Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel Zeit Sie verlieren, wenn Sie Prozesse nicht automatisieren, die von einer Maschine schneller und besser erledigt werden k\u00f6nnten? Der Verwaltungsaufwand ist zu einer ineffizienten T\u00f6tungsmethode f\u00fcr Mitarbeiter und Unternehmen geworden. Vor allem die Verwaltung von Zahlungen und Rechnungen ist zeitaufw\u00e4ndig und erfordert einen automatisierten Arbeitsablauf. Die manuelle Rechnungsverarbeitung schr\u00e4nkt die M\u00f6glichkeiten Ihres Unternehmens ein, doppelte oder versp\u00e4tete Zahlungen zu erkennen, was zu \u00dcberzahlungen f\u00fchren k\u00f6nnte. Automatisierte Rechnungsverarbeitung<\/a> bedeutet, dass alle Rechnungen automatisch gespeichert, dem richtigen Workflow zugewiesen und elektronisch zur Genehmigung weitergeleitet werden k\u00f6nnen - damit Ihre Finanzen ohne Unterbrechung zirkulieren, egal wie viele Rechnungen Sie haben.<\/p>\n\n\n\n Der manuelle Rechnungsstellungsprozess kann viele Probleme verursachen, die sich in den folgenden Punkten zusammenfassen lassen: <\/p>\n\n\n\n Eine offensichtliche L\u00f6sung kann bei diesen Problemen helfen. Dieser Artikel befasst sich mit der Automatisierung und wie man eine automatisierter Rechnungsstellungsprozess<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Gesch\u00e4ftsprozesse und Online-Zahlungen sind in der Regel mit Papierrechnungen und einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Unabh\u00e4ngig davon, ob Sie Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen verwenden, k\u00f6nnen alle Ihre Rechnungen in zwei Typen unterteilt werden:<\/p>\n\n\n\n Auch wenn kleine Unternehmen und Unternehmer in der Regel mit Kostenvoranschl\u00e4gen arbeiten, ist es \u00fcblich, Rechnungen zu versenden, wenn sie mit B2B-Fachleuten zu tun haben. Rechnungen dienen als Zahlungsaufforderung, stellen den Betrag dar, den der Kunde dem Unternehmen schuldet, und erl\u00e4utern die Einzelheiten des Vorgangs, das F\u00e4lligkeitsdatum und ggf. die Verzugsgeb\u00fchren. Ein System zur Rechnungsstellung vor der Zahlung wird in der Regel eingesetzt, um die Prognosen und damit den Cashflow zu verbessern.<\/p>\n\n\n\n In der Buchhaltung stellt die Rechnung die \u201cForderungen\u201d f\u00fcr das Unternehmen und die \u201cVerbindlichkeiten\u201d f\u00fcr den Kunden dar. Die Rechnung ist im Wesentlichen eine Zahlungsaufforderung, die innerhalb einer bestimmten Frist (z. B. 15 oder 30 Tage) zu begleichen ist. F\u00fcr versp\u00e4tete Zahlungen werden Strafen verh\u00e4ngt, und f\u00fcr Kunden, die fr\u00fch zahlen, werden in der Regel Rabatte gew\u00e4hrt, was die Kunden dazu veranlasst, schneller zu zahlen. Die manuelle Weiterleitung von Dokumenten kann jedoch zu weiteren Verz\u00f6gerungen f\u00fchren und sogar verlorene Rechnungen<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Quittungen werden in der Regel verwendet, um dem Kunden zu garantieren, dass die Transaktion korrekt und ohne Probleme durchgef\u00fchrt wurde. Auf Unternehmensseite erm\u00f6glichen sie eine korrekte Buchf\u00fchrung, Aufzeichnung und Best\u00e4tigung der Transaktion. Quittungen sind im Handel \u00fcblich, etwa in Lebensmittelgesch\u00e4ften oder beim Online-Shopping.<\/p>\n\n\n\n Es gibt mehrere M\u00f6glichkeiten, Ihren Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens k\u00f6nnen Sie dies tun:<\/p>\n\n\n\n Die Vielzahl der Methoden erm\u00f6glicht es Ihnen, diejenige auszuw\u00e4hlen, die f\u00fcr Ihr Gesch\u00e4ftsmodell und Ihre Gr\u00f6\u00dfe am sinnvollsten ist. Vor diesem Hintergrund werden in diesem Artikel sechs M\u00f6glichkeiten zur Automatisierung Ihres Rechnungsmanagementsystems vorgestellt.