\u00bfAlguna vez se ha preguntado cu\u00e1nto tiempo est\u00e1 perdiendo por no automatizar procesos que una m\u00e1quina podr\u00eda hacer m\u00e1s r\u00e1pido y mejor? La carga administrativa se ha convertido en un m\u00e9todo ineficiente de matar empleados y empresas. M\u00e1s concretamente, la gesti\u00f3n de pagos y facturas lleva mucho tiempo y exige un flujo de trabajo automatizado. El procesamiento manual de las facturas limita la capacidad de su organizaci\u00f3n para detectar pagos duplicados o atrasados, lo que podr\u00eda dar lugar a pagos excesivos. Procesamiento automatizado de facturas<\/a> significa que todas las facturas pueden almacenarse autom\u00e1ticamente, asignarse al flujo de trabajo adecuado y enrutarse electr\u00f3nicamente para su aprobaci\u00f3n, manteniendo sus finanzas circulando sin interrupci\u00f3n, independientemente del n\u00famero de facturas que tenga.<\/p>\n\n\n\n El proceso de facturaci\u00f3n manual puede crear muchos problemas que pueden resumirse en torno a los siguientes defectos: <\/p>\n\n\n\n Una soluci\u00f3n obvia puede ayudar a resolver estos problemas. Este art\u00edculo se centra en la automatizaci\u00f3n y en c\u00f3mo desarrollar una proceso de facturaci\u00f3n automatizado<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Los procesos empresariales y los pagos en l\u00ednea suelen implicar facturas en papel y grandes cargas administrativas. Tanto si utiliza facturas en papel como electr\u00f3nicas, todas sus facturas pueden derivar en dos tipos:<\/p>\n\n\n\n Aunque las peque\u00f1as empresas y los empresarios suelen trabajar con presupuestos, lo habitual es enviar facturas cuando se trata de profesionales B2B. Las facturas funcionan como solicitudes de pago, representan el importe adeudado por el cliente a la empresa y explican los detalles de la operaci\u00f3n, la fecha de vencimiento y los recargos por demora, si procede. Un sistema de facturaci\u00f3n previa al pago suele utilizarse para mejorar la previsi\u00f3n y, por tanto, mejorar la tesorer\u00eda.<\/p>\n\n\n\n En contabilidad, la factura representa las \u201ccuentas por cobrar\u201d para la empresa y las \u201ccuentas por pagar\u201d para el cliente. La factura funciona esencialmente como una solicitud de pago que debe realizarse en un plazo determinado (15 o 30 d\u00edas, por ejemplo). Los pagos atrasados est\u00e1n sujetos a penalizaciones y se suelen aplicar descuentos a los clientes que pagan pronto, lo que empuja a los clientes a pagar m\u00e1s r\u00e1pido. Sin embargo, el env\u00edo manual de los documentos puede provocar m\u00e1s retrasos e incluso facturas perdidas<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Los recibos suelen utilizarse para garantizar al cliente que la transacci\u00f3n se ha realizado correctamente y sin problemas. Por parte de la empresa, permite una correcta contabilidad, mantenimiento de registros y reconocimiento de la transacci\u00f3n. Los recibos son habituales en el comercio m\u00faltiple, como las tiendas de comestibles o las compras en l\u00ednea.<\/p>\n\n\n\n Existen m\u00faltiples formas de automatizar su proceso de facturaci\u00f3n y mejorar la eficiencia. En funci\u00f3n de las necesidades de su empresa, puede que le interese:<\/p>\n\n\n\n La pluralidad de m\u00e9todos le permite seleccionar el que tenga m\u00e1s sentido en funci\u00f3n del modelo y el tama\u00f1o de su empresa. Teniendo esto en cuenta, este art\u00edculo presenta seis formas de automatizar tu sistema de gesti\u00f3n de facturas.<\/p>\n\n\n\n Durante el proceso de venta, los equipos comerciales suelen recopilar una cantidad importante de informaci\u00f3n sobre clientes, clientes potenciales y clientes. Esta informaci\u00f3n se utiliza despu\u00e9s para minimizar el trabajo de otros miembros del equipo, como los empleados de facturaci\u00f3n. Aqu\u00ed es donde automatizaci\u00f3n y, m\u00e1s especialmente, software CRM<\/a> se trasladar\u00e1n. La automatizaci\u00f3n de las ventas mediante formularios traslada el trabajo al cliente en lugar de al empleado. Adem\u00e1s, la recopilaci\u00f3n de datos y datos de pago dentro de un CRM evitar\u00e1 la doble entrada al reutilizar estos datos en una fase posterior del proceso de ventas. Automatizaci\u00f3n del flujo de trabajo Gestiona autom\u00e1ticamente los flujos de trabajo de aprobaci\u00f3n y enruta las excepciones para su revisi\u00f3n, al tiempo que mantiene un rastro de datos de todos los traspasos entre las personas y la automatizaci\u00f3n. El objetivo es reducir los costes y la introducci\u00f3n manual de datos mediante el procesamiento automatizado de las facturas. Un buen sistema ERP debe incluir la automatizaci\u00f3n del flujo de trabajo de las cuentas a pagar. Se registra el procesamiento de pagos y la gesti\u00f3n de tesorer\u00eda, as\u00ed como los descuentos por pronto pago. Inteligencia artificial<\/a> tambi\u00e9n puede ayudar a escanear con tecnolog\u00eda de reconocimiento \u00f3ptico de caracteres u OCR (machine learning AI).<\/p>\n\n\n\n Un CRM es un software de gesti\u00f3n de relaciones con los clientes que facilita la gesti\u00f3n de equipos, tareas, contactos y facturas.<\/p>\n\n\n\n Si conecta su herramienta de facturaci\u00f3n directamente a su CRM, mediante API o integraci\u00f3n, ahorrar\u00e1 un tiempo valioso, ya que el sistema de gesti\u00f3n de facturas se alimentar\u00e1 directamente de los datos procedentes del CRM, eliminando las entradas dobles de los empleados al crear las facturas.