n\n\n\n Une fois ces informations compl\u00e9t\u00e9es, la facture est g\u00e9n\u00e9r\u00e9e et peut \u00eatre communiqu\u00e9e aux clients ou prospects.<\/p>\n\n\n\n Factures r\u00e9currentes<\/strong><\/p>\n\n\n\n En utilisant les possibilit\u00e9s d'automatisation d'InvestGlass, des factures r\u00e9currentes peuvent \u00eatre \u00e9tablies pour les clients \u00e0 long terme sur une base p\u00e9riodique, par exemple sur une base mensuelle. Cela permet d'\u00e9viter les erreurs et les oublis d'envoi. Cela \u00e9vite \u00e9galement de retaper les informations. La p\u00e9riode de temps, ainsi que la r\u00e9currence, peuvent \u00eatre d\u00e9cid\u00e9es manuellement pour chaque client. <\/p>\n\n\n\n Cette automatisation a un effet important sur la comptabilit\u00e9 et la budg\u00e9tisation. Il n'a jamais \u00e9t\u00e9 aussi facile de pr\u00e9voir les flux de tr\u00e9sorerie et de maintenir une tr\u00e9sorerie saine.<\/p>\n\n\n\n L'envoi d'une facture lorsqu'elle est g\u00e9n\u00e9r\u00e9e peut sembler une t\u00e2che facile et directe. Pourtant, l'erreur humaine existe et la consommation de temps doit \u00eatre prise en compte.<\/p>\n\n\n\n Cette t\u00e2che r\u00e9p\u00e9titive peut \u00eatre facilement \u00e9vit\u00e9e et automatis\u00e9e en cr\u00e9ant et en envoyant automatiquement des e-mails lors de la g\u00e9n\u00e9ration de la facture. Vos employ\u00e9s peuvent g\u00e9n\u00e9rer et cr\u00e9er automatiquement un courrier \u00e9lectronique bas\u00e9 sur les factures en personnalisant les variables \u00e0 l'aide des informations de contact. Cependant, le corps et l'objet de l'e-mail doivent encore \u00eatre sp\u00e9cifi\u00e9s \u00e0 l'aide d'un mod\u00e8le pr\u00e9\u00e9tabli ou personnalis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Une fois l'e-mail envoy\u00e9 \u00e0 l'aide des informations fournies par le logiciel de comptabilit\u00e9, le gestionnaire de relations en charge du contact concern\u00e9 recevra des notifications instantan\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n\n
Cr\u00e9er des factures : l'influence de la comptabilit\u00e9 !<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Comptes clients pour le traitement automatis\u00e9 des factures<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Recettes et paiements du traitement automatis\u00e9 des factures<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Les moyens d'automatiser les t\u00e2ches dans le cadre du traitement de la facturation<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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1. Saisie de donn\u00e9es en magasin pour le traitement des factures<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
2. G\u00e9n\u00e9rer un PDF et le stocker pour la comptabilit\u00e9<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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3. Logiciel de traitement automatis\u00e9 des factures<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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4. Envoi automatique de courriels <\/strong><\/h3>\n\n\n\n
5. D\u00e9finir des t\u00e2ches et des rappels<\/strong><\/h3>\n\n\n\n