<\/p>\n\n\n\n W\u00e4hrend des Verkaufsprozesses sammeln die Verkaufsteams in der Regel eine gro\u00dfe Menge an Informationen \u00fcber Kunden, Interessenten und Klienten. Diese Informationen werden dann verwendet, um die Arbeit anderer Teammitglieder, wie z. B. der Sachbearbeiter f\u00fcr die Rechnungsstellung, zu minimieren. Dies ist der Punkt Automatisierung und vor allem CRM-Software<\/a> einziehen wird. Die Verkaufsautomatisierung \u00fcber Formulare verlagert die Arbeit auf den Kunden und nicht auf den Mitarbeiter. Au\u00dferdem wird durch die Erfassung von Daten und Zahlungsdaten in einem CRM-System eine doppelte Eingabe durch Wiederverwendung dieser Daten in einer sp\u00e4teren Phase des Verkaufsprozesses vermieden. Workflow-Automatisierung verwaltet automatisch Genehmigungs-Workflows und leitet Ausnahmen zur \u00dcberpr\u00fcfung weiter, w\u00e4hrend gleichzeitig ein Datenpfad f\u00fcr alle \u00dcbergaben zwischen Menschen und Automatisierung aufrechterhalten wird. Ziel ist es, die Kosten und die manuelle Dateneingabe durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen zu reduzieren. Ein gutes ERP-System sollte die Automatisierung des Kreditoren-Workflows beinhalten. Zahlungsabwicklung und Bargeldmanagement werden ebenso erfasst wie Skonti. K\u00fcnstliche Intelligenz<\/a> kann auch beim Scannen mit optischer Zeichenerkennung oder OCR-Technologie helfen - KI mit maschinellem Lernen.<\/p>\n\n\n\n Ein CRM ist eine Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, die die Verwaltung von Teams, Aufgaben, Kontakten und Rechnungen erleichtert.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie Ihr Fakturierungstool \u00fcber eine API oder eine Integration direkt mit Ihrem CRM verbinden, sparen Sie wertvolle Zeit, da das Rechnungsverwaltungssystem direkt auf die Daten aus dem CRM zugreift und doppelte Eingaben durch die Mitarbeiter bei der Erstellung von Rechnungen vermieden werden.<\/p>\n\n\n\n Dies wirkt sich direkt auf das Zeitmanagement, die Datenverwaltung und die Korrektheit aus, da menschliche Fehler beim Kopieren\/Eingeben von Daten vermieden werden. <\/p>\n\n\n\n Der Kernpunkt eines effizienten Rechnungsverwaltungssystems besteht darin, Ihre Finanzvorg\u00e4nge zu dokumentieren, sei es auf Papier oder elektronisch. Die Aufzeichnungen gew\u00e4hrleisten n\u00e4mlich die Zahlung, die sichere Pr\u00fcfung und die Transparenz. Ein klarer \u00dcberblick \u00fcber Ihre Forderungen verbessert die:<\/p>\n\n\n\n Eine Automatisierungssoftware erledigt das f\u00fcr Sie automatisch, indem sie Rechnungen in PDF-Dateien in den entsprechenden Ordnern speichert. Sie k\u00f6nnen dann jederzeit und von jedem Ort aus auf die erforderlichen Informationen zugreifen.<\/p>\n\n\n\n Dies ist der Ort, an dem ein komplettes CRM<\/a> wird interessant, da die Software Rechnungen in dem jeweiligen Kontakt speichern kann, zu dem sie geh\u00f6ren. Au\u00dferdem speichert sie einen Pr\u00fcfpfad f\u00fcr den Fall, dass eine Rechnung versehentlich entfernt oder gel\u00f6scht wird. <\/p>\n\n\n\n Die Automatisierungsfunktion von InvestGlass erm\u00f6glicht es, aus Rechnungen automatisch PDF-Dateien zu erstellen und sie dort zu speichern, wo sie ben\u00f6tigt werden. Die Plattform kann sie auch an eine E-Mail-Adresse oder ein Portal zur sicheren Aufbewahrung oder zur Weitergabe an Kunden senden.