<\/p>\n\n\n\n Esto repercutir\u00e1 directamente en la gesti\u00f3n del tiempo, la gesti\u00f3n de datos y la correcci\u00f3n, ya que evitar\u00e1 errores humanos en la copia\/introducci\u00f3n de datos. <\/p>\n\n\n\n La piedra angular de un sistema eficaz de gesti\u00f3n de facturas es mantener un rastro de sus operaciones financieras, ya sea en papel o electr\u00f3nicamente. De hecho, mantener un registro garantiza el pago, la auditor\u00eda segura y la transparencia. Tener una visi\u00f3n clara de sus cuentas por cobrar mejora:<\/p>\n\n\n\n El software de automatizaci\u00f3n har\u00e1 todo eso por usted autom\u00e1ticamente guardando las facturas en PDF en las carpetas correspondientes. As\u00ed podr\u00e1 acceder a la informaci\u00f3n necesaria en todo momento y desde cualquier lugar.<\/p>\n\n\n\n Aqu\u00ed es donde un CRM completo<\/a> resulta interesante, ya que el programa puede guardar las facturas en el contacto pertinente al que pertenecen. Adem\u00e1s, guarda una pista de auditor\u00eda en caso de eliminaci\u00f3n o borrado accidental de facturas. <\/p>\n\n\n\n La funci\u00f3n de automatizaci\u00f3n de InvestGlass permite generar autom\u00e1ticamente archivos PDF a partir de las facturas y almacenarlos donde sea necesario. La plataforma tambi\u00e9n puede enviarlas a una direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico o a un portal para guardarlas o compartirlas con los clientes.<\/p>\n\n\n\n Tanto en las soluciones integradas como en las complementarias, los formularios son una caracter\u00edstica esencial. De hecho, facilitan el env\u00edo de datos y, en ocasiones, trasladan la carga de trabajo al cliente. Sin embargo, al trasladar la carga de trabajo, debe prestarse especial atenci\u00f3n a la experiencia y el compromiso del cliente.<\/p>\n\n\n\n Adem\u00e1s de ser rellenados habitualmente por los clientes, los formularios tambi\u00e9n aportan otras ventajas como la coherencia, la facilidad de uso y los dise\u00f1os personalizados. La informaci\u00f3n de los formularios digitales se asigna directamente al CRM y puede ser reutilizada f\u00e1cilmente por el equipo de empleados, mientras que el dise\u00f1o personalizado y la sencillez de la introducci\u00f3n de datos mantendr\u00e1n al cliente interesado.<\/p>\n\n\n\n A partir de estos formularios, las facturas pueden generarse autom\u00e1ticamente mediante una funci\u00f3n de automatizaci\u00f3n. La \u00fanica informaci\u00f3n obligatoria es:<\/p>\n\n\n\n Una vez cumplimentada esta informaci\u00f3n, se genera la factura y se puede comunicar a los clientes o posibles clientes.<\/p>\n\n\n\n Facturas peri\u00f3dicas<\/strong><\/p>\n\n\n\n Gracias a las posibilidades de automatizaci\u00f3n de InvestGlass, se pueden configurar facturas recurrentes para clientes a largo plazo de forma peri\u00f3dica, por ejemplo, mensualmente. Esto ayuda a evitar errores y olvidos al enviarlas. Adem\u00e1s, tambi\u00e9n se evita tener que volver a teclear la informaci\u00f3n. El periodo de tiempo, as\u00ed como la recurrencia, pueden decidirse manualmente para cada cliente. <\/p>\n\n\n\n Esta automatizaci\u00f3n tiene un efecto importante en la contabilidad y la elaboraci\u00f3n de presupuestos. Prever la tesorer\u00eda y mantener un flujo de caja saneado nunca ha sido tan f\u00e1cil.<\/p>\n\n\n\n Enviar una factura cuando se genera puede parecer una tarea f\u00e1cil y sencilla. Sin embargo, el error humano existe y hay que tener en cuenta el consumo de tiempo.<\/p>\n\n\n\n Esta tarea repetitiva puede evitarse f\u00e1cilmente y automatizarse creando y enviando correos electr\u00f3nicos autom\u00e1ticamente tras la generaci\u00f3n de la factura. Sus empleados pueden generar y crear autom\u00e1ticamente un correo electr\u00f3nico basado en facturas con variables de personalizaci\u00f3n utilizando la informaci\u00f3n de contacto. Sin embargo, el cuerpo del correo electr\u00f3nico y el asunto todav\u00eda tienen que especificarse utilizando una plantilla prefabricada o personalizada.<\/p>\n\n\n\n Una vez enviado el correo electr\u00f3nico utilizando la informaci\u00f3n del programa de contabilidad, el gestor de relaciones encargado del contacto correspondiente recibir\u00e1 notificaciones instant\u00e1neas.<\/p>\n\n\n\n\n
Crear facturas: \u00a1la influencia de la contabilidad!<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Cuentas por cobrar para el tratamiento automatizado de facturas<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Cobros y pagos del tratamiento automatizado de facturas<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Formas de automatizar las tareas de facturaci\u00f3n<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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1. Introducci\u00f3n de datos en la tienda para la tramitaci\u00f3n de facturas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
2. Generar PDF y almacenarlo para la contabilidad<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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3. Software de procesamiento automatizado de facturas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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4. Env\u00edo autom\u00e1tico de correos electr\u00f3nicos <\/strong><\/h3>\n\n\n\n
5. Establecer tareas y recordatorios<\/strong><\/h3>\n\n\n\n