Har du nogensinde t\u00e6nkt over, hvor meget tid du mister ved ikke at automatisere processer, som kunne g\u00f8res hurtigere og bedre af en maskine? Den administrative byrde er blevet en ineffektiv metode til at dr\u00e6be medarbejdere og virksomheder. Is\u00e6r h\u00e5ndteringen af betalinger og fakturaer er tidskr\u00e6vende og kr\u00e6ver et automatiseret workflow. Manuel fakturabehandling begr\u00e6nser din organisations evne til at opdage dobbelte eller sene betalinger, hvilket kan f\u00f8re til overbetaling. Automatiseret behandling af fakturaer<\/a> betyder, at alle fakturaer automatisk kan gemmes, tildeles den rette arbejdsgang og sendes elektronisk til godkendelse - s\u00e5 din \u00f8konomi kan cirkulere uden afbrydelser, uanset hvor mange fakturaer du har.<\/p>\n\n\n\n Den manuelle faktureringsproces kan skabe mange problemer, som kan opsummeres omkring f\u00f8lgende fejl: <\/p>\n\n\n\n En indlysende l\u00f8sning kan hj\u00e6lpe med disse problemer. Denne artikel fokuserer p\u00e5 automatisering, og hvordan man udvikler en automatiseret faktureringsproces<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Forretningsprocesser og onlinebetalinger indeb\u00e6rer normalt papirfakturaer og omfattende administrative byrder. Uanset om du bruger papirfakturaer eller elektroniske fakturaer, kan alle dine fakturaer inddeles i to typer:<\/p>\n\n\n\n Selv om sm\u00e5 virksomheder og virksomhedsejere normalt arbejder med tilbud, er det almindeligt at sende fakturaer, n\u00e5r man har med B2B-professionelle at g\u00f8re. Fakturaer fungerer som betalingsanmodninger, repr\u00e6senterer det bel\u00f8b, som kunden skal betale til virksomheden, og forklarer detaljerne i operationen, forfaldsdatoen og eventuelle gebyrer for forsinket betaling. Et faktureringssystem f\u00f8r betaling bruges normalt til at forbedre prognoser og dermed forbedre pengestr\u00f8mmen.<\/p>\n\n\n\n I regnskabet repr\u00e6senterer fakturaen \u201ctilgodehavender\u201d for virksomheden og \u201cg\u00e6ld\u201d for kunden. Fakturaen fungerer i bund og grund som en betalingsanmodning, der skal gennemf\u00f8res inden for en bestemt periode (f.eks. 15 eller 30 dage). Forsinket betaling medf\u00f8rer b\u00f8der, og der gives normalt rabat til kunder, der betaler tidligt, hvilket f\u00e5r kunderne til at betale hurtigere. Men manuel routing af dokumenter kan f\u00f8re til yderligere forsinkelser og endda Tabte fakturaer<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Kvitteringer bruges normalt til at garantere kunden, at transaktionen er foreg\u00e5et korrekt og uden problemer. P\u00e5 virksomhedssiden giver det mulighed for korrekt bogf\u00f8ring, registrering og bekr\u00e6ftelse af transaktionen. Kvitteringer er almindelige inden for flere brancher, f.eks. dagligvarebutikker eller online shopping.<\/p>\n\n\n\n Der er flere m\u00e5der at automatisere din faktureringsproces p\u00e5 og \u00f8ge effektiviteten. Afh\u00e6ngigt af din virksomheds behov kan det v\u00e6re en god id\u00e9:<\/p>\n\n\n\n De mange forskellige metoder giver dig mulighed for at v\u00e6lge den, der giver mest mening i forhold til din forretningsmodel og st\u00f8rrelse. Med dette i tankerne introducerer denne artikel seks m\u00e5der at automatisere dit fakturah\u00e5ndteringssystem p\u00e5.<\/p>\n\n\n\n I l\u00f8bet af salgsprocessen indsamler salgsteams normalt en stor m\u00e6ngde oplysninger om kunder, potentielle kunder og klienter. Disse oplysninger bruges derefter til at minimere andre teammedlemmers arbejde, f.eks. faktureringsmedarbejdere. Det er her automatisering og is\u00e6r CRM-software<\/a> vil flytte ind. Salgsautomatisering via formularer flytter arbejdet til kunden i stedet for til medarbejderen. Desuden vil indsamling af data og betalingsdata i et CRM-system forhindre dobbeltindtastning ved at genbruge disse data p\u00e5 et senere tidspunkt i salgsprocessen. Automatisering af arbejdsgange Administrerer automatisk godkendelsesarbejdsgange og sender undtagelser til gennemgang, samtidig med at der opretholdes et dataspor over alle overdragelser mellem mennesker og automatisering. M\u00e5let er at reducere omkostninger og manuel dataindtastning med automatisk behandling af fakturaer. Et godt ERP-system b\u00f8r omfatte automatisering af arbejdsgange for kreditorer. Betalingsbehandling og likviditetsstyring registreres sammen med rabatter for tidlig betaling. Kunstig intelligens<\/a> kan ogs\u00e5 hj\u00e6lpe med at scanne med optisk tegngenkendelse eller OCR-teknologi - machine learning AI.<\/p>\n\n\n\n En CRM er en software til styring af kunderelationer, der letter teamstyring, opgavestyring, kontaktstyring og fakturah\u00e5ndtering.