<\/p>\n\n\n\n Sowohl bei integrierten L\u00f6sungen als auch bei Add-Ons sind Formulare ein zentrales Merkmal. Sie erm\u00f6glichen eine einfache Daten\u00fcbermittlung und verlagern manchmal die Arbeitslast auf den Kunden. Bei der Verlagerung des Arbeitsaufwands sollten jedoch die Erfahrung und das Engagement des Kunden im Vordergrund stehen.<\/p>\n\n\n\n Abgesehen davon, dass Formulare in der Regel von den Kunden ausgef\u00fcllt werden, bieten sie auch andere Vorteile wie Konsistenz, Benutzerfreundlichkeit und individuelle Gestaltung. Die Informationen des digitalen Formulars werden direkt im CRM abgebildet und k\u00f6nnen vom Team Ihrer Mitarbeiter leicht wiederverwendet werden, w\u00e4hrend das benutzerdefinierte Design und die Einfachheit der Dateneingabe den Kunden bei der Stange halten.<\/p>\n\n\n\n Aus diesen Formularen k\u00f6nnen \u00fcber eine Automatisierungsfunktion automatisch Rechnungen erstellt werden. Die einzigen obligatorischen Informationen sind:<\/p>\n\n\n\n Sobald diese Informationen ausgef\u00fcllt sind, wird die Rechnung erstellt und kann an Kunden oder Interessenten \u00fcbermittelt werden.<\/p>\n\n\n\n Wiederkehrende Rechnungen<\/strong><\/p>\n\n\n\n Mit den Automatisierungsm\u00f6glichkeiten von InvestGlass k\u00f6nnen f\u00fcr langfristige Kunden regelm\u00e4\u00dfig wiederkehrende Rechnungen erstellt werden, z. B. auf monatlicher Basis. Dies hilft, Fehler und das Vergessen des Versands zu vermeiden. Aber auch das erneute Abtippen der Informationen wird so vermieden. Sowohl der Zeitraum als auch die Wiederholung k\u00f6nnen f\u00fcr jeden Kunden manuell festgelegt werden. <\/p>\n\n\n\n Diese Automatisierung hat wichtige Auswirkungen auf die Buchhaltung und die Budgetierung. Die Vorhersage des Cashflows und die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows waren noch nie so einfach.<\/p>\n\n\n\n Eine Rechnung zu versenden, wenn sie erstellt wurde, mag als eine einfache und unkomplizierte Aufgabe erscheinen. Dennoch gibt es menschliche Fehler, und der Zeitaufwand muss ber\u00fccksichtigt werden.<\/p>\n\n\n\n Diese sich wiederholende Aufgabe kann leicht vermieden und automatisiert werden, indem E-Mails automatisch bei der Rechnungserstellung erstellt und versendet werden. Ihre Mitarbeiter k\u00f6nnen automatisch eine rechnungsbasierte E-Mail mit Anpassungsvariablen unter Verwendung der Kontaktinformationen erstellen und versenden. Der E-Mail-Text und der Betreff m\u00fcssen jedoch noch mithilfe einer vorgefertigten oder angepassten Vorlage festgelegt werden.<\/p>\n\n\n\n Sobald die E-Mail mit den Informationen aus der Buchhaltungssoftware versendet wurde, erh\u00e4lt der f\u00fcr den jeweiligen Kontakt zust\u00e4ndige Kundenbetreuer eine sofortige Benachrichtigung.<\/p>\n\n\n\n\n
Rechnungen erstellen: Der Einfluss der Buchhaltung!<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
Debitorenbuchhaltung f\u00fcr die automatisierte Rechnungsbearbeitung<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Eing\u00e4nge und Zahlungen der automatisierten Rechnungsverarbeitung<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
M\u00f6glichkeiten zur Automatisierung von Aufgaben innerhalb Ihrer Rechnungsbearbeitung<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
1. Dateneingabe in der Filiale f\u00fcr die Rechnungsbearbeitung<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
2. PDF generieren und f\u00fcr die Buchhaltung speichern<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
3. Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
4. Automatisches Versenden von E-Mails <\/strong><\/h3>\n\n\n\n
5. Aufgaben und Erinnerungen einrichten<\/strong><\/h3>\n\n\n\n