<\/p>\n\n\n\n Hvis du forbinder dit faktureringsv\u00e6rkt\u00f8j direkte med dit CRM via API eller integration, sparer du v\u00e6rdifuld tid, da fakturah\u00e5ndteringssystemet f\u00e5r direkte adgang til data fra CRM, og medarbejderne slipper for dobbeltindtastninger, n\u00e5r de opretter fakturaer.<\/p>\n\n\n\n Dette vil have en direkte indvirkning p\u00e5 tidsstyring, datastyring og korrekthed, da man undg\u00e5r menneskelige fejl ved genkopiering\/indtastning af data. <\/p>\n\n\n\n Hj\u00f8rnestenen i et effektivt fakturah\u00e5ndteringssystem er at holde styr p\u00e5 dine \u00f8konomiske transaktioner, uanset om det er p\u00e5 papir eller elektronisk. Faktisk sikrer registrering betaling, sikker revision og gennemsigtighed. At have et klart overblik over dine tilgodehavender forbedrer:<\/p>\n\n\n\n Automatiseringssoftware g\u00f8r alt dette for dig automatisk ved at gemme fakturaer i PDF-filer i de relevante mapper. S\u00e5 kan du altid f\u00e5 adgang til de n\u00f8dvendige oplysninger, uanset hvor du befinder dig.<\/p>\n\n\n\n Det er her, en komplet CRM<\/a> bliver interessant, da softwaren kan gemme fakturaer i den relevante kontakt, som de h\u00f8rer til. Derudover gemmer den et revisionsspor i tilf\u00e6lde af utilsigtet fjernelse eller sletning af fakturaer. <\/p>\n\n\n\n InvestGlass' automatiseringsfunktion g\u00f8r det muligt automatisk at generere PDF-filer fra fakturaer og gemme dem, hvor det er n\u00f8dvendigt. Platformen kan ogs\u00e5 sende dem til en e-mailadresse eller portal til opbevaring eller til deling med kunder.<\/p>\n\n\n\n B\u00e5de i integrerede l\u00f8sninger og i till\u00e6gsl\u00f8sninger er formularer en kernefunktion. De g\u00f8r det nemt at indsende data og flytter nogle gange arbejdsbyrden over p\u00e5 kunden. Men n\u00e5r arbejdsbyrden flyttes, skal der l\u00e6gges stor v\u00e6gt p\u00e5 kundens oplevelse og engagement.<\/p>\n\n\n\n Udover at formularer normalt udfyldes af kunderne, giver de ogs\u00e5 andre fordele som konsistens, brugervenlighed og brugerdefineret design. Oplysninger om digitale formularer er direkte knyttet til CRM-systemet og kan nemt genbruges af dine medarbejdere, mens det brugerdefinerede design og den enkle dataindtastning vil holde kunden engageret.<\/p>\n\n\n\n Fra disse formularer kan der automatisk genereres fakturaer via en automatiseringsfunktion. De eneste obligatoriske oplysninger er:<\/p>\n\n\n\n N\u00e5r disse oplysninger er udfyldt, genereres fakturaen, og den kan sendes til kunder eller potentielle kunder.<\/p>\n\n\n\n Tilbagevendende fakturaer<\/strong><\/p>\n\n\n\n Ved hj\u00e6lp af InvestGlass' automatiseringsmuligheder kan der oprettes tilbagevendende fakturaer til langtidskunder p\u00e5 periodisk basis, f.eks. hver m\u00e5ned. Det hj\u00e6lper med at undg\u00e5 fejl og at glemme at sende dem. Men det forhindrer ogs\u00e5, at oplysningerne skal indtastes igen. Tidsperioden s\u00e5vel som gentagelsen kan bestemmes manuelt for hver enkelt kunde. <\/p>\n\n\n\n Denne automatisering har en vigtig effekt p\u00e5 regnskab og budgettering. Det har aldrig v\u00e6ret s\u00e5 nemt at forudsige pengestr\u00f8mmen og holde en sund pengestr\u00f8m.<\/p>\n\n\n\n At sende en faktura, n\u00e5r den er genereret, kan virke som en nem og ligetil opgave. Men der sker menneskelige fejl, og der skal tages h\u00f8jde for tidsforbruget.<\/p>\n\n\n\n Denne gentagne opgave kan nemt undg\u00e5s og automatiseres ved at oprette og sende e-mails automatisk ved fakturagenerering. Dine medarbejdere kan automatisk generere og oprette en fakturabaseret e-mail med tilpassede variabler ved hj\u00e6lp af kontaktoplysningerne. Men e-mailens br\u00f8dtekst og emne skal stadig specificeres ved hj\u00e6lp af en f\u00e6rdiglavet eller tilpasset skabelon.<\/p>\n\n\n\n N\u00e5r e-mailen er sendt ved hj\u00e6lp af oplysninger fra regnskabssoftwaren, vil den relationship manager, der har ansvaret for den relevante kontakt, modtage \u00f8jeblikkelige meddelelser.<\/p>\n\n\n\n\n
Opret fakturaer: Regnskabets indflydelse!<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
Debitorer til automatiseret fakturabehandling<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Modtagelse og betaling af automatiseret fakturabehandling<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
M\u00e5der at automatisere opgaver i din fakturabehandling p\u00e5<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
1. Indtastning af butiksdata til fakturabehandling<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
2. Generer PDF og gem den til bogf\u00f8ring<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
3. Automatiseret software til behandling af fakturaer<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n
4. Send automatisk e-mails <\/strong><\/h3>\n\n\n\n
5. Ops\u00e6t opgaver og p\u00e5mindelser<\/strong><\/h3>\n\n\n\n